3. Các giải pháp thực hiện
3.3Triển khai đồng bộ các chương trình thực hiện đổi mới hoạt
sở
a. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của Sở GD&ĐT.
Thực hiện Quyết định sô 2155/QĐUBND ngày 03/8/2007 của UBND tỉnh Hà Giang V/v ban hành Đề án áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan Hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang ( Giai đoạn 2007-2010), Sở GD&ĐT Hà Giang đã tổ chức triển khai xây dựng hệ thống hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000. Toàn bộ hệ thống (bao gồm 01 Sổ tay chất lượng, chính sách , mục tiêu chất lượng và 28 quy trình hoạt động). Trong đó, có 02 quy trình hệ thống trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ là Quy trình kiểm soát tài liệu, Quy trình kiểm soát hồ sơ.
Ngày 24/9/2008, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng- Bộ KH&CN đã ký Quyết định số 1279/QĐ-TĐC v/v cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với cơ quan hành chính nhà nước. Theo Quyết định này, Sở giáo dục và đào tạo tiếp tục tổ chức hoàn thiện Hệ thống Quản lý Chất lượng của Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang trong lĩnh vực: Tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo trong các hoạt động (12 hoạt động kèm theo QĐ số 1279/QĐ-TĐC). Quyết định có hiệu lực thi hành từ 25/9/2008 đến 24/9/2011.
b. Triển khai thực hiện chương trình 5S
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các giải pháp để giải quyết vấn đề quản lý công sở khắc phục những tồn tại từ việc phân công phân nhiệm cho từng thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng bộ. nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng khởi cho người lao động, hay nói cách khác là để tạo nền tảng cơ bản để
thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng tôi đã học tập được kinh nghiệm của một số đơn vị triển khai chương trình 5S trong điều hành công sở.
5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản xuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp) Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt Nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Khắc phục được các thực trạng :
- Thông thường nơi làm việc của bạn (văn phòng, nhà xưởng) có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)
- Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày chúng ta càng thấy đầy và chật chội. Chiếc cặp chúng ta một vài tháng không lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hỏng Tài liệu, giấy tờ không được loại bỏ chiếm dụng không gian của văn phòng (thiếu sự sàng lọc – SEIRI).
- Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng tại những chỗ ít sử dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ - SEISO).
- Việc sắp xếp thiếu quy củ thiếu sự Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU . Kết quả:
- Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ..) khi cần thì tìm không ra nhưng khi không cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng - SHITSUKE ).
Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng đến năng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của mỗi người. Công sở thiếu đi một lề lối tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách đặt ra là " Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả".
Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp. Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật. Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống. Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể. Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối với người lao động
Việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải tiến tính sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
c. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin
Xác định được vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống, hoạt động của mỗi cá nhân, cùng với việc thực hiện phong trào “ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý và giảng dạy, học tập”. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng được quan tâm. Tôi đã tham mưu với lãnh đạo Sở GD&ĐT xây dựng Website WWW.hagiang.edu.vn
để cung cấp thông tin và phục vụ việc phát hành các văn bản điều hành của ngành. Khai thác tiên miền riêng (@hagiang.edu.vn) trên nền Gmail được. Đăng ký 100% các trường học, các đơn vị quản lý giáo dục theo địa chỉ Emai của Bộ Giáo dục và Đào tạo với tên miền @moet.edu.vn. Hoạt động này bước đầu khẳng định được những ưu việt trong công tác văn thư, lưu trữ.