Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công

5. Kết cấu của khóa luận

2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công

Công ty

2.3.2.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam gồm các bước sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam

Nguồn: Phòng Vận hành Airseaglobal

Bước 1: Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với khách hàng

a. Tìm kiếm khách hàng

Phòng Kinh doanh làm nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng thông qua các phương tiện như internet, website, mạng xã hội, các mối quan hệ, …. Sau đó, các nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để biết thông tin về mặt hàng, tuyến đi và tìm cơ hội thuyết phục khách hàng.

Cụ thể như, qua việc tìm kiếm trên các trang thông tin liên quan đến y tế như Dmec, nhân viên sales của Airseaglobal Việt Nam được biết Công ty Cổ phần Thiết bị y tế Việt Nam muốn xuất khẩu mặt hàng đinh, nẹp, vít chấn thương chỉnh hình. Ngay sau đó, nhân viên Sales của Airseaglobal đã chủ động liên lạc với nhân viên xuất nhập khẩu của công ty đó để tiếp thị về các dịch vụ của Công ty. Sau nhiều lần hợp tác, hiện Công ty Cổ phần Thiết bi y tế Việt Nam đang là khách hàng thân thiết của Airseaglobal Việt Nam.

b. Nhận yêu cầu miệng từ Sales

Nhận thông tin của khách hàng từ bộ phận Sales (Phòng Kinh doanh), bộ phận chứng từ và bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành hỏi các hãng hàng không và đại lý ở nước nhập khẩu nếu xuất theo các điều kiện EXW, DDP, ….

Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với khách

hàng

Lấy Booking và gửi Booking cho

khách hàng

Chuẩn bị bộ chứng từ

Lên tờ khai hải

quan Đón hàng vào bãi Thanh lý hải quan

Chuẩn bị bộ chứng từ và pre-alert gửi

Sau khi có được các bảng giá thì Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành so sánh giá các hãng hàng không và các đại lý với nhau để chọn ra mức giá tốt nhất cho mình.

c. Trả lời giá của hãng hàng không và đại lý

Sau khi kiểm tra thông tin, hãng hàng không sẽ xem xét có nhận lô hàng này hay không. Sau đó, hãng hàng không sẽ gửi lịch trình bay cho Công ty và Bảng báo giá chính thức gồm có:

- Air Freight (Cước vận tải chính) - Bill Fee (Phí chứng từ)

- Phí soi hàng và lao vụ - Các loại phí khác

Đại lý cũng đưa ra giá địa phương ở nước nhập khẩu để Công ty làm Bảng Báo Giá cho khách hàng gồm các phí như:

- Trucking Fee (Phí vận chuyển hàng từ kho người bán đến sân bay nước người bán và từ sân bay nước người mua đến kho của người mua)

- Handling Fee (Phí làm hàng, chứng từ, …) - Document Fee (Phí chứng từ)

Các chi phí này phải dựa vào khảo cách địa lý từ kho đến sân bay. d. Gửi bảng báo giá cho khách hàng

Sau khi lấy thông tin về giá của hãng hàng không và đại lý ở nước của người nhập khẩu nếu theo các điều kiện EXW, DDP, … nhân viên Sales làm bảng báo giá và gửi cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với bảng giá đó thì Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng và chính thức trở thành đại lý giao nhận cho người bán (người xuất khẩu).

e. Ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng

Sau khi Airseaglobal Việt Nam và người xuất khẩu đạt được thảo thuận về giá thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 2: Lấy Booking và gửi Booking cho khách hàng

a. Nhận Booking Request từ khách hàng

Sau khi Phòng Kinh doanh nhận được yêu cầu của khách hàng, khách hàng gửi bộ chứng từ cho Phòng Kinh doanh để có thông tin lên tờ khai.

b. Gửi Booking Request cho hãng hàng không

Dựa vào lịch bay mà hãng hàng không đưa cho Công ty thì người bán (nhà xuất khẩu) chọn lịch bay phù hợp với thời gian mà mình đã ký trong hợp đồng ngoại thương. Sau đó, khách hàng (nhà xuất khẩu) sẽ đưa lịch bay mình đã chọn cho Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng để tiến hành đặt chỗ.

