- Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Bảng kê nhập nguyên vật liệu để lập Chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ cùng loại ( cùng phương thức thanh toán) được lập
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày… tháng …năm…
Số:…………. Căn cứ………số:…….ngày… tháng….năm…của………. Ban kiểm nghiệm gồm :
+ Ông/Bà………...Chức vụ……….Đại diện………Trưởng ban + Ông/Bà………...Chức vụ……….Đại diện………Ủy viên + Ông/Bà………...Chức vụ……….Đại diện……… Ủy viên Đã kiểm nghiệm số NVL dưới đây:
Do ông/bà………..mang về STT Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả Ghi chú Đúng quy cách Sai quy cách Kết luận:……….. Biên bản được lập thành…………bản.
Thủ kho Các ủy viên Trưởng ban
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Nguyên vật liệu trong kho cũng cần có biện pháp bảo quản tốt hơn để đảm bảo chất lượng, đặc biệt là những loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa
nghành
phức tạp như: mực, axit, xút hiện bản, sữa lau bản, sunfat đồng…Thủ kho nên sắp xếp riêng từng loại theo đặc tính để có biện pháp bảo quản thích hợp. Hiện tại công ty chỉ sử dụng 1 kho cho tất cả các loại nguyên vật liệu , như vậy vừa khó bảo quản lại vừa không tiện cho việc theo dõi nhập, xuất riêng từng loại nguyên vật liệu . công ty nên tận dụng hệ thống kho tàng rộng rãi sẵn có để bảo quản riêng.
Ban hành quy chế về định mức sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu , công ty nên ban hành quy chế về định mức sử dụng một số loại nguyên vật liệu , trước hết là giấy và mực là hai loại nguyên vật liệu chính, chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Thông thường, khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất cũng như phòng kế hoạch chỉ tính lượng nguyên vật liệu xuất theo kinh nghiệm, ước lượng. Mặc dù việc ước lượng này cũng khá chính xác nhưng nếu không xây dựng được định mức sử dụng thì cũng khó kiểm soát được việc sử dụng nguyên vật liệu , rất dễ dẫn đến tình trạng lãng phí, mất mát. Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống định mức sử dụng nguyên vật liệu tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất kỹ thuật chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng kịp nguyên vật liệu thời, trên cơ sở các định mức đó sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm in, tiết kiệm nguyên vật liệu . Cơ sở để xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể căn cứ vào các yêu cầu về kỹ thuật sản xuất, đặc điểm của từng loại ấn phẩm, đảm bảo được đúng chất lượng theo yêu cầu và có tính cả phần nguyên vật liệu hao hụt trong định mức.
Ngoài định mức sử dụng, nguyên vật liệu công ty cũng cần xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu . Thực tế nguyên vật liệu , dự trữ ở công ty cũng tương đối hợp lý. Thường nguyên vật liệu dùng đến đâu mua đến đó, công ty chỉ dự trữ một lượng nhất định cho đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên, việc dự trữ này cũng chỉ trên cơ sở ước lượng cứ chưa xây dựng định mức cụ thể. Tính toán định mức dự trữ nguyên vật liệu cần căn cứ vào khả năng cung ứng của từng
nghành
loại nguyên vật liệu trên thị trường, khối lượng công việc cần thực hiện, đặc tính của từng loại nguyên vật liệu …
Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư, tài sản. Hiện nay công ty chỉ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu một lần vào ngày 31/12 và không thực hiện đánh giá lại nguyên vật liệu . Điều này làm cho việc theo dõi nguyên vật liệu không được kịp thời, nếu có hiện tượng mất phẩm chất hay thiếu hụt thì cũng khó tìm ra nguyên nhân. Vì vậy, công ty nên thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn. Nếu có thể thì thực hiện một tháng một lần là tốt nhất. Tuy nhiên, với điều kiện thực tế ở công ty thì có thể tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý.
Riêng việc đánh giá lại có thể không cần thực hiện vì quy mô sản xuất của công ty không lớn, khối lượng nguyên vật liệu dự trữ lại không nhiều, công ty cũng không có các hoạt động góp vốn liên doanh hay các hoạt động tương tự. Hơn nữa, giá cả t nguyên vật liệu hường không có biến động lớn.
Khi kiểm kê phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê và phải có biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê có thể lập theo mẫu sau:
nghành
Công ty CPKHKT Phương Bắc