5. Kết cấu của khóa luận
2.4.1. Những thành công
Thời gian qua, quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam diễn ra tương đối thuận lợi, tốc độ ổn định và việc vận dụng phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không với các đối tác ngày càng được ưa chuộng. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Airseaglobal Việt Nam có những ưu điểm sau:
- Về thời gian thực hiện quy trình giao nhận:
Công ty luôn tư vấn kịp thời cho khách hàng khi có nhu cầu về dịch vụ, tốc độ xử lý công việc nhanh chóng, luôn đảm bảo thời gian thực hiện quy trình nhanh chóng ngay cả trong mùa cao điểm. Do đó, việc thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty diễn ra khá nhanh và chuyên nghiệp.
- Về công tác triển khai ký kết hợp đồng với khách hàng:
Việc tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng giữa Công ty và khách hàng diễn ra khá đơn giản. Phần lớn giao dịch với khách hàng của Công ty thực hiện qua hệ thống
công nghệ thông tin hiện đại như Email, Skype, Zalo, …. giúp Công ty nắm bắt được yêu cầu, phản hồi của khách hàng ngay lập tức và thuận lợi hơn.
- Về công tác chuẩn bị chứng từ:
Các chứng từ được chuẩn bị từ sớm, luôn cập nhật liên tục mỗi khi có thông tin mới. Chính vì vậy, việc chuẩn bị các chứng từ và gửi pre-alert cho khách hàng được nhân viên Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng kết hợp nhân viên Phòng Kinh doanh thực hiện rất cẩn thận và nhanh chóng.
- Về công tác theo dõi lô hàng:
Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng của Airseaglobal luôn theo dõi lô hàng và thông báo liên tục cho khách hàng, giúp cho khách hàng yên tâm và biết được tình trạng lô hàng của mình như thế nào.
- Về công tác khai báo hải quan:
Công ty đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường và đạt được một số thành tựu nhất định về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không nói riêng và vị trí số một về khai báo hải quan hàng không tại Chi cục Hải quan Cửa khẩu Sân bay quốc tế Nội Bài. Các nhân viên hiện trường của Công ty có nghiệp vụ khai báo hải quan rất tốt và luôn giữ mối quan hệ hòa hảo với các cán bộ hải quan, từ đó đẩy nhanh quá trình thông qua hàng hóa, quá trình vận chuyển và đảm bảo được chất lượng hàng hóa.
- Về chất lượng dịch vụ giao nhận:
Với Airseaglobal, từ khi thành lập đến nay thì sự tin tưởng, an toàn, đúng hẹn và đổi mới luôn là những tôn chỉ đi đầu. Mỗi ngày Airseaglobal đều cung cấp sự phục vụ tốt nhất cho các chuyến hàng mà khách hàng giao phó: giao hàng tận tay người nhận, giao nhận đúng thời gian thỏa thuận, làm thủ tục thông quan nhanh chóng, lộ trình giao nhận minh bạch, thu gom vận chuyển hàng mỗi ngày, dự trù không gian chứa hàng với việc lựa chọn các hãng hàng không, …. Lấy lợi nhuận hợр рháр và đạо đức kinh dоаnh làm nền tảng chо mọi hоạt động củа Công ty đồng thời mаng đến những lợi ích thiết thực nhất chо khách hàng.
Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của Công ty chuyên nghiệp, năng động, giúp đỡ tận tình. Công ty luôn lắng nghe ý kiến khách hàng, tổ chức hoạt động thu thập những đánh giá của khách hàng, sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ Công ty sẽ viết thư cảm ơn. Nếu khách hàng chưa hài lòng Công ty sẽ tiếp tục cải thiện.
Do đó, chất lượng dịch vụ giao nhận của Airseaglobal luôn được khách hàng đánh giá cao. Trên trang web của Công ty, rất nhiều khách hàng để lại phản hồi tích cực và hài lòng về dịch vụ cũng như cách làm việc của Công ty. Đánh giá chung là: Dịch vụ nhanh – Giá ổn – Thái độ nhiệt tình. Trang Facebook chính thức của Công ty cũng được đánh giá 5/5 sao với những nhận xét đánh giá tốt, tích cực.
