6. Điểm: (Bằng chữ: )
4.2 Kiến nghị giải pháp
- Quá trình sử lý đơn hàng :
Nhƣ lý do đã nêu trên, các đơn hàng từ các công trình gửi về văn phòng khá là trên thời gian từ 15h đến 16h dẫn đến việc chậm trễ trong công tác xử lí xuất kho và giao hàng. Công ty cần có quy định về thời gian nhận đơn hàng và thời gian giao hàng có thể chuyển thành 11h đến 12h và thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng là từ 1 đến 2 ngày để tránh việc lập đơn hàng ồ ạt, không có trật tự, dễ bị thiếu xót.
- Công tác đặt hàng - mua hàng
Công ty nên chia tách trách nhiệm ngƣời mua hàng, đặt hàng và ngƣời kế toán kho nguyên vật liệu để thõa quy tắc bất kiêm nhiệm. Đồng thời, cần có bộ phận mua hàng riêng để hàng hóa có thể thu mua ngay trong ngày, tránh tình trạng việc mua hàng vào buổi sáng gây tốn thời gian và chậm trễ tiến độ giao hàng. Mặt khác, công ty cần có quy định rõ ràng từ việc lấy bản báo giá nhà cung cấp đến khâu thanh toán.
- Công tác xử lí và lập phiếu xuất kho
Công ty nên thay đổi quy cách lập phiếu xuất kho, khi lập phiếu xuất kho, công ty nên chia thành 3 liên:
Liên 1 : Kế toán nguyên vật liệu tại kho nguyên vật liệu tại công ty để thu kho tiến hành ghi sổ và lƣu trữ.
47 Liên 2 : Kế toán nguyên vật liệu tại kho nhà máy, thủ kho nhà máy giữ lại để làm căn cứ nhập xuất NVL và lƣu trữ
Liên 3: Kế toán nguyên vật liệu chuyển về Kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng để tiến hành ghi sổ và lƣu trữ.
Khi lập phiếu xuất kho, cần quy định rõ “ Phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực khi có chữ kí của Gíam đốc, Kế toán kho nguyên vật liệu” thì Thủ kho kho NVL mới đƣợc tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. Thủ kho phải tiến hành bàn giao hàng hóa trên xe cho tài xế giao hàng. Đây là điều cần thiết, tránh các rủi ro nhƣ tài xế có thể dùng xe tải của công ty để chở hàng cấm, hoặc trong quá trình giao hàng tài xế tiến hàng tráo hàng ra ngoài nhằm lợi ích riêng của bản thân. Khi xác nhận, cần có chữ kí của cả 2 bên.
Khi tiến hành giao nguyên vật liệu cho nhà máy, thủ kho công trình cần kí vào 3 liên và giữ lại một liên đề ghi sổ và lƣu trữ. Tài xế sẽ giữ lại 2 bảng và chuyển giao cho thủ kho văn phòng và kế toán kho văn phòng mỗi ngƣời một bảng. Thủ kho kho văn phòng và kế toán kho nguyên vật liệu cần kiểm tra chữ kí giữa các bên , nếu thõa tất cả các điều kiện thì mới tiến hành ghi sổ và lƣu trữ để đối chiếu sau này.
- Tiến hành lập phiếu nhập kho khi nhập kho nguyên vật liệu
Công ty nên tiến hành lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Khi nhà cung cấp giao hàng đến, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu và chuyển xuống cho thủ kho.Phiếu nhập kho có 2 liên và sẽ đƣợc kí bởi ngƣời thủ kho ở cả 2 liên thì đó sẽ là phiếu hợp lệ.
Liên 1 : Ngƣời thủ kho tiến hành kí nhận và giữ lại lƣu trữ ở kho nguyên vật liệu. Phân loại theo ngày tháng và nhà cung cấp để có thể quản lý hiệu quả
Liên 2 : Sau khi ngƣời thủ kho kí đã nhận đủ số hàng hóa trên phiếu, phiếu nhập kho sẽ đƣợc chuyển về kế toán nguyên vật liệu để kế toán tiến hành ghi nhận và cập nhật trên phần mềm.
- Tiến hàng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Khi quyết định thi công thiết kế một công trình nhà máy, việc đảm bảo về chất lƣợng của nguyên vật liệu cũng là góp phần đảm bảo sự an toàn đƣợc đề ra của nhà máy cũng nhƣ đối với sự an toàn của các công nhân. Vì vậy, khi công ty lập dự phòng sẽ có thể bù đắp lại lƣợng chi phí cho công ty, cũng nhƣ từ đó đƣa ra những con số đúng hơn phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập cho nguyên vật liệu hƣ hòng, sản phẩm kém, lạc hậu, không đạt chất lƣợng yêu cầu. Viêc lập dự phòng
48 phải đảm bảo đáp ứng đƣợc các yêu cầu về hóa đơn GTGT, có chứng từ hợp pháp
phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính.
Trong đó :
Q : số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính P : Là giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho theo sổ kế toán
P’: Là giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của nguyên vật liệu.
