Cụng ty cũng như nhiều doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia đàm phỏn thường yếu thế hơn so với đối tỏc do thụng tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chớnh xỏc trong khi nhu cầu nhập khẩu của cụng ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khú khăn này nhà mỏy cần phải cập nhật thụng tin để nắm bắt được tỡnh hỡnh lỳa mỳ trờn thế giới: giỏ cả, chất lượng … từ đú sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phỏn, tiến hành cỏc cụng việc cụ thể sau
Chuẩn bị đàm phỏn nhà mỏy cần phải:
Xỏc định cụ thể hoàn cảnh đàm phỏn cũng như thành phần tham gia đàm phỏn với phớa đối tỏc nước ngoài
Thành phần tham gia đàm phỏn phải là người cú kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, phỏp luật. Ngoài ta họ phải cú khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tỡnh huống
Xỏc định rừ mục tiờu đàm phỏn là đem lợi nhuận cho nhà mỏy tuy nhiờn khụng vifi thế mà gõy sức ộp cho đối tỏc, cần cú phương ỏn lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phỏn cú thể linh động thay đổi.
Cần cú những hoạt động nghiờn cứu kỹ lưỡng về tỡnh hỡnh tài chớnh, vị thế của đối tỏc và cú chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phỏn.
Trong quỏ trinh đàm phỏn cần sử dụng khộo lộo cỏc chiến lược:
Tạo sự cạnh tranh: cần cho đối phương biết rừ rang họ khụng phải là bạn hàng cung cấp duy nhất.
Khi mục tiờu của nhà mỏy đặt ra nờn thực hiện từng bước một khụng nờn nụn núng.
3.2.4.2.Đối với khõu thực hiện hợp đồng
- Trong nghiệp vụ mở L/C
Trong cụng việc mở L/C cú hai bước mà cụng ty cần phải tiến hành là lập đơn xin mở L/C và ký quỹ L/C.
Để trỏnh việc điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kộm chi phớ, ngay từ đầu nhà mỏy cần cõn nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ ngắn gọn, vừa tụn trọng điều khoản đó thỏa thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được.
Nhà mỏy cú thể Fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bờn sẽ trao đổi thụng tin qua fax, email, telephone… sao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bờn. Như vậy nếu cú thiếu sút hay cú chỗ nào cũn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yờu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chúng tiết kiệm chi phớ. Khi hai bờn đó hoàn toàn thống nhất, sẽ tiến hành mở L/C.
- Trong nghiệp vụ tiếp nhận và kiểm tra hàng húa
+ Lỳa mỳ là hàng húa dễ ẩm mốc nếu khụng được bảo quan đỳng và cẩn thận. Vỡ vậy cần cẩn mẫn, thận trọng trong cụng tỏc kiểm tra. Nhà mỏy nờn thuờ đội giỏm định kiểm tra để đảm bảo độ chắc chắn.
+ Nếu muốn tiết kiệm trong cụng tỏc kiểm tra khụng thuờ giỏm định thỡ phảo nõng cao và tuyển chọn đội ngũ nhõn viờn cú chuyờn mụn cú trỡnh độ, kinh nghiệm để hạn chế sự sai lệch khi kiểm tra hàng húa.
- Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Để trỏnh mất thời gian trong khõu làm thủ tục hải quan, nhà mỏy nờn chuẩn bị đầy đủ cỏc giấy tờ về lụ hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yờu cầu. Bộ hồ sơ này phải đấy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kờ khai hàng húa phải đảm bảo đỳng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chúng trong khõu kiểm húa. Do đú nhà mỏy nờn cú một cỏn bộ chuyờn phụ trỏch về vấn đề này nhằm tiết kiệm thời gian và chi phớ cần thiết.
Nhà mỏy nờn ỏp dụng hỡnh thức thụng quan điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phớ.
Hiện nay nhà nước cũng cú quy định về cấp thẻ ưu tiờn là thủ tục hải quan điện tử cho doanh nghiệp. thẻ chỉ cú giỏ trị trong 6 thỏng, và khụng ỏp dụng cho
trước mắt, nhà mỏy cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, để được xem xột đưa vào danh sỏch những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiờn làm thủ tục hải quan vỡ như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản húa, để đẩy mạnh quỏ trỡnh lờn rất nhiều.
- Trong nghiệp vụ thanh toỏn
Phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ cú rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiờn khụng phải khụng cú những hạn chế. Việc thanh toỏn chỉ dựa trờn chứng từ mà khụng dựa trờn thực tế hàng húa, cho nờn bờn bỏn cú thể lợi dụng điều đú để được thanh toỏn. Vớ dụ, xuất trỡnh chứng từ giả, chứng từ khụng thống nhất với hàng húa. Nếu nhà mỏy vẫn thanh toỏn nhà mỏy phải chấp nhận rủi ro là khụng nhận được hàng hoặc nhận được hàng khụng đỳng với hợp đồng. Để trỏnh tỡnh trạng này, nhà mỏy phải quy định chặt chẽ nội dung và hỡnh thức của bộ chứng từ.
Nhà mỏy nờn tỡm hiểu kỹ về đối tỏc. Nhà mỏy cú thể tham vấn ý kiến của ngõn hàng về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, trỏnh tỡnh trạng khụng nhận được hàng khụng đỳng vẫn phải thanh toỏn.
Trong hợp đồng cú thể quy định thờm một số điều khoản thưởng phạt và mức thưởng phạt cụ thể nếu người bỏn khụng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quy định trong hợp đồng,