Advanex Vietnam
Nghiên cứu và mở rộng thị trường
Khách hàng của công ty ở cả thị trường nội địa và quốc tế đa số đều là khách hàng truyền thống lâu năm. Những khách hàng mới tìm đến công ty một phần nhờ có tập đoàn mẹ giới thiệu, tuy nhiên công ty cũng rất chủ động tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường thông qua những cuộc triển lãm quốc tế như: Triển lãm xúc tiến đầu tư, Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản, các chương trình xúc tiến Thương Mại của Hàn Quốc, cộng đồng FDI tại Việt Nam,..Ở đó Công ty tiếp xúc và giao dịch trực tiếp với khách hàng, tìm hiểu đối tác và giới thiệu sản phẩm của mình. Công ty cũng chủ động giới thiệu, chào hàng các sản phẩm mới. Với tư cách là một thành viên của tập đoàn Advanex toàn cầu, có trụ sở chính tại Nhật Bản, nên không khó hiểu khi lượng khách hàng nước ngoài của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp Nhật Bản. Ngoài ra với uy tín của công ty mẹ là một tập đoàn của Nhật Bản, chất lượng sản phẩm của công ty luôn được tin tưởng và được khách hàng chủ động tìm tới. Đặc biệt là trong giai đoạn chiến tranh thương mại bùng nổ, các nhà sản xuất của Mỹ muốn rút dây chuyền sản xuất khỏi Trung Quốc, công ty đã có thêm lượng khách hàng khổng lồ từ thị trường Hoa Kì
Đàm phán và kí kết hợp đồng
Nghiệp vụ này có vai trò đặc biệt quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động xuất khẩu. Sau khi xác định và tiếp cận thành công khách hàng mục tiêu, công ty sẽ tiến tới giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu. Tùy thuộc vào từng loại khách hàng mà công ty AVN sẽ có các cách đàm phán và ký kết hợp đồng khác nhau. Đối với các thị trường truyền thống như Nhật Bản, Việt Nam, Hàn Quốc, Trung Quốc việc đàm phán diễn ra thuận lợi hơn, quá trình đàm phán cũng nhanh chóng hơn do uy tín của công ty một phần nào được chứng minh qua lời giới thiệu của các đối tác thứ 3 hoặc uy tín của công ty trên thị trường. Vì thế, phương thức đàm phán của công ty đối với các thị trường này thường là giao dịch qua thư tín và qua điện thoại, sau đó có thể đàm phán và đánh giá dưới hình thức online và/ hoặc trực tiếp. Đối với các thị trường mới như Hoa Kì, Nam Á, Tây Á, hình thức đàm phán sẽ phức tạp hơn, mất nhiều thời gian cũng như chi phí hơn. Vì đây là những thị trường mới đối với công ty, sự hiểu biết
34
về đối tác chưa nhiều, mặt khác, do sự khác biệt về pháp luật, văn hóa, tập quán, vì vậy công ty thường gặp khó khăn trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng
Xây dựng kế hoạch sản xuất
Với sản phẩm là một phần linh kiện không thể thiếu trong ngành công nghiệp phụ trợ, nên công ty luôn nhận được số lượng lớn các đơn đặt hàng từ các khách hàng từ những lĩnh vực khác nhau. Để đáp ứng được tốt nhu cầu của khách hàng, công ty luôn phải xây dựng kế hoạch xuất khẩu theo từng tháng để đảm bảo về số lượng và chất lượng sản phẩm luôn đáp ứng được theo yêu cầu của từng khách hàng. Kế hoạch xuất khẩu được xây dựng trên những tiêu chí: Theo dõi số lượng đơn hàng của khách hàng qua các năm, tồn kho nguyên vật liệu, giá cả, công suất máy…
35
Bảng 2.7: Kế hoạch xuất khẩu theo dự báo và đơn hàng thực thế theo từng tháng
Hình 2.8: Kế hoạch xuất khẩu theo dự báo và theo đơn hàng thực tế của từng khách hàng
Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty AVN
