Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mai quốc tế lại diễn ra sôi động như ngày nay. Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu tố khách quan. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên đây là một vấn đề khó khăn và ảnh hưởng đến sự thành bại cuả của một doanh nghiệp. Do đó một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt thì vấn đề đặt ra là phải thực hiện tốt quy trình thực hiện hợp đồng, bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp, khiếu nại - một vấn đề mà trong thương mại quốc tế khó tránh khỏi. Vì vậy việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các doanh nghiệp là rất cần thiết bởi vì:
Thứ nhất, nhằm nâng cao hiệu qủa kinh tế của hoạt động nhập khẩu cũng như nhằm
18
Xuất nhập khẩu, một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả các doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu cũng như hiệu qua kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, hoạt động nhập khẩu mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho đất nước. Vì vậy
đòi hỏi các doanh nghiệp phải có khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thật tốt nếu không sẽ bị thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp và cho cả nền kinh tế.
Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước đang phát triển khác khi nhập khẩu
hàng hóa của các nước công nghiệp phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn ép vì nhiều lí do. Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ của các doanh nghệp còn yếu kém, các khâu trong quy trình tổ chức thự hiện hợp đồng còn bị làm chưa tốt, còn nhiều sơ hở để đối tác có cơ hội lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại cho chúng ta.
Thứ tư, để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi các doanh
nghiệp phải có quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rõ ràng, đội ngũ cán bộ nhập khẩu tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó và giải quyết tốt mọi thủ tục cũng như tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
Như vậy hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một yêu cầu thực sự cần thiết đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam trong giai đoạn hiện nay
Tóm tắt chương 1
Qua việc nghiên cứu những lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, chúng ta có thể khẳng định: hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp là việc làm hết sức cấp bách hiện nay.Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler đã thực hiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình như thế nào chúng ta sẽ nghiên cứu điều này qua chương 2.
19
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Kepler
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Kepler Kepler
Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler được thành lập và hoạt động theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106931418 do Sở kế hoạch và đầu tư TP.Hà Nội cấp ngày 10/08/2015 với số vốn điều lệ 4,5 tỷ VNĐ, đại diện pháp luật là bà Cao Thị Thu Hiền.
Địa chỉ của Công ty được đặt tại số 3, ngách 111/21, đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
Công ty có trụ sở chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng và TP.Hồ Chí Minh:
+Trụ sở chính Hà Nội:
Địa chỉ giao dịch: Tầng 6, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Địa chỉ đăng ký: Số 3, ngõ 111/21,Đường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Hà Nội,Việt Nam.
+ Chi nhánh Hải Phòng:
Địa chỉ: Số 3, đường Đống Đa, quận Hải Châu, Đà Nẵng.
+ Chi nhánh: Số 158,Đường Đinh Bộ Lĩn, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng của công ty 2.1.2.1 Chức năng của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính:
Ngay từ khi mới thành lập, Công ty đã tận dụng được thế mạnh của khu vực Cảng Hải Phòng để đấy mạnh các hoạt động chuyển khẩu, chuyển tải, tạm nhập tái xuất hàng hóa giữa Việt Nam với các nước trong khu vực...
Ngàng nghề kinh doanh được mở rộng từ 2 lĩnh vực sang 11 lĩnh vực năm 2016 nhằm cung cấp cho khách hàng trong và ngoài nước ngày càng nhiều loại sản phẩm dịch vụ hoàn hảo hơn, như mở thêm ngành nghề vận tải hàng hóa đường bộ, đường thủy, cảng biển, kinh doanh kho bãi, bốc xếp hàng hóa, mỹ phẩm,..
20 Khai thác tầu vận chuyển container - Dịch vụ khai thác chỗ (NVOCC)
- Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá - Dịch vụ vận tải container đường bộ
- Dịch vụ vận tải đa phương thức và kho vận - Đại lý cho các hãng tầu container nước ngoài b) Khai thác tàu dầu
Năm qua, Kepler đã đầu tư mua một tàu chở dầu thành phẩm, loại MR, trọng tải 35,437 MT, đang khai thác trên các tuyến quốc tế. Tàu hoàn toàn đáp ứng đầy đủ các điều kiện, yêu cầu vận chuyển khắt khe nhất của các hãng dầu lớn (Oil Major) trên thế giới.
c) Vận chuyển và bốc xếp hàng hoá siêu truờng siêu trọng d) Quản lý tàu - Ship Management
- Đội tàu được quản lý trực tiếp bởi công ty
- Theo dõi và đảm bảo tình trạng kỹ thuật tàu, duy trị giá trị và tuổi tàu
- Cung cấp vật tư thiết bị đáp ứng yêu cầu sửa chữa bảo dưỡng tàu trong nước cũng như quốc tế.
