Sơ đồ 2.2. Quy trình xuất khẩu hàng của công ty
Tìm kiếm thị trường
Nhân viên kinh doanh tìm kiếm thị trường, tìm kiếm và liên lạc, sau đó phân loại khách hàng tiềm năng để chào hàng.
Báo giá
Nhân viên kinh doanh sẽ báo giá FOB một số mặt hàng chính khi chào hàng. Khi khách phản hồi lại thì tất cả đều muốn mua với giá CIF, cần báo giá CIF cho khách.
Nếu khách không đồng ý với mức giá đưa ra, nhân viên kinh doanh sẽ xin mức giá mong muốn của khách và liên hệ với phòng sản xuất để có thể đưa giá mức giá tốt nhất cho khách hàng.
Nếu khách đồng ý với mức giá thì tiến hành đàm phán tới phương thức thanh toán.
Làm P/I và hợp đồng
Khi khách đồng ý với mức giá và phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận, nhân viên kinh doanh sẽ làm P/I và hợp đồng gửi cho khách để 2 bên cùng kiểm tra lại tất cả các điều khoản trong hợp đồng và số lượng hàng mua cũng như tổng tiền cần thanh toán cho đơn hàng.
Nhận T/T hoặc LC
Báo giá Làm P/I và hợp đồng
Gửi P/I và hợp đồng
Book Forwarder Mua bảo hiểm (CIF)
Thủ tục hải quan xuất khẩu
Xin C/O, Fumigation Certificate.
Phytosanitary
Certificate, giao hàng và nhận B/L gốc, tờ khai hải quan. Tìm kiếm thị trường
Nhận T/T hoặc L/C Chuẩn bị hàng
Gửi chứng từ Nhận thanh toán sau
36
Công ty có 3 phương thức thanh toán đó là: 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán sau 3-5 ngày bốc hàng lên tàu; 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán theo phương thức D/P; 100% thanh toán bằng phương thức LC trả ngay.
Khi khách đồng ý với 2 phương thức thanh toán là 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán sau 3-5 ngày bốc hàng lên tàu; 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán theo phương thức D/P thì khách cần chuyển khoản trước 30% hợp đồng cho công ty, sau khi nhận được sẽ tiền đặt cọc của khách sẽ tiến hành bước tiếp theo. Khi khách muốn thanh toán theo phương thức 100% LC trả ngay: nhân viên kinh doanh yêu cầu khách làm đơn ngân hàng phát hành LC nháp, sau đó nhân viên kinh doanh sẽ nhờ bộ phận kế toán báo bên ngân hàng kiểm tra độ tin cậy của ngân hàng phát hành LC. Nếu ngân hàng phát hành LC không uy tín, đàm phán với khách đổi phương thức thanh toán, Ngược lại, nếu ngân hàng phát hành LC uy tín thì báo khách hàng làm đơn để ngân hàng phát hành ra LC gốc. Khi ngân hàng của công ty nhận được thông báo từ ngân hàng phát hành thì tiến hành bước tiếp theo.
Chuẩn bị hàng
Khi khách đã thực hiện đầy các thao tác bên trên, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng và P/I cho trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh thông qua giám đốc và chuyển tới phòng sản xuất – thu mua.
Đối với mặt hàng tăm tre: Phòng sản xuất – thu mua sẽ lên kế hoạch và chỉ đạo xưởng sản xuất thực hiện sản xuất lô hàng theo yêu cầu của khách.
Đối với mặt hàng bột gỗ:Phòng sản xuất sẽ lên kế hoạch và chỉ đạo bộ phận thu mua liên hệ với các đối tác tiến hành thực hiện sản xuất; cắt cử nhân viên tới kiểm tra quá trình sản xuất và chất lượng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng yêu cầu của khách.
Book Forwarder
Bộ phận chứng từ sẽ đặt công ty forwarder và kiểm tra lịch tàu rời cảng để báo cho Phòng sản xuất – thu mua kịp tiến độ hoàn thành đơn hàng. Sau khi đã thống nhất với Phòng sản xuất – thu mua ngày có thể bốc hàng lên tàu, nhân viên chứng từ sẽ chuyển cho Forwarder 1 bản sảo hợp đồng để làm hồ sơ hải quan.
Mua bảo hiểm (CIF)
Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ bên bán bảo hiểm để mua bảo hiểm cho đơn hàng theo đơn giá CIF.