Sum of Actual Dec Sum of Actual Jan Sum of Actual Feb Sum of Actual Mar Sum of Actual Apr Sum of PO MAY Sum of FC MAY Sum of PO JUN Sum of FC JUN Sum of PO JUL Sum of FC JUL Sum of PO AUG Sum of FC AUG 29,380,283 25,457,879 9,143,450 24,052,932 24,866,248 9,385,667 - 3,598,400 6,547,852 40,000 35,729,843 - 37,910,615 2,165,400 1,069,650 1,097,810 1,159,300 1,345,000 1,303,350 - 3,000,000 - 2,802,000 - 1,687,000 - 4,707,380 3,650,046 4,381,250 5,061,200 2,686,654 2,331,588 - 2,526,300 - 635,000 4,142,181 13,700 4,985,940 616,000 385,000 268,500 331,000 390,000 379,000 - 163,000 164,000 69,000 313,000 - 474,000 6,886,419 5,062,832 1,883,441 3,620,872 6,471,605 7,954,134 - 4,439,740 1,807,730 111,500 6,240,163 - 6,939,111 2,982,370 2,390,660 3,233,840 2,418,715 3,748,604 4,543,780 - 3,579,056 - 2,032,980 1,723,850 - 3,248,180 827,000 655,000 534,500 639,500 605,000 588,000 - 561,000 - 80,000 629,500 - 716,000 17,708,005 14,293,980 12,616,412 17,032,126 21,124,072 19,016,760 - 18,503,822 1,039,100 8,671,600 10,696,402 4,503,000 14,097,404 65,272,857 52,965,047 33,159,203 54,315,645 61,237,183 45,502,279 - 36,371,318 9,558,682 14,442,080 59,474,939 6,203,700 68,371,250 FC Q'TY MONTHLY
36
Căn cứ vào bảng 2.6 và hình 2.5, 2.7, có thể thấy công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của công ty luôn được xây dựng chi tiết, các chỉ tiêu về xuất khẩu cụ thể theo từng tháng, từng thị trường, sản lượng, giá trị xuất khẩu là bao nhiêu. Tuy từng tháng sẽ có những biến động không thuận lợi cho việc xuất khẩu sản phẩm của công ty nhưng công ty vẫn đặt ra chỉ tiêu xuất khẩu của mình gần chính xác nhất với nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều đó thể hiện công ty đã ý thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của công tác xuất khẩu. Các sản phẩm của công ty không chỉ xuất hiện ở thị trường nội địa mà từng bước mở rộng thị phần ra khu vực quốc tế, đánh dấu một sự thuận lợi với triển vọng xuất khẩu của AVN
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Sau khi thành công ký kết hợp đồng xuất khẩu, căn cứ vào bảng kế hoạch xuất khẩu, công ty phải tiến hành tổ chức thu mua nguyên vật liệu để chuẩn bị cho công tác sản xuất. Nghiệp vụ nảy ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, thực hiện hợp đồng và uy tín của công ty
Đối với doanh nghiệp sản xuất, bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng và mua sắm nguyên vật liệu, trang thiết bị đúng số lượng và đúng giá trị, đảm bảo có đủ số lượngcũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa. Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm liên lạc với các nhà cung cấp để đảm bảo rằng các yêu cầu mua hàng được xử lý kịp thời và các mặt hàng được giao vào ngày được yêu cầu với số lượng chính xác, nhằm đáp ứng cho kế hoạch sản xuất và giao hàng
*Việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ được tiến hành theo 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu nhà cung cấp chưa nằm trong danh sách được phê duyệt, nhân viên mua hàng phải làm việc với bộ phận Chất lượng để tiến hành đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
+ Trường hợp 2: Nếu nhà cung cấp nằm trong danh sách được phê duyệt, nhân viên mua hàng tiến hành lựa chọn theo nguyên tắc đảm bảo về chất lượng và giá cả tốt nhất
Đối với nguồn hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài thì lượng hàng rất ổn định, chất lượng hàng hóa tương đối đồng đều. Nhưng giá thành vẫn còn so với mặt bằng chung, ngoài ra, chi phí vận chuyển về từ nước ngoài khá lớn và thời gian vận chuyển sẽ lâu hơn so với những nhà cung cấp nội địa. Điều này có xu hướng làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trưởng, gây khó khăn cho hoạt động xuất khẩu. Đối với nguồn hàng từ các nhà cung cấp trong nước, mặc dù giá thành thấp hơn so với nguyên