- Về thị trường:
Ở thị trường trong nước, Airseaglobal đã có chỗ đứng nhất định khi đã có thêm hai chi nhánh ở hai thành phố lớn là Hải Phòng và Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó, Công ty tiếp tục phát triển mở rộng và vươn ra thế giới. Công ty đã có hệ thống đại lý ở hơn 50 quốc gia trên thế giới, tiêu biểu như ở các thị lớn: Mỹ, Trung Quốc, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Anh,... Như vậy, Airseaglobal Việt Nam đã có mặt tại nhiều nước châu Á, châu Âu cho đến châu Mỹ.
- Về hoạt động khai thác, thu thập thông tin và marketing:
Công ty có nhiều nguồn để nắm bắt và thu thập thông tin, tìm kiếm khách hàng. Thứ nhất, trong thời gian đầu năm 2020 đến nay, Airseaglobal tập trung vào khách hàng kinh doanh hàng TBYT và khẩu trang y tế nên Công ty tập trung tìm kiếm khách hàng có trên trang Dmec của Bộ Y tế. Trên Dmec sẽ bao gồm thông tin các doanh nghiệp, thông tin chi tiết về hàng hóa, địa chỉ email doanh nghiệp đó. Thứ hai phải kể đến trang vàng, đây là trang có danh sách các công ty mới có đăng ký kinh doanh, có thể nói đây là tập khách hàng tiềm năng nhất cần khai thác mạnh của Công ty. Trên trang vàng sẽ có thông tin công ty và số điện thoại cũng như địa chỉ email của công ty đó. Từ đó, Phòng Kinh doanh của Airseaglobal sẽ tìm cách liên hệ trực tiếp để tiếp cận khách hàng và mở rộng tập khách hàng mới cho Công ty. Ngoài ra, còn các nguồn khác như các trang web liên quan đến xuất nhập khẩu, logistics, hải quan và các trang mạng xã hội Facebook, Zalo, …. Nói chung, khả năng khai thác, nắm bắt thông tin và tận dụng thông tin của Airseaglobal rất linh hoạt và hiệu quả.
Bên cạnh khả năng thu thập thông tin thì họat động marketing của Công ty cũng đang được thực hiện khá tốt. Với một hình đẹp sẵn có cùng với sự phát triển như vũ bão của internet và mạng xã hội, Airseaglobal đã tận dụng rất tốt để quảng bá hình ảnh của Công ty. Công ty cũng có rất nhiều chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng. Điều này càng góp phần làm cho danh tiếng của Airseaglobal Việt Nam được nâng cao.
Qua những ưu điểm trên có thể nhận thấy quy trình giao nhận của Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam đã khá chặt chẽ, các giai đoạn của quy trình rõ ràng, liền mạch. Nhân viên của Công ty có tính chuyên nghiệp, kiểm soát rủi ro trong các khâu tương đối tốt, hiểu rõ từng bước của quy trình giao nhận, luôn theo sát quy trình đã được Công ty đề ra.
Nhìn chung, sau gần 10 năm hoạt động thì Airseaglobal đã gặt hái được nhiều thành công trên các phương diện lớn. Đây là tiền đề để phát triển, nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn tiếp theo đặc biệt là trước tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các ông lớn chuyên vận chuyển nước ngoài tại Việt Nam như DHL, APL, Maersk, …; cũng như các doanh nghiệp nội địa như: Bee Logistics, Vietrans, Vinasimex, ….
2.4.2. Những điểm hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Những điểm hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, Airseaglobal Việt Nam còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục và tháo gỡ trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không như sau:
- Công ty chưa ban hành một văn bản chính thức về quy trình giao nhận hàng hóa nói chung và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không nói riêng. Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam chưa có một văn bản chính thức quy định về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty mà quy trình trên là được thực hiện dựa trên kinh nghiệm nhân viên và do người đi trước đào tạo người đi sau. Công ty cũng chưa có những buổi hướng dẫn chuyên sâu cho nhân viên mới về các bước của quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không.
