3.1.2.1 Nguồn nhân lực và quản trị
Đội ngủ nhân sự trẻ cộng với nhiệt huyết,nhạy bén trong tương lai được đào tạo tốt sẽ là nguồn nhân lực chủ chốt để phát triển công ty. Cộng với khả năng lãnh đạo, sự nhạy bén, nhìn xa trông rộng cùng với đội ngũ cấp quản lý sẽ giúp công việc trôi chảy nhanh ,độ chuyên nghiệp cao,tận dụng được nguồn lao động,đề xuất được nhiều ý tưởng trong cải tiến công việc,thúc đẩy được hoạt động nhập khẩu tăng lên trong thời gian tới.Kepler là một công ty mạnh trong lĩnh vực giao nhận vận tải,mức lương đáp ứng được chon nhu cầu cuộc sống nhân viên,ngoài ra nhân viên còn được hương các chế độ ưu đãi tốt công ty và đây mà môi trường để phát triển tốt.Hầu hết mọi người gắn bó làm việc cùng công ty nên số lượng nhân sự sẽ đảm bảo trong vài năm tới và ngày càng nâng cao về trình độ chuyên môn cao hơn sẽ là nhân tố góp phần phát triển công ty
3.1.2.2 Cơ sở vật chất và công nghệ
Thực hiện hoạt động nhập khẩu luôn gắn liền với vận chuyển và thông tin liên lạc, việc nghiên cứu và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực thông tin liên lạc là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy hoạt động nhập khẩu.Công ty ngày càng đa dạng hóa các phương tiện vận chuyển: dịch vụ vận tải đường biển , đường sắt, đường hàng không.các phương tiện với khối lượng vận chuyển lớn và khách hàng rải khắp cả nước từ băc đến
43
Nam. Và tương lai sẽ thay đổi trang thiết bị hiện đại hơn để giúp cho việc liên lạc và năng suất làm việc của nhân viên tăng lên
3.2.Nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợ đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler.
3.2.1.Nguyên nhân của các mặt hạn chế
3.2.1.1.Nguyên nhân khách quan
Chính sách của nhà nước cơ chế xuất nhập khẩu của nhà nước ta vẫn còn một số vấn đề mà rất nhiều đơn vị kinh doanh quan tâm, đó là thủ tục hành chính còn rườm rà luôn có sự thay đổi làm cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty phải đáp ứng một cách khá vất vả. Hầu như trong các hoạt động của mình công việc marketing quốc tế không được đề cập đến nhiều. Nói một cách chính xác là công ty chưa tự đề ra cho mình một chiến lược marketing như thế nào, thực hư ra sao và kết quả thu được là gì? Và kết quả cho thấy là thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu cũng được mở rộng và khâu tiêu thụ hàng nhập khẩu rất chậm. Do chính sách và thủ tục nhà nước đang trong quá trình cải cách nên vẫn còn những thủ tục chưa hợp lý và còn nhiều tiêu cực. Phối hợp giữa các ban ngành trong việc quản lý hàng hóa nhập lậu chưa được tốt nên đã gây khó khăn cho công ty trong khâu tiêu thụ sản phẩm.
3.2.1.2.Nguyên nhân chủ quan
Do nguồn lực của công ty có giới hạn, do số vốn kinh doanh của công ty chưa đủ lớn để đầu tư theo chiều sâu nên không thể đáp ứng đủ những nhu cầu để phục vụ tốt cho công việc. Chính vì vậy việc mở rộng thị trường khá là khó khăn và khó có thể ký được những hợp đồng lớn. Công tác tổ chức lao động vẫn chưa làm tốt việc phân công thực hiện công việc chuyên sau theo lĩnh vực. Do công ty có một quy trình chuẩn phù hợp với nguồn lực của công ty.
3.2.2.Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợ đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
3.2.2.1.Tiến hành tổ chức thực hiện chuyên sâu và phối hượp chặt chẽ giũa các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
- Cơ sở của giải pháp
Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thường tiến hành hoạt động nhập khẩu theo hai hay nhiều phương thức khác nhau và thường nhập khẩu các chủng loại hàng hóa khác nhau. Với mỗi phương thức nhập khẩu, mỗi ngành hàng nhập khẩu lại có những nét đặc thù riêng về thị trường, về bạn hàng nhập khẩu và cả quy trình nghiệp vụ. Vì thế để tạo ra hiệu quả cao trong công việc, phòng Xuất nhập khẩu của công ty nêu rõ
44
từng phương thức nhập khẩu hay theo từng ngành hàng cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu không phải là hành vi riêng lẻ của phòng xuất nhập khẩu mà nó đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban có quan hệ nghiệp vụ trong công ty.
