2.2.2.1 Cỏc phương thức bỏn hàng.
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nờn việc xỏc định cho mỡnh một phương thức bỏn hàng hợp lý là rất quan trọng, xuất phỏt từ đú mà quyết định tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay cụng ty sử dụng cỏc hỡnh thức bỏn hàng sau:
Xuất khẩu trực tiếp:
Theo phương thức này, doanh nghiệp sẽ trực tiếp đàm phỏn kớ kết hợp đồng với nước ngoài, trực tiếp giao hàng và thu tiền hàng. Giỏ cả trong thanh toỏn xuất khẩu mà doanh nghiệp đang sử dụng là giỏ CIF, đồng tiền sử dụng là đồng USD hoặc đồng tiền của nước nhập khẩu, thanh túan theo phương thức chuyển tiền hoặc mở L/C.
Trong nước :
- Bỏn buụn: Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp với khối lượng lớn, khỏch hàng sẽ cú đơn đặt hàng gửi tới doanh nghiệp Trong nghiệp vụ này doanh nghiệp và khỏch hàng làm hợp đồng. Trong hợp đồng cú sự thoả thuận về giỏ cả, hỡnh thức thanh toỏn, chi phớ vận chuyển, cú sự phờ chuẩn
của giỏm đốc .Căn cứ vào đơn đặt hàng,hợp đồng, kế toỏn viết hoỏ đơn bỏn hàng(kiờm phiếu xuất kho) và giao hàng cho bờn mua.
- Bỏn lẻ trực tiếp: Việc bỏn lẻ hàng húa được thực hiện thụng qua cửa hàng bỏn lẻ của cụng ty. Cỏc nhõn viờn bỏn hàng của cửa hàng trực tiếp giao hàng và thu tiền người mua. Cuối ca, nhõn viờn bỏn hàng kiểm tiền và nộp tiền cho thủ quỹ, đồng thời kiểm kờ hàng, xỏc định lượng hàng đó bỏn ra và lập bảng kờ bỏn lẻ hàng hỏo, dịch vụ. Cỏc cửa hàng thu tiền trực tiếp và cứ sau một tuần sẽ chuyển tiền về cho cụng ty.
Đối với phương thức bỏn lẻ, giỏ bỏn lẻ được doanh nghiệp quy định chuẩn cho từng mặt hàng cụ thể trong đú bao gồm cả thuế GTGT và lệ phớ giao thụng. Tựy từng khỏch hàng mua lẻ, doanh nghiệp cũng cú thể cú giỏ bỏn lẻ khỏc nhau nhưng cũng khụng được chờnh lệch nhiều so với mức bỏn lẻ chuẩn do doanh nghiệp quy định. Đối với những khỏch hàng mua lẻ mà khụng cú húa đơn thỡ vẫn viết húa đơn cho số hàng đú, liờn đỏ thỡ lưu lại cuống và chuyển húa đơn cựng bảng kờ lờn cụng ty. Quỏ trỡnh hạch toỏn bỏn hàng theo phương thức bỏn lẻ từ cửa hàng lờn cụng ty cũng hoàn toàn giống phương thức bỏn buụn.
2.2.2.2. Thủ tục bỏn hàng
Xuất khẩu trực tiếp:
Trường hợp này cụng ty ký hợp đồng với bờn mua hàng và cú trỏch nhiệm xuất khẩu lụ hàng cho bờn nước ngoài theo trỡnh tự:
+ Xin giấy phộp xuất khẩu lụ hàng
+ Lập hoỏ đơn thương mại, và bảng kờ chi tiết đúng gúi + Xin giấy chứng nhận xuất xứ
+ Làm thủ tục hải quan
+ Làm thủ tục thanh toỏn (giấy bỏo của ngõn hàng về việc đũi mở L/C, hoỏ đơn thương mại, vận đơn).
Sau khi cỏc đơn đề nghị này được duyệt, Phũng kinh doanh Xuất nhập khẩu sẽ cựng với khỏch hàng ký hợp đồng mua bỏn. Trong hợp đồng ghi rừ cỏc điều
kiện về số lượng hàng, quy cỏch, chất lượng và chủng loại hàng; thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toỏn…
Bỏn hàng trong nước: Khi nhận được đơn đề nghị mua hàng của khỏch hàng, phũng kinh doanh Xuất nhập khẩu tiến hành xử lý cỏc đơn này và sắp xếp theo thứ tự thời gian của chỳng. Phũng sẽ lập kế hoạch bỏn hàng húa và trỡnh Giỏm đốc ký duyệt. Căn cứ vào số hàng tồn kho của doanh nghiệp và căn cứ vào số lượng và chủng loại, quy cỏch yờu cầu, Giỏm đốc sẽ quyết định việc nhập khẩu xuất bỏn thẳng hay là xuất hàng tồn từ kho của doanh nghiệp để bỏn cho khỏch hàng.
2.2.2.3. Danh mục chứng từ
Hệ thống chứng từ được ỏp dụng trong việc hạch toỏn tại cụng ty cũng bao gồm hầu hết cỏc biểu mẫu chứng từ quy định trong Luật kế toỏn và cỏc văn bản phỏp luật cú liờn quan.
Là một doanh nghiệp thương mại, cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK sử dụng nhiều loại chứng từ như chứng từ thuộc chỉ tiờu bỏn hàng (Bảng thanh toỏn hàng đại lý, ký gửi, húa đơn giỏ trị gia tăng…), chỉ tiờu hàng tồn kho ( Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa…), Chỉ tiờu lao động tiền lương (Bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn tiền lương, bảng thanh toỏn tiền thưởng…), chỉ tiờu tiền tệ (Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toỏn…) hay chỉ tiờu tài sản cổ định (Biờn bản giao nhận TSCĐ, Biờn bản thanh lý TSCĐ, Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ…)
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của cụng ty đều được lập chứng từ kế toỏn. Trừ hoỏ đơn giỏ trị gia tăng vẫn cũn lập bằng tay theo mẫu của Bộ Tài chớnh, cũn lại tất cả cỏc chứng từ kế toỏn được lập trờn mỏy tớnh với đầy đủ cỏc chỉ tiờu, số liệu và nội dung quy định cho chứng từ kế toỏn.
Tất cả chứng từ kế toỏn do Cụng ty lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều được tập trung vào bộ phận kế toỏn Doanh nghiệp. Bộ phận kế toỏn kiểm tra
những chứng từ kế toỏn đú và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn.
2.2.2.4. Danh mục tài khoản
Là một doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp Việt Nam và chịu sự điều chỉnh của Luật kế toỏn, Chuẩn mực và Chế độ kế toỏn doanh nghiệp Việt Nam…, cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK sử dụng hầu hết cỏc TK thuộc hệ thống TK quy định trong Chế độ kế toỏn doanh nghiệp Việt Nam ban hành kốm theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chớnh.
Tuy nhiờn do những đặc điểm riờng của một doanh nghiệp cú xuất nhập khẩu, Doanh nghiệp thường thực hiện những nghiệp vụ liờn quan đến Ngõn hàng và ngoại tệ. Vỡ vậy cỏc TK 112 – Tiền gửi Ngõn hàng, TK 413 – Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi, TK ngoài bảng 007 - Ngoại tệ cỏc loại cú được sử dụng.
2.2.2.5. Hệ thống sổ và bỏo cỏo liờn quan tại cụng ty TNHH MTV kỹ thuậtvà dịch vụ TLK. và dịch vụ TLK.
a. Hệ thống sổ kế toỏn:
Như tất cả cỏc cụng ty thực hiện hoạt động kinh doanh khỏc, cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK sử dụng sổ kế toỏn để ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan tới cụng ty.
Cụng ty cũng đó thực hiện cỏc quy định về sổ kế toỏn quy định trong Chế độ kế toỏn doanh nghiệp Việt Nam ban hành kốm theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chớnh.
Do đặc điểm riờng của hoạt động kinh doanh núi trờn nờn Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung, bao gồm hầu hết cỏc sổ chi tiết và tổng hợp theo quy định hiện hành.
Hiện tại cụng ty chưa sử dụng phần mềm kế toỏn mà chỉ làm kế toỏn trờn Excel.
Cỏc loại bỏo cỏo kế toỏn sử dụng trong cụng ty bao gồm: Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh, Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
2.2.3. Kế túan doanh thu bỏn hàng tại cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịchvụ TLK . vụ TLK .
2.2.3.1. Nội dung kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Doanh thu bỏn hàng là tổng sổ tiền bỏn hàng húa hoặc cung cấp dịch vụ mà cụng ty đó thu được hoặc sẽ thu được, đủ điều kiện ghi nhận doanh thu bỏn hàng. Cụng ty hạch toỏn Thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ nờn doanh thu bỏn hàng khụng bao gồm thuế GTGT đầu ra.
