Sự thiết kinh nghiệm nghiệp vụ đã dẫn đến vi phạm Các điều khoản in trong hợp đồng chồng dẫn đến phát thiệt hại cho công ty. Để thấy được rõ ràng hơn thì ta xem xét bảng dưới đây:
Bảng 2.5. Thiệt hại của công ty trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty từ năm 2017-2019 Đơn vị:USD Chỉ Tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Tổng số hợp đồng hoàn thành 193 204 226 Số hợp đồng bị thiệt hại 2 6 9
Giá trị thiệt hại 510000 109000 764000
Tỷ trọng(%)= giá trị thiệt hại/ tổng lợi nhuận trước thuế
5.1% 8.4% 3.7%
Nguồn:Tổng kết các năm của phòng kế toán- Công ty Cổ phần Kepler
Ta thấy năm 2016 thiệt hại 51.000 USD chiếm 5,1% lợi nhuận trước thuế 1 tỷ lệ tương đối lớn ăn đã làm giảm đáng kể lợi nhuận của công ty. Đến năm 2017 Thì con số này là 109.000USD chiếm 8,4% Điều này đã nói lên nên hạn chế rất lớn của cán bộ xuất nhập khẩu của công ty khi mà năm 2017 Công ty ký nhiều hợp đồng đồng với đối tác mới nhưng do yếu kém về nghiệp vụ nên đã dẫn đến thiệt hại rất lớn trên. Đến năm 2018 Ban lãnh đạo công ty ai đã nhận ra và đã hỗ trợ phần nào nên con số này đã giảm
37
xuống 76.000 USD chỉ chiếm có 3,7% Lợi nhuận trước thuế thấp nhất từ trước tới nay. Những hạn chế vướng mắc sau đây đã làm gia tăng thiệt hại của công ty:
- Xin giấy phép nhập khẩu chưa nhanh dẫn đến hàng bị lưu kho lâu vãi dẫn đến phải chịu phí lưu kho, kho lưu bãi. Đồng thời dẫn đến quá hạn thực hiện hợp đồng đồng với đối tác trong nước nên phải bồi thường hợp đồng.
- Mắc lỗi khi thanh toán bằng L/C dẫn đến mất tiền đặt cọc thậm chí là tiền thanh toán cả đơn.
- Nghiệp vụ thuê tàu còn chưa thông thạo o nên đã dẫn đến mất hàng hoặc hư hỏng mà không có các chứng cứ giấy tờ hợp lệ để yêu cầu bồi thường.
- Thủ tục phức tạp khi thông quan khi làm thủ tục hải quan thanh dẫn đến hàng hóa bị chậm nên hàng hóa giao cho khách hàng không được đúng thời hạn nên phải bồi thường hợp đồng.
- Kiểm tra giám sát hàng hóa nhập khẩu khẩu phần chưa cẩn thận chu đáo dẫn đến hàng hóa thiếu số lượng chất lượng thì không được đúng chất lượng trong hợp đồng.
2.4.Đánh giá quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler.
2.4.1.Ưu điểm
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty rất linh hoạt trong việc thực hiện các hợp đồng có giá trị không lớn công ty có thể đàm phán qua điện thoại hoặc fax hợp đồng có thể do một trong hai bên thảo và chuyển fax qua bên kia. Như thế mà công ty tiết kiệm được chi phí và thủ tục rườm ra khác. Với hợp đồng giá trị lớn việc đàm phán được tiến hành với đầy đủ thủ tục gặp gỡ trực tiếp để hai bên thỏa thuận rõ các khoản mục và giải quyết các tình huống có thể xảy ra khi thực hiện hợp đồng
- Trong quy trình làm thủ tục hải quan một quy trình phức tạp và rườm rà nhất nhân viên công ty luôn thực hiện với thái độ nhiệt tình, hợp tác, kê khai đầy đủ các loại mặt hàng, tính toán chính xác những khoản thuế phải nộp không có dấu hiệu trốn thuế, lậu thuế
Đối với những quy trình khác các nhân viên nhập khẩu luôn luôn thực hiện một cách nhanh chóng chính xác tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho công ty.
