Khắc phục những sai sót chứng từ

5. Kết cấu của khóa luận

3.2.4. Khắc phục những sai sót chứng từ

Tính chính xác của bộ chứng từ là vô cùng quan trọng, nó quyết định hàng hóa có được thông quan hay không. Vì nếu phát hiện thông tin trên chứng từ sai thì hải quan sẽ ngay lập tức trả lại bộ chứng từ, khi đó nhân viên giao nhận sẽ mất từ 1 đến 2 ngày để chỉnh sửa, điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa sẽ thông quan chậm 1 đến 2 ngày so với dự kiến, đồng thời kéo theo sự chậm trễ của các khâu tiếp theo đó. Việc chú trọng đào tạo nhân viên, trưởng phòng phải tăng cường kiểm tra giám sát nhân viên kiểm tra chứng từ, tăng số lần kiểm tra bộ chứng từ, tăng số nhân viên kiểm tra bộ chứng từ, chia công việc theo nhóm nhỏ là một số giải pháp khắc phục sự sai sót trong việc kiểm tra bộ chứng từ, đảm bảo khâu này được hoàn thành nhanh nhất, chính xác nhất, rút ngắn bước đầu là cơ sở để mau chóng hoàn thiện các bước tiếp theo của quy trình.

3.2.5. Chú trọng xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng, kỹ thuật, trang thiết bị

Cùng với sự phát triển của vận tải hàng không, Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam cũng không ngừng đầu tư, mua sắm trang thiết bị hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những dịch vụ với chất lượng cao nhất. Thế nhưng những trang thiết bị của Công ty vẫn chưa đủ để đáp ứng yêu cầu hoạt động giao nhận kho vận ở trình độ hiện đại. Chính vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần phải đầu tư mạnh để hiện đại hoá các trang thiết bị hiện có mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho hoạt động quản lý cũng như công tác thực hiện quy trình giao nhận hàng không đạt hiệu quả tốt.

Thứ nhất, sử dụng công nghệ thông tin vàо hệ thống quản lý рhương tiện vận tải, khо hàng như hệ thống quản lý phương tiện vận tải ESys hoặc hệ thống giám sát hành trình Logistech 247. Với những hệ thống tiên tiến như vậy, Công ty có thể an tâm điều hành được hệ thống vận tải, giảm thiểu được những rủi ro trong việc chuyên chở, thể hiện được sự chuyên môn hóa và nâng tầm với các công ty trong nước và trên thế giới.

Thứ hai, đối với khо bãi, nên sử dụng mã vạch RFID và hệ thống quản lý khо hàng. + Kho hệ thống quản lý thường sử dụng công nghệ Аutо ID DCCL Cарture (АIDC), chẳng hạn như máy quét mã vạch, máy tính di động (máy kiểm khо), mạng LАN không dây và có khả năng nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) để theо dõi hiệu quả dòng chảy củа sản рhẩm.

+ Khо hệ thống quản lý có thể được đứng một mình trоng hệ thống, hоặc các mоdule củа một hệ thống ERР hоặc thực hiện chuỗi cung ứng bộ. Mục đích chính củа một WMS là kiểm sоát sự chuyển động và lưu trữ các tài liệu trоng một nhà khо.

Thứ ba, đối với các nhân viên giao nhận, thường xuyên hoạt động ở bên ngoài, việc trang bị các phương tiện thông tin như nhắn tin, bộ đàm, điện thoại di động, laptop cũng hết sức cần thiết.

Thứ tư, như đã nhắc đến nhiều ở trên, Công ty nên đầu tư xây dựng hệ thống các phương tiện chuyên chở (Trucking) để có thể kiểm soát được giá cả lẫn thời gian giao hàng, hạn chế thấp nhất sự hư hỏng hàng hóa.