Doanh thu bỏn hàng ở cụng ty chủ yếu là doanh thu bỏn cỏc mặt hàng của doanh nghiệp cỏc thiết bị y tế, thiết bị cụng nghiệp như: Mỏy thở, mỏy xung điện phõn…
Nội dung kế toỏn thể hiện:
+ Theo dừi ghi nhận doanh thu theo từng trường hợp bỏn hàng. Cụng ty bỏn hàng theo hai phương thức: Bỏn hàng thu tiền ngay và bỏn chịu.
+ Xỏc định đỳng doanh thu để quản lý, cung cấp kịp thời cho lónh đạo doanh nghiệp.
2.2.3.2. Chứng từ kế toỏn sử dụng
Doanh thu được ghi nhận trờn cơ sở hàng húa dịch vụ đó giao cho khỏch hàng, đó phỏt hành húa đơn và được khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn.
* Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bỏn hàng húa - Phiếu thu tiền mặt
- Phiếu xuất kho
-Uỷ nhiệm thu, Giấy bỏo cú của Ngõn hàng…
Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn: Liờn 1 lưu tại quyển, Liờn 2 giao cho khỏch hàng, Liờn 3 dựng để thanh toỏn, lưu tại phũng kế toỏn .
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: Liờn 1 lưu tại phũng kế toỏn, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 dựng để thanh toỏn lưu tại phũng kế toỏn.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khỏch hàng hoặc khi nhận được yờu cầu mua hàng trực tiếp của khỏch hàng, phũng kinh doanh lập yờu cầu xuất kho gửi cho phũng kế toỏn, phũng kế toỏn sau khi kiểm tra yờu cầu xuất kho thỡ tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành hai liờn, phũng kế toỏn lưu một liờn. Liờn hai được chuyển xuống kho để làm thủ tục xuất kho hàng húa, chuyển hàng húa cho Phũng kinh doanh. Phũng kinh doanh ký vào phiếu và nhận hàng sau đú phiếu xuất kho được chuyển lờn phũng kế toỏn để tiến hành ghi sổ kế toỏn hàng húa.
Khi Phũng kinh doanh nhận được hàng hoỏ, kiểm tra số lượng hàng hoỏ và ghi số lượng vào Hoỏ đơn GTGT. Sau đú chuyển chứng từ cho Phũng kế toỏn ghi đơn giỏ và hoàn thiện chứng từ. Phũng kinh doanh nhận lại Hoỏ đơn GTGT sau khi Giỏm đốc Cụng ty đó ký duyệt. Hàng húa được chuyển cho người mua và người mua ký nhận vào Hoỏ đơn.
2.2.3.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toỏn doanh thu bỏn hàng, kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau: - TK 511- Doanh thu bỏn hàng
- TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp
Và một số tài khoản liờn quan khỏc như: TK111, TK112, TK131…
2.2.3.4. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn:
Hàng ngày khi nhận được chứng từ như: Hoỏ đơn (GTGT), giấy nộp tiền, kế toỏn tiến hành phõn loại và ghi sổ kế toỏn liờn quan.
Khi khỏch hàng mua hàng húa, căn cứ vào Húa đơn GTGT, kế toỏn sẽ viết phiếu xuất kho. Tựy theo phương thức mua hàng của khỏch hàng là thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng hay mua chịu mà kế toỏn sẽ tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung theo cỏc định khoản thớch hợp. Và sau đú tiến
Nếu khỏch hàng mua hàng và thanh toỏn ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào húa đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt…Kế toỏn sẽ tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung như sau:
- Tại cột Ngày thỏng ghi sổ: Nhập ngày thỏng ghi sổ - Tại cột Số hiệu chứng từ:nhập Số hiệu chứng từ
- Tại cột Ngày thỏng chứng từ:Nhập ngày thỏng chứng từ dựng làm căn cứ để ghi sổ
- Tại cột Diễn giải: Nhập Diễn giải cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh - Tại cột TK Nợ/ TK Cú:Nhập Tài khoản Nợ ở dũng trờn, TK Cú ở dũng dưới.
- Tại cột Tài khoản đối ứng: Nhập TK đối ứng tương ứng với TK bờn Nợ
Cú. Theo định khoản :
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giỏ thanh toỏn) Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Cú TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (Giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT).
- Số phỏt sinh:Nhập số tiền phỏt sinh
Sau đú căn cứ vào số liệu ghi trờn sổ nhật ký chung, kế toỏn tiến hành ghi sang sổ chi tiết doanh thu tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 111, sổ cỏi TK 511, sổ cỏi TK 111…
Nếu khỏch hàng mua và thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng. Căn cứ vào húa đơn GTGT, Giấy bỏo cú của ngõn hàng, Kế toỏn cũng tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung tương tự như trường hợp bỏn hàng và thu bằng tiền mặt nhưng ghi theo định khoản :
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngõn hàng (Tổng giỏ thanh toỏn) Cú TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (Giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT)
Tiếp tục căn cứ vào số liệu ghi trờn sổ nhật ký chung, kế toỏn tiến hành ghi sang sổ chi tiết doanh thu tài khoản 511, sổ chi tiết 112, sổ cỏi TK 511, sổ cỏi TK 112 …
Nếu khỏch hàng mua và mới chấp nhận thanh toỏn nhưng chưa thanh toỏn. Căn cứ vào húa đơn GTGT, hợp đồng bỏn hàng… kế toỏn tiến hành ghi vào sổ Nhật Ký Chung tương tự như trường hợp bỏn hàng thu tiền ngay nhưng ghi theo định khoản:
Nợ TK 131 – Phải thu của khỏch hàng Cú TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ ( Giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT )
Căn cứ vào số liệu trờn sổ nhật ký chung, kế toỏn tiến hành ghi sang sổ chi tiết doanh thu bỏn hàng TK 511, sổ chi tiết phải thu khỏch hàng TK 131, sổ cỏi TK 511- Doanh thu bỏn hàng…
Vớ dụ : Theo húa đơn GTGT số 0000012 ngày 20/09/2012 Cụng ty bỏn 2 thựng
dung dịch pha loóng Diluent + 02 lọ Dung dịch tỏch bạch cầu CFL Lys echo CTy CP Dược – TBYT Hà Dương với tổng giỏ bỏn đó cú thuế GTGT là 4 600 000, trong đú thuế suất thếu GTGT là 10 %, khỏch hàng chưa thanh toỏn tiền .
Với nghiệp vụ bỏn hàng nờu trờn, kế toỏn sau khi xem xột, kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của húa đơn GTGT và cỏc chứng từ liờn quan thỡ tiến hành ghi sổ kế toỏn cho húa đơn đú theo quy trỡnh sau:
HểA ĐƠN GTGT Mẫu số : 01 GTKT-3LL
Liờn 1 : Lưu RA/2011B
Ngày 20 thỏng 09 năm 2012 0000012 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK Địa chỉ: Số 180 Kim Mó, Ba Đỡnh, Hà Nội
MST: 0102849554 Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty CP Dược – TBYT Hà Dương MST: 0102760458
Hỡnh thức thanh toỏn: TM/ TGNH. STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1ì2
1 Dung dịch pha loóng
Diluent Thựng 02 1.500.000 3.000.000
2 Dung dịch tỏch bạch
cầu CFL Lys echo Lọ 02 800.000 1.600.000
Thuế GTGT : 5%
Cộng tiền hàng : 4.600.000
Tiền thuế GTGT : 230.000
Tổng phải trả : 4.830.000
Số tiền bằng chữ: Bốn triệu sỏu trăm nghỡn đồng
Kế toỏn căn cứ vào húa đơn 0000012 viết phiếu xuất kho: Đơn vị: Cụng ty TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK Bộ phận: ……….
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 thỏng 09 năm 2012 Nợ: 632
Số:…01……. Cú: 156
- Họ và tờn người nhận hàng: Cty CP Dược – TBYT Hà Dương - Lý do xuất kho: Xuất bỏn
- Xuất tại kho: cụng ty - Địa điểm: 180 Kim Mó, Ba Đỡnh, Hà Nội
STT Tờn sản phẩm, hàng húa
Mó
số ĐVT
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền Yờu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Dung dịch pha loóng
Diluent Thựng 02 02
02 Dung dịch tỏch bạch
cầu CFL Lys echo Lọ 02 02
Cộng
Tổng số tiền viết bằng chữ: Số chứng từ gốc kốm theo:
Ngày 20 Thỏng 09 Năm 2012 Người Lập Phiếu Người Nhận Hàng Thủ Kho Kế Toỏn Trưởng Giỏm Đốc
Căn cứ vào chứng từ cú được là húa đơn số 0000012, kế toỏn ghi sổ nhật ký chung như sau:
Cụng ty: TNHH MTV kỹ thuật và dịch vụ TLK Địa chỉ: Số 180 Kim Mó, Ba Đỡnh, Hà Nội
SỔ NHẬT Kí CHUNG NĂM: 2012
Ngày thỏng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đó ghi
sổ cỏi Số hiệu TK đối ứng Số phỏt sinh Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú 20/09 0000012 20/09 Doanh thu bỏn hàng - 02 thựng Dung dịch pha