Thủ tục hải quan xuất khẩu
Do công ty làm việc với bên Forwarder vì thế Forwarder sẽ có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ hải quan, thông quan hàng xuất khẩu. Sau khi hàng được thông quan, bên Forwarder sẽ gửi lại cho công ty B/L và tờ khai hải quan hàng xuất.
37
B/L gốc, tờ khai hải quan
Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ cục xuất nhập khẩu thành phố Hà Nội để xin C/O và công ty Forwarder sẽ giúp công ty liên hệ với công ty kiểm định khử trùng để xin cấp Fumigation Certificate và liên hệ với Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn xin cấp Phytosanitary Certificate.
Đối với mặt hàng tăm tre thì Forwarder sẽ chuyển container rỗng tới xưởng sản xuất của công ty và bắt đầu đóng hàng lên container và chuyển tới cảng theo đúng lịch đã hẹn với hãng tàu.
Đối với mặt hàng bột gỗ công ty thu mua từ một số đơn vị khác thì Forwarder sẽ chuyển container rỗng tới kho của đơn vị cung cấp bột gỗ, tiến hàng bốc hàng lên container và chuyển hàng tới cảng.
Gửi chứng từ
Bộ phận chứng từ hoàn hiện bộ chứng từ trình lên giám đốc kiểm tra, đóng dấu và kí duyệt, sau đó gửi đi:
Đối với khách thanh toán theo phương thức thanh toán là 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán sau 3-5 ngày bốc hàng lên tàu thì ngay sau khi khách thanh toán 70% số tiền còn lại, công ty sẽ chuyển phát nhanh bộ chứng từ tới công ty đối tác để họ kịp nhận hàng đúng ngày.
Đối với khách thanh toán theo phương thức 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán theo phương thức D/P thì bộ chứng từ sẽ được gửi tới ngân hàng của người mua (ngân hàng được ghi trong phần người nhận hàng của B/L) bởi bộ phận chứng từ của công ty. Đối với phương thức thanh toán 100% thanh toán bằng phương thức LC trả ngay thì bộ phận chứng từ sẽ gửi bộ chứng từ tới ngân hàng thông báo sau đó họ được gửi tới ngân hàng phát hành LC (ngân hàng được ghi trong phần người nhận hàng của B/L).
Nhận thanh toán sau
Đối với khách thanh toán theo phương thức 30% thanh toán trả trước và 70% thanh toán theo phương thức D/P; 100% thanh toán bằng phương thức LC trả ngay thì người mua sẽ phải thanh toán cho công ty rồi mới được nhận bộ chứng từ và nhận hàng.
Giải quyết khiếu nại
Sau khi khách nhận hàng có nhiều vấn đề xảy ra như hàng bị mốc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, công ty sẽ giải quyết khiếu nại và có hỗ trợ khách hàng tùy vào từng trường hợp cụ thể. Trong quá trình sản xuất, khách gặp các vấn đề về sản xuất có thể tư vấn cho khách. Tất cả nhằm tạo niềm tin, sự tín nhiệm của khách đối với công ty và có thể có những đơn hàng tiếp theo.
38
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động xuất khẩu nguyên liệu sản xuất hương nhang của Công ty
2.4.1. Các yếu tố môi trường vĩ mô Thuế quan Thuế quan
Nếu nhà nước Việt Nam đưa ra mức thuế xuất cao hơn 0% cho các doanh nghiệp cung ứng nguyên liệu sản xuất hương nhang làm ảnh hưởng tới giá bán sản phẩm vì tất cả các chi phí được cộng lại với giá bán sản phẩm.
Nếu nước nhập khẩu đánh thuế lên mặt hàng nhập khẩu thì công ty nhập khẩu cũng đắn đo trong việc nhập khẩu hàng hóa, vì họ sẽ chi trả mức giá cao, khó có thể sản xuất hoặc cạnh tranh với các đối thủ trong nước.
Hiện nay, nguyên liệu sản xuất hương nhang được hưởng với mức thuế xuất 0% và ở các nước nhập khẩu đánh thuế thấp hoặc cũng được hưởng mức thuế xuất 0% có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty. Với mức giá phải chăng đi kèm với thuế xuất và nhập không đáng kể thì khách hàng quốc tế vẫn sẵn sàng chi trả để nhập nguyên liệu vào sản xuất, giúp tăng sản lượng xuất khẩu và tăng doanh thu cho công ty.