Công ty luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng về Nghiệp vụ xuất nhập khẩu về trình độ ngoại ngữ do vậy trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chưa xảy ra sai sót dẫn đến khiếu nại nhau tại hội đồng trọng tải và như vậy nâng cao uy tín công ty và hiệu quả của toàn bộ thương vụ giao dịch
38
Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty trong việc tuân thủ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho nên công ty đã hoàn thành khá tốt các công việc:
+ Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan + Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm + Trong nghiệp vụ thanh toán
+ Trong việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.4.2.Nhược điểm
Cũng giống như hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác trình độ hiểu biết về thuế tàu lưu cước của công ty là yếu kém nên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty thường phải ủy thác thuê tàu cho bạn hàng .
Do công ty chưa có nhân viên chuyên sâu vào lĩnh vực bảo hiểm mở L/C nên trong những trường hợp phải mua bảo hiểm cho hàng hóa công ty thường bị động và ủy thác cho khai thác để họ làm việc công việc này.
- Công ty chưa có phương tiện chuyên chở nhằm phục vụ cho hoạt động vận chuyển hàng hóa cùng với chưa có kho bãi riêng tại mỗi văn phòng đại diện và chi nhánh để hàng hóa của mình. Công ty luôn phải đi thuê nên tốn kém một số chi phí nhất định và cũng không đảm bảo được sự chủ động về thời gian.
Trong thủ tục thanh toán công ty chỉ sử dụng hình thức là điện chuyển tiền và chủ yếu là tín dụng thư nên trong một số trường hợp cụ thể công ty phải tốn thêm chi phí cho các hoạt động này. Hơn nữa thời gian và thủ tục xin giấy phép còn chưa nhanh vẫn mắc lỗi nhỏ khi thực hiện bởi L/C, thủ tục thuê tàu còn sai sót nhiều, kiểm tra giám sát hàng hóa nhập khẩu còn chưa cẩn thận, chu đáo, chưa linh hoạt trong lựa chọn phương thức thanh toán.
Tóm tắt chương 2
Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler thành lập từ năm 2015 đến nay, hoạt động chính ở lĩnh vực logistics. Vì thế trong thời gian 6 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, hoạt động nhập khẩu là một hoạt động diễn ra hằng ngày tại công ty và vì kinh doanh hàng nhập khẩu khác hẳn với kinh doanh hàng nội địa, phức tạp hơn rất nhiều, thế nên đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nói chung và công ty Kepler nói riêng cần phải thực hiện theo một quy trình thống nhất, rõ ràng. Đồng thời, hoạt động nhập khẩu diễn ra bởi sự chỉ đạo, giám sát của các Cơ qua chức năng có liên quan nên
39
yêu cầu các doanh nghiệp phải không ngừng củng cố, hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty mình, đặc biệt là ở nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” để tránh các sơ suất không đáng có.
Trong 6 năm hoạt động trên thị trường nhập khẩu, bước đầu từ quy trình nhập khẩu sơ khai công ty đã dần cải tiến, hoàn thiện quy trình nhập khẩu khép kín như hôm nay…một quy trình đòi hỏi phải có sự phối hợp và trách nhiệm liên đới từ các phòng ban liên quan. Tuy nhiên, quá trình triển khai thực hiện nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” công ty còn gặp phải một số hạn chế cần phải khắc phục như đã trình bày ở phần thực trạng. Từ đó, tạo nên một quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình nghiệp vụ “Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu” nói riêng khép kín hoàn hảo nhằm mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty trong việc kinh doanh hàng nhập khẩu. Đồng thời, cũng góp phần tạo chỗ đứng cho công ty trên thị trường ngày một vững mạnh và tạo được lòng tin chắc chắn trong lòng các đối tác và khách hàng của công ty hiện tại và trong tương lai.
