Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau:
- Hoá đơn GTGT - mẫu số 01 do Bộ Tài chính ban hành ( Phụ lục 01;04 ) - Phiếu xuất kho - mẫu số 02- VT ( Phụ lục 05; 08 )
- Phiếu thu ( Phụ lục 09 )
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra: 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty cổ phần Huetronics tại hà nội ấp dụng hạch toán kế toán bán hàng theo hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các tài khoản được sử dụng chủ yếu để hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty gồm
- TK 511: “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - TK 632: “ Giá vốn hàng bán”
- TK 3331: “ Thuế GTGT đầu ra hàng hoá, dịch vụ” - TK 156: “ Hàng hoá , dịch vụ”
- TK 131: “ Phải thu khách hàng” - TK 1111: “ Tiền gửi tiền mặt” - TK 112: “ Tiền gửi ngân hàng” 2.2.2.3. Trình tự hạch toán
- Bán buôn hàng hoá: Sau khi lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT của hàng hoá bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi: Nợ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ( 111, 112) hoặc ghi tăng khoản phải thu cảu khách hàng. Nợ tài khoản phải thu của khách hàng (131) theo tổng giá trị thanh toán, ghi tăng doanh thu bán: Có tài khoản doanh thu bán hàng (511) theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách nhà nước: Có tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331). Đồng thời ghi tăng giá vốn hàng bán: Nợ tài khoản giá vốn hàng bán (632),
ghi có tài khoản hàng hóa ( 156) theo trị giá xuất kho. Trị giá xuất kho của hàng hoá bán được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Néu trong quá trình bán phát sinh chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác hạch toán tăng chi phí bán hàng: Nợ tài khoản chi phí bán hàng (6421), ghi tăng thuế GTGT đầu vào: Nợ tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) đồng thời ghi tăng các tài khoản phải thanh toán: Có tài khoản phải trả người bán ( 331) nếu công ty còn nợ, ghi giảm khoản tiền nếu thanh toán : Có tài khoản tiền mặt (111), nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc có tài khoản tiền gửi ngân hàng (112) nếu thanh toán bằng tiển chuyển khoản.
- Bán lẻ hàng hoá:
Khách hàng trực tiếp đến cửa hàng của công ty để mua hàng. Sau khi khách hàng đồng ý mua và tiến hành các thủ tục cần thiết, hàng hóa sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng ngay tại cửa hàng và khách thực hiện thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt. Phương pháp hạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ giống như theo hình thức bán buôn đã được trình bày ở trên. Tuy nhiên vì ở hình thức bán lẻ, khách hàng sẽ thanh toán tiền ngay khi mua hàng nên ghi nhận doanh thu kế toán sữ ghi tăng só tiền mặt thu được ( Nợ TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng.
Quá trình bán hàng tại công ty cổ phần Huetronics tại hà nội trong tháng 4 năm 2012 phát sinh một số nghiệp vụ sau:
Ví dụ ngày 17/04/ 2012 công ty cổ phần Huetronics tại hà nội bán hàng cho công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, 20 vỏ thùng máy tính Jetek Game 9301 với giá 372.728 đồng/cái, thuế suất 10%. Giá vốn của 20 cái vỏ thùng máy tính Jetek Game 9301 là 6.000.000 đ. Khi đồng ý bán cho khách kế toán viết hóa đơn GTGT số 0003550 ( phụ lục 03) in ra. Căn cứ vào hóa đơn GTGT trên thủ kho lập phiếu xuất kho CNHN2.9048 ( phụ lục 07). Giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 8.200.016 đ
Có TK 3331: 745.456 đ Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 6.000.000 đ
Có TK 156: 6.000.000 đ
Ngày 20/04/2012 khách hàng thanh toán tiền hàng qua ngân hàng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi giảm khoản phải thu, ghi tăng tiền gửi ngân hàng như sau:
Nợ TK 112: 8.200.016 đ
Có TK 131: 8.200.016 đ
Ví dụ: Ngày 10/04/2012 công ty cổ phần Huetronics tại hà nội bán hàng cho công ty TNHH máy tính Khởi Động, 19 cái vỏ thùng máy tính Jetek X303BR với giá 227.272đ/cái, thuế suất 10%. Giá vốn của 19 cái vỏ thùng máy tính Jetek X303BR là 3.040.000đ. Khi đồng ý bán cho khách hàng kế toán viết hóa đơn GTGT số 0003547 ( phụ lục 02) in ra. Căn cứ vào hóa đơn GTGT trên thủ kho lập phiếu xuất kho CNHN2.90412 ( phụ lục 06), hóa đơn bán hàng . Giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: 4.749.985đ Có TK 511: 4.318.168đ Có TK 3331: 431.817đ Đồng thời kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 3.040.000 đ
Có TK 156: 3.040.000 đ
Ngày 12/04/2012 khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu (phụ lục 09) , đồng thời kế toán ghi giảm khoản phải thu, ghi tăng tiền mặt tại quỹ như sau:
Nợ TK 111: 4.749.985đ Có TK 131: 4.749.985đ.
Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán : hàng bán bị trả lại.
Ngày 13/04/2012 công ty TNHH phát triển thương mại Đại Việt trả lại công ty cổ phần Huetronics tại hà nội 10 cái vỏ thùng máy tính Jetek A1007BR do hàng bị lỗi. ( Ngày 12/04/2012 công ty cổ phần Huetronics có bán cho công ty TNHH phát triển thương mại Đại Việt 10 cái vỏ thùng máy tính Jetek với giá 144.545đ/cái, thuế 10%. Giá vốn của 10 cái vỏ thùng máy tính là 1.000.000.
Căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi Nợ TK 5212: 1.445.450 đ Có TK 131: 1.445.450 đ
Hàng hóa trả lại công ty nhập kho hàng hóa đó theo trị giá vốn, đồng thời ghi giảm thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 156: 1.000.000 đ
Có TK 632: 1.000.000 đ
Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng trả lại: Nợ TK 333: 144.545 đ
Có TK 112: 144.545 đ
2.2..2.4. Hình thức sổ kế toán:
Căn cứ vào đặc điểm, quy mô và đặc trưng hàng hóa kinh doanh, hiện nay công ty ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái. Theo đó có các sổ sách liên quan sau: - Sổ chi tiết bán hàng ( Phụ lục 10,11,12) - Sổ tổng hợp bán hàng ( Phụ lục 13) - Sổ tổng hợp giá vốn ( Phụ lục 14) - Sổ nhập hàng - Sổ kho - Sổ quỹ
- Sổ tiền gửi
- Sổ chi tiết thanh toán ( Phụ lục 15,16,17,18) - Sổ tổng hợp thanh toán (Phụ lục 19)
- Sổ Nhật ký- sổ cái ( Phụ lục 20)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái được thể hiện trên Sơ đồ số 01