6. Điểm: (Bằng chữ: )
4.1.1 máy kế toán
a) Ƣu điểm
Bộ máy kế toán đơn giản , dễ vận hành, có trình độ chuyên môn.Công tác kế toán hạch toán theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành, ghi sổ hạch toán đầy đủ, kịp thời phản ánh các nghiệp vụ kế toán lên sổ tổng hợp.
Định kỳ kiểm tra sổ sách, kịp thời chốt quyết toán số liệu nguyên vật liệu xuất kho, lập báo cáo.
Các khoản phải trả đƣợc kiểm tra thƣờng xuyên, và chủ động liên hệ nhà cung cấp để quyết toán.
Công ty sử dụng phần mềm Kế toán Misa và phân quyền ngƣời sử dụng nên mỗi phân hệ Misa đƣợc chia theo từng bộ phận nên khá thuận tiện, tránh sai sót, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
b) Hạn chế:
- Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho hoặc giao hàng trực tiếp không qua kho chủ yếu dựa trên hóa đơn hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp mà không có phiếu nhập kho riêng và không thông báo dẫn đến có những phiếu xuất kho thực tế nguyên vật liệu chƣa giao nhƣng đã hạch toán trên phần mềm.
Một số phiếu nhập xuất kho không có đầy đủ chữ ký ngƣời nhận và ngƣời xuất nhƣng vẫn đƣợc hạch toán trên phần mềm dẫn để số liệu không thực sự chính xác.
Trong quá trình làm việc, nguyên vật liệu đƣợc chuyển từ công trình này qua công trình khác nhƣng không có phiếu điều chuyển hay phiếu xuất nhập kho từ công trình dẫn đến số liệu giữa văn phòng và công trình sai lệch.
Cuối kỳ, kế toán không thực hiện tính giá xuất kho, tồn kho nguyên vật liệu theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Công tác tìm kiếm nhà cung cấp - công tác thu mua hàng hóa
Kế toán trƣởng của kho nguyên vật liệu giữ chức vụ kiêm luôn ngƣời mua hàng và đặt hàng dẫn đến không thỏa quy tắc bất kiêm nhiệm dễ dẫn đến tình trạng gian lận hay thông đồng giữa ngƣời mua hàng và nhà cung cấp.
-Vận hành bộ máy từ xử lí hóa đơn đến xuẩt hàng đi vẫn còn nhiều lỗ hỏng .
45 Điển hình nhƣ việc phiếu xuất kho chỉ có chữ ký của Gíam đốc mà không có chữ kí của Kế toán trƣởng cũng nhƣ Thủ kho dẫn đến các phiếu yêu cầu xuất kho không đủ độ tin cậy.
Khi xuất kho, không quy định thủ kho bàn giao hàng hóa nguyên vật liệu cho tài xế, không có sự xác nhận giữa 2 bên làm cho tăng khả năng hàng hóa bị mất, thất lạc mà không rõ nguyên nhân.
Mặc dụ các nghiệp vụ xuất kho nhập kho đƣợc quản lí trên phần mềm Misa, nhƣng đối với những mặt hàng có giá trị lớn nhƣ cáp điện, đầu cos nối dây vẫn quản lí trên phần mềm Excel dẫn đến các rủi ro cao nhƣ máy tính bị lỗi hay bị xâm nhập dễ dàng bị mất dữ liệu.
Công tác lập phiếu xuất kho vẫn chƣa hoàn chỉnh. Hiện tại công ty chỉ tiến hành xuất phiếu xuất kho bao gồm 2 liên. Liên thứ nhất và liên thứ 2 có nội dung tƣơng đồng nhau, theo quy định khi văn phòng giao nguyên vật liệu cho công trình thì ngƣời quản lí kho sẽ kí xác nhận vào cả liên nhƣng thực tế chỉ kí 1 liên dẫn đến dễ dẫn đế nguy cơ sai lệch mà không tìm đƣợc nguyên nhân
- Công ty hiện tại vẫn chƣa lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu.
Khi hàng hóa, nhà cung cấp cung cấp hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng cho ngƣời thủ kho, nhƣng sau khi nhập kho tất cả chứng từ sẽ đƣơc chuyển về phòng kế toán. Vì vậy, có một số trƣờng hợp nhà cung cấp đã giao hàng rồi nhƣng thủ kho có ý kiến là chƣa giao thì sẽ không có chứng từ tại chỗ để đối chiều, hoặc các trƣờng hợp tƣơng tự thì thủ kho phải liên hệ với kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng, điều này gây mất thời gian, và không rõ ràng.
-Công ty chƣa tiến hành lập dự ph ng giảm giá HTK
Công ty chƣa tiến hành lập dƣ phòng giảm giá HTK. Việc lập dự phòng giảm giá HTK là rất cần, đặc biệt là đối với một công ty chuyên thi công và thiết kế cần phải mua nhập nguyên vật liệu rất nhiều. Mặc dù các linh kiện , phụ kiện điện tử ngành điện cơ khí không có biến đối nhiều về giá cả ,song việc xuất hiện không chỉ nhiều chủng loại mẫu mã mà vấn đề về chất lƣợng cũng dần dần thay đổi theo. Việc không lập dƣ phòng HTK dẫn đến các sai lệch về chi phí sử dụng nguyên vật liệu, đồng thời các con số sẽ không phản ánh đúng về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kế toán sử dụng sai tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Sau khi tiến hành đặt mua hàng từ các nhà cung cấp, kế toán căn cứ theo bản báo giá nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, mặc dù hàng chƣa đƣợc giao hoặc chuyển về kho nhƣng kế toán vẫn sử dụng tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu để hạch
46 toán. Chỉ một vài trƣờng hợp đặc biệt nhƣ : nhà cung cấp giao hàng hóa bị lỗi, hƣ hỏng,.. kế toán mới hạch toán vào tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng. Điều này dẫn đến việc xử lý trên phần mềm, ngƣời hạch toán phải kiểm tra chi tiết từng đơn hàng theo nhà cung cấp, rất mất thời gian.
- Hạch toán sai nghiệp vụ nguyên vật liệu thừa ở công trình trả về kho
Căn cứ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC, Khi nguyên vật liệu xuất kho sử dụng không hết nhập lại kho, kế toán ghi :
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nhƣng kế toán lại ghi :
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 711:Thu nhập khác