Phần II: Phân tích tình hình nhập khẩu phụ tùng ô tô của công ty TNHH ô tô Hoa Ma
2.2.1Phân tích quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô của công ty TNHH ô tô Hoa Ma
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm 8 bước sau:
Sơ đồ 1.4: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.2.1.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Bắt đầu từ năm 2007, sự phát triển mạnh mẽ về quy mô của các mỏ than Việt Nam đã khiến trong một thời gian dài thị trường Việt Nam bị khủng hoảng thiếu trầm trọng về lốp 24.00-35. Vào cuối năm 2007, sự có mặt của những phụ tùng ô tô (Trung Quốc) tại thị trường Việt Nam thông qua đại lý độc quyền – công ty TNHH ô tô Hoa Mai đã làm giảm nhiệt của cuộc khủng hoảng này. Do mặt hàng phụ tùng ô tô công ty nhập khẩu đã đăng ký kinh doanh nên công ty gặp khá nhiều thuận lợi khi hợp tác nhập khẩu phụ tùng ô tô từ Trung Quốc. Tiếp theo đó, Công ty tiếp tục nhập khẩu thêm nhiều những phụ tùng ô tô hiện đại … hiện đang được ưa chuộng tại các mỏ than của Việt Nam.
2.2.1.2 Mở L/C
Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hóa
Làm thủ tục hải quan Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Mua bảo hiểm hàng hóa
Hầu hết các hợp đồng ký kết nhập khẩu phụ tùng ô tô của Trung Quốc đều thanh toán bằng L/C At Sight thanh toán 100% giá trị hợp đồng, còn một số ít hợp đồng được thanh toán bằng L/C không hủy ngang và L/C trả chậm. Căn cứ vào các hợp đồng Công ty sẽ xem xét nên chọn hình thức mở L/C nào cho phù hợp. Công ty chọn Ngân hàng xuất nhập khẩu Việt Nam EXIMBANK để mở và thanh toán. Đối với các loại L/C Công ty đều phải ký quỹ 15% giá trị L/C. Công ty cử người đại diện nhập khẩu về mặt hàng đó chịu trách nhiệm mở và làm những thủ tục cần thiết để hoàn thành L/C. Khi mở L/C nêu rõ những chứng từ mà người bán phải xuất trình khi đòi thanh toán gồm những chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu kê khai đóng gói hàng hóa (Packing List) - Vận đơn sạch (Clean On Board)
- Đơn bảo hiểm do cơ quan hải quan cấp
- Giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận số lượng và có hợp đồng cần cả giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm do cơ quan kiểm nghiệm ký phát - Bản kê khai chi tiết hàng hóa.
Sau khi hoàn chỉnh đơn yêu cầu phát hành L/C, Công ty cần xuất trình tại ngân hàng các giấy tờ sau:
- Đơn yêu cầu phát hành L/C (theo mẫu)
- Một bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng.
Sau khi ngân hàng xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của Công ty, ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Trước khi gửi sang cho ngân hàng thông báo, ngân hàng hỏi lại Công ty có cần chỉnh sửa và thêm bớt gỡ khụng.
Rồi ngân hàng mới gửi L/C tới ngân hàng thông báo ở Trung Quốc. Sau khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng, người bán sẽ kiểm tra L/C xem nội dung và hình thức có phù hợp với những thỏa thuận trong hợp đồng ký kết. Nếu phù hợp thì thông báo cho Công ty là hàng đã chuẩn bị được giao để Công ty có kế hoạch. Nếu L/C có sai lệch thì yêu cầu Công ty nhờ ngân hàng sửa lại cho phù hợp.
2.2.1.3 Mua bảo hiểm hàng hóa
Do công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF nên việc mua bảo hiểm là trách nhiệm của người bán nhưng bảo hiểm chỉ ở phạm vị tối thiểu, còn Công ty muốn hàng hóa được bảo hiểm ở phạm vi rộng hơn thì phải thỏa thuận với người bán hoặc mua bảo hiểm khác. Công ty thường mua bảo hiểm của công ty bảo hiểm Bảo Việt, từ đó tiến hành giám sát theo các bước sau:
Bước 1: Giám sát việc xác định nhu cầu mua bảo hiểm: Bước này quyết định việc mua bảo hiểm loại gì cho hàng hóa nên được đánh giá có độ quan trọng cao, tuy nghiên Công ty vẫn còn nhiều hạn chế giám sát việc xác định nhu cầu căn cứ vào hàng hóa vận chuyển (khối lượng, giá trị hàng hóa…) và việc phương tiện vận tải do người bán thuê gây cho Công ty nhưng hạn chế về xác định tính chất hàng hóa, số lượng, giá trị hàng, phương tiện vận tải gây ảnh hưởng cho việc mua bảo hiểm hàng hóa.
Bước 2: Giám sát công tác xác định loại hình bảo hiểm:
Theo hợp đồng, thì công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF chuyên chở bằng tàu có số lượng hàng hóa tương đối lớn, Công ty không phải mua bảo hiểm mà người xuất khẩu phải mua bảo hiểm, Công ty phải mua bảo hiểm có phạm vi rộng hơn nếu muốn.
Bước 3: Giám sát việc đàm phán ký kết hợp hợp đồng bảo hiểm, thanh toán lệ phí:
Công ty thực hiện ký kết hợp đồng bảo hiểm đều theo 1 mẫu đơn chung của công ty bảo hiểm như: Tên địa chỉ người được bảo hiểm, số lượng và giá trị hàng hóa…hoặc có thêm các thỏa thuận khác nếu các bên muốn như giảm lệ phí thanh toán bảo hiểm, việc sửa đổi hợp đồng bảo hiểm (nếu có).
2.2.1.4 Làm thủ tục hải quan
Để chuẩn bị cho việc nhận hàng, Công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Việc mở tờ khai hải quan được nhân viên tại phòng nhập khẩu khai báo điện tử tại văn phòng bao gồm các nội dung: loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào… Đồng thời công ty phải dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp đối với từng loại phụ tùng ô tô mà Công ty nhập khẩu.
Khi hàng về tới Cảng Hải Phòng, Công ty cử nhân viên đến cảng tiến hành làm thủ tục nhận hàng. Hồ sơ mà nhân viên của Công ty phải xuất trình cho cơ quan hải quan:
- Giấy giới thiệu
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tờ khai trị giá hải quan: 02 bản chính - Hợp đồng mua bán: 01 bản sao - Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
- Bản kê đóng gói (Packing List): 01 bản chính - Vận tải đơn: 01 bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Bản gốc và bản sao - Giấy đăng ký kinh doanh
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan: 01 bản chính
Khi tiến hành phỏng vấn trực tiếp người khai hải quan thì họ cho rằng hiện nay thủ tục khai hải quan vẫn tương đối rườm rà nên họ vẫn mắc phải một số sai sót như khai sai mã tên hàng dẫn đến tính sai thuế suất, chuẩn bị thiếu giấy tờ liên quan đến hồ sơ hải quan…
2.2.1.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
• Nhận hàng:
Việc nhận hàng hóa nhập khẩu tại cảng Hải Phòng của Công ty được đánh giá là làm tốt, ít để xảy ra sai sót trong quá trình nhận hàng. Khâu nhận hàng hóa rất quan trọng vỡ nó liên quan đến việc Công ty phải chịu những chi phí lưu kho bãi và nhiều rủi ro tổn thất phát sinh nếu không chuyển về nhanh chóng. Công ty đến các bộ phận kho vận tại cảng xuất trình D/O để làm phiếu xuất kho và các giấy tờ khác cho lô hàng được nhận hàng về kho của Công ty.
• Kiểm tra hàng hóa:
Kiểm tra hàng hóa là một vấn đề vô cùng quan trọng, để phát hiện ra những sai sót để kịp thời sửa chữa, đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa cho khách hàng đúng yêu cầu.Công ty chọn cơ quan giám định là Vinacontrol. Tại Công ty thì thường xảy ra những lỗi sau khi kiểm tra hàng hóa
- Hãng vận tải chưa hiểu rõ bản chất hàng hóa nên chỉ kiểm tra được số lượng và hình thức. Các thông số kỹ thuật chưa được kiểm tra kỹ và chính xác. - Hàng bị mất mà không biết nguyên nhân từ đâu. Đây là thiệt hại lớn vì không
trước khi mở. Hơn nữa ảnh hưởng tới tiến độ của khách hàng, đặc biệt là khách hàng ko có dự trữ và những đơn hàng đặc biệt…
- Thời gian kiểm tra hàng quá ít do hãng vận tải muốn hoàn thành công việc nhanh nên làm qua loa không có trách nhiệm, hay do hãng chậm thời gian theo kế hoạch giao hàng luôn cho khách.
2.2.1.6 Làm thủ tục thanh toán
Công ty chủ yếu dùng L/C trả ngay để thanh toán cho người bán, còn đối với L/C trả chậm Công ty dựa vào điều kiện thực của từng hợp đồng và thường đưa ra quyết định trả chậm trong vòng 15 ngày hay 30 ngày hay 45 ngày. Thông thường cả 3 loại công ty đều thực hiện ký quỹ 15% giá trị hợp đồng tại ngân hàng với tỷ giá lúc ký, còn 85% còn lại sẽ ghi nhận nợ tại ngân hàng với tỷ giá được tính vào lúc thanh toán. Đồng tiền thanh toán chủ yếu được dùng là USD. Trong quá trình làm thủ tục thanh toán Công ty thường gặp những sai sót như: - Chứng từ bên bán gửi sang chưa đầy đủ và chậm trễ.
- Chứng từ gửi sang sai sót chính tả và thiếu một số nội dung do khâu chuẩn bị quá sơ sài và bất đồng về văn hóa nên hiểu sai và khâu chuẩn bị các giấy tờ bên xuất khẩu còn nhiều vướng mắc.
2.2.1.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Nếu có tranh chấp xảy ra thì Công ty sử dụng Trọng tài quốc tế Việt Nam đứng ra giải quyết. Trên thực tế, Công ty chưa xảy ra vụ khiếu nại nào mà chỉ dựa trên thương lượng là chính, vì công ty Trung Quốc là những bạn hàng thân thiết, lấy uy tín làm đầu, những lỗi xảy ra chỉ là do sơ suất.
Tùy theo yêu cầu của công ty, bên bán tiến hành sửa chữa, giao hàng tốt hơn đúng yêu cầu và mọi phí tổn bên bán chịu. Nhưng do không có hàng lưu kho, nên sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng. Nếu hàng không đúng chất lượng, Công
ty trực tiếp mang mẫu đi thử nếu đúng sự thật, Công ty sẽ gọi đối tác sang cùng xem xét. Xác nhận đúng bên bán sẽ nhận lại hàng và bồi thường tổn thất xảy ra cho Công ty và sẽ cung cấp lượng hàng mới đúng yêu cầu ngay nếu Công ty cần.Trong quá trình chuyên chở chưa có vấn đề gì về khiếu nại, công ty bảo hiểm hầu như chưa có khiếu nại. Tóm lại khiếu nại chỉ tập trung về phía người bán nên công ty cần làm sao để tình trạng khiếu nại không hoặc ít xảy ra.
2.2.2 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả nhập khẩu phụtùng ô tô của doanh nghiệp