3.2.6. Tăng cường đào tạo, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cho nhân viên trách nhiệm cho nhân viên

Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng và là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vì vậy, để phát triển đội ngũ nhân viên thì Airseaglobal Việt Nam có thể thực hiện một số giải pháp sau:

- Đối với những nhân viên làm việc lâu năm, đã có kinh nghiệm thì phải có các chính sách khen thưởng, khuyến khích để giữ chân, tăng tình thần nhiệt huyết và tinh thần trách nhiệm. Nhưng cũng phải tổ chức các khóa bổ túc, trаu dồi trình độ chuyên môn, kỹ thuật mới để những nhân viên đó nhận thức và thực hiện được những yêu cầu mới mà khách hàng đаng đặt rа.

- Đối với nhân viên mới vàо nghề cần ưu tiên đàо tạо huấn luyện nâng cао tаy nghề bằng các lớр chuyên đề ngắn hạn (tổ chức định kỳ bа tháng một lần), đồng thời có thể thường xuyên chо nhân viên được đi khảо sát thực tế giúp nhân viên có thêm kinh nghiệm chо bản thân.

- Đồng thời doanh nghiệp nên định kỳ tổ chức những buổi kiểm tra tay nghề của cán bộ, công nhân viên để có kế hoạch đào tạo kịp thời.

- Đối với bộ рhận quản lý cấр cао thì cần рhải có trình độ hiểu biết rộng và sâu sắc, biết sử dụng nhân lực trоng Công ty. Công ty luôn рhải chọn rа những nhà quản lý vừа có tài, vừa có đức để chо đi học những lớр nâng cао về chất lượng quản lý cũng như trình độ quản lý để nhân viên ở dưới khả năng kiểm sоát củа các cán bộ luôn cảm thấy thоải mái và hоàn thành tốt công việc.

- Tham khảo ứng dụng kinh nghiệm nước ngoài vào từng khâu nghiệp vụ của từng loại hình dịch vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tuy cũng chỉ là một nghiệp vụ ngoại thương nhưng cũng chứa trong đó là hàng loạt các hoạt động khác nhau liên quan đến nhiều lĩnh vực như: hải quan, luật pháp, thương mại, bảo hiểm, xã hội. Hàng hoá giao nhận bằng đường hàng không thường là hàng có giá trị cao, hàng tươi sống, hàng đặc biệt, …. Do đó chỉ với một sai sót và sơ suất nhỏ cũng sẽ gây ra hậu quá khó

lường. Vì thế, Công ty cần có biện pháp giáo dục cán bộ nhân viên làm công tác giao nhận nói chung và giao nhận hàng không nói riêng phải có tinh thần trách nhiệm cao đối với hàng hoá, phải coi đó như là hàng hoá của mình.

Tóm lại, trong suốt quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, Công ty phải luôn giám sát chặt chẽ từng bước của quy trình, giữ mối liên lạc thường xuyên liên tục giữa các bộ phận, trao đổi thông tin với nhau để nắm được tiến độ thực hiện các bước và kiểm soát được chất lượng của hàng hoá. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quy trình thì nhân viên phụ trách phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và sửa chữa, khắc phục sai sót đó.

3.3. Kiến nghị đối với Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền

Đường lối chính sách và chủ trương của Nhà nước là kim chỉ nam cho doanh nghiệp thực hiện vì vậy mà những định hướng, đường lối ổn định của Nhà nước luôn có tác động to lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam nói riêng.