Nếu số dự phòng giảm giá HTK kỳ này lớn hơn số đã trích lập kì trƣớc, kế toán lập bút toán hạch toán bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán
Có TK 229 : Dự phòng tổn thất tài sản
Nếu số dự phòng giảm giá HTK kỳ này nhỏ hơn số đã trích từ các kỳ trƣớc, kế toán lập bút toán hoàn nhập phần chênh lệch :
Nợ TK 229 : Dự phòng tổn thất tài sản Có TK 632 : Gía vốn hàng bán
Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho với các nguyên vật liệu đã bị hủy bỏ do hết hạn, mất phẩm chất, hƣ hỏng, không còn giá trị sử dụng :
Nợ TK 229 :Dự phòng tổn thất tài sản ( số đƣợc bù đắp bằng dự phòng) Nợ TK 632 :Gía vốn hàng bán ( nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có TK 152
- Điều chỉnh hạch toán nghiệp vụ nguyên vật liệu dƣ thừa trả về kho
Căn cứ theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC, kế toán ghi : Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tránh tình trạng hạch toán Có TK 621 thành Có TK 711, điều này ảnh hƣởng đến việc xác định kết quả kinh doanh ở cuối kì.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Mức trích lập dự phòng giảm
giá HTK
49 Công ty cần lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với mỗi công trình, hằng tháng lập bảng báo cáo tổng hợp giá trị xuất tồn nguyên vật liệu của từng công trình để có phƣơng pháp điều chỉnh và kịp thời xác định đƣợc nguyên nhân nguyên vật liệu hao hụt.
- Kế toán nên sử dụng mở thêm tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng .
Trong kỳ, nguyên vật liệu đƣợc đặt hàng với nhà cung cấp chƣa đƣợc giao về kho, kế toán nên sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng.
Kết cấu tài khoản 151 :
Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng
Bên Có : Trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đã nhập về kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho công trình.
Sơ đồ 4.1 : Sơ đồ chữ T tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đƣờng Nguồn : Thông tƣ 200/2014/TT-BTC - Điều số 24
50
KẾT LUẬN
Trong diễn biến nền kinh tế thị trƣờng đang diễn ra sôi động, tích cực và mạnh mẽ nhƣ hiện nay, đây là điều kiện để các doanh nghiệp phải chạy đua hết mình, sáng tạo trong công tác xây dựng, quản lý, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, sử dụng hiệu quả các nguồn năng lực hiện có. Mọi sản phẩm đều đƣợc cấu thành từ nguyên vật liệu. Để quản lý và sử dụng có hiệu quả đòi hỏi công tác kế toán phải thật chặt chẽ và khoa học, giúp là giảm bớt chi phí, nâng cao lợi nhuận, các công ty có thể định vị đƣợc vị thế của mình trên thị trƣờng.
Qúa quá trình làm việc và tìm hiểu, có thể nhận thấy tại công ty TNHH Thái Dƣơng Khang quy trình làm việc kế toán nguyên vật liệu tại công ty vẫn còn nhiều vấn đề. Để trong tƣơng lại, công tác này có thể thực hiện chuyên nghiệp, cải thiện các quy trình thủ tục, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán nguyên vật liệu, em xin đƣợc đề xuất một số giải pháp để công ty không ngừng nâng cao cải thiện quy trình kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Mặc dù, còn nhiều khó khăn vƣớng mắc chƣa thể thay đổi một sớm một chiều, nhƣng với những gì đã đạt đƣợc, có thể tin rằng tình hình có thể đƣợc cải thiện trong những năm tới nay, hệ thống bộ máy đƣợc vận hành một cách linh hoạt hơn.
Trong thời gian làm việc Kế toán Kho tại Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang đã giúp tôi học đƣợc nhiều điều, nhìn nhận đƣợc nhiều vấn đề thiết yếu, các ƣu và nhƣợc điểm từ đó rút kinh nghiệm cho bản thân sau này.
Trong thời gian làm việc tại Công ty, đƣợc sử hƣớng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị đã giúp tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này tốt nhất có thể. Một lần nữa tôi xin chân thành cám ơn các anh, các chị tại Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang cũng nhƣ cô Phạm Thị Thanh Thủy đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua.
Kính chúc cô và quý anh chị luôn thuận lợi trên con đƣờng phát triển sự nghiệp và đạt nhiều thành công.
51
PHỤ LỤC Phụ lục 1
53
58
61
62
65
66
69
70
71
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Thông tƣ 200/2014/TT-BTC, Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Bộ Tài
chính ban hành 22/12/2014
[2] TS. Lê Thị Thanh Hà (2013) “ Giáo trình kế toán tài chính: Lý thuyết, bài tập và
bài giải “, Nhà xuất bản Tài chính, TP.HCM.
[3] TS. Phạm Ngọc Toàn, TS Trần Anh Hoa, TS Trần Thị Thanh Hải, PGS.TS Võ
Văn Nhị (2015) “Kế toán tài chính - Giáo trình”, Nhà xuất bản kinh tế, TPHCM.
[4] Giáo trình kế toán - Đại học kinh tế quốc dân (chủ biên TS. Đặng Thị Loan) [5] Tài liệu Phòng Kế toán Công ty TNHH Thái Dƣơng Khang