Môi trường chính trị và pháp luật
Môi trường chính trị và pháp luật bao gồm: luật pháp hiện hành, các chính sách và cơ chế của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu đối với các mặt hàng nguyên liệu cung ứng cho việc sản xuất hương nhang. Khi xuất khẩu sang 1 nước nào đó công ty phải lưu ý tới yếu tố này nhằm tiên đoán những thay đổi hay biến động về chính trị quốc gia, khu vực và chính trị thế giới để có những quyết định đúng đắn trong việc kí kết hợp đồng.
Ấn Độ là thị trường không thể thay thế của các sản phẩm hương nhang. Hiện nay, trên cả nước có hơn 100 doanh nghiệp sản xuất hương nhang ở cả ba miền Bắc, Trung, Nam. Theo số liệu của Bộ Công Thương, khối lượng hương nhang xuất khẩu của Việt Nam vào thị trường Ấn Độ năm 2019 đạt khoảng 10.000-12.000 tấn/tháng, với kim ngạch khoảng 7 triệu USD/tháng. Theo đó, tháng 9 hàng năm là tháng cao điểm cho hoạt động xuất khẩu hương sang Ấn Độ nhằm phục vụ cho dịp lễ lớn nhất của Ấn Độ trong tháng 10. Các doanh nghiệp của Việt Nam đều tập trung nhân lực, tài chính, nguyên vật liệu để sản xuất hàng. Tuy nhiên Bộ Công Thương Ấn Độ đã điều chỉnh chính sách nhập khẩu đối với mặt hàng hương nhang và các chế phẩm (mã HS 33074100 và 33074900) từ trạng thái “tự do nhập khẩu” sang “hạn chế nhập khẩu” theo Thông báo 15/2015-2020 ngày 31/8/2019. Chính vì chính sách mới của Ấn Độ, nhiều công ty sản xuất hương nhang tại Ấn Độ được thành lập nhiều do đó công ty có thể thâm nhập sâu vào thị trường tiềm năng này.
39
Môi trường tự nhiên
Môi trường tự nhiên ảnh hưởng đến doanh nghiệp là các yếu tố tự nhiên liên quan như: Tài nguyên thiên nhiên, đất đai, khí hậu thời tiết…. công ty sẽ bị ảnh hưởng nếu các yếu tố tự nhiên thay đổi nên thường tìm cách đối phó với các biến đổi này theo cách riêng của mình. Môi trường các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến công ty qua một số mặt sau: các yếu tố đầu vào công ty, tác động đến quy mô. Chính vì vậy công ty đã chủ động thu gom trước nguyên liệu để phục vụ sản xuất và cung ứng cho đối tác tránh trường hợp hàng hóa khan hiếm và giá cao, đáp ứng được nguồn hàng cho đối tác mà không bị ngắt quãng.
2.4.2. Các yếu tố môi trường vi mô Nhà cung cấp Nhà cung cấp
Lựa chọn nguồn cung ứng nguyên liệu đối với công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó bảo đảm cho hoạt động ổn định theo kế hoạch đã xây dựng. Hiện nay công ty đang hợp tác với các công ty cung cấp thiết bị công nghệ, nguyên liệu sản xuất; các công ty cung cấp bảo hiểm; các công ty Forwarder. Công ty luôn đặt ra yêu cầu của việc cung cấp phải đầy đủ, ổn định và kịp thời, đảm bảo về chất lượng. Nếu không yêu cầu chặt chẽ sẽ dẫn tới sai lệch và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy công ty luôn phải tìm hiểu và tìm tới các nhà cung cấp tin cậy, ổn định, giá cả hợp lý và cao hơn là có tính nhân đạo.