Các phương án lựa chọn tuyến đường có thể chọn là: tuyến đường đi thẳng, tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải của đại lý nước người nhận để tiếp tục gom hàng, …. Căn cứ vào việc lựa chọn tuyến đường, nhân viên Sales phải tính toán bảng giá để chào từng loại hàng với khối lượng cụ thể ở các mức cước cụ thể.

c. Nhận Booking Confirmation từ hãng hàng không

Sau khi nhận được thông tin Booking của Công ty, hãng hàng không sẽ gửi email phản hồi đính kèm số MAWB, số chuyến bay (Flight Number), lịch bay (Flight Schedule) để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý quá trình giao nhận lô hàng. Đồng thời đây cũng là bằng chứng hãng hàng không chấp nhận việc đặt chỗ của Airseaglobal.

d. Gửi thông tin Booking cho khách hàng

Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng hàng không sẽ xác nhận với người bán (nhà xuất khẩu) những thông tin cần thiết như ở trên.

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ

a. Xác nhận hàng đã sẵn sàng và chuẩn bị bộ chứng từ

Khi khách hàng thông báo đã sẵn sàng cho việc vận chuyển lô hàng, Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng sẽ liên hệ với hãng hàng không đã chọn trước đó để đặt chỗ trước (Booking space) theo ngày giờ quy định để xuất hàng. Đồng thời nhân viên chứng từ sẽ yêu cầu khách hàng gửi bộ hồ sơ bao gồm: Đăng kí kinh doanh, thư chỉ dẫn, giấy phép xuất nhập khẩu, Invoice (hóa đơn thương mại), hợp đồng mua bán của doanh nghiệp, … và tất cả các chi tiết liên quan đến lô hàng để khai báo hải quan và phát hành vận đơn.

b. Kiểm tra bộ chứng từ

Khi chứng từ của lô hàng được gửi đến, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra thông tin và lên tờ khai. Với các lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, các chứng từ chính thường bao gồm: hợp đồng thương mại, INV, chi tiết PKL, AWB, AN. Và một số chứng từ thêm khách có thể gửi như: C/O, phiếu tiếp nhận, phiếu công bố, bảng phân loại hàng hóa, ....

- Kiểm tra số liệu giữa các chứng từ là kiểm tra lại sự phù hợp, thông tin giữa các chứng từ nếu có sự không khớp, liên hệ với khách hàng để xác nhận lại.

- Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên Ops báo với nhân viên chứng từ hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ để lên tờ khai hải quan.

- Tra cứu HS code cho hàng hóa:

+ Với những hàng hóa mới cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin của hàng: Tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng, ... để tra HS code chính xác nhất.

+ Với những hàng hóa đã từng làm thì tra HS code hiện tại còn phù hợp với hàng đó nữa không.

Bước 4: Lên tờ khai hải quan

- Bộ phận chứng từ lên tờ khai hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử VNACC ECUS5, căn cứ vào thông tin trên các chứng từ mà khách hàng gửi.

- Kiểm tra lại tờ khai đặc biệt chú ý các thông tin không thể sửa trên tờ khai: + Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã cơ quan hải quan, mã loại hình;

+ Số cân, số kiện, số vận đơn, tên hàng;

+ Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, mã HS hàng hóa, ...

- Gửi tờ khai in thử cho khách hàng để kiểm tra lại thông tin một lần nữa xem có thông tin gì cần sửa, bổ sung, nếu có thì khai bổ sung thêm vào tờ khai.

- Truyền tờ khai hải quan và nhận kết quả phân luồng. Bao gồm 3 luồng:

+ Luồng xanh: In tờ khai, chờ nộp thuế, sau đó đến hải quan để làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa.