- Bảo hiểm, pháp chế an toàn hàng hải
- Giám sát đóng mới, đảm bảo đáp ứng Qui phạm và Công ước
- Từng bước xây dựng hệ thống tổ chức quản lý tàu một cách chuyên nghiệp,phát huy khả năng của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong Công ty, hoà nhập vào ngành vận tải Hàng hải thế giới
- Phối hợp tốt với các công ty Quản lý tàu có uy tín trên thế giới nâng cao hiệu quả quản lý tàu, nâng cao đội ngũ cán bộ kỹ thuật
e) Các dịch vụ khác
- Dịch vụ vận chuyển hành khách bằng cáp treo - Cho thuê văn phòng và kinh doanh khách sạn - Dịch vụ kho bãi
- Dịch vụ vận tải
21
- Thực hiện đúng các chế độ , chính sách pháp luật của Nhà nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Thực hiện nghiêm chỉnh các hoạt động kinh tê, hợp đồng ngoại thương
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành
- Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công ty, phục vụ phát triển kinh tế.
- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế nâng cao chất lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu dung trong nước và xuất khẩu
- Quản lí chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo qui định hiện hành
2.1.3.Cơ cấu bộ máy quản lí của công ty
Giám đốc: là người phụ trách chung, là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên về hoạt động của công ty hoạch định phương hướng, mục tiêu dài hạn cũng như ngắn hạn cho cả công ty. Giám đốc kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các đơn vị, trưởng các đơn vị trực thuộc kịp thời sửa chữa những sai sót, hoàn thành tốt chức nặng và nhiệm vụ được giao.
Phó giám đốc: là người trợ giúp cho Giám đốc, thực hiện nhiệm vụ cụ thể do Giám
đốc giao hay ủy quyền khi vắng mặt.
Phòng quản lý nhân sự: Chức năng trong công ty: động viên toàn bộ cán bộ công
nhân viên đoàn kết, hăng hái say sưa lao động, hoàn thành mọi chức năng nhiệm vụ được giao; có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ nhân viên theo phân cấp đúng quy định; tham mưu và làm thủ tục tiếp nhận cán bộ công nhân viên, đi đến quản lý và giải quyết các mặt công tác trong công ty có liên quan đến công tác hành chính, quản lý văn thư, quản lý con dấu theo đúng chế độ quy định, chịu trách nhiệm an ninh, an toàn bên trong công ty .
Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Ban giám đốc về kế hoạch kinh doanh,
lựa chọn phương án kinh doanh phù hợp nhất; điều hoà kế hoạch sản xuất chung của công ty thích ứng với tình hình thực tế thị trường; nghiên cứu ký kết hợp đồng với các đối tác. Phòng kinh doanh còn có Ban thị trường, theo quy định Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler: Các đơn vị thành lập bộ phận thị trường và khai thác chuyên trách tìm hiểu nghiên cứu thị trường khách du lịch, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác các sản phẩm, dịch vụ, thương mại phục vụ các đơn vị kinh doanh của công ty.
22
Nhiệm vụ chính của Ban thị trường công ty: Định hướng thị trường, tìm hiểu các hoạt động thị trường trên các phương tiện thông tin đại chúng (quảng cáo trên báo đài, TV…website); Xúc tiến việc tiếp cận và khai thác thị trường các sản phẩm dịch vụ du lịch, xe ô tô, khách sạn, du lịch quốc tế, xuất nhập khẩu, vé máy bay và các dịch vụ khác để phục vụ kinh doanh của các đơn vị trong công ty;
Đội xe: thực hiện lái xe, rửa xe, sửa xe theo nhiệm vụ được giao, với tinh thần làmviệc có trách nhiệm cao.
Phòng Kế toán: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, hạch toán kế toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Trên cơ sở đó tính toán hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước.Ngoài trụ sở chính, công ty còn có các chi nhánh tại Hà Nội và Sài Gòn, các chi nhánh này đều chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty ổ phần giao nhận vận tải Kepler
CHỦ TỊCH
GIÁM ĐỐC
23
2.1.4 Đặc điểm của nguồn lực
Đội ngũ lao động có đầy đủ cả về số lượng và chất lượng thì sẽ quyết định đến sự thành công của tổ chức. Vì vậy trong những năm gần đây công ty đã rất chú trọng việc tuyển dụng đội ngũ nhân viên đông đủ cả về số lượng và chất lượng.
Lao động trong Công ty Kepler được phân làm 3 loại chính sau:
+ Đối với lao động vận tải : Công ty phân cho lái xe theo hình thức mỗi xe một lái. Từ đó, yêu cầu trong công việc phải có tính độc lập tương đối cao , có khả năng sáng tạo và xử lý linh hoạt các tình huống nảy sinh trên đường ,đồng thời cũng phải có trình độ hiểu biết rộng , thể hiện ở chỗ họ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình vận tải từ khâu khai thác nhu cầu vận chuyển đến việc tổ chức cận chuyển và thanh toán với khách hàng. Lao động này chính là đầu mối quan trọng giữa công ty và khách hàng, thực hiện vận chuyển hàng hoá và vận chuyển khách khi nhận được lệnh điều xe của lãnh do hoạt động vận tải diễn ra bên ngoài phạm vi doanh nghiệp trong một không gian rộng lớn .
+ Đối với lao động bảo dưỡng sửa chữa: Xưởng sửa chữa của công ty được đặt ngay trong khuôn viên cụm khu công nghiệp ngay sát bãi xe của công ty tiện lợi cho việc
Phòng vật tư dịch vụ Bộ phận giao hàng Bộ phận kỹ thuật Phòng tổ chức - hành chính Phòng tài chính- kế toán Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Quản lý kho
24
bảo dưỡng xe của công ty. Cùng với đội ngũ thợ sửa chữa bảo dưỡng được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong nghề thì chính bộ phận bảo dưỡng sửa chữa của công ty cũng góp một phần không nhỏ vào việc nâng cao hệ số ngày xe tốt cũng như giảm ngày xe nằm chờ bảo dưỡng từ đó làm tăng năng suất của công ty.
+ Đối với bộ phận lao động gián tiếp : Lao động gián tiếp cuả Công ty tổ chức theo các phòng ban nghiệp vụ và phòng ban chức năng . Mỗi phòng đều có một trưởng phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của phòng mình .
Tính đến thời điểm hiện nay thì Công ty có số lượng lao động đang làm việc là 58 người, trong đó:
+ Lao động chính : 42 người. - Lao động quản lý : 4 người. - Thợ : 7 người
- Lái xe : 31 người.
+ Lao động phụ : 16 người. - Lao động gián tiếp : 9 người. - Thợ : 3 người.
- Lái xe :4 người.
2.2. Tổng quan về hoạt động nhập khẩu tại Công ty Giao nhận vận tải Kepler. 2.1.1 Tình hình kinh doanh của Công ty 2.1.1 Tình hình kinh doanh của Công ty
Tình hình kinh doanh thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1.Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler 2017-2019
Đơn vị : Triệu đồng
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Doanh thu 15,623 100 20,8252 133 27,8319 178 Chi phí 14,3608 100 19,4436 135 26,2871 183
25 Lợi nhuận trước
thuế
1,2608 100 1,3816 109 1,5448 122
Lợi nhuận sau thuế 0,9456 100 1,0362 109 1,1586 122
Nguồn : phòng kế toán- Công ty Cổ phần Kepler
Nhìn vào bảng báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy trong 3 năm qua tốc độ tăng trưởng của Kepler ngày càng cao thể hiện ở danh thu ngày càng tăng. Năm 2018 so với 2017 tăng 33% và năm 2019 so với 2017 tăng 78%. Nhưng chi phí cũng tăng lên do mỗi năm Công ty đầu tư mở thêm các văn phòng đại diện khác nhau trong và ngoài nước, công ty cũng đầu tư thêm máy móc thiết bị, phương tiện vận tải phải phục vụ cho các ngành nghề mà công ty đang làm. Thể hiện chi phí năm 2018 so với năm 2017 tăng 35% năm 2019 so với 2017 tăng 85%. Chi phí năm 2018 tăng cao do năm 2018 công ty đã mở thêm 5 văn phòng đại diện là Yangon; Quy Nhơn Nam Định, Nha Trang, Bình Dương. Vì vậy mà lợi nhuận trong ba năm cũng tăng năm 2018 so với 2017 tăng 9% Năm 2019 so với 2017 tăng 20% từ đó cho thấy công ty hoạt động rất là hiệu quả.
2.2.2. Kết quả hoạt động nhập khẩu
Để hiểu sơ qua về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler thì ta xem xét số lượng hợp đồng đã được hoàn thành và chưa hoàn thành qua các năm :
Bảng 2.2. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty từ 2017- 20219
Đơn vị : Triệu VNĐ
Năm Kế hoạch Thực hiện Giá trị
trung bình mỗi hợp đồng đã thực hiện Số lượng hợp đồng Giá trị Số lượng hợp đồng đã ký kết Số lượng hợp đồng hoàn thành Giá trị 2017 195 11,31 193 193 11,194 0,058
26
2018 210 12,6 204 204 12,24 0,06
2019 235 15,275 233 226 14,69 0,065