Mô hình tổ chức của công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler nhìn chung là gọn nhẹ, hiệu quả, đã giảm bớt được một số khâu trung gian các đầu mối và nâng cao tính chủ động sáng tạo của mảng kinh doanh. Mặc dù vậy trong công tác tổ chức lao động của mình công ty vẫn chưa thực sự làm tốt việc tổ chức phân công thực hiện công việc theo từng lĩnh vực, từng ngành hàng được chuyên sâu, các bộ phận có quan hệ nghiệp vụ của công ty vẫn chưa có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình hoạt động của mình. Do đó đã làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hiệu quả hoạt động của các lĩnh vực trong khác trong công ty.
- Nội dung giải pháp:
Trước hết, phòng xuất nhập khẩu của công ty phải làm tốt việc tổ chức phân công chuyên sâu công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo từng phương thức nhập khẩu hoặc theo từng mặt hàng nhập khẩu cho cán bộ thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Ví dụ như :công ty phân công cho cán bộ A chuyên phụ trách mảng xuất khẩu trực tiếp, còn cán bộ B chuyên phụ trách mảng xuất khẩu ủy thác hoặc công ty phân công cho cán bộ X chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng dây chuyền sản xuất máy móc thiết bị, còn cán bộ Y chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng chuyên nguyên vật liệu xây dựng, cán bộ Z chuyên phụ trách mảng nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất.
Tiếp đó cần phối hợp chặt chẽ hoạt động của phòng kế toán với hoạt động của các cán bộ nhập khẩu trực tiếp của công ty để chủ động để đề ra các biện pháp giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác như là thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng hơn chi phí lưu thông hàng hóa... để có thể đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ nào ăn tốt đẹp. Ngoài ra công ty nên chỉ đạo các phòng ban kinh doanh và kế toán phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: mở L/C thu hồi công nợ, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, an toàn, hiệu quả chi phí thấp. Củng cố việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ một cách khoa học tuân thủ chặt chẽ các quy định trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại:
Nhờ việc tổ chức phân công chuyên sâu công việc mà các cán bộ xuất nhập khẩu của công ty có thể thực hiện chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa nghiệp vụ của mình
45
tạo ra được chiều sâu trong quá trình làm việc, đem lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này sẽ làm cho thời gian công sức chi phí hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống. Ngoài ra, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các cán bộ phậnvà các phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc và giúp tiết kiệm nhân lực cho công ty. Từ đó, công ty có thể bố trí nguồn nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hợp lý và nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thừa hoặc thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hóa.
Ngoài ra, các giải pháp này cũng góp phần khắc phục được sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu của công ty. Bởi vì nếu việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong công ty được tiến hành một cách khoa học thì sẽ giúp cho việc tập hợp các giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Để từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu.
3.2.2.2. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ - Cơ sở của giải pháp
Thiết lập các mối quan hệ luôn là một vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng , có ý nghĩa chiến lược trong các hoạt động kinh doanh nói chung và trong hoạt động nhập khẩu của công ty nói riêng. Trong hoạt động nhập khẩu, những mối quan hệ với nhà cung cấp rất quan trọng vì đó quyết định tới chất lượng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu và cả uy tín của công ty. Bên cạnh đó, hiệu quả của các thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả thực hiện của từng khâu, của từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Đặc biệt, với một số khâu như: làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không những chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa hay không? Vì thế, việc duy trì và mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà công ty phải thực hiện thật tốt trong thời gian tới.
- Nội dung của giải pháp
Một mặt, duy trì và mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp: trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về địa lý, sự khác biệt về văn hóa, phong tục tập quán cũng như cách ứng xử ở nước nhà cung cấp. Vì vậy, phía công ty nên tìm hiểu để tránh tình trạng có những hành vi ứng xử không phù hợp làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hòa. Ngoài ra, công ty cần tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời lên tích cực tìm kiếm
46
thêm các nhà cung cấp mới bằng việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước. Thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước,..
