5. Kết cấu đề tài
2.1.4.Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Vega
Vega a. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý và kiểm soát hành vi của người lao động, thiết lập cơ cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quy trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những cán bộ, nhân viên khác trong Công ty.
Môt sơ đồ tổ chức khoa học sẽ ảnh hưởng tích cực đến quá trình hoạt động của Công ty. Sơ đồ này giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có cái nhìn tổng quan, từ đó có thể phân công nhiệm vụ phù hợp với từng bộ phận. Sau đây là cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự của Công ty cổ phần Vega giai đoạn 2018 – 2020:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Hội đồng quản trị
Đại diện: Dương Tuấn Vượng
Ban Giám đốc
Đại diện: Đỗ Văn Nhàn
Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Bộ phận Kho
Bảng 2.2. Quy mô nhân sự của Công ty giai đoạn 2018 – 2020 Các phòng thuộc Công ty Ban Giám đốc Bộ phận lễ tân Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng Kế toán Bộ phận Kho Tổng nhân sự Nguồn: Phòng Nhân sự
Nhìn chung cơ cấu phân bổ lao động vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ cho từng bộ phận chức năng. Điều này cho thấy Công ty đã có những hướng đi đúng đắn, bộ máy nhân sự làm việc hiệu quả góp phần phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh.
Trong giai đoạn 2018 – 2020, Công ty cổ phần Vega đã góp phần xây dựng ổn định công việc cho người lao động, đồng thời xây dựng được một môi trường làm việc thân thiện, đội ngũ nhân viên nhiệt tình, đoàn kết, phối hợp chặt chẽ, tạo ra sự liền mạch khi giải quyết công việc.
Công ty luôn quan tâm đến đời sống của người lao động, tạo việc làm ổn định và đảm bảo thu nhập cho họ. Điều này được thể hiện rõ qua số lượng nhân viên tăng đều qua mỗi năm, cũng cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh ngày một phát triển và mở rộng.
Lương cao, chế độ đãi ngộ tốt, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao cho Công ty. Ngoài ra, họ còn tổ chức các hoạt động tập thể, du lịch cho các nhân viên trong Công ty vào các dịp lễ, Tết nhằm gắn kết và tạo hiệu quả cao trong quá trình làm việc nhóm.
b. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám đốc:
-Trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng Kinh doanh: + Xây dựng phương án nhập khẩu, soạn thảo hiệp định, ký kết hợp đồng + Trực tiếp giao dịch, đàm phán với đối tác, lựa chọn phương án mua hàng + Phê duyệt đơn giá dự kiến cho mỗi mặt hàng
- Định hướng, quản trị chi nhánh, quản trị rủi ro
Bộ phận lễ tân
- Lễ tân là bộ mặt của Công ty, tạo nên cầu nối giữa khách hàng và các phòng ban, liên hệ tới các phòng ban khi có khách hàng muốn gặp mặt, trao đổi trực tiếp
- Chăm sóc, thiết lập và duy trì mới quan hệ với khách hàng
Phòng nhân sự
- Theo dõi, đánh giá tình hình nhân lực trong doanh nghiệp, thống kê nhu cầu nhân sự của từng phòng ban và tuyển dụng nhân sự
- Đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên, đề xuất lương, thưởng phù hợp với năng lực của từng người
- Tổ chức các cuộc gặp gỡ kinh doanh, hội thảo trên danh nghĩa Công ty để xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Phòng kinh doanh
• Nhân viên thu mua hàng nhập khẩu
- Tìm kiếm các nhà cung cấp, tìm ra đối tác phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu với chi phí tốt, nguồn hàng và chất lượng hàng ổn định
- Tìm kiếm đối tác được hưởng nhiều ưu đãi thuế quan, ưu tiên các đối tác đã ký kết các Hiệp định thương mại với Việt Nam
- Chốt đơn hàng, ký hợp đồng để mua hàng cho Công ty
- Giám sát hợp đồng trong cả quá trình nhập khẩu cho đến khi hàng hoá về kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Nhân viên thanh toán quốc tế
- Tiếp nhận các giấy tờ, chứng từ, hợp đồng thương mại ở bộ phận khác để nắm được các thông tin liên quan đến giao dịch tiền tệ: chuyển tiền, các phương thức chuyển tiền,…
- Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ, liên hệ với đối tác để hoàn thành các thủ tục liên quan
- Giải quyết các khúc mắc trong vấn đề thanh toán với đối tác và khách hàng
• Nhân viên chứng từ
- Hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, phương thức vận chuyển, giao nhận hàng và thanh toán
- Liên lạc, đàm phán các điều khoản của hợp đồng với đối tác
- Làm thủ tục Hải Quan, thông quan nhập khẩu cho hàng hoá
• Nhân viên kinh doanh
- Nghiên cứu thị trường và tiếp cận khách hàng
- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh, nhập khẩu các mặt hàng của Công ty
- Tổ chức kinh doanh, tính toán giá bán đề xuất, danh sách sản phẩm và làm hợp đồng
- Giao dịch với khách hàng, giới thiệu sản phẩm của Công ty
Phòng Kỹ thuật:
- Thẩm định các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đảm bảo yếu tố an toàn, công dụng của sản phẩm
- Tham mưu với ban Giám đốc về công nghệ, kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm
- Xây dựng phương án kỹ thuật cho từng dự án
- Xác định khối lượng, chất lượng của hàng hoá khi nhập hàng vào kho và khi xuất
kho
- Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ nghiệm thu công trình và bảo trì hàng hoá
Phòng Kế toán
• Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ phải trả
- Hoạch định tài chính cho Công ty và thống kê tình hình sử dụng vốn của Công ty
- Lập biên bản đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp
• Kế toán theo dõi hàng tồn kho
- Phối hợp với nhân viên Kho để thống nhất về mã hàng hoá
- Thống kê quá trình xuất, nhập khẩu hàng hoá trong kho, làm phiếu xuất nhập kho
- Phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, kết quả quá trình sản xuất kinh doanh. Lập báo cáo tồn kho định kỳ vào cuối tháng để gửi cho ban Giám đốc
• Kế toán trưởng
- Làm báo cáo tài chính tổng quan cả Công ty định kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Theo dõi biểu thuế suất, đưa ra những tư vấn về mặt chính sách thuế, tài chính để hạn chế các rủi ro
Bộ phận kho
• Thủ Kho
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ xuất nhập kho
- Hướng dẫn bốc xếp hàng cho nhân viên Kho, trực tiếp đếm hàng và ghi phiếu kiểm hàng, lưu thông tin vào phần mềm quản lý riêng của Công ty
- Nhận các chứng từ giao hàng, xuất hàng chuyển cho bộ phận Kế toán. Phối hợp với Kế toán đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày
- Theo dõi các mặt hàng tồn kho, hàng bán chạy thông báo cho Giám đốc để có kế hoạch nhập hàng hợp lý
• Nhân viên Kho
- Tiếp nhận phiếu xuất nhập kho và xử lý theo yêu cầu đơn hàng
- Chuẩn bị hàng, đóng gói đơn hàng và giao hàng đến nơi quy định
- Bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng