- Uy tín của Công ty trong những năm qua
3.2.1xuất đối với công ty
ty TNHH ôtô Hoa Ma
3.2.1xuất đối với công ty
Thực hiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được cam kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc kế tiếp.
Trên cơ sở những gì công ty đã đạt được cùng với những khó khăn và vướng mắc đang phải đối mặt trong những năm qua với kế hoạch phát triển cho những
năm tới. Em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô của Công ty TNHH ô tô Hoa Mai.
* Mở L/C
Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ để nhập khẩu hàng hóa, quá trình mở L/C Công ty nên chú ý một số điều:
- Trước khi mở L/C công ty cần thỏa thuận cụ thể với công ty Trung Quốc về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình một cách rõ ràng.
- Công ty cần phải xác định rõ thời điểm mở L/C hợp lý sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất. Vì nếu công ty mở L/C sớm quá thì sẽ bị đọng vốn, những nếu mở muộn sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác dẫn đến ảnh hưởng quá trình nhập hàng của công ty.
- Nhân viên làm thủ tục mở L/C phải luôn cẩn thận và chú ý từng chi tiết một trong L/C và phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng. Phải hiểu trong những văn bản pháp luật liên quan UCP và Incoterm đến sự thỏa thuận trong hợp đồng này gồm những nội dung gì để khi mở L/C tận dụng nó. Đặc biệt phải chỉ ra rõ ràng những chứng từ nhà xuất khẩu cần phải có khi gửi ngân hàng để ngân hàng chấp nhận thanh toán và những chứng từ công ty cần để nhận hàng.
- Công ty nên mở đào tạo chuyên sâu cho các nhân viên ở phòng Kinh doanh về khóa học và những vấn đề liên quan về mở và thanh toán bằng L/C. Công ty cần có sự phối hợp giữa các phòng ban khi mở L/C và cần có một bộ phận chuyên trách về việc mở L/C. Thường xuyên trao đổi với ngân hàng và xin tư vấn cẩn thận trước những hợp đồng có giá trị lớn.
* Về thủ tục hải quan
- Công ty cần gửi ngay bộ hồ sơ cần thiết để tiến hành làm thủ tục hải quan sớm nhất, bên dịch vụ tiến hành xem xét và sắp xếp thời gian để tránh những sai sót có thể xảy ra.
- Để tránh việc kéo dài thời gian khi cán bộ hải quan không thống nhất với mã thuế mà công ty đó ỏp do chưa hiểu về hàng hóa, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết: Đơn khiếu nại của Công ty, giấy xác nhận của nhà sản xuất…Những giấy tờ này sẽ chứng minh cho cán bộ hải quan hiểu rằng mã thuế mà nhân viên công ty đó ỏp là phù hợp nhưng nếu nhận thấy có sai sót do không am hiểu mã thuế thì công ty nên xem xét và tiến hành khai báo hải quan lại, tránh việc kiện cáo làm thủ tục nhập hàng về phức tạp hơn.
- Khi hải quan kiểm tra hàng công ty cần kịp thời cú cỏc chứng từ liên quan đến hàng hóa, nếu hàng được miễn thuế thì cần chuẩn bị các văn bản pháp quy kèm theo để việc kiểm tra hàng được nhanh chóng.
* Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu
• Nhận hàng
- Trong khi đàm phán và ký kết hợp đồng với công ty Trung Quốc, Công ty TNHH ô tô Hoa Mai cần đưa ra các điều khoản thỏa thuận ràng buộc nhà cung cấp để giao hàng đúng hạn, đúng chất lượng cũng như quy định trách nhiệm của người bán khi giao hàng đúng thời gian cho người vận chuyển. - Sau khi nhận được thông báo hàng đến, công ty cần tiến hành ngay bước
chuẩn bị nhận hàng gồm các bước sau:
+ Cán bộ làm thủ tục cần nhận hàng được nhanh chóng, công ty cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu, chứng từ cần thiết trước khi đến cảng.