- Hạn chế trong việc tìm kiếm khách hàng:
Đa số các đơn hàng của các khách hàng lâu năm là những công ty xuất khẩu trang TBYT hay do sự chỉ định của những đại lý bên đầu nước ngoài làm cho lợi nhuận của Công ty chưa có sự đột phá. Hoạt động phát triển doanh nghiệp chủ yếu vẫn do Phòng Kinh doanh phụ trách mà chưa có phòng ban quản lý và chăm sóc riêng cho hoạt động marketing. Các thông tin, hình ảnh về Công ty trên trang website chính thức vẫn chưa được cập nhật thường xuyên và khá sơ sài. Đây là một sự thiếu chuyên nghiệp của Airseaglobal so với các công ty khác, gây khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới.
- Hạn chế trong việc thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận:
Giá cả của dịch vụ là yếu tố được khách hàng quan tâm nhất và ảnh hưởng nhiều nhất đến quyết định của khách hàng. Tuy nhiên, giá dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của Airseaglobal Việt Nam còn khá cao so với mặt bằng chung. Mặt khác, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không ngày càng nâng cao tuy nhiên so với các đối thủ cạnh tranh lớn thì vẫn chưa đáng kể và nó vẫn chưa phải là điểm cốt yếu để Công ty cạnh tranh với các đối thủ lớn. Khách hàng vẫn còn phàn nàn, khiếu nại về việc giao hàng chậm, thất lạc hàng hóa, tỷ lệ làm hỏng hàng hóa còn cao, Công ty còn chưa linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề vấn đề. Đây là hai yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến quyết định ký kết hợp đồng giao nhận của khách hàng với Công ty.
- Việc nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Khi khách hàng gửi bộ chứng từ cho Công ty thường đưa thiếu một số chứng từ như C/O hay một số thông tin trên chứng từ sai sót, không đồng nhất, không phù hợp với thực tế. Điều này gây mất nhiều thời gian và chi phí cho việc bổ sung, điều chỉnh những thông tin sai lệch.
- Hạn chế trong việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa:
Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho hoạt động vận chuyển hàng hóa (Trucking) dù đã được Công ty đầu tư nhưng cho đến nay Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên chở hàng hóa, phương tiện chuyên chở hàng hóa và kho bãi lưu trữ hàng hóa của riêng mình. Đây có thể được coi là hạn chế lớn nhất của Công ty, tác động trực tiếp đến quyết định của khách hàng có ký hợp đồng với Công ty hay không. Công ty vẫn phải thuê các công ty vận chuyển ngoài trong quá trình vận chuyển nên sự phụ thuộc vào các công ty vận chuyển đó là rất lớn. Còn kho bãi lưu trữ hàng hóa, Công ty phần lớn vẫn phải thuê kho bãi tại các cảng hàng không. Nếu rơi vào thời gian cao điểm như đợt dịch Covid-19 bùng phát như đầu năm 2020, các đơn vị xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa trang TBYT, khẩu trang y tế rất nhiều, dẫn đến Công ty rất khó được ưu tiên. Điều này đã làm ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian giao nhận hàng hóa, phát sinh thêm nhiều chi phí và rất có thể sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của hàng hóa.
Chính vì điều này đã dẫn đến việc Công ty giải quyết nhu cầu khách hàng chưa triệt để, không chủ động kiểm soát được quá trình giao nhận và khả năng mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh là rất lớn.
