3. Các giải pháp thực hiện
3.5Tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát
Quy chế văn văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT quy định rõ trách nhiệm cụ thể như sau :
“Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1. Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị thuộc Sở triển khai thực hiện công tác văn thư và lưu trữ; Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ.
2. Lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước.Các đơn vị thuộc Sở phải bố trí cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ tại đơn vị.
3. Mỗi cán bộ sở trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư và lưu trữ.
4. Hoạt động Văn thư – Lưu trữ trong Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Giang do Văn phòng Sở phụ trách. Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Sở theo các quy định của Nhà nước và của Sở.
5. Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư và lưu trữ của Sở Giáo dục và Đào tạo phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Giáo dục và Đào tạo.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan
Công tác văn thư được phân công cho cán bộ thuộc Văn phòng Sở đảm nhận gọi là cán bộ văn thư cơ quan.
1. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ : a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
c) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
d) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
h) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
2. Cán bộ sở thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tham gia vào công tác văn thư lưu trữ có trách nhiệm:
a) Tiếp nhận và xử lý văn bản đến;
b) Soạn thảo, trình dự thảo cho người có thẩm quyền phê duyệt; và phát hành văn bản;
c) Trình ký, làm thủ tục đăng ký phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản;
d) Có trách nhiệm lập và bảo quản hồ sơ hiện hành phục vụ cho công tác lưu trữ; Hàng năm có trách nhiệm tập hợp bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ theo quy định.
e) Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và cơ quan về mọi hoạt động liên quan đến công tác văn thư lưu trữ”
Nhằm khắc phục những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, thì hoạt động kiểm tra, giám sát là không thể thiếu được. Trách nhiệm được quy định rõ tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư:
“5. Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
Giao cho lãnh đạo văn phòng , thanh tra và các phòng chuyên môn chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Giám sát việc lập hồ sơ của cán bộ thuộc đơn vị quản lý.
Phần 4
KIẾN NGHỊ