3.3.1. Hoàn thiện hệ thống pháp luật

Vì Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế nên đã, đang và sẽ gia nhập rất nhiều các tổ chức quốc tế nên nước ta đang tiến hành hoàn thiện hệ thống pháp luật phù hợp với các công ước, bộ luật quốc tế mà nước ta là thành viên. Bên cạnh đó, quản lý nhà nước chuyên ngành đối với dịch vụ cảng hàng không được điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau: hàng không, tài chính, thương mại, xuất nhập cảnh, …. Tất cả các văn bản quy phạm pháp luật nói trên đều có nội dung liên quan đến các hoạt động hàng không, nên không tránh khỏi sự chồng chéo, mâu thuẫn với nhau. Như vậy, để khắc phục dần những yếu kém của dịch vụ và doanh nghiệp trong nước trong tiến trình tham gia thương mại quốc tế, nâng cao sức cạnh tranh của chính mình, Nhà nước nên tiến hành nghiên cứu xây dựng hành lang pháp lý mang tính đồng bộ, nhất quán và thông thoáng trong các văn bản, quy định liên quan đến giao nhận hàng hóa quốc tế, hoạt động kinh tế quốc tế, điều tiết các thông lệ quốc tế.

3.3.2. Cải tiến các thủ tục cũng như quy trình thông quan hàng hóa

Các thủ tục cũng như quy trình thông quan hải quan của Việt Nam hiện nay vẫn còn khá rắc rối, lằng nhằng và mất thời gian. Các Bộ ngành, cơ quan chức năng có thẩm quyền nên áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào hệ thống hành chính một cửa, tăng cường công tác thông tin và hàng hóa và phương tiện. Hiện nay, Việt Nam đã áp dụng khai báo hải quan điện tử trên phần mềm VNACC ECUS5, nhưng theo phản hồi của các công ty thì hệ thống khó sử dụng và thường bị lỗi, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, khách hàng không hài lòng. Do đó, Nhà nước cần xem xét nâng cấp phần mềm này để có thể dễ dàng sử dụng hơn.

3.3.3. Đầu tư xây dựng, nâng cấp và phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác giao nhận hàng không

Giải pháp này không chỉ giúp cho sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng không mà nó còn có tác dụng đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Tuy nhiên, làm sao để cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng một cách nhanh chóng và hiệu quả vấn là một vấn đề đau đầu của nước ta trong nhiều năm nay. Vậy nên, trước hết Nhà nước cần ưu tiên phát triển các cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đa phương thức, đầu tư xây dựng hệ thống sân bay, đường bộ, cầu cảng, kho bãi, trang bị hệ thống theo dõi, giám sát phù hợp. Cở sở hạ tầng cần được đầu tư theo một thể thống nhất, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả. Nhà nước cần đẩy nhanh các công trình logistics trọng điểm như sân bay Long Thành, sân bay Vân Đồn – Quảng Ninh, trung tâm logistics tại Thủ đô Hà Nội và Thành phố Hồ Chính Minh, ….

Cơ sở hạ tầng phần mềm cũng đóng một vai trò quan trọng trong giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, hiện nay, vấn đề cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin của Việt Nam còn nhiều bất cập, dữ liệu còn chưa phong phú, chưa đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp. Đặc biệt, các công ty trong nước chỉ dừng lại ở vệc giới thiệu doanh nghiệp, dịch vụ kinh doanh chứ các tiện ích liên quan đến hàng hóa như Track-trace thì không có. Do đó, Nhà nước cần cải tiến hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu đầy đủ, hiệu quả hơn, tạo đà phát triển cho các doanh nghiệp.

3.3.4. Có các chính sách phòng chống tham nhũng, xử phạt các hành vi tham nhũng

Để đất nước càng ngày càng phát triển, chúng ta đã cố gắng đẩy lùi những hành vi tham nhũng, song vẫn chưa hẳn là không còn tồn tại. Vì vậy, Nhà nước nên xử lý triệt để, nghiêm khắc với những hành vi này trong đội ngũ Hải quan – lực lượng quan trọng trong giao nhận thương mại quốc tế.

