Theo hiệp định thành lập WTO, mục tiêu của WTO là hướng đến việc giảm tối đa thuế và các hàng rào cản trở thương mại khác theo hướng loại bỏ sự phân biệt đối xử trong các mối quan hệ TMQT nhằm tạo thuận lợi tối đa cho TMQT. Điều 8, mục 1c GATT 94 nêu rõ: “cần thiết phải giảm thiểu các tác động cũng như tính phức tạp của các thủ tục về xuất nhập khẩu để giảm bớt và đơn giản hóa các yêu cầu về chứng từ làm thủ tục xuất nhập khẩu”. Theo đó, WTO đã tổ chức nhiều phiên đàm phán để đưa ra những chuẩn mực về tạo thuận lợi thương mại. Các phiên đàm phán này đang được tiếp tục trong năm 2008 để thống nhất ý kiến của các thành viên, đưa ra bộ tiêu chuẩn chung đồng thời hướng dẫn các thành viên tự đánh giá mức độ tuân thủ của mình. Mặc dù những chuẩn mực này chưa được phê chuẩn và công bố chính thức nhưng đã được hầu hết các thành viên thống nhất, áp dụng trong quá trình cải cách hiện đại hóa hải quan.
Vấn đề tạo thuận lợi thương mại của WTO được WCO, Liên hợp quốc quan tâm và phát triển, đưa ra những chuẩn mực và tài liệu kỹ thuật hướng dẫn thực hiện. Đặc biệt, UNCTAD đã đưa ra bộ “Các lưu ý kỹ thuật về các biện pháp thuận lợi hoá thương mại” với 21 nội dung bao gồm các vấn đề về phí và lệ phí, đơn giản hóa chứng từ thương mại, hệ thống thông quan tự động, quyết định trước….
Quá trình thực hiện các chuẩn mực về tạo thuận lợi thương mại gắn liền với quá trình cải cách hiện đại hóa của hải quan các nước, trong đó thủ tục hải quan điện tử là một công cụ hữu ích nhất để thực hiện các chuẩn mực này. Dưới đây là những chuẩn mực có liên quan đến thủ tục hải quan điện tử nhằm đảm bảo tuân thủ các hiệp định của WTO về tạo thuận lợi thương mại.
Tự động hóa:WTO yêu cầu “Thành viên sử dụng CNTT và thương mại điện tử
để tự động hóa các thủ tục xuất nhập khẩu của mình ở mức tối đa có thể” . Các nước thành viên thực hiện tự động hóa các quy trình thủ tục như: thông quan, xác định trị giá, thanh toán thuế…. và các nội dung được tự động hóa này phải được
quy định trong hệ thống pháp luật quốc gia. Ngoài ra, các nước thành viên khi xây dựng các kế hoạch về CNTT, các chiến lược kinh tế quốc gia cần phải tính đến các phương án điện tử áp dụng đối với các thủ tục hành chính.
Một số điểm cần lưu ý khi tự động hóa:
Cơ quan hải quan ưu tiên phát triển hệ thống thông quan tự động hóa.
Các hệ thống cần được thiết kế theo hướng tối đa tốc độ thông quan trong khi vẫn duy trì được sự kiểm soát hải quan và tăng cường năng lực của quy trình thông quan dựa trên QLRR.
Nên lắp đặt các thiết bị chuyển tiền điện tử để đảm bảo thanh toán nhanh các khoản thuế, phí và thu khác.
Giải phóng hàng tự động để phục vụ quy trình thông quan hàng nhanh, giảm ách tắc tại cảng, sân bay và tạo thuận lợi chung cho lưu thông các lô hàng cụ thể.
Quá trình lập kế hoạch cũng phải xác định rõ năng lực của cơ quan hải quan và nghiệp vụ cần CNTT hỗ trợ để đáp ứng được các nhu cầu trước mắt và mục tiêu chiến lược lâu dài của cơ quan hải quan cũng như của các bên liên quan.
Tài liệu kỹ thuật của UNCTAD về sử dụng hệ thống hải quan tự động phân tích và hướng dẫn cụ thể về tự động hóa. UNCTAD khuyến nghị về các điều kiện chuẩn bị cho tự động hóa hải quan bao gồm:
- Tạo dựng sự ủng hộ về mặt chính trị của chính phủ và lãnh đạo ngành hải quan, sự ủng hộ của đội ngũ nhân viên hải quan và những bên liên quan (doanh nghiệp, đại lý hải quan…) đối với quá trình cải cách và hiện đại hóa.
- Phân chia quá trình tự động hóa thành các giai đoạn để thực hiện.
- Nghiên cứu áp dụng các công ước, chuẩn mực và công cụ quốc tế khác để xây dựng hệ thống hải quan tự động bao gồm: Xây dựng danh mục hàng hóa và biểu thuế theo công ước HS (WCO), các biểu mẫu chứng từ dựa trên bộ mẫu chứng từ của Liên hợp quốc.
- Xem xét đánh giá, sửa đổi toàn diện hệ thống luật pháp hải quan và các quy định khác có liên quan để đảm bảo sự phù hợp với thủ tục mới, nhất là quy định xuất trình chứng từ, dữ liệu bằng phương thức điện tử và cơ chế một cửa.
UNCTAD cũng khuyến nghị cần đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân viên, chuẩn bị nguồn vốn sẵn có để đổi mới và thay thế trang thiết bị, cơ sở hạ tầng để đáp ứng yêu cầu tự động hóa hải quan.
Khai báo trước và thông quan trước: WTO yêu cầu các nước thành viên có
chính sách cho phép doanh nhân xuất trình hồ sơ hàng hóa nhập khẩu và những thông tin theo yêu cầu cho cơ quan hải quan và các cơ quan có liên quan tại cửa khẩu trước khi hàng đến. Trường hợp không cần kiểm tra thực tế và các điều kiện khác đã đáp ứng đầy đủ (như việc nộp thuế đã được đảm bảo) thì hàng hóa có thể được giải phóng hoặc thông quan ngay lập tức khi hàng đến cửa khẩu. Trong các phiên đàm phán về tạo thuận lợi thương mại, WTO đề xuất chuẩn mực cơ bản: “Thành viên sẽ đưa ra các điều khoản khi đăng ký tờ khai và quy trình thủ tục về dữ liệu thông quan và hồ sơ trước khi hàng đến”. WTO đặc biệt khuyến nghị các nước thành viên áp dụng hình thức này đối với hàng chuyển phát nhanh và nên có điều khoản về bản lược khai hàng hoá. Các nước thành viên cũng nên thực hiện hình thức điện tử trong thủ tục khai báo trước và thông quan trước. Thông quan trước khi hàng đến là một phần của phương pháp tiếp cận QLRR trong việc kiểm tra hải quan và cần được áp dụng kết hợp với quá trình thông quan hiệu quả và kiểm tra sau thông quan. Khai báo trước dựa trên việc xuất trình sớm những chứng từ có những số liệu chi tiết cho phép các thương nhân nhận hàng ngay khi hàng đến. Việc kiểm tra các dữ liệu hàng hóa bằng phương tiện điện tử là một phương pháp hiệu quả nhất, cho phép Hải quan tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, dữ liệu và thông tin về hàng hóa trước khi hàng đến, gửi thông báo qua hệ thống (trực tuyến) tới nhà nhập khẩu nếu phải kiểm tra thực tế hàng hóa và ra quyết định thông quan trên hệ thống.
UNCTAD cho rằng mặc dù thông quan trước có thể được áp dụng trong môi trường thủ công hoặc bán tự động nhưng những kết quả tốt nhất có thể đạt được trong triển khai thông quan trước luôn đi cùng với việc thực hiện tự động hóa các thủ tục.
Áp dụng QLRR: “Thành viên sẽ tiến hành kiểm tra và giám sát dựa trên việc
việc chuyển sang một biện pháp hoạt động dựa trên các nguyên tắc QLRR. Trong một hệ thống như vậy, các lô hàng có độ rủi ro cao được xác định thông qua các hoạt động nghiệp vụ hải quan tại các trạm xử lý thông tin (back-office) dựa trên phân tích QLRR được định hướng bởi thông tin tình báo đối với dữ liệu hải quan có được trước đó. Hệ thống sẽ sử dụng một cơ chế phân luồng hiệu quả để xác định và loại các lô hàng có rủi ro cao ra khỏi quy trình xử lý thông thường. Các lô hàng này sau đó có thể phải qua quy trình kiểm soát hải quan đầy đủ bao gồm kiểm tra chứng từ hay kiểm tra thực tế phạm vi rộng (hay cả hai). Các lô hàng không bị lọc ra để kiểm tra thường được thông quan với độ kiểm soát tối thiểu vì không phải là đối tượng hải quan cần chú ý nhiều.