+ Ký kết hợp đồng với cảng để nhận hàng: Tổ chức tốt đội ngũ có chuyên môn nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, cung cấp cho cảng thông tin cần thiết để nhận hàng rồi kiểm tra hàng hóa và đưa hàng hóa về kho.
+ Xếp dỡ hàng là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát đòi hỏi có kinh nghiệm. Công ty nên thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ bốc xếp dỡ hàng tại cảng. Các tổ chức này có đầy đủ phương tiện bốc xếp có năng suất cao được chuyên môn hóa với các phương tiện hiện đại.
- Hàng về mà chứng từ chưa về, công ty nên chọn giải pháp xin bảo lãnh của ngân hàng mở L/C để nhận hàng khi không có chứng từ gốc. Mặc dù phải chịu chi phí nhưng đảm bảo cho công ty tránh những chi phí phát sinh do phải lưu hàng hóa tại cảng lâu hơn.
• Kiểm tra hàng nhập khẩu
- Công ty nên thực hiện kiểm tra toàn bộ sản phẩm từ số lượng, quy cách đóng gói, bao bì, đến chất lượng xem có đúng với hợp đồng đó nếu khụng từ đó phát hiện những sai sót kịp thời. Nếu phát hiện có sai sót công ty cần mời ngay cơ quan giám định đến giám định chứng nhận việc sai đó.
- Trong quá trình kiểm tra hàng tùy thuộc vào từng lô hàng cụ thể mà có hình thức kiểm tra khác nhau để đảm bảo độ chính xác. Công ty nên đàm phán để được kiểm nghiệm hàng hóa ngay tại cảng đến và cơ quan giám định tại Việt nam có uy tín. Đây cũng là cơ sở đảm bảo chất lượng hàng hóa nhập về. - Công ty nên cử cán bộ bên kỹ thuật xuống trực tiếp kiểm tra. Khi dỡ hàng
phải giám sát chặt chẽ tránh những mất mát, hư hỏng của phụ tùng ô tô. Khâu này rất quan trọng cần sự kiểm tra giám sát của cán bộ có trách nhiệm, nếu hàng có rủi ro thì kịp thời xử lý nếu không sẽ gây thiệt hại cho công ty.
*Thủ tục thanh toán
Ưu điểm của phương thức thanh toán thư tín dụng L/C là tính đảm bảo an toàn nhưng nhược điểm của nó là tốn kém về chi phí. Do đó trong quan hệ giao dịch mua bán đã có quan hệ lâu dài với nhau thỡ khụng nhất thiết phải sử dụng phương thức này. Công ty cần áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán khác nhau để giảm tối đa chi phí không cần thiết.
Trong nghiệp vụ thanh toán, hầu hết công ty thanh toán bằng USD, một ngoại tệ mạnh lại liên tục tăng giá gây bất lợi cho công ty. Do đó, công ty có thể sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái khi có sự tăng giá hoặc giảm giá đồng USD đối với các khoản phải trả như: dùng hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn, nghiệp vụ tiền tệ…
Trước khi thanh toán tiền cho ngân hàng cán bộ của công ty cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ xem có đúng như quy định của L/C không, kiểm tra sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế với bộ chứng từ để từ dó quyết định việc thanh toán.
* Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp về các nghĩa vụ có liên quan đến hợp đồng giữa các bên. Phương án tốt nhất là công ty nên ngồi lại để thương lượng trực tiếp hay gián tiếp, phương án này giúp cho các bên hiểu và thông cảm với nhau hơn, giảm chi phí và giữ được bí mật không gây ảnh hưởng đến uy tín, công việc kinh doanh giữa các bên. Đồng thời giúp duy trì được mối liên hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong thương lượng đòi hỏi người tham gia phải có trình độ, kiến thức nghiệp vụ, có sự kiên nhẫn và khéo léo, có những ứng xử và lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý. Tốt nhất là nên để người tham gia toàn bộ quy trình từ việc ký kết với khách hàng nội đến việc ký kết với nhà cung ứng.
Nếu không giải quyết được bằng thương lượng thì nên sử dụng trọng tài quốc tế tại Việt Nam.