Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng

5. Kết cấu của khóa luận

2.3. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng

không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là dịch vụ có sự tham gia của nhiều bộ phận như bộ phận chứng từ, bộ phận hiện trường, bộ phận kinh doanh, …. Vì vậy, Công ty luôn chú trọng quản lý chặt chẽ. Các phòng ban có sự liên kết với nhau trong công việc, luôn theo dõi tình trạng của lô hàng để có những báo cáo kịp thời.

Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam chưa ban hành văn bản chính thức về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không và việc thực hiện quy trình chủ yếu do kinh nghiệm, theo phương thức người trước đào tạo người sau.

2.3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty

2.3.3.1. Nhân tố khách quan

a. Môi trường pháp luật

Sự ổn định của môi trường pháp luật chính là yếu tố góp phần duy trì sự ổn định của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Bao gồm: Luật

hàng không dân dụng Việt Nam ban hành năm 1991 và sửa đổi năm 1995; Điều lệ vận chuyển hàng hóa quốc tế của hãng hàng không quốc gia Việt Nam ban hành năm 1993 và sửa đổi năm 1997; Luật Thương mại năm 2005; Nghị định 30/2013/NĐ-CP về kinh doanh vận chuyển hàng không và hoạt động hàng không chung; Thông tư 81/2014/TT-BGTVT quy định về việc vận chuyển hàng không và hoạt động hàng không chung;.... Bên cạnh những quy định luật lệ hàng không quốc gia thì luật lệ quốc tế cũng rất quan trọng bởi hoạt động giao nhận không chỉ liên quan đến đối tác nước ngoài mà nó còn liên quan đến quá trình vận chuyển quốc tế. Sự ảnh hưởng trong chế độ chính trị của quốc gia đó, hay sự ban hành văn bản luật mới tác động đến mức thuế của hàng, từ đó làm cho quá trình giao nhận bị trì hoãn và thực hiện chậm hơn so với yêu cầu của khách hàng..

Quản lý nhà nước với lĩnh vực giao nhận còn chồng chéo, chưa thống nhất và còn nhiều bất cập. Hiện nay, Việt Nam không có một cơ quan quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao nhận và hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận mà tồn tại nhiều cơ quan khác nhau quản lý các loại hình dịch vụ giao nhận khác nhau. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động giao nhận cũng như quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.

Một số vấn đề mà Airseaglobal gặp phải khi giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu do ảnh hưởng của môi trường pháp luật như: sự thay đổi về những công văn, quy định liên quan đến hàng, sự thay đổi về yêu cầu để có thể nhập khẩu hàng hóa làm cho tiến độ giao nhận hàng bị chậm. Tuy nhiên, trong suốt gần 10 năm hoạt động thì Airseaglobal nói chung và bộ phận đại lý của Công ty nói riêng luôn coi trọng và cập nhật liên tục sự thay đổi của luật pháp trong nước cũng như quốc tế để có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất và đáp ứng về tốc độ, thời gian cho khách hàng.

b. Môi trường chính trị, xã hội

Một quốc gia có một nền chính trị, xã hội ổn định không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn mở ra cơ hội cho quốc gia đó thu hút các quốc gia khác; các công ty, các thương nhân nước ngoài đầu tư, hợp tác. Nước ta là một quốc gia có nền chính trị ổn định, xã hội văn minh; bên cạnh việc thu hút vốn đầu tư từ nước ngoài, chính phủ cũng luôn tạo điều kiện để các doanh nghiệp trong nước phát triển.

Bên cạnh những tác động của điều kiện chính trị, xã hội Việt Nam, hoạt động giao nhận của Airseaglobal còn chịu tác động bởi môi trường chính trị, xã hội của các nước mà Công ty phối hợp làm đại lý giao nhận hàng như: Singapore, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp, Mỹ, Anh, Hy Lạp, …. Có thể nói, một quốc gia có nền chính trị ổn định, xã hội văn minh, tiến bộ có tác động rất lớn đến sự thành công và hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

c. Môi trường khoa học - công nghệ

Ngày nay, khoa học – công nghệ có tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội và mang lại nhiều lợi ích. Và trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, khoa học – công nghệ cũng mang lại hiệu quả rất cao. Trước đây, mọi công việc như bốc xếp, dỡ hàng, vận chuyển hàng hóa đều phải phụ thuộc vào sức lực của con người nên tốn rất nhiều thời gian và chí phí. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, những phát minh cho từng giai đoạn của quá trình giao nhận đã giúp quá trình này được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả. Tại Airseaglobal, các bộ phận, phòng ban, các đại lý liên kết với nhau qua các ứng dụng như Skype, Outlook, Zalo, … nên phối hợp rất hiệu quả, công việc thường được giải quyết nhanh chóng và kịp thời. Tương tự như thế, trước đây, việc khai báo hải quan được làm thủ công nên dẫn đến rất nhiều sai xót và tốn thời gian nhưng hiện nay nhờ có phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACC ECUS5 nên việc lên tờ khai, sửa lỗi trở nên dễ dàng, giúp rất nhiều cho quá trình giao nhận. Sự phát triển của internet làm cho việc nắm bắt các thông tin, diễn biến thị trường hay hoạt động marketing trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hơn nữa, việc bốc xếp và vận chuyển hàng hóa cũng trở nên dễ dàng, tiết kiệm chi phí nhờ các phương tiện, máy móc công nghệ cao. Các tuyến bay mới, các hãng hàng không mới, hệ thống máy bay chuyên chở hàng hóa cũng được cải tiến làm cho quá trình vận chuyển, giao nhận trở nên nhanh chóng hơn.