Phương pháp xử lý hàng hoá có trọng điểm là hoạt động cơ bản của các cơ quan hải quan hiện đại. Phương pháp này được hỗ trợ rộng rãi bởi và phụ thuộc vào cơ chế phản hồi hiệu quả để chuyển lại các kết quả kiểm tra sau thông quan và các chiến lược kiểm tra dựa trên hệ thống để cập nhật hồ sơ rủi ro và tiến hành đánh giá rủi ro liên tục.
Đơn giản hóa chứng từ thương mại: Một trong những tiêu chí quan trọng về
tạo thuận lợi thương mại là đơn giản hóa chứng từ trong giao dịch thương mại, đặc biệt là trong khai báo hải quan. Theo điều VIII GATT 94 “các bên ký kết thừa nhận cần hạn chế tối thiểu các tác động cũng như tính phức tạp của các thủ tục về xuất nhập khẩu, giảm bớt và đơn giản hóa yêu cầu về chứng từ làm thủ tục xuất nhập khẩu”. WTO khuyến nghị các nước thành viên “phải đảm bảo các thủ tục và yêu cầu về chứng từ liên quan đến thương mại không còn là những gánh nặng hành chính hoặc có tính hạn chế thương mại để đạt được các mục tiêu chính sách luật pháp của mình”; “phải sử dụng thông tin có liên quan đã sẵn có về các giao dịch thương mại và các bản sao của chứng từ có liên quan nếu được” và có cơ chế để doanh nghiệp chỉ phải cung cấp một lần các chứng từ, thông tin (cơ chế một cửa). Hải quan cũng nên đưa ra các thỏa thuận cho phép nộp tờ khai hàng tại bất kỳ một địa điểm hải quan nào bằng điện tử.
Trong thủ tục hải quan điện tử, quyết định của hải quan chủ yếu dựa trên những thông tin có sẵn trên hệ thống và khai thác được nhờ quá trình trao đổi thông tin với các bên có liên quan hơn là dựa vào thông tin trên chứng từ do người khai hải quan cung cấp. Do đó, yêu cầu cung cấp các chứng từ thương mại trong khai báo hải quan sẽ được đơn giản hóa. Áp dụng CNTT trong các quy trình xử lý nghiệp vụ của hải quan cũng khuyến khích hải quan sử dụng các tham chiếu chéo với các bên liên quan (hải quan các nước, các bộ ngành liên quan…) theo xu hướng hải quan tự tìm kiếm thông tin để ra quyết định xử lý thay vì yêu cầu người khai cung cấp, giúp giảm bớt chi phí về chứng từ cho người khai hải quan.
Liên Hợp Quốc đã đưa ra một số sáng kiến để chuyển sang hệ thống chứng từ thương mại đơn giản và chuẩn mực bao gồm:
Mẫu Tờ khai của Liên Hợp quốc (UNLK) đã được thông qua năm 1963 và đã trở thành Khuyến nghị số 1 của UNECE vào năm 1978. Các mẫu được tạo ra cùng với Mẫu Tờ khai của Liên Hợp Quốc được gọi là “Bộ chứng từ giấy đồng bộ”. Mẫu Tờ khai của Liên Hợp Quốc có thể được sử dụng để tạo ra các mẫu Tờ khai quốc tế và quốc gia và được đưa vào quá trình áp dụng xử lý dữ liệu điện tử.
Danh mục các yếu tố cơ sở dữ liệu thương mại (UNTDED), được xuất bản bởi ISO và UNECE, có chứa các ô xây dựng, mã và khái niệm.
Giao diện trao đổi dữ liệu điện tử Liên Hợp Quốc dành cho Cơ quan quản lý, Thương mại và vận tải (UN/EDIFACT) đã được thông qua chuẩn mực ISO và trở thành Khuyến nghị số 25 của UNECE vào năm 1987. Giao diện dữ liệu bao gồm các chuẩn mực đã được thừa nhận ở phạm vi quốc tế, danh mục và hướng dẫn đối với trao đổi dữ liệu điện tử thương mại được cấu trúc giữa các hệ thống thông tin được vi tính hoá độc lập.