- Hạn chế trong khâu khai báo hải quan:
Quy trình và thủ tục hải quan ở mỗi cảng hàng không khác nhau và chưa có sự đồng bộ, có nhiều khâu không cần thiết làm quy trình giao nhận của Công ty tốn nhiều thời gian và chi phí. Xuyên suốt quá trình khai báo hải quan thì người thực hiện là nhân viên hiện trường của Công ty nên gây ra không ít áp lực và dễ xảy ra sai xót nếu không cẩn thận. 2.4.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế
- Bộ máy quản lý chưa phát huy được hết năng lực của đội ngũ nhân viên:
Sự kết nối, hợp tác giữa các phòng ban trong một số lô hàng tuy có chặt chẽ nhưng vẫn còn chậm. Trên thực tế đã xảy ra một trường hợp như: sau khi lô hàng đã được xếp lên máy bay và vận chuyển đi, khách hàng yêu cầu Phòng Chứng từ - Dịch vụ khách hàng gửi Debit note cho mình nhưng nhân viên lại đi vắng mà không báo trước làm cho Phòng Kinh doanh không kịp gửi luôn được cho khách. Cuối cùng, tất nhiên là dẫn đến khách cảm thấy bị bên Công ty làm chậm tiến độ và vô cùng thất vọng với Công ty.
- Công ty chưa đầu tư mạnh mẽ cho việc mua sắm các phương tiện phục vụ vận chuyển hàng hóa, các phương tiện bốc dỡ hàng hóa:
Hệ thống “Trucking” của Công ty chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức mà vẫn phải thuê ngoài dẫn đến việc tăng giá dịch vụ và ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ Công ty của khách hàng.
- Chính sách nhà nước chưa nhất quán, đặc biệt là chính sách giải ngân vốn vay của nhà nước chưa có hiệu quả:
Cụ thể là biểu thuế áp mã số thuế, thủ tục hải quan ở các cửa khẩu của Việt Nam còn mất nhiều thời gian, chi phí ngoài sổ sách, không hoá đơn chứng từ còn rất nhiều. Chính vì vậy, chi phí giao nhận của Việt Nam thường cao so với các nước khác. Khi biết điều đó, một số khách hàng khi giao nhận hàng ở Việt Nam đã chọn những công ty giao nhận nước ngoài để ủy thác lô hàng xuất nhập khẩu của mình.
Nhà nước đưa ra nhiều chính sách hỗ trợ về vốn và kĩ thuật cho các công ty quốc doanh, nhưng lại chưa có chính sách rõ ràng đối với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, làm cho tính chất của cạnh tranh trở nên gay gắt và thiếu công bằng hơn cho các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, điều này phần nào làm giảm bớt tốc độ phát triển của ngành. Nguồn vốn giải ngân còn chậm, chưa đáp ứng nhu cầu hiện tại của các doanh nghiệp. Nguyên nhân khác khiến cho việc giải ngân nguồn vốn này chậm là do lãi suất tín dụng ưu đãi Nhà nước còn cao hơn so với lãi suất các ngân hàng thương mại nên các doanh nghiệp còn chần chừ chưa muốn vay.
- Sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong ngành:
Sau quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Airseaglobal Việt Nam, em nhận thấy nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự các hạn chế trên là do sự cạnh tranh gay gắt của các công ty và tổ chức cá nhân cùng tham gia vào lĩnh vực giao nhận. Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam cũng như thế giới đã kéo sự phát triển như vũ bão của thương mại quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu trên thế giới diễn ra ngày càng nhộn nhịp và hoạt động logistics kèm theo đó cũng sôi nổi không kém. Chính vì vậy, ngày càng xuất hiện nhiều dоаnh nghiệр kinh dоаnh lĩnh vực này làm chо tính cạnh trаnh trên thị trường giао nhận ngày càng gаy gắt. Các trường đại học, học viện cũng mở ra nhiều ngành học như Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế, Logistics và quản trị chuỗi cung ứng, … để đáp ứng nhu cầu lao động cho thị trường tiềm năng này. Nhiều bạn trẻ đam mê khởi nghiệp, các nhà đầu tư, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng nhìn thấy tiềm năng của ngành này nên cũng đánh sang thị trường này bằng việc thành lập các doanh nghiệp logistics.
Bởi vậy, Airseaglobal Việt Nam vốn đã có không ít đối thủ nay lại càng phải đương đầu những đối thủ cạnh tranh mới. Trоng đó các công ty như Vinаtrаns, Bee Lоgistics,