+ Luồng vàng: Phải mang bộ hồ sơ và tờ khai hải quan lên cho hải quan kiểm tra. Nhân viên hiện trường phải chủ động liên hệ với nhân viên chứng từ để có thể hiểu và giải thích với hải quan.

+ Luồng đỏ: Vừa kiểm tra hồ sơ, vừa kiểm hóa hàng, nhân viên hiện trường (Ops) cần hỏi khách hàng xem hàng hóa có chuẩn chỉnh không, có đầy đủ thông tin nhãn mác, thông tin hàng không để có phương pháp kiểm hóa thích hợp.

Bước 5: Đón hàng vào bãi

a. Chuẩn bị lô hàng (Làm hàng)

Sau khi bộ chứng từ được kiểm tra và hoàn thành, nhân viên chứng từ sẽ gửi toàn bộ thông tin làm hàng cho Phòng Vận hành để lên kế hoạch, chuẩn bị làm hàng.

Theo thời gian quy định, người gửi hàng (nhà xuất khẩu) đưa hàng ra sân bay hoặc bộ phận giao nhận sẽ cử nhân viên đến tận kho của khách hàng để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay. Tại đó, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện tiếp nhận hàng để chở, tổ chức bốc xếp, cân hàng, dán nhãn, kiểm hải quan, …. Tùy theo tính chất của lô hàng hay dịch vụ khách đã chọn mà bộ phận hiện trường của Công ty sẽ có những bước thực hiện cụ thể. Đây là bước đặc biệt quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Airseaglobal vì chỉ một sơ xuất nhở tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc hàng hóa, chậm thời gian hoàn thiện quy trình giao nhận.

Nhân viên giao nhận dựa vào hồ sơ, booking để làm talon, tờ cân. Sau đó, Ops trình tờ cân cho gác cổng để gác cổng ký tên lên tờ cân và cho hàng vào.

b. Xuống hàng và cân hàng

Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng. Khi hoàn tất việc cân hàng thì cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô hàng vào phiếu cân và ký xác nhận là trên chứng từ và thực tế giống nhau.

Bước 6: Thanh lý hải quan

Sau khi đã khai báo hải quan, hoàn thành kiểm hóa và có xác nhận của hải quan trên tờ khai hải quan thì bộ phận hiện trường cầm tờ khai này đến cửa khẩu của sân bay để thực hiện thanh lý hải quan, lấy tờ cân xanh đã được đóng dấu hải quan, MAWB thanh lý và HAWB thanh lý đem đến phòng thanh lý hải quan để đóng phí.

Ops trình tờ cân xanh vừa thanh lý cho hàng vào soi, đóng phí Security theo số cân ghi trên giấy.

Bộ phận hiện trường gửi tờ cân cho hãng hàng không để lập vận đơn (MAWB) trên đó người gửi hàng là Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam còn người nhận hàng là đại lý ở nước ngoài.

Căn cứ vào số liệu làm hàng thực tế và thư chỉ dẫn của khách hàng, nhân viên hiện trường của Airseaglobal tiến hành hoàn thanh vận đơn của đại lý (HAWB), trên đó người gửi hàng là khách hàng của Công ty (nhà xuất khẩu ở Việt Nam), người nhận hàng là nhà nhập khẩu ở nước ngoài và giao 01 bản cho người gửi hàng.

Bước 7: Chuẩn bị gửi bộ chứng từ kèm theo khi hàng đi và Pre-alert cho đại lý tại nước của người nhập khẩu

Sau khi hàng được gửi đi, Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng lập tức chuẩn bị bộ chứng từ kèm theo khi hàng đi và pre-alert gửi cho đại lý nước ngoài để đại lý đó theo dõi, tiếp nhận khi hàng đến. Đây là khâu đặc biệt quan trọng, nhất là khi Công ty làm những lô hàng là hàng tươi song mau hỏng, hay có giá trị cao.