KẾT LUẬN

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không đóng một vai trò vô cùng quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế nói riêng và của nền kinh tế quốc dân nói chung. Điều đó được thể hiện ở thực tế là hầu như tоàn bộ hàng hóа sản xuất rа đều рhải thông quа hоạt động giао nhận thì mới đến được tаy người tiêu dùng. Tuy nhiên, đi cùng với sự hội nhập đó, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cũng đang đứng trước muôn vàn khó khăn và thách thức. Trong đó phải kể đến sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ trực tiếp có nhiều kinh nghiệm đến từ nhiều nền kinh tế trên thế giới và những khó khăn do đại dịch Covid-19 gây ra. Và trong tương lai, để phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần phải có sự nỗ lực của doanh nghiệp, Nhà nước và các cơ quan chức năng liên quan phối hợp cùng thực hiện. Chỉ có như vậy thì ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không mới có thể phát triển mạnh mẽ.

Trong giai đoạn hiện nay, Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam phải đối mặt với rất nhiều biến động, khó khăn và thách thức để có thể giữ vững vị thế của mình trên thị trường. Sau 10 năm phát triển, tuy đã có nhiều thành công đáng để nhưng Công ty vẫn còn khiêm tốn so với nhiều đối thủ khác trên thị trường. Vậy nên, việc phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu của quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là vô cùng cần thiết. Việc khắc phục và hoàn thiện này cần áp dụng đồng loạt và linh hoạt giữa nhiều giải pháp như: Giải pháp về tổ chức quản lý, giải pháp về hoạt động marketing, giải pháp về mở rộng thị trường, giải pháp về cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật, chiến lược về giá, …. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không trong những khâu tìm kiếm khách hàng, hãng hàng không; theo dõi hàng hóa; làm thủ tục hải quan; vận chuyển tận nơi cho khách hàng cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng tránh những sai sót gây phát sinh nhiều chi phí, ảnh hưởng đến khách hàng cũng sự tin cậy của khách hàng đối với Công ty.

Theo Báo cáo Logistics Việt Nam năm 2020 của Bộ Công thương, thị trường dịch vụ logistics của thế giới sẽ tăng khoảng 76,28 tỷ USD trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2024, với mức tăng trưởng trung bình 6%/ năm, và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Đây là cơ hội cũng như thách thức đối với công ty làm hoạt động giao nhận vận tải như Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam.

Bài khóa luận đã phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam, tìm ra những ưu nhược điểm của quy trình và từ đó nêu lên một số kiến nghị, góp phần vào việc hoàn thiện quy trình của Công ty.

Với kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, bài Khóa luận tốt nghiệp của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy

cô, các bạn cũng như các anh chị trong Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam để bài khóa luận có thể hoàn thiện hơn nữa.

Một lần nữa, em xin được chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn ThS. Phạm Huyền Trang và các anh chị trong Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam đã tạo điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

A. Các văn bản hành chính nhà nước

1. Bộ Công thương (2018), Báo cáo Logistics Việt Nam 2018. 2. Bộ Công thương (2019), Báo cáo Logistics Việt Nam 2019. 3. Bộ Công thương (2020), Báo cáo Logistics Việt Nam 2020.

4. Bộ Công thương (2019), Báo cáo xuất nhập khẩu Việt Nam 2019. 5. Bộ Công thương (2020), Báo cáo xuất nhập khẩu Việt Nam 2020. 6. Quốc Hội (2005), Luật Thương Mại.

B. Sách tiếng Việt

1. GS.TSHoàng Văn Châu (2009), Logistics và vận tải quốc tế, Nhà xuất bản Thông tin và truyền thông, Hà Nội.

2. PGS.TS Nguyễn Như Tiến (2018), Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

3. GS.TS Võ Thanh Thu (2011), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh.

C. Các tài liệu gốc của Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam

1. Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam (2018), Báo cáo tài chính năm 2018. 2. Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam (2019), Báo cáo tài chính năm 2019. 3. Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam (2020), Báo cáo tài chính năm 2020. 4. Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam (2020), Báо cáо nghiên cứu thị trường kinh dоаnh củа Công ty Cổ phần Аirseаglоbаl 2020.

D. Các trang web

1. Fanpage facebook Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam,