- các báo cáo d toán ngân sách ph n ánh đúng ti m n ng th c t c a Công ty nên áp d ng mô hình truy n thông tin t c p d i lên c p trên. Thông tin v các ch tiêu d toán ngân sách đ c b t đ u t các phòng ban.
̇ Ví d : Phòng Kinh Doanh l p d toán tiêu th , sau đó chuy n cho b ph n chuyên trách v d toán ngân sách đ xem xét.
Phòng K toán Tài chính l p d toán chi phí bán hàng, chi phí qu n lý Công ty, d toán v n đ u t , d toán báo cáo k t qu h at đ ng kinh doanh, d toán b ng cân đ i k toán, d toán ti n.
- Các báo cáo d toán ngân sách sau khi đ c b ph n chuyên trách v d toán ngân sách xem xét và ch p nh n s đ c b ph n d toán báo các trong cu c h p v d toán ngân sách. Cu c h p này bao g m các thành ph n sau: ban lãnh đ o công ty, lãnh đ o các phòng, b ph n chuyên trách v d toán ngân sách. Báo cáo d toán ngân sách đ c thông qua t i cu c h p thì s tr thành báo cáo d toán ngân sách chính th c c a công ty.
Trong tr ng h p không đ c thông qua trong cu c h p thì b ph n chuyên trách v d toán ngân sách s ph i h p v i các b ph n có liên quan
đ đi u ch nh, sau khi đi u ch nh xong s đ c trình bày trong cu c h p v d toán ngân sách.
- S đ mô hình d toán ngân sách nh sau:
S đ 02: S đ mô hình d tóan ngân sách
- H th ng các báo cáo d toán ngân sách:
̇ D toán tiêu th ̇ D toán ti n ̇ D toán hàng t n kho ̇ D toán s n l ng nh p hàng ̇ D toán s n l ng tiêu th ̇ D toán chi phí bán hàng
̇ D toán chi phí qu n lý Công ty
̇ D toán k t qu ho t đ ng kinh doanh
̇ D toán b ng cân đ i k toán
- K d toán ngân sách
̇ Hi n nay, các báo cáo d toán ngân sách c a công ty th hi n s li u d toán c a c n m tài chính, m i n m công ty l p d toán m t l n và các ch tiêu s li u trên báo cáo d toán ngân sách là s li u t ng h p c a m t n m cho nên s li u d toán ngân sách không th sát v i th c t .
Do đó, công ty nên l p d toán chi ti t cho t ng tháng, t ng h p các d toán ngân sách tháng l i thành d toán ngân sách c a c n m.
̇ D toán ngân sách c a tháng và d toán ngân sách n m c a công ty s th ng xuyên b đi u ch nh, thay đ i cho phù h p v i tình hình th c t .
Ví d c th : trong khi ho t đ ng tháng 01 n m 2008 công ty s theo dõi và phân tích tình hình th c hi n d toán ngân sách tháng 01 và nh ng y u t m i phát sinh tháng 01 có th nh h ng đ n ho t đ ng kinh doanh trong tháng 02, t đó s ti n hành đi u ch nh d toán ngân sách c a tháng 02 cho sát và phù h p v i tình hình th c t .
3.3.2.3 Gi i pháp v ph ng pháp l p:
D toán tiêu th
- Là d toán quan tr ng nh t trong các báo cáo d toán c a Công ty và c ng là c s đ l p các báo cáo d toán khác. D toán tiêu th g m 2 ph n:
Ph n 1: D toán s n l ng, doanh thu
̇ D toán tiêu th ph n 1 s do phòng kinh doanh – xu t nh p kh u ch u trách nhi m l p, phòng tài chính k toán ph i h p th c hi n. Phòng kinh doanh – xu t nh p kh u l p d toán tiêu th là chính xác nh t vì trong công ty ch có phòng kinh doanh – xu t nh p kh u hi u rõ nh t v th tr ng tiêu th s n ph m c a công ty. H n n a, vi c d toán s n l ng tiêu th còn mang ý ngh a nhi m v k ho ch mà phòng kinh doanh – xu t nh p kh u t đ t ra và ph i hoàn thành. D toán tiêu th ph n 1 s xác đ nh các tiêu chí s n l ng tiêu th , đ n giá tiêu th , doanh thu tiêu th . Thông th ng s n l ng tiêu th c a công ty không đ u nhau qua các tháng, vì v y khi l p d toán tiêu th ph i l p cho t ng tháng.
