Thứ nhất, Về phần mềm kế toán sử dụng: Hiện nay công ty đang dùng phần mềm kế toán Misa. Bên cạnh những ưu việt do việc sử dụng phần mềm mang lại thì phần mềm còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Các báo cáo khi kết xuất ra excel sắp xếp không theo thứ tự, điều này rất tốn công cho người dùng khi chỉnh sửa lại báo cáo.
Các báo cáo tổng hợp, đặc biệt là các báo cáo tài chính chương trình mới chỉ liệt kê mà không phân tích được là thông qua đó nói lên điều gì.Trong nền kinh tế năng động như hiện nay thì thông tin về khả năng thanh toán (hiện thời, nhanh), kết cấu tài chính, khả năng sinh lời, thông tin về tình hình quay vòng của vốn vật tư, hàng hoá, những thông tin về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tiêu thụ, tỷ lệ lãi gộp, lãi thuần, khả năng thu hồi nợ... là rất quan trọng và cần thiết. Nó giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN hiện tại ra sao để từ đó đưa ra các quyết định kịp thời. Tuy nhiên, phần mềm kế toán ở công ty lại không tính được các chỉ tiêu kinh tế cung cấp những thông tin này.
Thứ hai, Về kế toán chi tiết: Hiện nay công ty đã tiến hành thực hiện kế toán chi tiết tuy nhiên việc tiến hành còn chưa có hệ thống trên các mặt sau:
Việc ghi nhận doanh thu và giá vốn của doanh nghiệp chưa được tiến hành chi tiết cho từng mặt hàng
Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được phân bổ chi tiết cho từng mặt hàng
Về hệ thống sổ và báo cáo:
Hiện nay hệ thống sổ kế toán tổng hợp của công ty đã tương đối đầy đủ, tuy nhiên hệ thống sổ chi tiết của công ty còn chưa đầy đủ, doanh nghiệp mở sổ cái TK 511, TK 632 mà chưa có sổ chi tiết doanh thu của từng mặt hàng. Mặc dù doanh nghiệp đã lập được báo cáo bán hàng chi tiết cho từng mặt hàng,
nhưng doanh nghiệp mới chỉ tính tới lãi gộp của từng mặt hàng mà chưa tính được lãi lỗ thực sự của từng mặt hàng
Thứ ba, Về kế toán quản trị: Công ty chưa phát huy được thế mạnh kế toán quản trị doanh thu và chi phí trong tổ chức công tác kế toán: các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong công ty chưa phân tích được thành biến phí và định phí nên kế toán chưa lập được báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, chính vì vậy không có căn cứ để xác định điểm hòa vốn và phân tích mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận do đó chưa phát huy được tối đa tác dụng của công tác kế toán trong việc đưa ra các phương án kinh doanh có hiệu quả
Thứ tư, Về hóa đơn chứng từ: Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn chứng từ được tiến hành thường xuyên liên tục nhưng vẫn không tránh được những sai sót như khi chứng từ luân chuyển tới khâu cuối cùng còn thiếu chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Do đó công ty cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên hơn nhằm dảm bảo tính pháp lý cho chứng từ.
Thứ năm, Trong việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, công ty chưa có nhưng chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng đẻ thu hút khách hàng, đẩy nhanh quá trình tiêu thụ
Thứ sáu, Công ty không phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại sản phẩm, hàng hoá mà chỉ tổng hợp một lần vào cuối tháng cho tất cả các loại sản phẩm. Vì vậy, mặc dù Công ty đã theo dõi được giá vốn, doanh thu của từng loại sản phẩm nhưng vẫn chưa xác định được kết quả bán hàng cho từng mặt hàng nên không thể biết được mặt hàng nào lãi, mặt hàng nào lỗ để có những biện pháp chiến lược kịp thời mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty.
Thứ bảy, Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay khó tránh khỏi việc giá cả lên xuống bấp bênh. Hiện tại, Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mặc dù
giá trị hàng tồn kho hàng năm của Công ty rất lớn và giá trị thuần có thể thực hiện được cũng giảm đáng kể.
Thứ tám, Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Mặc dù có các khoản nợ đã quá hạn nhưng Công ty vẫn không trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Nguyên nhân của hạn chế
Thứ nhất, Do bộ phận kế toán tổng hợp doanh thu và chi phí không làm đúng, sát hạch với quy định đề ra.
Thứ hai, Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng còn tồn tại 1 số hạn chế.
Thứ ba, Kế toán công nợ, kế toán doanh thu chưa thực sự phối hợp nhịp nhàng với kế toán kho, kế toán thanh toán để có thể đưa ra những cách quản lý tốt nhất. Có thể điều này là do cán bộ kế toán còn thiếu năng lực, thiếu kinh nghiệm.
Thứ tư, Chính sách của doanh nghiệp chưa thật hoàn chỉnh, không có nhiều đổi mới trong việc trả lương cho nhân viên.
