B1. Xin giấy phép nhập khẩu ( nếu có)
Do các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là ô tô nếu là ô tô mới 100% hoặc ô tô đã sử dụng từ năm 2005 dến 2018 thì công ty không phải xin giấy phép nhập khẩu. Nhứng đối với các xe đã qua sử dụng từ năm 2005 trở về trước thì phải có giấy phép nhập khẩu của Bộ Công Thương. Đây là một khó khăn của Công ty bởi để xin giấy phép thì cần có rất nhiều thủ tục cần thiết nên cần nhiều thời gian mà hoạt động kinh doanh tại lại là việc không thể đợi được như thế bởi như thế hàng hóa sẽ bị lưu ở kho tại Cảng mà như thế thì Công ty phải chịu chi phí rất lướn. Khắc phục điều này thfi Ban lãnh đạo Công ty đã có kế hoạch xin giấy phép trước hàng năm nhờ vào các mối quan hệ của mình. Tương tự với mặt hàng cây cảnh nhập từ Nhật Bản cũng vậy cần phải xin giấy phép của Bộ tài Nguyên; mặt hàng rượu cũng vậy phải xin giấy phép của Bộ Công An để có tem chống nhập lậu và hàng giả và Bộ Y Tế để chứng nhận đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
B2.Mở L/C khi bên bán báo
Đây thực chất là một khâu của quá trình thanh toán, nếu như công ty ký hợp đồng với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì công ty sẽ phải tiến hành nghiệp vụ mở L/C.
Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu, công ty phải tiến hành mở L/C nếu như hợp đồng quy định phương thức thanh toán L/C. Hiện tại, công ty có tài khoản ngân hàng ngoại thương Việt Nam(Vietcombank). Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do Phòng tài chính tổng hợp chịu trách nhiệm, điều này đòi hỏi các phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện được chính xác.
Để mở L/C công ty phải gửi một thư yêu cầu mở tín dụng và kèm theo hợp đồng nhập khẩu đến ngân hàng, thư yêu cầu mở thư tín dụng pải theo mẫu của ngân hàng và
31
phải được khai một cách chi tiết và chính xác. Trên thực tế, các nhân viên ngân hàng thường kiểm tra rất kỹ các thư yêu cầu mở thư tín dụng của công ty, do vậy cho đến nay chưa có trường hợp nào ghi sai gây ra hậu quả đáng tiếc. Việc mở L/C được thực hiện rất ít chỉ khi kí hợp đồng với đối tác mới. Chính vì thế nên nghiệp vụ mở L/C của cán bộ thực hiện rất ít chỉ khi kí hợp đồng với đối tác mới. Chính vì thế nên nghiệp vụ mở L/C của cán bộ thực hiện hợp đồng của Công ty còn yếu dễ dẫn đến những thiệt hại hại khi thực hiện hợp đồng với nhứng đối tác mới. tuy nhiên, được sự hỗ trợ từ các cán bộ cấp cao trong Công ty mỗi khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các đối tác mới nên bước đầu thì nghiệp vụ mở L/C đã được cải thiện đáng kể.
B3. Đôn đốc bên bán giao hàng
Công ty rất ít phải làm công việc do đối tác chủ yếu là các công ty đã hợp tác kinh doanh lâu dài với công ty. Tuy nhiên khi mà công ty ký kết với các đối tác mới thì cán bộ xuất nhập khẩu đã thường xuyên liên lạc với bên xuất khẩu cũng như hãng để theo dõi sát sao quá trình thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu. Từ đó để có thể kịp phản ứng với những sai sót, vi phạm có thể xảy ra.
B4. Thuê tàu và mua bảo hiểm
Việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia đòi hỏi phải sử dụng các phương tiện có tầm hoạt động xa và khả năng vận chuyển lớn, thông thường thì tàu biển là phương tiện được sử dụng rộng rãi và thông dụng nhất, hầu hết các hàng hóa xuất khẩu đều được vận chuyển bằng tàu biển , tuy nhiên đội tàu buôn của Việt Nam chưa phát triển, bên cạnh đó kinh nghiệm của công ty trong việc thuê tàu và vận chuyển chưa nhiều, điều nầy khiến công ty gặp khó khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng FOB, công ty sẽ phải chịu mức giá cao hơn và nhiều điều kiện hơn khi phải trao quyền thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm cho nhà cung cấp.
Hiện nay hàng hóa nhập khẩu của công ty có gần đến 80% là vận chuyển bằng đường biển nên Công ty thường ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp công ty nhập khẩu theo điều kiện FOB. Nhưng nhứng trường hợp này là do nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với điều kiện FOB, do đó công ty đã chấp nhận mua theo điều kiện FOB tức là công ty phải có nghĩa vụ thuê tàu vận chuyển.