̇ S n l ng tiêu th
o cho vi c l p d toán tiêu th chính xác, phòng kinh doanh – xu t nh p kh u nên chia s n l ng tiêu th thành t ng lo i s n ph m, theo t ng đ i t ng khách hàng và nhóm khách hàng, hình th c bán hàng.
o Khi d ki n s n l ng tiêu th , Công ty ti n hành phân khúc th tr ng, chia th tr ng tiêu th thành các nhóm khách hàng:
Ü Nhóm 1 : khách hàng là ngành công nghi p n ng, Nhà máy đi n, Thép, Xi m ng, Khai thác m và d u khí,…
Ü Nhóm 2 : các khách hàng s n xu t công nghi p đ t lò nh bóng
Ü Nhóm 3 : các khách hàng đánh b t và d ch v th y s n.
Ü Nhóm 4 : các khách hàng trong ngành giao thông v n t i và xây d ng.
Ü Nhóm 5 : các khách hàng nông nghi p và tiêu dùng cho sinh ho t
Ü Nhóm 6 : các khách hàng kinh doanh th ng m i x ng d u phân ph i bán buôn, ho c kinh doanh bán l .
o Phòng kinh doanh – xu t nh p kh u s d ki n s n l ng tiêu th trên các ph ng pháp th ng kê d báo xu h ng, ph ng v n tr c ti p Ban lãnh đ o c a Công ty, khách hàng c a Công ty v nh ng nhân t tác đ ng lên s n l ng tiêu th . Nhóm nhân viên ph trách ph i có nhi m v t ch c đi u tra, nghiên c u th tr ng, th ng kê s n l ng tiêu th qua các n m và n p báo cáo cho nhân viên d toán tiêu th thu c phòng kinh doanh – xu t nh p kh u. Nhân viên l p d toán c n c vào các báo cáo c a nhân viên bán hàng k t h p v i các nh n đnh c a cá nhân, ý ki n c a Ban lãnh đ o Công ty, m c tiêu phát tri n c a Công ty đ l p d toán s n l ng tiêu th .
̇ n giá tiêu th
o d toán đ n giá tiêu th , phòng kinh doanh – xu t nh p kh u ph i tham kh o ý ki n c a phòng tài chính k toán v giá bán c a các m t hàng và tham kh o chính sách giá c a Công ty. i u c n thi t nh t trong vi c d toán đ n giá tiêu th là Ban lãnh đ o Công ty c n xây d ng chính sách giá bán c th v a đ m b o m c l i nhu n mong mu n v a mang tính c nh tranh.
o Chính sách giá bán c a Công ty nên đ c n đnh b ng t l t ng nh t đnh trên giá nh p và m c sàn c a T ng Công ty.
̇ Doanh thu tiêu th
Doanh thu tiêu th đ c phòng kinh doanh – xu t nh p kh u tính b ng công th c:
Doanh thu tiêu th = s n l ng tiêu th x đ n giá tiêu th
Do Công ty kinh doanh các lo i hàng hóa x ng d u khác nhau, và theo hình th c kinh doanh khác nhau nên d toán s n l ng đ c l p theo 2 tiêu chí: hình th c kinh doanh và s n ph m
Ph n 2: Xác đnh ch tiêu thanh toán b ng ti n
- D toán tiêu th ph n 2 s do phòng tài chính k toán l p c n c vào d toán tiêu th ph n 1 và ph ng th c thanh toán, th i h n thanh toán d ki n trên h p đ ng và tình hình thu ti n n m tr c. Vi c l p d toán tiêu th
ph n 2 c ng ph i tính chi ti t cho t ng đ i t ng khách hàng vì m i m t
đ i t ng khách hàng có m t hình th c thanh toán và th i h n thanh toán khác nhau.
- D toán chi phí bán hàng (chi phí ph c v cho kinh doanh x ng d u), qu n lý doanh nghi p
̇ D toán chi phí bán hàng cho b ph n chuyên trách v d toán ngân sách thu c phòng k toán l p. Tr c khi b t đ u l p d toán chi phí bán hàng phòng kinh doanh – xu t nh p kh u ph i c tính các kho n chi tiêu cho ho t đ ng bán hàng và chuy n đ n phòng k toán đ xem xét. B ph n chuyên trách v d toán ngân sách ph i ki m tra các kho n chi tiêu đ đ m b o các kho n chi tiêu này phù h p v i th c t , không chi tiêu quá nhi u ho c quá ít. Sau đó, b ph n chuyên trách v d toán ngân sách s phân chia các kho n m c chi phí bán hàng thành đ nh phí bán hàng và bi n phí bán hàng đ ng th i ph i tính đ n giá bi n phí bán hàng. D toán chi phí bán hàng = s n l ng tiêu th x đ n giá bi n phí bán hàng + đnh phí bán hàng.
̇ D toán chi phí bán hàng sau khi hoàn thành ph i đ c công b trong cu c h p v d toán ngân sách đ Ban lãnh đ o Công ty xét duy t.
̇ Hi n nay, chi phí bán hàng c a Công ty ph n l n là đnh phí. Chi phí bán hàng bao g m chi phí ti p th , khuy n mãi, ch m sóc khách hàng, …Phòng k toán có th d a vào s li u th c t c a n m tr c, k t h p v i k ho ch chi tiêu cho ho t đ ng bán hàng trong n m sau c a Ban lãnh đ o Công ty đ l p d toán chi phí bán hàng.
̇ Chi phí qu n lý Công ty c ng đ c th c hi n t ng t nh chi phí bán hàng. Các phòng ban trong Công ty ph i c tính chi phí s d ng cho b ph n mình và b ph n chuyên trách v d toán ngân sách s ki m tra l i. Sau đó, b ph n chuyên trách d toán ngân sách s l p d toán chi phí qu n lý Công ty. Chi phí qu n lý Công ty c ng ph i phân chia thành
đnh phí và bi n phí và ph i tính đ n giá bi n phí qu n lý Công ty. Hi n nay chi phí qu n lý Công ty bao g m: chi phí ti n l ng, chi phí kh u hao tài s n c đnh, chi phí đ dùng v n phòng, phí, l phí, chi phí d ch v mua ngoài, chi phí đào t o, t p hu n, chi phí khác. Các kho n chi phí này là đnh phí. Vì v y, phòng k toán nên d a vào k ho ch, chi n l c c a Công ty trong t ng lai k t h p v i xu h ng t ng giá c a th tr ng đ d toán chi phí qu n lý Công ty ho c xét duy t các m c chi phí.
- D toán báo cáo k t qu kinh doanh:
̇ C n c vào các d toán tiêu th , d toán hàng t n kho, d toán chi phí bàn hàng và chi phí qu n lý Công ty, phòng k toán s l p d toán báo
cáo k t qu kinh doanh theo m u báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh c a k toán tài chính.
̇ .D toán ti n g m các n i dung: ti n t n đ u k , ti n thu trong k , ti n chi trong k , cân đ i thu chi.
̇ D toán ti n t n đ u k : bao g m ti n m t và ti n g i ngân hàng d ki n t n đ u k , ch tiêu này đ c l p d a trên ti n t n th c t đ u quý 4 n m tr c đi u ch nh t ng/ gi m cho đ n ngày l p báo cáo d toán ti n.
̇ D ki n ti n thu trong k : bao g m các kho n thu do bán hàng, thu t các kho n ph i thu và các kho n ph i thu khác b ng ti n.