Nhân viên chứng từ chuẩn bị pre-alert với các nội dung như số MAWB, số kiện, số cân tính cước, hình thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, số hiệu chuyến bay, ngày và giờ bay, …. Nhân viên chứng từ và nhân viên vận hành tiếp tục theo dõi, giám sát việc di chuyển của lô hàng để kịp thời giải quyết khi có sự cố xảy ra. Cuối cùng, Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng gửi chứng nhận của việc đã giao hàng cho khách khi nhận được fax, email của đại lý nước ngoài thông báo người nhận đã nhận được hàng.

Bước 8: Xác nhận hàng đến

a. Theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi hàng đi

Ngay sau khi hàng hóa lên máy bay và rời khỏi sân bay đi, Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành việc theo dõi, giám sát tình trạng của lô hàng. Tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website: www.track-trace.com.

b. Xác nhận đại lý nước ngoài đã nhận hàng tại cảng đến

Sau khi trucking cargo và nhân viên chứng từ nắm bắt được ngày dự kiến hàng đến cảng và hàng đã đến nước người mua thì sẽ thông báo cho đại lý nước ngoài đến nhận hàng và hoàn tất các khâu còn lại.

c. Thông báo cho khách hàng sau khi người mua nhận được hàng

Khi hàng hóa đến tay người mua (nhà nhập khẩu) thì đại lý nước ngoài sẽ thông báo cho Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng của Airseaglobal biết thông tin toàn bộ tiến trình, nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng thông báo việc người mua đã nhận được hàng đến khách hàng để tiến hành thanh toán.

Bước 9: Thanh toán

Khi việc giao nhận hoàn tất, Phòng Kế toán lập bảng giá (Cost sheet) cho lô hàng đó. Sau đó, nhân viên kế toán sẽ tiến hành gửi giấy báo nợ cho khách hàng để xác nhận các chi phí mà khách hàng phải trả. Sau khi khách hàng xác nhận, nhân viên kế toán xuất hóa đơn VAT và yêu cầu khách hàng (người bán) thanh toán.

2.3.2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty

Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam.

Sơ đồ 2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty cổ phần Airseaglobal Việt Nam

Nguồn: Phòng Vận hành Airseaglobal

Tìn kiếm và ký hợp

đồng với khách hàng Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ chứng từ Lên tờ khai hải quan

Thông báo thuế Làm thủ tục thông quan Làm thủ tục lấy hàng

Thanh toán và trả chứng từ gốc cho

Bước 1: Tìm kiếm và ký hợp đồng với khách hàng

Giống như quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của Công ty, Phòng Kinh doanh sẽ làm nhiệm vụ tìm kiếm, báo giá, thuyết phục và ký kết hợp đồng với khách hàng.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chứng từ

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ, đại lý ở nước người xuất khẩu sẽ gửi pre-alert qua hệ thống email cho Công ty gồm các nội dung được đính kèm file như: MAWB, HAWB, Debit/Credit Note, thông tin về chuyến bay, ngày dự kiến đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận. Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và Công ty nhằm xác định các khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.

Tiếp đó, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý nước ngoài gửi đến xem có trùng khớp và đầy đủ các thông tin không. Trong trường hợp không trùng khớp số liệu giữa các chứng từ, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý nước ngoài để kịp thời bổ sung và phải thông báo cho Công ty khi có những điều chỉnh gấp.

Bước 3: Lên tờ khai hải quan

Nhân viên chứng từ dựa trên thông tin của bộ chứng từ, pre-alert mà đại lý nước ngoài gửi tới để tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm VNACC ECUS5. Các thông tin cũng tương tự như quá trình khai báo hải quan cho lô hàng xuất khẩu.

Nhân viên hải quan sẽ truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng.

+ Luồng xanh: In tờ khai, chờ nộp thuế, sau đó đến hải quan để làm các thủ tục thông quan hàng hóa.

+ Luồng vàng: Phải mang bộ hồ sơ và tờ khai hải quan lên cho hải quan kiểm tra. Nhân viên hiện trường phải chủ động liên hệ với nhân viên chứng từ để có thể hiểu và giải