40
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER 3.1. Dự báo các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đến năm 2020
3.1.1 Nhân tố bên ngoài
3.1.1.1 Môi trường kinh tế
Vai trò của vận tải đường bộ nói chung và vận tải ô tô nói riêng ngày cảng trở nên quan trọng trong vận chuyển nội địa. Tuy nhiên, so với nhu cầu ngày một tăng của vận tải đường bộ trong nước thì cơ sở hạ tầng còn yếu kém, không đáp ứng kịp yên cầu của sự phát triển ngành, có nhiều tuyến đường không thể vận chuyển cả 4 mùa , có nhiều tuyến đường lại không thể đưa xe có trọng tải lớn hay Container vào được do vậy ảnh hưởng tới năng suất vận tải đường bộ phát triển trong tương lai nhà nước có kế hoạch mở rộng, tu sửa và nâng cấp hoàn thiện nhiều tuyến đường. Mạng lưới đường bộ phân bố khắp cả nước : Quốc lộ 1, 14, 15 chạy dọc cả nước. Quốc lộ 2,4,5,6,32 nối liền các tỉnh miền Bắc. Quốc lộ 20,22,51 nối các vùng duyên hải với miền Bắc. Ngày nay, nhờ sự chuyển hướng theo cơ chế thị trường, nước ta nền kinh tế tăng trưởng rõ rệt, đời sống nhân dân cũng được cải thiện nhiều. Trong lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ có sự gia tăng ồ ạt về số lượng các doanh nghiệp trong đó có khoảng 10000 doanh nghiệp cả nước, gần 30000 doanh nghiệp ngoài nhà nước, cùng với hàng triệu hộ kinh doanh cá thể và thêm cả các công ty liên doanh, công ty nước ngoài,.... điều này làm cho lượng hàng hóa, dịch vụ theo đó mà tăng lên, tạo cơ hội cho các công ty Kepler có cơ hội phát triển, đây nhanh các phương thức trao đổi hàng hóa hiệu quả, song bên cạnh đó, nó cũng là yếu tố làm cho các đối thủ cạnh tranh xuất hiện ngày càng một nhiều, tạo ra môi trường cạnh tranh gây gắt, quyết liệt hơn.
3.1.1.2 Môi trường xã hội,văn hóa,dân số
Tình hình phát triển kinh tế đi đôi với công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước,từ đó làm thay đổi nhanh chóng bộ mặt xã hội.Đó chính là quá trình đô thị hóa và kéo theo sự thay đổi nhanh chóng từ nông nghiệp sang công nghiệp.Sự phát triển vượt bậc của thông tin liên lạc thế giới cùng với đời sống nhân dân dần được tăng cao kéo theo sự gia tăng về nhu cầu điện thoại điện thoại,máy tính và các thiết bị điện tử trở nên cần thiết cho cuộc sống kỉ thuật số hiện nay.
41
Về nhập khẩu,Việt Nam là một nước đông dân.Tính đến cuối năm 2017 dân số vượt ngưỡng 95 triệu người,đứng thứ 13 trên thế giới.Cùng với tốc độ gia tăng dân số tăng 1.96%.Điều này có nghĩa vài năm tới số lượng người dân tiêu thụ điện thoại,máy tính và thiết bị điện tử tăng .
3.1.1.3. Đối thủ cạnh tranh
Ngành Logistics đầy tiềm năng, hứa hẹn một sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai, là nơi thu hút đông đảo thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động của ngành. Báo cáo về ngành logistics Việt Nam của CTCP chứng khoán BÁN VIỆT (VCSC) cho biết, nganh Logistics ở Việt Nam vẫn trong giai đoạn đầu nhưng phát triển rất nhanh với tốc độ 20% mỗi năm và có thể kéo dài tốc độ này trong 2 thập kỷ tới. Tại Việt Nam có hơn 1000 doanh nghiệp logistics, trong đó có 25 công ty nước ngoài, đáng chú ý là Maersk logistics, APL Logistics NYK Logistics ....Ở Việt Nam, nhà nước đưa ra nhiều các chính sách hỗ trợ và vốn và kỹ thuật cho các công ty doanh quốc doanh, nhưng cũng chưa có chính sách rõ ràng đối với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, làm cho tính chát của cạnh tranh trở nên gay gắt và thiếu công bằng hơn cho các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, điều này phần nào làm giảm bớt tốc độ phát triển ngành. Hình thức cạnh tranh chủ yếu là về giá hay các dịch vụ đi kèm, song chủ yếu vẫn là cạnh tranh về giá.Thông thường chưa có mức giá chung, cố dịnh nên các doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn cho từng khách hàng, từng loại mặt hàng, và đây được xem là công cụ cạnh tranh hữu hiệu nhất trên thị trường vận tải hiện nay. Chỉ có một số ít các công ty lớn đã bắt đầu xem xét và đưa ra các yếu tố khác của marketing mix như quảng cáo, hậu mãi....Điều này là phù hợp với xu thế khi mà nhu cầu ngày càng tăng và có đôi khi giá không phải yếu tố quyết định với khách hàng.
