5. Kết cấu đề tài
2.2.5 Quy trình nhập khẩu của Công ty cổ phần Vega
Công ty cổ phần Vega đã và đang cố gắng phấn đấu xây dựng hình ảnh tốt trong mắt khách hàng cũng như các đối tác nhập khẩu bằng uy tín, chất lượng sản phẩm, dịch vụ của Công ty. Trong thời kỳ dịch bệnh diễn biến phức tạp, Vega vẫn cố gắng đứng vững trên thị trường bằng phương pháp quản lý hiệu quả, những chiến lược kinh doanh đúng đắn và sự đoàn kết của các cán bộ nhân viên. Dù Công ty đã có những thành tựu nhất định nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều khó khăn và nhược điểm cần khắc phục.
Nghiên cứu thị trường
Nhiệm vụ này sẽ do nhân viên thu mua của Công ty đảm nhận. Nhân viên thu mua sẽ tìm hiểu nhu cầu của thị trường trong nước, nhu cầu của khách hàng và các đơn đặt hàng cũ để xác định xem khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm vòng bi nào? Thương hiệu nào đang được nhiều khách hàng tin dùng và lựa chọn nhất.
Nghiên cứu thị trường nhập khẩu, ưu tiên các đối tác cung cấp mặt hàng giá tốt, chất lượng và ký kết Hiệp định thương mại với Việt Nam để tận dụng ưu đãi thuế quan: Trung Quốc, Hàn Quốc, Malaysia, Hồng Kông, Nhật Bản,…
Lập phương án kinh doanh
Sau khi đã nghiên cứu và tìm được nhà nhập khẩu phù hợp, các nhân viên trong phòng kinh doanh lên kế hoạch và phân chia nhiệm vụ để chuẩn bị cho quá trình nhập khẩu hàng hoá:
- Xác định tần suất: nhân viên thu mua lên kế hoạch lấy hàng theo từng tháng, triển khai và hoàn thiện kế hoạch trong khoảng 20 ngày để đảm bảo cung ứng cho đối tác mua hàng trong nước.
- Tổng hợp các đơn hàng của khách hàng, thống kê lại số lượng hàng tồn kho và số lượng hàng còn thiếu. Bộ phận kế toán sẽ lên bảng kê chi tiết các đơn đặt hàng, nhân viên thu mua căn cứ vào đó để lên đơn đặt hàng nhập khẩu.
- Để phòng các rủi ro xấu có thể xảy ra: hàng hoá hư hỏng, thất lạc trong quá trình vận chuyển, khách hàng cần thêm số lượng hàng đột xuất,… nhân viên kinh doanh cần lên kế hoạch đặt dư hàng so với nhu cầu thực tế để giảm thiểu các rủi ro bất ngờ vì hàng hoá hư hỏng hoặc nhu cầu phát sinh thêm.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, lập phương án kinh doanh, Vega tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng.
Vòng bi công nghiệp không thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu nên Công ty cổ phần Vega có thể làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo quy định của Nhà nước.
Sau quá trình nghiên cứu thị trường và tìm hiểu đối tác, nếu họ cung cấp được bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của Hải Quan, Công ty tiến hành ký hợp đồng và chuyển cọc một phần cho hàng hoá. Bộ chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại, hoá đơn thương mại, vận đơn, chi tiết đóng gói (3 bản gốc, 3 bản copy), giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (1 bản gốc và 2 bản copy).
Hợp đồng ngoại thương được ký kết dựa trên sự tự nguyện. Khi ký kết nhân viên thu mua tiến hành đọc và xem xét kỹ các điều khoản: điều khoản giao hàng, giá, điều khoản về chất lượng hàng hoá và cơ chế giải quyết tranh chấp (nếu có).
Vận chuyển hàng hoá
Thông thường, hàng hoá nhập khẩu của Công ty là hàng cồng kềnh, chiếm diện tích lớn nên thường vận chuyển theo đường biển.
Công ty nhận được các chứng từ bản gốc: hoá đơn thương mại, chi tiết đóng gói, vận đơn sẽ được người xuất khẩu gửi đến Công ty qua đường bưu điện. Dựa vào các chứng từ và hợp đồng đã ký kết, nhân viên chứng từ sẽ lập bộ chứng từ và tiến hành làm tờ khai Hải Quan.
Mở LC
Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm mở LC thanh toán cho nhà cung cấp. Thông thường, Công ty cổ phần Vega thường làm việc với Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), các giấy tờ cần thiết đem đến ngân hàng để tiến hành mở LC bao gồm:
- Bản sao hợp đồng ngoại thương
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Mua bảo hiểm hàng hoá
Đối với điều kiện FOB và CFR thì Công ty cổ Phần Vega tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá. Vega thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Bảo hiểm Bảo Việt. Tuỳ điều kiện từng lô hàng mà Công ty mua các gói bảo hiểm khác nhau, tham gia bảo hiểm tối đa 110% giá trị CIF của lô hàng.
Làm thủ tục Hải Quan
Do bộ phận đảm nhận việc làm thủ tục Hải Quan còn yếu kém nên Công ty cổ phần Vega thuê bên thứ 3 chuyên về dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu thực hiện: Công ty cổ phần FALP Việt Nam.
Vega cung cấp bộ chứng từ cho ALP logistics, họ sẽ tiến hàng kiểm tra sự đồng nhất của bộ chứng từ. Nếu phát hiện sai sót, yêu cầu bên xuất khẩu sửa lỗi, nếu đúng thì ghi nhận và chờ giấy báo hàng về của hãng tàu. Gửi giấy báo hàng đến cho cho Công ty, đính kèm bảng kê chi phí và House bill (vận đơn đường biển do Công ty giao nhận vận tải phát hành).
Tuỳ vào kết quả phân luồng hàng hoá mà Công ty chuẩn bị các chứng từ cần thiết để giao cho bên ALP logistics nhằm phục vụ quy trình thông quan hàng hoá.
Lấy hàng hoá đi kiểm tra theo yêu cầu của Hải Quan, trong quá trình kiểm tra, Hải Quan có thể kiểm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng, kết quả kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ khai. Nếu hàng hoá đủ tiêu chuẩn, không phát sinh thêm vấn đề thì sẽ tiến hành đóng thuế nhập khẩu. Khi nhập khẩu vòng bi, Vega cần nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng VAT, mức VAT là 10%. Công ty thường tiến hành nhập khẩu từ các nước có Hiệp định thương mại tự do với Việt Nam nên được hưởng thuế nhập khẩu ưu đã đặc biệt.
Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá
- Nhận hàng: Công ty cổ phần FALP Việt Nam sẽ thực hiện việc nhận hàng, họ sẽ thông báo với Vega về thời gian và địa điểm trả hàng. Thông thường, hàng sẽ được giao trong vòng 1 ngày sau khi tờ khai được thông quan.
mát, hư hỏng, đúng thoả thuận trong hợp đồng thì hợp đồng sẽ kết thúc, Công ty cổ phần Vega sẽ tiến hành thanh toán cho toàn bộ lô hàng.
Làm thủ tục thanh toán
Khi bộ chứng từ gốc của nhà cung cấp nước ngoài về đến ngân hàng mở LC, Vega phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ phù hợp tiến hành thanh toán cho ngân hàng.