3.3.1 Gi i pháp chung:
- hoàn thi n công tác d toán ngân sách tr c h t ph i xây d ng nh ng nguyên t c d toán ngân sách, bao g m:
- Công tác d toán ph i đ c th c hi n liên t c. Vi c l p d toán ngân sách không ch là ho t đ ng hàng n m, không ch ti n hành l p d toán ngân sách cho cho n m k ho ch vào th i đi m duy nh t là cu i n m hi n t i, mà công tác d toán ngân sách ph i đ c t ch c liên t c trong n m, th ng xuyên theo dõi ngân sách, so sánh v i th c t và đi u ch nh k p th i cho phù h p v i th c t .
- Công tác l p d toán ph i thu hút m i ng i, m i b ph n tham gia. D toán ngân sách không ph i là công vi c riêng c a nhà lãnh đ o Công ty. T t c các b ph n, phòng ban đ u tham gia vào công tác l p d toán ngân sách nh m đ a ra các thông tin trên báo cáo d toán ngân sách chính xác nh t v i b ph n mình ph trách.
- Công tác l p d toán ngân sách ph i b o đ m nguyên t c không nóng v i khi d toán ngân sách. Các b ph n tham gia l p d toán ngân sách c n ph i có th i gian đ thu th p t t c các thông tin h u ích cho vi c l p k ho ch và d toán ngân sách cho Công ty đ có th l p ra nh ng thông tin h u ích cho vi c l p k ho ch và d toán ngân sách cho Công ty đ có th l p ra các báo cáo d toán có tính th c t . Các ch tiêu, thông tin trên các báo cáo d toán ngân sách có liên quan ch t ch v i nhau. Vì v y, ch c n m t b ph n đ a ra các ch tiêu trên ccá báo cáo d toán ngân sách. Ví d , d toán tiêu th không chính xác, d n đ n d toán s n xu t và chi phí s n xu t không chính xác.
- L p d toán ngân sách ph i chú tr ng đ n nguyên t c ngày càng phát tri n trong t ng lai c a Công ty. T t c các thông tin trong báo cáo d toán ph i th hi n tình hình ho t đ ng s n xu t kinh doanh ngày càng phát tri n và ngày càng hi u qu c a Công ty.
3.3.2 Gi i pháp c th :
công tác d toán ngân sách t i Công ty X ng d u KV II đ c hoàn ch nh và phù h p v i th c t , Công ty c n hoàn thi n quy trình d toán ngân sách. Trong quy trình này ph i phân chia t ng giai đo n trong quá trình d toán ngân sách và các công vi c c th trong t ng giai đo n. Qua nghiên c u th c t t i Công ty X ng d u KV II, quy trình d toán ngân sách đ c chia làm 3 giai đo n:
- Giai đo n 1: Chu n b d toán ngân sách
̇ giai đo n này Giám đ c Công ty ph i xác đnh rõ m c tiêu chung c a Công ty trong m t cu c h p v i các Tr ng phòng/ Ban/ B ph n. M c dù T ng Công ty yêu c u Công ty t ng l i nhu n 7% so v i n m tr c nh ng đó ch là ch tiêu đ c áp đ t t c quan qu n lý c p trên nh ng th c t m c l i nhu n c a Công ty trong n m 2008 có th t ng nhi u h n 7% so v i n m 2007. Vì v y, khi l p d toán ngân sách, Công ty không nên đi u ch nh các s li u, thông tin đ k t qu cu i cùng c a các báo cáo ngân sách b ng đúng 107% so v i l i nhu n n m tr c.
̇ Nh v y, Ban lãnh đ o Công ty c n đ a ra m c tiêu cho chính mình xây d ng, m c tiêu ph i mang tính phát tri n và d a vào tình hình th c t c a Công ty. Ví d , trong n m 2008, thay vì đ ra m c tiêu l i nhu n b ng 107% so v i n m 2007 thì Công ty có th đ t ra m c tiêu là ph n
đ u t ng ít nh t 7% l i nhu n so v i n m 2007.
̇ Sau đó, chu n b nhân s cho vi c l p d toán ngân sách. Ban lãnh đ o Công ty c n ph i phân công c th nh ng cá nhân t ng phòng ban ch u trách nhi m cho vi c l p d toán ngân sách cho b ph n mình và c n ph i có riêng m t b ph n chuyên trách ch u trách nhi m t ch c ch đ o, t ng h p, ki m tra xem xét toàn b các báo cáo d toán ngân sách đ đ m b o các báo cáo d toán ngân sách ph n ánh đúng ti m n ng th c t c a Công ty. B ph n chuyên trách v d toán ngân sách nên đ t trong b ph n k toán qu n tr và tr c thu c phòng k toán. B ph n chuyên trách l p d toán ngân sách đ t o s th ng nh t v các ch tiêu, cách l p d toán ngân sách cho t t c các b ph n.
̇ Cu i cùng là đánh giá l i toàn b h th ng d toán ngân sách đ b o
đ m các báo cáo d toán ngân sách mang l i cho Công ty thông tin h u ích và chính xác.
- Giai đo n 2: So n th o ngân sách
̇ B ph n chuyên trách d toán ngân sách cung c p các bi u m u v d toán ngân sách cho các b ph n d toán ngân sách có liên quan. Ví d ,
b ph n chuyên trách v d toán ngân sách s cung c p các bi u m u cho phòng kinh doanh – xu t nh p kh u, các đ n v thành viên.
̇ T t c các b ph n ti n hành so n th o d toán ngân sách cho b ph n mình, sau khi hoàn thành thì các b ph n n p báo cáo d toán ngân sách v cho b ph n chuyên trách báo cáo d toán ngân sách
̇ B ph n chuyên trách d toán ngân sách s ki m tra, t ng h p, đi u ch nh (n u báo cáo d toán không ph n ánh đúng ti m n ng th c t ) t t c các báo cáo d toán đ hoàn thành báo cáo d toán ngân sách cho Công ty.
- Giai đo n 3: Theo dõi d toán ngân sách
̇ Trong quá trình ho t đ ng, b ph n chuyên trách v d toán ngân sách c n theo dõi, so sánh và phân tích s khác nhau gi a k t qu th c t đ t
đ c v i các ch tiêu trên báo cáo d toán ngân sách đ k p th i đi u ch nh các ch tiêu s li u cho báo cáo d toán ngân sách c a k ti p theo.
3.3.2.1 Gi i pháp v nguyên t c và quy trình l p: Nguyên t c:
- Truy n đ t k ho ch và m c tiêu kinh doanh c a các nhà qu n lý đ n các b ph n trong Công ty
- D báo đ c các khó kh n v tài chính trong m t th i gian nh t đnh, phân b và đi u ph i các ngu n l c còn h n ch trong Công ty và là th c đo chu n trong vi c ki m tra và đánh giá vi c th c hi n m i ho t đ ng kinh doanh trong t ng b ph n c a Công ty.
Quy trình l p
- Giai đo n 1: Chu n b d toán ngân sách.
̇ B c 1: Nhà qu n lý các Công ty c n ph i xác đnh rõ m c tiêu chung c a Công ty thông qua cu c h p v i cán b qu n lý các phòng ban. ây là kh i đ u và quan tr ng nh t vì t t c các báo cáo d toán ngân sách c a Công ty ph i d a vào m c tiêu phát tri n kinh doanh c a Công ty trong m t giai đo n nh t đnh. Hi n nay, nhi u Công ty v a và nh Vi t Nam ch a th c hi n t t ngay b c đ u tiên này, b i vì các m c tiêu ch chung chung, không c th .
̇ B c 2: Chu n b nhân s cho vi c l p d toán ngân sách. Ti n hành thành l p m t b ph n chuyên trách v d toán ngân sách đ th c hi n t t h n các m c tiêu đã đ ra b c 1. Hi n nay vi c l p d toán ngân sách t i các Công ty v a và nh Vi t Nam th ng đ c th c hi n
kiêm nhi m b i nhân viên t các phòng ban trong Công ty mà nh ng ng i này không g n li n trách nhi m cá nhân trong vi c d toán ngân sách Công ty nên các báo cáo d toán ngân sách không có đ chính xác cao và th ng không kh thi.
̇ B c 3: Các nhân viên chuyên trách đ c thành l p b c 2 ti n hành so n th o các bi u m u c n thi t cho công tác d toán ngân sách. Các bi u m u này ph i phù h p v i t ng Công ty và ph i cung c p đ các thông tin c n thi t cho vi c ho ch đnh và ki m soát c a các Công ty.
̇ B c 4: B ph n l p d toán ti n hành rà soát và đánh giá l i toàn b h th ng d toán ngân sách tr c khi ti n hành so n th o đ b o đ m các báo cáo d toán ngân sách mang l i cho Công ty thông tin h u ích và chính xác.
- Giai đo n 2: So n th o ngân sách
̇ B c 1: B ph n l p d toán ti n hành thu th p các thông tin c n thi t cho vi c d toán ngân sách, bao g m nh ng thông tin bên trong và bên ngoài Công ty, có nh h ng đ n ho t đ ng d toán ngân sách c a Công ty.
̇ Nh ng thông tin bên ngoài g m:
o C c u kinh t , chính sách kinh t , l m phát, lãi su t, m c thu và t giá h i đoái. Hi n nay, Vi t Nam đang trong giai đo n chu n b gia nh p t ch c Th ng m i th gi i nên nhi u chính sách kinh t , m c thu và h n ng ch th ng m i s đ c đi u ch nh theo t ng giai
đo n. Vì v y các Công ty ph i chú ý đ n các v n đ này khi l p d toán ngân sách.
o Trong d toán ngân sách, d toán tiêu th là khâu quan tr ng vì d toán tiêu th làm c s cho các báo cáo d toán khác. Trong tr ng h p n u Công ty s n xu t và kinh doanh nhi u đa ph ng khác nhau c n chú ý đ n các quy đnh v môi tr ng, s khác nhau v v n hóa t ng đa ph ng, xu h ng v n hóa xã h i đa ph ng đ
l p d toán tiêu th chính xác.
o Ngoài ra, Công ty c n ph i xem xét k các nhân t có liên quan đ n khách hàng, nhà cung c p, các đ i th c nh tranh đ l p d toán tiêu th , d toán s n xu t và d toán thu chi ti n m t chính xác.
