6. In các báo cáo liên quan đến các phần hành trong quý I 7 In các báo cáo tài chính.
1.42.71.1 Thiết lập danh sách các hợp đồng cần quản lý
Căn cứ vào các Hợp đồng kinh tế đã được ký kết, NSD nhập các thông tin chính trên hợp đồng vào phần mềm kế toán.
Hợp đồng mua
VD: ngày 12/01/2015 công ty ký kết hợp đồng mua bán với công ty Lan Tân, NSD tiến hành nhập liệu như sau:
• Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Hợp đồng mua hàng (hoặc trên tab
Hợp đồng mua hàng chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
Chương 14: Một số chức năng hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp
• Loại tiền: VND
• Ngày ký: 12/01/2015
• Giá trị hợp đồng: 28.500.000 VND
• Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp là công ty Lan Tân, phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin liên quan đến nhà cung cấp
• Tình trạng: Chọn tình trạng là “Đang thực hiện”.
• Ngày giao hàng: 13/01/2015
• Hạn thanh toán: 27/01/2015
• Nhấn <<Cất>> để lưu hợp đồng vừa nhập. Hợp đồng bán
Hợp đồng bán lẻ: VD: ngày 03/02/2015 công ty bán hàng cho công ty Bảo Oanh gồm Tủ lạnh Toshiba 110 lít (SL: 4; ĐG: 5.319.000 VND) và Tủ lạnh Toshiba 60 lít (SL: 7; ĐG 2.195.000 VND). Các khoản chi phí phát sinh gồm chi phí hoa hồng 2% và chiết khấu 1%, NSD tiến hành nhập liệu như sau:
• Tại phân hệ Hợp đồng, chọn chức năng Hợp đồng bán (hoặc trên tab Hợp đồng bán chọn chức năng Thêm).
• Tích chọn vào phần thông tin là Hợp đồng.
• Khai báo các thông tin chung về hợp đồng => khai báo các thông tin bắt buộc như: Số hợp đồng, Ngày ký, Giá trị hợp đồng, Đơn vị thực hiện, Người thực hiện, Tình trạng hợp đồng và các thông tin khác (nếu có):
NSD có thể nhập thông tin Giá trị hợp đồng hoặc để hệ thống tự động lấy từ tab Hàng hoá và dịch vụ sang (sau khi NSD khai báo các hàng hoá được bán theo hợp đồng).
Thông tin khách hàng, Địa chỉ và Người liên hệ sẽ lấy theo thông tin đã khai báo trên danh mục khách hàng.
Chương 14: Một số chức năng hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp
• Khai báo các hàng hoá, dịch vụ được bán theo hợp đồng:
Hợp đồng theo dự án: VD: ngày 13/01/2015 công ty bán hàng cho công ty Hoàng Cầu, giá trị của dự án là 1.254.800.000. Các khoản chi phí phát sinh gồm hoa hồng 2%, chi phí đấu thầu 15%, chi phí nghiệm thu 1.5%, NSD tiến hành nhập liệu như sau:
• Tại phân hệ Hợp đồng, chọn chức năng Hợp đồng bán (hoặc trên tab Hợp đồng bán chọn chức năng Thêm).
• Tích chọn vào phần thông tin là Dự án.
• Khai báo các thông tin chung về dự án => khai báo các thông tin bắt buộc như: Mã dự án, Ngày ký, Đơn vị thực hiện, Người thực hiện, Tình trạng dự án và các thông tin khác (nếu có):
NSD có thể nhập thông tin Giá trị dự án hoặc để hệ thống tự động lấy từ Giá trị hợp đồng của các hợp đồng con thuộc dự án.
Thông tin khách hàng, Địa chỉ và Người liên hệ sẽ lấy theo thông tin đã khai báo trên danh mục khách hàng.
Chương 14: Một số chức năng hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp
Riêng khoản dự kiến chi của các hợp đồng sẽ được hệ thống tự động tổng hợp từ các hợp đồng con thuộc dự án lên.
• Sau khi khai xong thông tin dự án, nhấn <<Cất>>.
Khi thực hiện các giao dịch bán hàng hóa dịch vụ theo hợp đồng bán nào đó hoặc theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải trả theo hợp đồng bán, trên các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Ủy nhiệm thu… NSD phải chọn hợp đồng bán tương ứng trên các chứng từ.