Nhằm tăng cường độ tinh vi và yêu cầu ngày càng tăng đối với CNTT và viễn thông (ICT) của chính phủ và doanh nghiệp và để giải quyết với vấn đề giấy tờ trên phạm vi toàn cầu, Trong năm 2000, UNECE đã xây dựng những khái niệm về UNeDOCs để cung cấp một giải pháp toàn cầu đối với các thách thức của chứng từ giấy trong dây chuyền cung ứng bao gồm các chuẩn mực chứng từ thương mại hiện
hành đối với giấy tờ có sử dụng kỹ thuật mẫu cơ sở dữ liệu, các công cụ điện tử và Ngôn ngữ Markup mở rộng (XML), tại đó các chứng từ thương mại được xác định thông qua các khái niệm cơ sở dữ liệu, các chuẩn mực có thể áp dụng và các thông lệ thương mại tốt nhất. Điều này cho phép xuất trình điện tử giữa các thương nhân, người điều phối và hải quan và đặc biệt có ích đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có trang bị máy tính và các kết nối internet chuẩn mực.
Trước khi đưa vào áp dụng các chứng từ điện tử, các thủ tục xuất khẩu/ nhập khẩu phải được thống nhất và đơn giản hóa, vì những thủ tục phức tạp sẽ ảnh hưởng xấu đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng CNTT và truyền thông. Quá trình mở đầu khi áp dụng chứng từ thương mại điện tử (bao gồm các khai báo hải quan, giấy phép và các chứng nhận) phải lập kế hoạch cẩn thận và dựa trên định hướng tiếp cận theo giai đoạn. Bước tiếp theo sẽ chuyển từ chứng từ thương mại trên giấy sang chứng từ thương mại trên giấy đã được đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa rồi mới đến chứng từ điện tử. Các chứng từ điện tử đã được đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa cần phải được thiết kế lại hơn là việc đưa ra các bản sao điện tử của chính các mẫu cũ, đồng thời giảm số lượng các biểu mẫu, chứng từ xuống mức thấp nhất, điều chỉnh những định dạng và các yêu cầu về dữ liệu về các tiêu chuẩn quốc tế.
Giai đoạn mở đầu của chứng từ thương mại điện tử có thể bị giới hạn ở các chứng từ được lựa chọn ban đầu, hoặc chỉ gồm những danh mục hàng xuất khẩu nhất định. Trong suốt giai đoạn đầu, hệ thống có thể chỉ chấp nhận những loại chứng từ đơn giản đối với hàng không có thuế và không phải qua quá trình kiểm soát. Sau khi hệ thống đã được thử nghiệm và ổn định và sau khi tham khảo các bên có liên quan, các đơn vị có trách nhiệm sẽ xem xét mở rộng hệ thống tới những chứng từ của những hàng hóa khác, bao gồm các loại hàng phải kiểm soát hay phải có quota. Quá trình này sẽ mở ra hơn nữa do có sự liên kết của các cửa khẩu khác nhau và các cơ quan quản lý có liên quan qua một cửa sổ điện tử duy nhất – Cơ chế một cửa cho việc chấp nhận và xử lý tất cả các chứng từ thương mại điện tử. Nó có thể bao gồm cả việc thanh toán thuế điện tử và các loại phí và lệ phí khác.
Cơ chế một cửa: WTO yêu cầu “Thành viên sẽ áp dụng việc yêu cầu nộp chứng từ xuất nhập khẩu và và dữ liệu (bao gồm cả các phiên bản điện tử) chỉ một lần và chỉ cho một cơ quan đầu mối”. Mục đích của chuẩn mực là tạo thuận lợi thương mại thông qua việc áp dụng “một cửa” để nộp tất cả các chứng từ và dữ liệu liên quan đến các thủ tục xuất nhập khẩu cùng một lúc và chỉ cho một cơ quan đầu mối. Yêu cầu để thực hiện chuẩn mực này bao gồm:
Xác định địa điểm và hệ thống thực hiện cơ chế một cửa;
Xác định các yêu cầu về đăng ký một lần cho hồ sơ và dữ liệu xuất nhập khẩu; Thiết lập cơ chế phối hợp giữa các Bộ, ngành;
Chuẩn hoá các văn bản của các Bộ, ngành liên quan, các yêu cầu về dữ liệu. Cơ chế một cửa không chỉ được WTO khuyến nghị mà được UN, APEC, ASEAN và nhiều tổ chức quốc tế khác hướng dẫn cụ thể. Đặc biệt, trong phạm vi khu vực; ASEAN đã ký kết Hiệp định và Nghị định thư về xây dựng và thực hiện cơ chế một cửa ASEAN, trong đó nêu rõ “Các nước thành viên sẽ sử dụng CNTT và viễn thông phù hợp với các chuẩn mực liên quan đã được chấp nhận trên phạm vi quốc tế trong quá trình xây dựng và thực hiện các Cơ chế một cửa quốc gia”. Trong