2.4.1. Đặc điểm:
- Nội dung và thời điểm ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí về lương cho nhân viên quản lý (tiền lương, các khoản phụ cấp); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý; tiền thuế môn bài; chi phí dịch vụ mua ngoài gồm điện, nước, bảo hiểm tài sản; chi phí bằng tiền khác như tiếp khách, hội nghị khách hàng... Chi phí doanh nghiệp được kế toán ghi nhận ngay khi có chứng từ chứng minh nghiệp vụ thực phát sinh như: Phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý, bảng trích khấu hao TSCĐ,...
Đối với khoản nợ phải thu khó đòi, căn cứ vào giấy xác nhận của khách hàng nợ về số tiền chưa trả như Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ... doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
2.4.2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản được sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp với các tài khoản con như sau:
TK 6421: Chi phí nhân viên
TK 6422: Chi phí dụng cụ quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng trụ sở TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí, lệ phí
TK 6422: Phí, lệ phí TK 6428: Thuế khác
TK 6427: Chi phí quản lý dịch vụ mua ngoài TK 64271: Chi phí thuê nhà, kho
TK 64272: Chi phí điện, nước, điện thoại, xăng dầu TK 64273: Chi phí quảng cáo, khuyến mãi
TK 64274: Chi phí đào tạo
TK 64275: Chi phí sửa chữa TSCĐ
TK 64278: Chi phí dịch vụ mua ngoài khác TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
TK 64281: Chi phí tiếp khách, giao dịch TK 64288: Chi phí bằng tiền khác
2.4.3. Chứng từ sử dụng và quy trình chứng từ, phần mềm:
- Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn,…
- Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, Sổ Cái TK 642, Sổ chi tiết các tài khoản 6421,6422,6423,6424,6425,6427,6428 và các sổ cái liên quan ( 111, 112 , 331, …)
- Quy trình chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp,kế toán căn cứ vào : bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định , phiếu chi, phiếu xuất kho, Giấy đề nghị thanh toán … để hạch toán nghiệp vụ:
Nợ TK 642 ( chi tiết 6421 hoặc 6422)
Có TK liên quan ( 334, 338, 335, 352, 111, 112...) Sau đó, hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi:
Sổ nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của tài khoản đó.
Cuối ngày, sau khi ghi sổ nhật ký chung và số chi tiết các tài khoản, kế toán đối chiều ghi Sổ cái TK 642 và các TK liên quan( 111, 331, 112,... ). Khi thanh toán các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tiền căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn bán hàng để lập phiếu chi, thanh toán luôn cho nhân viên đề nghị.
Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn bán hàng, kế toán tiền lập phiếu chi tiền. Phiếu chi sau khi lập và in ra làm 3 liên, kế toán ký vào đó và xin chữ ký của kế toán trưởng, Tổng giám đốc (hoặc Phó Tổng giám đốc) và thủ quỹ. Sau đó, kế toán thực hiện thao tác lưu Phiếu chi trên vào máy bằng cách nhấn vào nút “Lưu” và giao Phiếu chi cho thủ quỹ. Thủ quỹ thực hiện chi tiền, yêu cầu người nhận tiền ký vào Phiếu chi và giao liên 3 của Phiếu chi cho người lập giấy đề nghị thanh toán là chị Lê Thanh Hà. Liên 1 và liên 2 được lưu tại Phòng kế toán và làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ.
- Quy trình nhập liệu trên Misa:
Tại giao diện màn hình Misa kế toán vào phân hệ Tổng hợp -> Chứng từ nghiệp vụ khác.
-Diễn giải:
-Ngày hạch toán: -Ngày chứng từ: - Số chứng từ :
-Dòng đầu tiên nhập thuế GTGT: +Nợ TK 133/Có TK 331. + Số tiền :
+Đối tượng ghi Có: nhập MST của nhà cung cấp phần mềm sẽ tự động cập nhật mã và tên nhà cung cấp.
-Dòng thứ hai nhập chi phí : +Nợ TK 6427/ Có TK 331. + Số tiền :
+Đối tượng ghi Có: nhập MST +Khoản mục chi phí:
-Khi thanh toán bằng tiền mặt :
• Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán kèm theo hóa đơn số.... , ngày ....kế toán tiến hành lập phiếu chi trên máy như sau: Tại giao diện màn hình MISA chọn “Quỹ”, chọn “Phiếu chi” , điền đầy đủ thông tin (ngày hạch toán, ngày chứng từ, đối tượng, lý do, diễn giải.
• TK Nợ (331) TK Có (1111), số tiền ctrl+S. Chọn ”In ”, sau đó chọn mẫu để in Phiếu chi.
Sau đó, kế toán ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 6427, sổ cái TK 642, sổ cái TK 111.