Đa phần hàng hóa nhập khẩu của công ty là được chuyên chở bằng tàu biển, nên rủi ro là rất cao. Vì vậy, phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu. Trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty thì hầu hết nghĩa vụ mua bảo hiểm thuộc về nhà cung cấp nước ngoài. Chỉ với một số hợp đồng nhập khẩu công ty mua theo điều kiện
32
FOB, CFR thì công ty phải liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hóa mình nhập về. Công ty thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX(PJICO) và công ty bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt và một số công ty bảo hiểm khác. Khi đó công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi hàng.
Chính vì thế mà việc thuê tàu và mua bảo hiểm nói chung thì Công ty không gặp khó khăn gì bởi đây chỉ xảy ra khi công ty mua với điều kiện FOB, CFR. Khi phải mua bảo hiểm thì khó khăn mà Công ty hay gặp phải.
B5. Làm thủ tục hải quan
Hàng nhập khẩu của công ty thường được nhập qua cảng Hải Phòng, Cảng Cái Lân, qua của khẩu biên giới Móng Cái. Khi nhận được thông báo hàng và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu có chữ ký và con dấu của giám đốc. Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu , số lượng, đơn giá, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu.
Sau đó công ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của ngân hàng mở L/C đến đại lý tàu biển để đổi lấy "lệnh giao hàng". Và trình lên hải quan nhứng giấy tờ như sau để làm thủ tục nhận hàng:
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng ngoại thương - Giấy báo nhận hàng - Hóa đơn - Lệnh giao hàng - Vận đơn gốc - Giấy Chứng nhận chất lượng - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận kiểm định - Đơn bảo hiểm
- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa - L/C( nếu có)
- Giấy phép kinh doanh
33
Sau khi xem xét giấy tờ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa số lượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại. Nếu mọ thứ đều hợp lý hải quan cho rút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai hải quan. Do cũng tự áp mã thuế hãng của mình và tự tính thuế nên ahri quan sẽ kiểm tra lại tính chính xác. Khi hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận dược thông báo hàng về thì công ty mới đến nhận thì công ty phải chịu các khoản chi phí khác. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hóa chứng từ. Khi nhận hàng từ kh, nếu thấy có tổn thất haowjc nghi ngờ có tổn thất công ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời người có thẩm quyền đến để giám định, xác nhận sựu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường.
Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh hưởng tới các bên giám định, công ty thường tổ chức cho đại diện các bên cùng có mặt một lúc để tiến hành công việc. nhân viên kiểm hóa sẽ cùng với các hãng bảo hiểm đến giám định mở hàng ra để kiểm tra xác định cụ thể số hàng bị thiếu, bị đổ vỡ. Sau khi kiểm tra nhân viên kiểm hóa sẽ ký xác nhận giao hàng đủ haowjc xác nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận. trong trường hợp hàng hóa không phù hợp với bộ chứng từ, hải quan sẽ không chp phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó, công ty phải lập lại tờ fkhai hải quan hoặcc phải khiếu nại với người bán. Kết thúc việc giao nhận hàng háo sẽ được chuyển sang alfm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định, kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của công ty trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan kho có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty xác nhận mã số hàng hóa, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tự tính thuế phải nộp.
Thực tế việc làm thủ tục hải quan nhiều khi đã được cán bộ xuất khẩu thực hiện một cách " rút gọn nhiều và lách luật" như thay đổi số khung xe để đổi năm sản xuất và thay đổi lại vận đơn để hợp lý hóa và tranh hàng hóa bị tái xuất. Đây là một điểm đáng lưu ý đối với lãnh đạo Công ty, tuy có mối quan hệ với hải quan nhưng nếu có sựu duy trì tình trạng này thì sẽ gây ra rủi ro rất lướn đối với Công ty. Đồng thời hạn chế nữa là từ phía hải quan khi mà đã đôi lúc gây khó khăn cho Công ty điều này làm cho hàng hóa nhập khẩu bị chậm đưa ra tiêu thụ, dẫn đến không hoàn thành hợp đồng với đối tác trong nước.