d. Cơ sở hạ tầng logistics

Cơ sở hạ tầng Việt Nam tuy càng ngày càng phát triển nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sự liên kết, chưa khoa học và còn chắp vá. Khách hàng của Airseaglobal phần lớn là các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu trang TBYT. Vì thế, trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng ra cảng hàng không cần tránh đi qua những đoạn đường hỏng hóc, nhiều ổ gà để tránh hàng hóa bị xóc nảy gây hư hỏng.

e. Môi trường tự nhiên

Môi trường tự nhiên có tác động rất lớn đến hoạt động giao nhận cũng như hoạt động chuyên chở bằng đường hàng không. Đây là một yếu tố bất khả kháng, rất khó tránh khỏi. Airseaglobal thường gặp phải các vấn đề do thời tiết xấu gây ra như: chuyến bay bị trễ, bị dời lịch, … làm ảnh hưởng đến thời gian thông quan, thời gian giao nhận hàng hóa và thời gian giao hàng cho khách. Ngoài ra, Công ty cũng phải chịu các chi phí phát sinh như chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí bảo quản.

f. Nhân tố khách hàng

Việc khách hàng vận chuyển hàng hóa nào có ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận của Airseaglobal vì mỗi loại hàng hóa đều có các đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như máy móc, trang thiết bị thì nặng, cồng kềnh; mặt hàng nông sản thì nhanh hỏng; hàng làm bằng thủy tinh, pha lê thì dễ vỡ. Nên mỗi mặt hàng phải có quy cách đóng gói, xếp dỡ, chằng buộc khác nhau để đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, do những đặc điểm riêng biệt đó

nên mỗi loại hàng hóa sẽ yêu cầu phân loại đúng, yêu cầu những loại chứng từ khác nhau để đảm bảo chất lượng, phẩm chất của chúng. Số lượng và khối lượng hàng hóa khách hàng vận chuyển cũng đòi hỏi Airseaglobal chuẩn bị một quy trình giao nhận thích hợp.

Hoạt động giao nhận mà Công ty Cổ phần Airseaglobal đang tập trung vào đó chính là hoạt động giao nhận hàng trang TBYT. Đây là mặt hàng khó, có những yêu cầu khắt khe về chất lượng, bảo quản và quy trình nhập hàng, giao nhận hàng phải đảm bảo hiệu quả và an toàn cho hàng.

2.3.3.2. Nhân tố chủ quan

a. Quy mô của doanh nghiệp

Cho đến năm 2020, nguồn tài sản của doanh nghiệp đã đạt mức gần 154 tỷ VND, khả năng thanh toán nợ tốt, khả năng thu hồi nợ tốt. Các con số đều cho thấy vị thế lớn mạnh của Công ty trên thị trường. Đặc biệt, tài sản của Công ty trong việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm gần 60% tổng số vốn của doanh nghiệp. Những điều này đã mở ra cơ hội rất lớn để Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh và phát triển dịch vụ của mình ra quốc tế mạnh hơn nữa.

Công ty trang bị một mạng vi tính hiện đại phạm vi toàn Công ty trong việc sử dụng mạng Outlook nội bộ giúp các bước của quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng, nhân viên dễ dàng trong việc liện lạc với nhau trong khi thực hiện quy trình, kiểm tra thông tin nội bộ của Công ty.

Nguồn nhân lực của Airseaglobal Việt Nam tăng cả về số lượng lẫn chất lượng. Bên cạnh đội ngũ nhân viên làm việc lâu năm, dày dặn kinh nghiệm thì Công ty đang tiếp tục xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết.

b. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc của doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, phương tiện chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá, … Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, bên giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng.

Trong gần 10 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam luôn cố gắng để mở rộng hoạt động, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ và ngày càng hiện đại hơn. Và hiện nay, Công ty đã có văn phòng làm việc rộng rãi, khang trang, các phòng ban có đầy đủ máy tính, trang thiết bị phục vụ. Do Airseaglobal thuê bên vận chuyển thứ ba để đưa hàng về kho nên Công ty cũng lựa chọn và đánh giá để có thể chọn ra bên vận chuyển có chất lượng máy móc hiện đại, an toàn và thời gian đáp ứng nhanh chóng. Các bên vận chuyển cần có hệ thống xe hỗ trợ hiện đại như xe bốc hàng, cẩu hàng, gom hàng,… đảm bảo an toàn và chi phí tối ưu mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Tuy nhiên, thực tế tình trạng giao nhận hàng tại Công ty Airseaglobal vẫn xảy ra những hạn chế, rủi ro cho hàng hóa; Công ty phải nhận khá nhiều những phàn nàn về thời gian làm hàng trong một số trường hợp còn hạn chế.