̇ Nh ng thông tin bên trong g m:
o N m v ng m c tiêu và chính sách kinh doanh c a Công ty. Xem xét và đánh giá n ng l c s n xu t kinh doanh cho phép c a các b ph n
o Ngoài ra, b ph n l p d toán còn ph i chú ý đ n các y u t khác nh các đ c tính liên quan đ n s n ph m mà Công ty kinh doanh: Lo i, l ng, ph ng pháp s n xu t, và ph ng pháp tính giá: nhân t con ng i trong Công ty nh : trình đ , s l ng, tinh th n và trách nhi m, s li u trong quá kh c a Công ty: doanh thu, chi phí, l i nhu n, ti n m t và kh u hao tài s n c đ nh…
̇ B c 2: Sau khi đã thu th p các thông tin liên quan, b ph n chuyên trách ti n hành so n th o d toán ngân sách c a m t Công ty bao g m các báo cáo d toán sau đây:
o i v i Công ty s n xu t: D toán tiêu th , d toán s n xu t, d toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p, d toán chi phí nhân công tr c ti p, d toán chi phí s n xu t chung, d toán giá v n, d toán chi phí bán hàng, d toán chi phí qu n lý Công ty, d toán v n, d toán ti n m t, d toán báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, d toán b ng cân đ i k toán.
o Trong quá trình so n th o d toán ngân sách, c n ph i có s ph i h p và k t n i s li u m t cách ch t ch gi a các b ph n chuyên trách và các b ph n có liên quan khác trong Công ty.
̇ B c 3: Sau khi hoàn thành các báo cáo d toán, b ph n chuyên trách d toán ngân sách s báo cáo cho ban lãnh đ o Công ty xem xét tính h p lý c a d toán ngân sách trong cu c h p v d toán ngân sách v i s tham gia đ y đ c a các phòng ban liên quan. Vi c xét duy t này giúp cho nhà qu n lý Công ty h n ch vi c l p d toán ngân sách thi u tính kh thi và không ph n nh n ng l c th c t c a Công ty. Sau khi b n th o d toán ngân sách đ c duy t nó s tr thành d toán ngân sách chính th c c a công ty đ c công b cho các b ph n trong Công ty theo đó mà t ch c th c hi n.
- Giai đo n 3: Theo dõi d toán ngân sách
̇ Trong quá trình ho t đ ng, b ph n chuyên trách d toán c n ph i theo dõi và phân tích th ng xuyên các sai s gi a d toán v i th c t , và ki m tra nh ng y u t b t th ng mà Công ty không ng đ n đ rút kinh nghi m, ti n hành xem xét và đi u ch nh l i ngân sách cho các k ti p theo.
̇ Tuy nhiên, đ th c hi n t t công tác d toán ngân sách theo qui trình nêu trên, các Công ty v a và nh Vi t Nam c n th c hi n thêm m t s gi i pháp h tr sau:
̇ T ch c b máy k toán: Các nhà qu n lý Công ty nên t ch c thêm b ph n k toán qu n tr đ cung c p các thông tin n i b ph c v cho công
tác qu n lý: Trong b ph n k toán qu n tr này s có m t b ph n chuyên trách v công tác d toán ngân sách.
̇ Trang b các thi t b k thu t hi n đ i ph c v cho vi c d toán ngân sách:
̇ T t c các thông tin, s li u liên quan đ n công tác d toán ngân sách ph i đ c k t n i v i t t c các b ph n trong Công ty b ng h th ng m ng n i b (LAN). L p d toán ngân sách là công vi c tính toán ph c t p và liên quan đ n nhi u b ph n, phòng ban trong Công ty. Vì v y,
đ ít b sai sót và t n th i gian l n công s c cho vi c l p d toán ngân sách, các Công ty nên nghiên c u d án mua ph n m m ho c thuê vi t các ph n m m d toán ngân sách phù h p v i Công ty mình.
̇ T ch c t t h th ng thông tin trong Công ty đ các m c tiêu, chính sách c a Công ty s đ c truy n t i đ n m i b ph n m t cách nhanh chóng, k p th i và chính xác.
̇ Nhà qu n lý các c p ph i đ ng viên, khuy n khích, t o đ ng l c cho m i ng i c ng nh m i b ph n trong Công ty tham gia ý ki n vào vi c l p k ho ch và d toán ngân sách.
̇ C n t ch c giáo d c t t ng t t c cá nhân trong Công ty v t m quan tr ng và l i ích c a d toán ngân sách đ i v i Công ty, t đó t t c m i ng i trong Công ty s có ý th c h tr , ph i h p và t o đi u ki n cho nhau trong vi c cung c p thông tin c n thi t nh m ph c v công tác d toán ngân sách t t.
3.3.2.2 Gi i pháp v xác l p mô hình l p d toán ngân sách:
- các báo cáo d toán ngân sách ph n ánh đúng ti m n ng th c t c a