Cạnh tranh giữa các loại hình vận tải ở Việt Nam bao gồm: đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường hàng không thì không cao vì các loại hình vận tải này có các ưu điểm riêng, khả năng thay thế thấp. Điều quan trọng là cần thiết sự kết hợp, hợp tác giữa các công ty vận tải để có thể mang đến dịch vụ hoàn thiện hơn cho khách hàng.
Tại Hà Nội, các công ty vận tải có lợi thế về giao thông, bởi nơi đây được coi là cổng cảng chính của miền bắc, vì thế đối với các công ty mà địa bàn hoạt độgn còn nhỏ hẹp trong miền Bắc và chủ yếu tại Hà Nội như Kepler thì sự cạnh tranh khá gay gắt. Các đối thủ chính như CÔng ty TNHH Việt Hương, công ty TNHH Song Hồng, công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Hà, và mỗi công ty có điểm mạnh riêng của mình tạo nên sự khó khăn nhất định tới hoạt động của Kelper.
42
Luôn luôn là những người quyết định thành bại của doanh nghiệp vì vậy công ty cần tìm các cải thiện quan hệ với khách hàng càng thêm bền vững, chặt chẽ và giữ được lòng trung thành của khách hàng. Khách hàng của Kepler chủ yếu là các doanh nghiệp uy tín chất lượng tốt và ổn định, phấn bố rộng ở nhiều khu vực miền Bắc đáng kể đến công ty cổ phần TRANSIMEX Hà Nội, công ty THNN Hà Trung, công ty Coor phần thương mại tổng hợp và dịch vụ vận tải Kiều Trinh,... đều là các công ty lâu năm của Kepler. Kepler vẫn luôn thực hiện phục vụ uy tín và chuyên nghiệp, cũng cần tìm ra các phương thức marketing mới thu hút và giữ chân khách hàng. Ngoài ra nhiều tuyến đường vận chuyển đã được mở rộng như Hải Phòng, Hà Nội, hải Phòng- Quảng Ninh, Hải Phòng - Xuân Mai và đặc biệt là Hải Phòng- Phủ Lý Hà Nam.
3.1.1.5 Tình hình vận tải
Với việc Việt Nam gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), ngành logistics Việt Nam có nhiều cơ hội phát triển và tham gia sâu hơn vào những trung tâm giao dịch vận tải thế giới.Công ty có thể chủ động nhập khẩu ở các nước và tương lai ngành logistics phát triển công ty sẽ chủ động trong vấn đề vận tải theo các điều kiện FOB hay EXW
3.1.2 Nhân tố bên trong
3.1.2.1 Nguồn nhân lực và quản trị
Đội ngủ nhân sự trẻ cộng với nhiệt huyết,nhạy bén trong tương lai được đào tạo tốt sẽ là nguồn nhân lực chủ chốt để phát triển công ty. Cộng với khả năng lãnh đạo, sự nhạy bén, nhìn xa trông rộng cùng với đội ngũ cấp quản lý sẽ giúp công việc trôi chảy nhanh ,độ chuyên nghiệp cao,tận dụng được nguồn lao động,đề xuất được nhiều ý tưởng trong cải tiến công việc,thúc đẩy được hoạt động nhập khẩu tăng lên trong thời gian tới.Kepler là một công ty mạnh trong lĩnh vực giao nhận vận tải,mức lương đáp ứng được chon nhu cầu cuộc sống nhân viên,ngoài ra nhân viên còn được hương các chế độ ưu đãi tốt công ty và đây mà môi trường để phát triển tốt.Hầu hết mọi người gắn bó làm việc cùng công ty nên số lượng nhân sự sẽ đảm bảo trong vài năm tới và ngày càng nâng cao về trình độ chuyên môn cao hơn sẽ là nhân tố góp phần phát triển công ty
3.1.2.2 Cơ sở vật chất và công nghệ
Thực hiện hoạt động nhập khẩu luôn gắn liền với vận chuyển và thông tin liên lạc, việc nghiên cứu và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực thông tin liên lạc là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy hoạt động nhập khẩu.Công ty ngày càng đa dạng hóa các phương tiện vận chuyển: dịch vụ vận tải đường biển , đường sắt, đường hàng không.các phương tiện với khối lượng vận chuyển lớn và khách hàng rải khắp cả nước từ băc đến