Hiện tại, Airseaglobal đã bắt đầu xây dựng và đầu tư cho phương tiện vận chuyển riêng của mình, tuy nhiên quá trình giao nhận vẫn gặp nhiều vấn đề phát sinh.

c. Các đại lý quốc tế

Có những trường hợp, tại một số nước chưa từng hợp tác, với những lô hàng đầu tiên, Công ty thường gặp vấn đề trong việc xác định giá chính xác, khi mà sự bất ngờ thay đổi giá vận chuyển của đại lý làm ảnh hưởng đến lợi nhuận nhận được của Công ty. Một trường hợp khác, thời gian phản hồi thông tin của các đại lý mới cho các lô hàng còn khá chậm làm ảnh hưởng đến việc báo giá và chốt giá với khách hàng. Vậy nên, việc có một hệ thống đại lý quốc tế rộng khắp là rất tốt. Điều này sẽ hạn chế những vấn đề trong việc xác định giá hay thời gian phản hồi, liên lạc, làm việc giữa hai đại lý cũng sẽ nhanh hơn, làm quá trình vận chuyển và giao nhận cũng từ đó được rút ngắn.

Hệ thống đại lý quốc tế của Airseaglobal trải khắp hơn 50 đất nước trên thế giới, đáp ứng được việc chuyên chở hàng hóa từ các nước về Việt Nam và từ Việt Nam đi hơn 200 quốc gia. Có thể kể đến một số đại lý mà Công ty gắn bó lâu dài như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Anh, Mỹ, ....

Bảng 2.5: Danh sách một số đại lý lớn của Công ty Cổ phần Airseaglobal tại một số nước trong khu vực và trên thế giới

Nước Đại lý lớn

Trung Quốc

AIF Global Logistics., Ltd JW Logistics JSC.,

Unitex Int’l Forwarding (Gz) Ltd Nhật Bản H& Friends GTL (Japan) Co., Ltd

SMJ Co., Ltd

Đức Geis Air + Sea GmbH Quick Cargo Service GmbH

Mỹ

Air City Inc., Clear Freight Inc., MSL Express Inc.,

Singapore Freight Links Express Pte Ltd Sea-Net Cargo Express (S) Pte Ltd

Tuyến vận chuyển hàng không mà Công ty đang hoạt động sôi nổi và có sự cạnh tranh về mức giá đó chính là Trung Quốc, Anh, Mỹ, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Tây Ba Nha, Singapore .... Ở mỗi nước, Công ty đều thiết lập quan hệ thân thiết với từ 2 đến 3 đại lý lớn để có thể lựa chọn và tìm đại lý có mức giá phù hợp nhất.

d. Nguồn vốn đầu tư

Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc không đầy đủ hay không tốt sẽ gây khó khăn và cản trở quá trình thực hiện quy trình giao nhận. Tuy nhiên, để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào.

Trong 10 năm hoạt động, nguồn vốn đầu tư của Công ty luôn tăng, của năm sau cao hơn năm trước; khả năng thanh toán nợ phải trả của Công ty tương đối tốt; khả năng thu hồi nợ tốt. Công ty luôn đầu tư cải thiện cơ sở vật chất, mở rộng chi nhánh, cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt hơn với giá cả cạnh tranh hơn.

e. Trình độ bộ máy tổ chức

Trình độ của bộ máy tổ chức cũng như người điều hành là một nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quá trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không; là nhân tố mang lại uy tín cho doanh nghiệp và niềm tin cho khách hàng. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm thì sẽ xử lý công việc trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế, chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau.

Hiện tại, bộ máy tổ chức của Airseaglobal được phân chia thành 4 phòng, các phòng ban có sự phối hợp với nhau chặt chẽ và gắn bó để hoàn thành lô hàng nhanh nhất và chất lượng nhất. Phòng Kinh doanh được chia thành 3 nhóm nhỏ, mỗi nhóm có từ 3 đến 6 nhân viên, luôn theo sát các bộ phận thực hiện để có thông tin báo lại cho khách hàng tình hình. Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng với 10 thành viên đều có trình đại học, trình độ chuyên môn cao luôn theo sát quá trình hàng về, hàng đi, thông quan của lô hàng cùng với Phòng Vận hành kinh nghiệm dày dặn tại hiện trường để giải quyết những vấn đề khúc mắc với tờ khai hải quan của lô hàng. Với gần 30.000 tờ khai hải quan đã được Airseaglobal thực hiện có thể thấy được mức độ phối hợp của các phòng ban rất tốt. Tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi những sai sót với một số lô hàng, dẫn đến việc chi ngoài cho lô hàng, thời gian lấy hàng và giao hàng cho khách bị trì hoãn, gây ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng dịch vụ của Công ty.