Thứ năm, Chính sách của công ty đối với khách hàng còn chưa được chú trọng. Công ty hầu như không có bất kỳ một chương trình khuyến mại nào dành cho khách hàng, cũng không có họat động nào để giữ chân khách hàng bên cạnh việc bán các sản phẩm có chất lượng cao. Cách mã hóa đối tương kế toán của công ty trên phần mềm còn chưa rõ ràng, cụ thể, gây nhiều nhầm lẫn, trùng lắp.
3.2. Giải pháp:
Giải pháp 1: Xây dựng Danh mục tài khoản
Việc ghi nhận doanh thu và giá vốn phải được chi tiết cho từng mặt hàng. Để làm được điều này công ty cần phải Mở các chi tiết tài khoản 511 và 632 cho từng loại hàng hóa.
Trong điều kiện doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán , kế toán muốn mở thêm các tài khoản chi tiết cần tiến hành khai báo thêm các tài khoản mới trên danh mục tài khoản.
Trên giao diện màn hình của phần mềm MISA -> chọn “danh mục”-> chọn “tài khoản” -> chọn “hệ thống tài khoản” -> ctrl + N (thêm) –> điền đầy đủ thông tin -> chọn “Cất”.
Giải pháp 2: Theo dõi chi tiết từng chỉ tiêu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Cùng với việc thêm danh mục chi tiết doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán, kế toán nên quan tâm đến sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán để có thể theo dõi kịp thời tình hình kinh doanh lời lỗ của từng mặt hàng . Từ các sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết giá vốn hàng bán , kế toán có thể dễ dàng xác định kết quả tiêu thụ từng mặt hàng , từ đó đưa ra chính sách tiêu thụ phù hợp với các lĩnh vực mà khách hàng cần đến và lĩnh vực chưa khai thác hết.
Giải pháp 3: Thực hiện chiết khấu thanh toán cho Khách hàng
Nhu cầu vốn là vấn đề thực sự cần thiết và quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp và đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, do đó bản thân họ và tất cả các doanh nghiệp kinh doanh khác đều mong muốn có thể tận dụng một cách tối đa vốn của đối phương. Chính vì điều này, doanh nghiệp nên áp dụng tối đa khả năng thực hiện chiết khấu thanh toán trong bán hàng bằng các biện pháp cụ thể như sau:
- Xây dựng bảng hệ thống chiết khấu thanh toán: Ứng với thời gian khách hàng thanh toán sớm là số tiền hoặc phần trăm chiết khấu theo giá tùy thuộc vào điều kiện DN cũng như đặc thù hàng hóa.
- Thiết lập các chính sách khuyến mại( có thể về sản phẩm, hàng hóa) đi kèm khi khách hàng thực hiện thanh toán sớm.
- Khi thực hiện chiết khấu thanh toán, công ty không được ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn GTGT. Công ty vẫn phải xuất hóa đơn GTGT với thuế suất tương ứng của mặt hàng bán ra theo giá thanh toán. Do số tiền chiết khấu thanh toán là khoản chi phí tài chính của công ty chấp nhận khi bán cho người mua. Người bán lập phiếu chi để trả khoản chiết khấu thanh toán. Căn cứ vào các chứng từ ( hóa đơn GTGT, hợp đồng, phiếu chi,…), kế toán hạch toán:
Nợ 635
Có 131 (nếu bù trừ luôn vào khoản phải thu)
Có 111, 112 (nếu trả luôn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)
Giải pháp 4: Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Bộ tài chính quy định căn cứ xác định các khoản phải thu khó đòi như sau:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khuế ước vay nợ hoặc cam kết khác.
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế(Công ty, doanh nghiệp...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Vào cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức dự phòng phải thu khó đòi xác định kế toán ghi:
Nợ TK 642 Có TK 2293
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo, phải hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi số chênh lệch phải lập kỳ này nhỏ hơn kỳ trước chưa sử dụng hết, kế toán ghi:
Nợ TK 2293 Có TK 642
- Xử lý nợ khó đòi thực tế phát sinh:
+ Khi có nợ khó đòi thực tế không đòi được: Nợ TK 2293
Nợ TK 642
Có TK 131,136,138
+ Nếu nợ khó đòi trước đây xử lý, sau đó đòi lại được thì khoản đó được coi là thu nhập khác
Nợ TK 111,112 Có TK 711.
Giải pháp 5: Phần mềm kế toán
Mặc dù phần mềm kế toán MISA có nhiều tính năng tốt , tuy nhiên các quy định về kế toán theo Thông tư mới cũng có nhiều thay đổi chưa được cập
nhập trong phần mềm. Chính vì vậy công ty cần nghiên cứu, ứng dụng, hoàn thiện hơn nữa phần mềm kế toán sử dụng trong công ty, nhằm đáp cập nhật kịp thời quy định của các văn bản pháp luật về kế toán.