- Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Bảng kê nhập nguyên vật liệu để lập Chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ cùng loại ( cùng phương thức thanh toán) được lập
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc v à phương hướng hoàn thiện.
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc v à phương hướng hoàn thiện. phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc v à phương hướng hoàn thiện.
3.1.1. Ưu điểm.
Bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức, sắp xếp tương đối hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như trình độ, khả năng của các kế toán viên. Trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ kế toán của công ty mà công ty đã sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít tốn công sức và sổ sách. Công tác kế toán của công ty đã đi vào nền nếp ổn định với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ, chi tiết, rõ ràng. Công ty tuân thủ và áp dụng đầy đủ các chính sách, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước.
Về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc
Các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở công ty là các nghiệp vụ về nhập, xuất nguyên vật liệu . Hơn nữa, là loại hình doanh nghiệp sản xuất nên công tác kế toán nguyên vật liệu rất được chú trọng. Nhìn chung, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc được thực hiện khá tốt, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, vừa phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
nghành
Nguyên vật liệu của công ty gồm rất nhiều loại, mỗi loại dùng cho các sản phẩm in khác nhau và thường thay đổi theo đơn đặt hàng nhưng nguyên vật liệu chính vẫn là giấy và mực. Nhà in dựa vào nội dung kinh tế và tính chất của nguyên vật liệu để chia nguyên vật liệu ra thành: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu. Việc phân loại như trên là dễ hiểu và dễ quản lý. Đồng thời cũng thấy được trọng tâm quản lý nguyên vật liệu là giấy và mực.
- Việc đánh giá nguyên vật liệu
Hiện nay công ty không sử dụng giá hạch toán để đánh giá nguyên vật liệu mà sử dụng giá thực tế nên phản ánh được chính xác, kịp thời trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập, xuất. Trị giá nguyên vật liệu xuất được đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, cách tính này là đơn giản, dễ theo dõi.
- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu , do đó việc ghi chép đơn giản, số liệu tương đối chặt chẽ, phản ánh trung thực, rõ ràng tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu . Các số liệu phản ánh trên Sổ kế toán chi tiết phù hợp với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp.
Nói chung, công tác kế toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu tương đối đầy đủ, phù hợp với quy mô, trình độ kế toán và tình hình thực tế của công ty. Việc luân chuyển chứng từ, các thủ tục nhập, xuất kho đều theo đúng chế độ quy định. Cuối kỳ kế toán, công ty đều in các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cấp trên và để lưu.
Về công tác quản lý và sử dụngnguyên vật liệu của công ty
- Ở khâu thu mua:
Do hoạt động lâu năm trong ngành in, sản phẩm in đạt chất lượng tốt nên công ty cũng đã thu hút được một số lượng khách hàng nhất định, ký hợp đồng thường xuyên. Vì vậy, nhu cầu về nguyên vật liệu cũng không biến động nhiều,
nghành
công ty đã tổ chức ký hợp đồng với các cơ sở cung ứng nguyên vật liệu nhằm đáp ứng một cách kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đồng thời đảm bảo được chất lượng nguyên vật liệu , góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm in và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Ở khâu bảo quản, dự trữ:
Nhìn chung, công ty đã chỉ đạo thực hiện tương đối tốt ở khâu bảo quản. công ty có hệ thống kho tàng rộng rãi, thoáng mát, nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng, khoa học do đó chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo. Công ty cũng có những quy định chặt chẽ, cụ thể gắn trách nhiệm trực tiếp đến từng cán bộ làm công tác quản lý nguyên vật liệu . Hầu hết ở công ty không xảy ra trường hợp thiếu vật tư một cách không căn cứ. Việc sản xuất của công ty được tiến hành theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng nên việc dự trữ nguyên vật liệu cũng được tính toán hợp lý để vừa đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, vừa không để ứ đọng nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu chính của ngành in là giấy và mực, tương đối dễ mua trên thị trường, mặt khác nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ với những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dùng. Đây là mặt tích cực vì vừa không ảnh hưởng tới chất lượng nguyên vật liệu lại góp phần tăng tốc độ lưu chuyển vốn lưu động, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Ở khâu cấp phát sử dụng:
Công ty đã tổ chức công tác cấp phát nguyên vật liệu tương đối hợp lý, dựa trên kế hoạch và lệnh sản xuất với số lượng nguyên vật liệu được tính toán khá chính xác với thực tế sản xuất. Từ đó tạo ra sự chủ động trong việc cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu giữa bộ phận cấp phát với các phân xưởng in. Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng đều được phòng kế hoạch thông qua. Do đó kiểm tra được việc sử dụng nguyên vật liệu , tránh tình trạng mất mát, lãng phí. Công ty cũng luôn khuyến khích sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm triệt để nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm in. Thực hiện hình
nghành
thức xử phạt rõ ràng đối với trường hợp vi phạm công tác chất lượng sản phẩm, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu .
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần khoa học kỹ thuật Phương Bắc vẫn còn một số điểm hạn chế sau:
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu
Công ty không lập ban kiểm nghiệm vật tư. nguyên vật liệu mua về chỉ được thủ kho kiểm tra chủ yếu về mặt số lượng, còn chất lượng và chủng loại của nguyên vật liệu chỉ được đánh giá qua kinh nghiệm của thủ kho. Điều này có thể dẫn tới tình trạng nguyên vật liệu nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất.
- Thứ hai: Công tác bảo quản nguyên vật liệu
Mặc dù công ty có hệ thống kho tàng tương đối rộng rãi, thoáng mát nhưng tất cả nguyên vật liệu đều được để chung trong một kho và vẫn chưa được trang bị thật tốt các phương tiện bảo quản. Do đó có thể ảnh hưởng tới chất lượng của nguyên vật liệu , đặc biệt là mực vì loại nguyên vật liệu này chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện khí hậu.
- Thứ ba: Công tác cấp phát nguyên vật liệu
Công ty chưa xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu . Việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm.Nhưng với kinh nghiệm ít ỏi trên lĩnh vực này nhân viên công ty vẫn gặp nhiều sai s ót kh ông đ áng có sảy ra.Riêng giấy là loại nguyên vật liệu chính thì khi xuất căn cứ vào loại ấn phẩm, định mức theo tờ, khổ và theo số lượng trang in đã được tính trước. Mặc dù vậy, việc không xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu một cách cụ thể sẽ dễ dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu bị sử dụng tùy tiện, lãng phí, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu .
nghành
Ở công ty , công tác kiểm kê nguyên vật liệu không được tiến hành thường xuyên, một năm chỉ được tiến hành một lần vào ngày 31/12, ngoài ra chỉ là việc kiểm tra của thủ kho, vì vậy phụ thuộc rất nhiều vào ý thức trách nhiệm và đạo đức của thủ kho. Do đó sẽ khó phát hiện kịp thời trường hợp nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay những hiện tượng tham ô, lãng phí. Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng quản lý nguyên vật liệu , hiệu quả sản xuất kinh doanh và tài sản của công ty. Thực tế, chênh lệch giữa kết quả kiểm kê cuối năm và sổ kế toán thường rất ít, trị giá không đáng kể, do vậy công ty cũng không lập Biên bản kiểm kê.
Về công tác kế toán nguyên vật liệu
- Thứ nhất: Việc phân loại, mã hóa nguyên vật liệu
Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là gồm nhiều loại, nhiều thứ nguyên vật liệu với chủng loại, quy cách, chất lượng khác nhau. Do đó, để quản lý tốt nguyên vật liệu theo từng loại đòi hỏi phải có phương pháp phân loại, theo dõi, quản lý khoa học. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu của công ty theo từng chủng loại nguyên vật liệu chỉ được tiến hành để theo dõi chi tiết, còn kế toán tổng hợp chỉ sử dụng một tài khoản cấp 1 để phản ánh tình hình nhâp, xuất, tồn nguyên vật liệu là TK 152, không phân thành các tài khoản cấp 2. Hơn nữa, công ty lại chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập được một bộ mã vật tư để giúp công tác quản lý và theo dõi được dễ dàng, khoa học. Song với điều kiện của công ty hiện nay là chưa sử dụng phần mềm kế toán thì việc mã hóa nguyên vật liệu cũng không phải là công việc đòi hỏi phải thực hiện ngay.
- Thứ hai: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép bị trùng lặp. Theo nguyên tắc, phương pháp này đòi hỏi phải đối chiếu giữa việc ghi chép ở kho của thủ kho và việc ghi vào sổ kế toán chi tiết của kế toán một cách thường xuyên. Song thực tế ở công ty, việc đối chiếu này đến cuối
nghành
tháng mới được thực hiện. Do vậy, việc theo dõi không được thường xuyên, chặt chẽ, nếu có sai sót sẽ khó phát hiện kịp thời. Hơn nữa, hàng ngày từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, kế toán vừa phải ghi vào Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu , vừa phải ghi vào Bảng kê nhập, Bảng kê xuất nguyên vật liệu khiến khối lượng công việc tăng thêm.
Mặt khác, trị giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền nên có hạn chế là không phản ánh được sự biến động của giá nguyên vật liệu , trị giá nguyên vật liệu xuất kho cuối tháng mới tính được, do vậy việc tính toán, ghi sổ thường dồn vào cuối tháng.
- Thứ ba: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Như đã nói ở trên, do cuối tháng kế toán mới tính được đơn giá bình quân nên công việc tính toán, ghi sổ bị dồn vào cuối tháng. Thêm vào đó, công ty một tháng mới lập Chứng từ ghi sổ một lần nên mọi công việc kế toán tổng hợp cũng đều dồn vào cuối tháng và có khi còn sang cả tháng sau. Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới chất lượng của công tác kế toán và gây vất vả nhiều cho cán bộ kế toán. Hơn nữa, việc định kỳ cuối tháng mới lập Chứng từ ghi sổ một lần như vậy làm cho số liệu trên các Chứng từ ghi sổ là số tổng cộng của rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gộp lại nên sẽ rất khó kiểm tra, đối chiếu số liệu sau này. Tuy nhiên, với phương pháp tính đơn giá xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền cả tháng và Bảng kê xuất nguyên vật liệu không lập theo trình tự thời gian mà theo từng loại nguyên vật liệu thì việc lập Chứng từ ghi sổ với định kỳ ngắn hơn là rất khó khăn. Vì vậy, hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể chưa thực sự phù hợp. Công ty nên xem xét tới một hình thức kế toán khác phù hợp hơn.
- Thứ tư: Về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Công ty không trích lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu . Mặc dù nguyên vật liệu của công ty dự trữ không nhiều, nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ với những loại nguyên vật liệu thường xuyên được dùng và giá cả của giấy, mực
nghành
cũng như các loại vật liệu phụ khác phục vụ sản xuất thường không biến động nhiều nhưng tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu ở công ty cho mỗi niên độ kế toán là điều cần thiết. Vì vậy, công ty có thể nghiên cứu, xem xét trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo quy định với mức dự phòng được tính toán hợp lý.