̇ D ki n ti n chi trong k : bao g m chi tr l ng, chi ph c v bán hàng, ph c v qu n lý Công ty, mua công c , tài s n c đnh, n p thu , tr n ng i bán.
̇ Cân đ i thu chi đ c tính d a trên c s ti n t n đ u k , ti n thu trong k , ti n chi trong k .
̇ N u thu l n h n chi thì u tiên các kho n tr n vay ho c đ u t ra bên ngoài Công ty.
̇ N u thu nh h n chi ph i có k ho ch huy đ ng t các ngu n khác đ đ m b o đ v n cho kinh doanh.
- D toán ti n:
- Phòng tài chính k toán l p d toán ti n. D toán ti n là d toán l ng ti n thu, chi trong k đ s d ng h p lý và có hi u qu trong quá trình kinh doanh. D toán ti n ph i đ c l p hàng quý. C s đ l p là t t c các báo cáo d toán đã l p có liên quan đ n thu, chi ti n
- D toán b ng cân đ i k toán:
̇ C n c vào các d toán tiêu th , d toán hàng t n kho, d toán chi phí bàn hàng và qu n lý Công ty, d toán k t qu ho t đ ng kinh doanh, d toán giá thành… phòng k toán s l p d toán b ng cân đ i k toán. D toán b ng cân đ i k toán đ c l p theo m u b ng cân đ i k toán c a k toán tài chính và l p m i quý 1 l n.
̇ Khi l p d toán b ng cân đ i k toán, c t s đ u n m s l y s li u c th c hi n n m tr c ho c s th c t n m tr c. C t s cu i k s đ c t ng h p trên các báo cáo d toán đã l p trong quý. Ph n tài s n v i ch tiêu ti n và các kho n t ng đ ng ti n s đ c l y s li u trên ti n t n cu i k t d toán ti n, n ph i thu s l y t d toán tiêu th ph n 2, hàng t n kho s l y t d toán hàng t n kho, tài s n c đ nh s l y t d
toán v n đ u t , d toán chi phí bán hàng và qu n lý Công ty và tài li u th c t v tài s n c đnh n m tr c.
̇ Ph n n ph i tr , vay dài h n, vay ng n h n s d a vào s li u th c t t các kho n n ph i tr và các kho n vay n m tr c tr các kho n đã tr n m nay trên d toán ti n c ng các kho n n , các kho n vay thêm trong n m nay trên d toán ti n và d toán mua hàng. Ph n v n ch s h u s d a vào s li u th c t n m tr c c ng (tr ) các kho n t ng (gi m) cho n m nay.
3.4 ng d ng và ki n ngh v l p d toán ngân sách t i Công ty
- Các đi u ki n c th c n có:
̇ Mu n d toán ngân sách m t cách chính xác, ph n ánh đúng ti m n ng th c t thì Công ty X ng d u khu v c II c n ph i có b ph n k toán qu n tr riêng, nh m cung c p các thông tin n i b m t cách trung th c ph c v các nhà qu n lý Công ty. B ph n k toán qu n tr s là b ph n tách bi t v i b ph n k toán tài chính và v n tr c thu c phòng k toán c a Công ty. Theo hình th c này, b ph n k toán Công ty s đ c t ch c nh sau:
̇ Ngoài ra, nhân viên b ph n k toán qu n tr ph i là nh ng ng i am hi u v nghi p v , trình đ chuyên môn cao và có ph m ch t đ o đ c ngh nghi p t t.
- Ki n ngh v h th ng thông tin k toán:
o V n đ quan tr ng c a d toán ngân sách là truy n s li u, k t n i s li u các b ph n liên quan trong Công ty. Vi c l p k ho ch hi n nay t i Công ty ch y u ti n hành trên excel, do đó, công ty nên đ u t thêm vào các d án mua ph n m m tin h c v d toán ngân sách ho c thuê công ty cung c p ph n m m vi t ph m m m d toán ngân sách cho phù h p v i tình hình h th ng thông tin k toán hi n t i t i công ty.
- M t s ki n ngh khác: