- Cuối tháng, kế toán căn cứ vào Bảng kê nhập nguyên vật liệu để lập Chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ cùng loại ( cùng phương thức thanh toán) được lập
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Số:………..
- Thời điểm kiểm kê:….giờ.…ngày.…tháng.…năm…. - Ban kiểm kê gồm:
Ông/Bà:………..Chức vụ………….Đại diện:………….Trưởng ban Ông/Bà:………..Chức vụ………….Đại diện:………….Ủy viên Ông/Bà:………..Chức vụ………….Đại diện:………….Ủy viên
- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
ST T T Tờn, nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo
kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT Cộng X x x x x x x x x x Ngày .. tháng …năm…
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
( Ý kiến giải quyết ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
số chênh lệch )
( Ký, họ tên )
3.2.2. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Lập sổ danh điểm và mã hóa nguyên vật liệu
Hiện naycông ty mới chỉ phân loại nguyên vật liệu theo nội dung và tính chất của nguyên vật liệu thành: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,
nghành
phụ tùng thay thế, phế liệu. Tuy nhiên, việc phân loại này cũng chỉ để phục vụ công tác kế toán chi tiết và để xác định trọng tâm quản lý, còn kế toán tổng hợp vẫn chỉ sử dụng một tài khoản tổng hợp là TK 152. Mặc dù hiện tại công ty chưa sử dụng các phần mềm kế toán, nhưng xét về lâu dài, thực hiện mã hóa nguyên vật liệu lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chặt chẽ sẽ giúp cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở công tyđược thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự sẽ tạo thuận lợi khi cần tìm thông tin về thuế hay về một nhóm, một loại vật liệu. Hơn nữa, việc tạo lập bộ mã NVL để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng các phần mềm kế toán sau này.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại vật liệu, nhóm vật liệu, chủng loại vật liệu. Mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi trên một trang sổ , trong mỗi nhóm sẽ ghi đầy đủ các loại vật liệu thuộc nhóm đó.
Ví dụ: Vật liệu chính gồm giấy và mực
- Giấy bao gồm các nhóm giấy khác nhau như: Giấy Bãi Bằng, Giấy cutxe, Giấy OP, Giấy Tân Mai…; trong mỗi nhóm lại bao gồm nhiều thứ như Giấy Bãi Bằng gồm có: Giấy Bãi Bằng 60gm 79x109, Giấy Bãi Bằng 60gm 49,3x60,5 …
- Mực bao gồm: Mực Trung Quốc, Mực Nhật,…; trong đó mực Trung Quốc lại bao gồm: mực xanh, mực đen, mực đỏ, mực vàng, mực nhũ bạc…
Trên sổ danh điểm, mỗi nhóm, thứ vật liệu được mã hóa theo số hiệu riêng. Công ty có thể mã hóa nguyên vật liệu bằng cách kết hợp giữa số hiệu tài khoản và việc phân chia cho mỗi loại được đánh số liên tục theo quy ước của loại đó. Giữa các nhóm để trống để dự phòng các nhóm vật liệu mới.
Căn cứ vào loại vật liệu và số lượng vật liệu thực tế ở công ty, có thể lập sổ danh điểm nguyên vật liệu như sau:
nghành