B6. Làm thủ tục nhận hàng tại cảng
Khi hàng về đến cảng có giấy báo nhận hàng( thông thường hàng của công ty hay về cảng Hải Phòng ) công ty sẽ cử người ra cảng làm thủ tục nhận ahfng, khi đi nhận hàng phải mang theo đầy đủ các chứng từ cần thiết sau đây:
34
- Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu(do Bộ thương mại cấp) - Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương( bản photo)
- Hóa đơn thương mại (Invoice) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan ( nếu có từ hai mặt hàng trở lên) Ngoài ra còn một số các giấy tờ khác tùy theo từng hợp đồng. yheeu cầu của bộ chứng từ có tờ khai phải kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hảo qaun nay vẫn xảy ra là kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hải quan hiện nay vẫn xảy ra là kê khai ở tờ khai như thế nào cho đúng. Đây thực sự là vấn đề khó khăn thường gặp phải của công ty khi đi nhận hàng tại cửa khẩu. Khi đã mở được tờ khai, tức là giấy tờ đã hợp lệ. đủ điều kiện pháp lý, hàng hóa sẽ được lấy ra khỏi kho hàng để kiểm hóa. Đối với công ty, công việc không kém phần quan trọng để tính thuế nhập khẩu thuế VAT được chính xác khi tiến hành nhận hàng, yêu cầu người nhập khẩu khai rõ trong tờ khai mã thuế hàng nhập khẩu theo biểu mã thuế mà Bộ tài chính đã quy định( hàng mậu dịch). Thực tế thì việc áp mã thuế không đơn giản là áo dụng theo các biểu thuế đã có sẵn, mà có nhiều mặt hàng rất khó áp mã thuế. Lý do tại vì chính công ty cũng không biết áp mã thuế nào cho mặt hàng của mình vì trong biểu thuế không có quy định rõ.
Qua đây ta thấy được hạn chế đó là phải làm thủ tục phức tạp gây mất nhiều thời gian không càn thiết ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Mặt khác thì do có quan hệ hợp tác đã lâu lên được ưu tiên mỗi khi có hàng về.
B7. Kiểm tra hàng hóa
Sau khi làm thủ tục nhận hàng xong, công ty sẽ tiến hành kiểm hầng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay giao hàng không đúng về mặt chất lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bảng giám định hàng, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm định hanfg, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng không đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng...khi lập biên bản xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại, ( trong phần lớn các trường hợp đều có sự chứng kiến của các cơ quan kiểm định). Thực tế thì khi kiểm tra hàng nhập khẩu nhất là rượu thì cán bộ xuất khẩu của Công ty chưa kiểm tra cần chu đáo dẫn đến việc thiếu ót về số lượng và chất lượng
B8. Làm thủ tục thanh toán
Thánh toán là một khâu rất quan trọng đối với cả 2 bên người xuất khẩu và người nhập khẩu. đến lúc này sau khi người xuất khẩu đã xuất hàng cho người nhập khẩu và
35
người nhập khẩu đã có thông tin để nhận hàng thì người nhập khẩu phải có nghĩa vụ làm thủ tục thanh toán cho người xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế nói chung, các công ty có thể sử dụng rất nhiều hình thức thanh toán : phương thức nhờ thu, thưu tín dụng, ghi số, điện chuyển tieefnf, hối phiếu.. Đối với công ty có 2 hình thức thanh toán mà công ty áp dụng phổ biến nhất là điện chuyển tiền (TTR) và thư tín dụng (L/C). Điện chuyển tiền là hình thức thanh toán được công ty lựa chọn nhiều bởi các đối tác công ty là các đối tác lâu dài đã có sự tin tưởng lẫn nhau.
- Điện chuyển tiền < đối với bạn hàng lấu năm>
+ Công ty viết một thông báo cho ngân hàng về lệnh chuyển tiền cho phía đối tác của công ty là các đối tác Ngân hàng đầu tư và phát triển tại các địa phương mà công ty có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của công ty, với đầy đủ thông tin cần thiết trong đó.
Sau khi kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ có liên quan hợp lệ ngân hàng sẽ trích tài chính của công ty bằng số tiền như đã khai báo để chuyển cho bên đối tác đồng thời sẽ giữ cuống điện chuyển tiền cho công ty thông báo tiền đã được chuyển. Công ty ngân hàng chuyển tiền bằng điện báo cho ngân hàng đại lý của Ngân hàng Đầu tư và phát triển tại nước xuất khẩu để chuyển tiền cho người xuất khẩu.
+ Đến đây công ty đã hoàn thành nghĩa vụ với người xuất khẩu - Thứ tín dụng L/C< đối với những bạn hàng mới>
+ Nhân viên nhập khẩu sẽ đề nghị kế toán trưởng công ty gửi đơn xin mở L/C bởi ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi xem xét tài khoản của công ty, ngân hàng đồng ý mở L/C và gửi thông báo cho Ngân hàng đại diện người xuất khẩu.
+ Sau khi người xuất khẩu xuất hàng cùng bộ chứng từ, Ngân hàng đại diện người xuất khẩu sẽ gửi kèm hối phiếu thanh toán cho ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi người nhập khẩu kiểm tra hàng hóa, chứng từ không có vấn đề gì thì gọi điện và yêu cầu Ngân hàng thanh toán.
Đối với hình thức thanh toán bằng L/C thì do nghiệp vụ còn yếu kém nên đã dẫn đế thiệt hại cho CÔng ty khi thực hiện thanh toán cho các hợp đồng mà Công ty ký kết với đối tác mới.
36
Sau khi kiểm hàng nếu thấy hàng thiếu hụt hay chất lượng không đảm bảo theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại, khởi kiện nhà cung cấp và các