Khách hàng
Khách hàng của công ty thường là các công ty sản xuất hương nhang. Khách hàng quyết định sản phẩm, hàng hoá của công ty sẽ phải bán theo giá nào, chất lượng ra sao. Thực tế, công ty chỉ có thể bán với giá mà đại bộ phận các công ty sản xuất chấp nhận, tức giá cạnh tranh trên thị trường. Khi khách hàng phàn nàn về mức giá công ty đưa ra, dù là mức giá cao hay thấp công ty vẫn muốn biết mức giá mong muốn của khách để có thể thương lượng và đưa ra mức giá tốt nhất cho khách hàng. Bên cạnh đó, nhiều khách hàng tại một quốc gia tiềm năng có nhu cầu mua sản phẩm giống nhau, công ty có thể nhận biết được hiện nay quốc gia đó đang cần mặt hàng nào, công ty sẽ tìm nguồn hàng chất lượng tốt nhất và giá tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phương thức bán hàng và phương thức phục vụ khách hàng là do khách hàng lựa chọn, vì trong nền kinh tế thị trường, người mua sẽ lựa chọn theo ý thích của mình và đồng thời giúp công ty điều chỉnh phương thức phục vụ. Có nhiều khách hàng muốn mua hàng mà không cần kiểm tra mẫu hay tới tận xưởng để kiểm tra, có nhiều khách hàng cần thời gian rất dài để họ tới thăm công ty, thăm xưởng, kiểm tra hàng hóa tại xưởng hoặc cần hàng mẫu để kiểm tra sau đó họ mới có thể quyết định được khối lượng họ sẽ nhập là bao nhiêu. Do đó, công ty luôn phải thay đối chính sách,
40
phương thức phục vụ, phương thức bán hàng để phù hợp với từng khách hàng, vì vậy đối với công ty khách hàng luôn luôn được coi như “thượng đế”.
Đối thủ cạnh tranh
Trong thời gian vừa qua, số lượng các công ty cung cấp bột gỗ, các xưởng sản xuất tăm tre ngày càng nhiều. Hiện nay, trên cả nước có hơn 100 doanh nghiệp sản xuất hương nhang ở cả ba miền Bắc, Trung, Nam; đối với mặt hàng tăm tre có nhiều làng nghề ví dụ như xã Quảng Phú Cầu (Ứng Hoà, Hà Nội) được biết đến là một trong những xã có làng nghề truyền thống sản xuất tăm tre lớn nhất cả nước, cả xã có 5 thôn với 3.300 hộ làm nghề tăm hương, chiếm khoảng 70% tổng hộ dân. Trong đó, số lượng xưởng sản xuất lớn có từ 20 công nhân trở lên khoảng 200 hộ. Vì thế, công ty luôn trong trạng thái phải ứng phó với cùng lúc rất nhiều đối thủ cạnh tranh, không được xem thường bất kỳ đối thủ nào và cũng cần phải đáp ứng văn hóa cạnh tranh. Lựa chọn cách ứng xử khôn ngoan nhất ngoài việc nhìn vào đối thủ trực tiếp, công ty chọn các phương án vừa phải xác định, dẫn đạo thị trường, hiệp thương, vừa phải hướng tới chiếm lĩnh sự ủng hộ từ khách hàng. Do đó công ty luôn tìm những công ty/xưởng cung ứng các mặt hàng có chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất để có thể cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh.
Mô hình kinh doanh
Mô hình kinh doanh là một yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của các công ty bởi nó mở ra cho doanh nghiệp những giá trị dài hạn bền vững. Song, việc phát triển mô hình kinh doanh không đơn giản chỉ để phục vụ cho vấn đề lợi nhuận, tiết giảm chi phí mà còn là cho sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Nhờ định hình được mô hình kinh doanh, công ty có thể nhận biết được yếu tố nào khiến người dùng quay lại dùng sản phẩm của chính mình.
Hiện nay Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Gmex đang áp dụng 3 mô hình kinh doanh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình: Nhà phân phối, Nhà sản xuất và Thương mại điện tử.
Mô hình kinh doanh nhà phân phối có nghĩa là công ty mua sản phẩm từ các nhà sản xuất và bán lại cho các nhà bán lẻ hoặc người dân quốc tế.
Công ty đang mua thu mua các loại bột làm hương nhằm đáp ứng nhu cầu của khách vì vậy công ty trở thành nhà phân phối các sản phẩm đó tới của các doanh nghiệp sản xuất hương trên thế giới.
Nhà sản xuất là mô hình kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm từ các nguyên liệu thô. Sản phẩm đó có thể bán trực tiếp cho khách hàng hoặc bán cho người trung gian (là một doanh nghiệp khác sẽ là người cuối cùng bán sản phẩm đó cho khách hàng)
41
các khu vực trồng và xuất khẩu sản phẩm tới các doanh nghiệp sản xuất hương trên thế giới, họ sản xuất hương và bán tới tay các nhà bán lẻ hoặc người tiêu dùng.