37
vật liệu của nước ngoài tuy nhiên số lượng hàng luôn bị hạn chế, rơi vào tính trạng không đủ hàng khi giao cũng như chất lượng không ổn định trong mỗi lần giao hàng
Công ty sẽ gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và lấy xác nhận của nhà cung cấp về đơn đặt hàng, đặc biệt là số lượng và thời gian giao hàng. Khi nguyên vật liệu về, bộ bộ phận Kho sẽ tiến hành nhập kho và bộ phận Sản xuất sẽ thực hiện sản xuất sản phẩm theo đúng kế hoạch sản xuất và đơn hàng của khách hàng
Hàng hóa sẽ được xuất kho theo đúng lịch trình để đảm bảo tiến độ giao hàng cho khách hàng. Hàng hóa khi xuất kho giao cho khách hàng phải đảm bảo số lượng và chất lượng. Trước khi giao hàng, công ty phải thực hiện các công việc sau:
+ Đối chiếu phiếu xuất kho với đơn hàng từ phòng kinh doanh để xuất hàng khỏi kho
+ Chuẩn bị phương tiện vận chuyển, nhân lực bốc xếp hàng + Xác định địa điểm giao hàng
- Đối với hàng đi đường biển: thường là tại cảng Hải Phòng - Đối với hàng đi đường hàng không: Sân bay Nội Bài - Đối với hàng nội địa: Kho của công ty nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Xin giấy phép xuất khẩu:
Đối với giấy phép xuất khẩu, công ty đã được cho phép quyền kinh doanh hoạt động xuất nhập khẩu khi nhận giấy Chứng nhận đầu tư, nên Công ty không cần thực hiện xin giấy phép xuất khẩu trong mỗi lần xuất hàng
Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu
Trước khi giao hàng, bộ phận Chất lượng của công ty có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng trước khi giao hàng tới khách hàng. Về phía công ty, từ khâu sản xuất cho đến khi hoàn thành sản phẩm thì tại mỗi bộ phận, phân xưởng đều sẽ có một đội kiểm tra chất lượng sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, bộ phận Kho và bộ phận Chất lượng cũng phải tiến hành kiểm tra chất lượng đầu vào nguyên vật liệu khi hàng về để đảm bảo trong quá trình sản xuất đến khi thành thành phẩm giao đến khách hàng sẽ không xảy ra lỗi chất lượng. Khi chất lượng sản phẩm đạt thì mới có thể xếp hàng
Thuê phương tiện vận chuyển
Đối với hàng hóa xuất ở thị trường nội địa, hàng hóa sẽ được giao bằng xe tải, xe này có thể là xe của công ty hoặc là đơn vị vận chuyển hợp tác với công ty, điều kiện
38
vận chuyển thường sẽ là EXW với địa điểm xếp hàng là kho của công ty AVN và địa điểm dỡ hàng và lưu kho là địa điểm của kho của công ty nhập khẩu
Đối với hàng đường biển, xuất sang nước ngoài, sau khi có Invoice và Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa), công ty sẽ chuyển bộ chứng từ tới đại lý forwarder để làm thủ tục book tàu. Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu mà công ty hoặc người mua phải thuê tàu biển để chở hàng. Với điều kiện cơ sở giao hàng là FOB, giới hạn trách nhiệm đối với hàng hóa là đến khi hàng đã lên boong tàu tại cảng bốc quy định, ở đây là cảng Hải Phòng. Ngoài việc sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng là FOB, công ty còn sử dụng thêm hình thức giao hàng CIF, do đó công ty còn phải thực hiện thêm việc thuê tàu chở hàng đến cảng quy định tại nước nhập khẩu. Ngoài ra, công ty không trực tiếp chuyển hàng ra cảng mà thông qua công ty giao nhận hàng hóa, các công ty giao nhận mà công ty thường xuyên hợp tác là: Khai Minh Global, Công ty Cổ phần giao nhận tiếp vận quốc tế (INTERLOG), Dolphin Logistics…Đối với phương thức vận chuyển hàng không, công ty chọn phương thức chuyển phát nhanh quốc tế do công ty chỉ dùng để gửi mẫu chào hàng hoặc gửi bộ chứng từ. Các đơn vị chuyển phát nhanh quốc tế mà công ty thường chọn có thể kể đến: Chuyển phát nhanh OCS Nhật Bản - OCS Express, HNC - Công Ty Cổ Phần Hợp Nhất Quốc Tế, MyDHL - DHL Express, FedEx…
Mua bảo hiểm
Để giảm rủi ro, tổn thất trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Công ty căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng để giới hạn trách nhiệm. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CIF thì công ty sẽ phải mua bảo hiểm hàng hóa đường biển tại Công ty Bảo hiểm Liên Hiệp
Làm thủ tục Hải Quan
Khai báo Hải Quan: Nhân viên phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm kê khai chi tiết về hàng hóa trên tờ khai hải quan. Đối với hàng xuất, mã loại hình là E42: Xuất khẩu sản phẩm của Doanh nghiệp chế xuất. Theo đó, mã này được sử dụng trong trường hợp xuất khẩu sản phẩm của Doanh nghiệp chế xuất bao gồm cả trường hợp xuất ra nước ngoài và xuất vào nội địa.Trường hợp xuất vào nội địa phải khai các chỉ tiêu thông tin về xuất nhập khẩu tại chỗ như mã điểm đích vận chuyển bảo thuế và chỉ tiêu số quản lý nội bộ. Thông thường Công ty làm thủ tục hải quan ở Cục Hải quan Bắc Ninh.
Xuất trình hàng hóa: Sau khi làm thủ tục khai báo hải quan, nhân viên Hải quan kiểm tra hàng hóa, niêm phong và kẹp chì
39
Thực hiện các quy định của Hải quan: Sau khi kiểm tra, cơ quan Hải quan sẽ có quyết định về lô hàng
Đối với những lô hàng khách hàng yêu cầu làm C/O công ty phải thực hiện thêm một bước nữa là tạo đơn xin cấp C/O tại EcoSys - Hệ thống quản lý & cấp chứng nhận xuất xứ điện tử sau đó sẽ gửi đơn xin cấp C/O tới đại lý forwarder. Đại lý forwarder sẽ thay công ty làm thủ tục xin cấp C/O. Form C/O của công ty là C/O form D: Hàng xuất khẩu sang các nước ASEAN thuộc diện hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT. Trong bảng giải trình tiêu chí xuất xứ, công ty cần chứng minh xuất xứ hàng hóa với 2 tiêu chí là RVC: Hàm lượng Giá trị Khu vực FTA, là một ngưỡng (tính theo tỷ lệ phần trăm) mà hàng hóa phải đạt được đủ để coi là có xuất xứ. Ngưỡng này có thể khác nhau tùy vào từng FTA, tùy vào quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) áp dụng cho từng mã HS khác nhau. Ngưỡng phổ biến trong hầu hết các FTA trên toàn cầu là 40%. Tiêu chí thứ 2 là, chuyển đổi hạng mục thuế quan - chuyển đổi mã số HS của hàng hóa, trong 3 mức thay đổi CTC (Chuyển đổi mã số HS của hàng hóa), công ty phải chứng minh tiêu chí: CC (Change in Chapter – Chuyển đổi Chương) nghĩa là sản phẩm phải ở chương khác với nguyên vật liệu không xuất xứ trong bảng mã HS
40
Hình 2.10: Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí CTC
Hình 2.11: Bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu theo tiêu chí RVC
Nguồn: Tài liệu phòng Xuất nhập khẩu của công ty AVN Giao hàng lên phương tiện vận chuyển
Đối với hàng hóa xuất khẩu tại chỗ, sau khi có tờ khai thông quan, công ty sẽ tiến hành giao hàng bằng xe tải
Đối với hàng đường biển, công ty tiến hành xếp hàng lên tàu, lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển sau đó chuyển vận đơn về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
Làm thủ tục thanh toán
Sau khi giao hàng Công ty sẽ gửi bộ chứng từ tới Ngân hàng mở L/C, thông qua Ngân hàng thông báo yêu cầu thanh toán tiền hàng. Việc mở L/C thường thông qua Ngân
41
hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Công ty sẽ sử dụng phương thức thanh toán L/C đối với những khách hàng mới, trong trường hợp giao hàng tới thị trường truyền thống thì Công ty sẽ sử dụng phương thức nhờ thu