Mặt khác, phải thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan: công ty phải cố gắng để tạo lập những mối quan hệ tốt đẹp, lâu với như với các cơ quan chủ quản của mình như Bộ Thương Mại, tổng cục hải quan, Bộ Xây dựng,... bằng việc luôn nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy và chính sách của nhà nước ngắm tạo ra những hình ảnh tốt đẹp và uy tín của công ty với các cơ quan chức năng này. Ngoài ra, phía công ty cũng cần phát triển quan hệ với các ngân hàng thương mại, ngoại thương nhằm tăng cường việc hỗ trợ vay vốn cho việc thực hiện nhập khẩu hàng hóa, thiết bị có giá trị lớn. Bên cạnh đó, Việc thiết lập mối quan hệ với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm cũng là vấn đề công ty cần quan tâm.
- Hiệu quả mà giải pháp mang lại
Thực hiện tốt giải pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc trực tiếp hành các nội dung trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cụ thể là: mối quan hệ mật thiết giữa các nhà cung cấp sẽ tạo thuận lợi cho việc giao hàng được thực hiện theo đúng số lượng chất lượng và đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, nó cho phép Công ty có thể lựa chọn thanh toán bằng phương thức với mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn và giảm thiểu các tranh chấp khi thực hiện hợp đồng đồng. Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng và có liên quan sẽ giúp cho việc thực hiện giấy tờ, thủ tục khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều nhanh chóng hơn và thuận tiện. Thiết lập quan hệ tốt đẹp uy tín với các ngân hàng sẽ hỗ trợ giúp đỡ tạo điều kiện cho công ty trong việc thanh toán và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính ngân hàng. Từ đó có thể giúp công ty khắc phục được tồn tại ở một vài khâu trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty như: xin giấy phép nhập khẩu ,thanh toán... và từ đó giúp nâng cao chất lượng hoạt động của một số khâu khác
3.2.2.3. Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc và đội ngũ cán bộ trong Công ty
- Cơ sở của giải pháp
Trong bất kỳ hoạt động của doanh nghiệp nào thì nhân tố con người đều có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu cũng không ngoại lệ, con người tác động đến toàn bộ các bước của quy trình nhập khẩu nói chung và công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng.
Thông qua việc đánh giá việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler ta nhận thấy: có rất nhiều các vấn đề còn tồn tại trong
47
công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty có nguyên nhân xuất phát từ yếu tố con người. Hiện nay, đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiệm vụ nhập khẩu của công ty còn trẻ, rất năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình trong công việc nhưng vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vì thế, trong quá trình thực hiện hợp đồng vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và đôi khi không tránh khỏi sai sót. Điều này đòi hỏi phía công ty cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội cọ xát thực tế hơn nữa để tích lũy kinh nghiệm, phát huy hết khả năng của mình vào chuyên môn, nghiệp. Từ đó có thể giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ.
- Nội dung của giải pháp:
Công ty nên tổ chức các hoạt động đào tạo nhằm hình thành ý thức cho cho cán bộ nhân viên ở từng bước, từng khâu, từng hoạt động một cách bài bản chi tiết chuyên nghiệp và đúng với quy trình của những văn bản bản pháp luật mà nhà nước ban hành. Điều này đòi hỏi các công ty cần cập nhật đầy đủ các văn bản, một cách chính xác và kịp thời.
Bên cạnh đó thì việc thực hiện tốt công việc quản lý của công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và đặc biệt là cán bộ trực tiếp quản lý các hoạt động ngoại thương của công ty phải là người có khả năng, có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động trong công việc. Đối với công ty cổ phần giao nhận vận tải thì những cán bộ tổ chức hiện nay là những người thực sự có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế công ty phải không ngừng bồi dưỡng để nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, phải có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kể cả có đủ khả năng đảm trách công việc trong tương lai.
Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết khả năng vốn có của mình để giúp cho công ty ngày càng phát triển vững mạnh, phía Lãnh đạo công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc không khó khăn nhưng rất quan trọng, nó đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Việc khuyến khích này có thể bằng vật chất hoặc tinh thần.