- Tính giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho:
b. Thủ tục nhập kho NVL CCDC, Thủ tục xuất kho NVL CCDC
Thủ tục nhập kho NVL - CCDC
Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : - Hợp đồng mua bán vật tư.
- Hoá đơn GTGT.
- Tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu).
- Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu và biên bản thí nghiệm (nếu có : đối với máy biến áp, rơle, biến dòng,…).
Thủ tục xuất kho NVL - CCDC
Đối với xuất kho NVL - CCDC thì chứng từ gốc bao gồm :
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định, khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau :
+ Số thứ tự.
+ Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. + Mã số.
+ Đơn vị tính. + Số lượng. + Đơn giá. + Thành tiền.
+ Tài khoản hạch toán…
Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống.
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
c. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL – CCDC tại Công ty thủy điện Hòa Bình
Đối với nguyên vật liệu:
- Tăng nguyên vật liệu do mua ngoài: (Xem ví dụ 1)
Ở Công ty thủy điện Hòa Bình, việc mua vật tư thường do phòng vật tư đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu, kế hoạch sản xuất. Công ty sẽ ký hợp đồng mua bán hàng hóa với đơn vị cung cấp vật tư.
Bảng 01: Giấy đề nghị mua vòng bi (phần phụ lục)
Bảng 02: Bảng báo giá vòng bi của Công ty TNHH Phát Nguyên (phần phụ lục) Bảng 03: Bảng báo giá vòng bi của Công ty TNHH Bình An (phần phụ lục) Bảng 04: Biên bản duyệt giá mua vòng bi (phần phụ lục)
Bảng 05: Hóa đơn GTGT về việc mua máy tính 32 inch (phần phụ lục) Bảng 06: Phiếu nhập kho máy tính 6 inch (phần phụ lục)
Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu (CCDC) :
Chứng từ kế toán sử dụng để theo dõi vật tư xuất kho là phiếu xuất kho. Chỉ được xuất vật tư cho người có đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định.
- Mục đích, phương pháp ghi và trách nhiệm ghi phiếu xuất kho như sau:
+Phiếu xuất kho được lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc thực hiện theo định mức tiêu hao.
+ Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ họ tên của đơn vị, bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
+ Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ họ tên người nhận, tên đơn vị, ngày tháng, năm lập, lí do xuất và kho xuất.
+ Cột số lượng thứ nhất ghi số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng. Cột số lượng thứ hai thủ kho ghi số lượng thực xuất.
+ Cột đơn giá và thành tiền do kế toán ghi.
+ Dòng cột ghi tổng cộng số tiền vật tư thực tế xuất kho.
+ Phiếu xuất kho do bộ phận lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho nhận hàng.
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
Sauk hi xuất kho thủ kho ghi vào cột số lượng thứ 2 thực tế xuất của từng vật tư, ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất.
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để ghi vào cột đơn giá và thành tiền và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
*Xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất: Ví dụ minh họa : (Xem ví dụ 2)
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, nhân viên bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu gửi lên phòng vật tư.
Bảng 07: Giấy đề nghị xuất kho vòng bi cho Sửa chữa thường xuyên.(phần phụ lục)
Sau khi xem xét các giấy tờ hợp lệ, bộ phận xuất khi làm thủ tục xuất kho, tiến hành lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.Bộ phận lập giữ lại liên 1; còn liên 2 được gửi cho bộ phận kho để làm thủ tục xuất kho. Sau đó 1 liên , thủ kho giữ và ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, thành tiền và vào sổ, 1 liên giao cho khách hàng.
*Xuất dùng Công cụ dụng cụ cho bộ phận sản xuất: Ví dụ minh họa:(Xem Ví dụ 3)
Tương tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu, nhưng trên thực tế máy tính 16 inch không qua kho mà mua ngoài xuất thẳng cho bộ phận sử dụng nên không đươc theo dõi trên thẻ kho mà chỉđược theo dõi chi tiết tại phòng tài chính kế toán.
Sau khi xem xét các giấy tờ hợp lệ, bộ phận xuất khi làm thủ tục xuất kho, tiến hành lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.Bộ phận lập giữ lại liên 1; còn liên 2 được gửi cho bộ phận kho để làm thủ tục xuất kho. Sau đó 1 liên , thủ kho giữ và ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, thành tiền và vào sổ, 1 liên giao cho khách hàng.
*Xuất dùng Công cụ dụng cụ cho bộ phận sản xuất: Ví dụ minh họa:(Xem Ví dụ 3)
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
Tương tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu, nhưng trên thực tế máy tính 16 inch không qua kho mà mua ngoài xuất thẳng cho bộ phận sử dụng nên không đươc theo dõi trên thẻ kho mà chỉđược theo dõi chi tiết tại phòng tài chính kế toán.
Bảng 08: Phiếu xuất kho máy tính 16 inch xuất dùng cho Phân xưởng máy.(phần phụ lục)
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (CCDC) tại kho.
Hiện nay doanh nghiệp thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu(CCDC) theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
\\\
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Thủ kho phải kiểm tra tình hình hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho.Định kỳ, từ 10-15 ngày thủ kho sẽ mang các chứng từ nhập, xuất kho lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Kế toán tổng hợp.
Đồ thị 6:Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song
song.
Ghi chú :
- Ghi hành ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
-Mục đích và phương pháp ghi thẻ kho:
+Thẻ kho được lập dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho.
+ Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển gọi là sổ kho.
+ Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu của vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, thủ kho phải căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
+Cột A: Ghi số thứ tự.
+Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ. + Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. +Cột 1: Ghi số lượng nhập kho.
+Cột 2: Ghi số lượng xuất kho.
+Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất kho.
+ Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào cột F.
Bảng 09: Thẻ kho vòng bi (phần phụ lục)
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán:
- Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Sổ chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống thẻ kho nhưng có them một cột ghi giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kế toán phân loại theo từng loại nguyên liệu, vật liệu ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng trên sổ chi tiết kế toán tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất để ghi vào sổ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu đối chiếu với thẻ kho xem lượng nhập, xuất, tồn có khớp không; nếu không khớp kiểm tra lại. Sổ chi tiết nguyên vật liệu là cơ sở để kế toán tổng hợp lên bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn nguyên vật liệu trong tháng. Việc hạch toán nguyên vật liệu này giúp cho kế toán phản ảnh được chính xác, kịp thời biến động của nguyên liệu, vật liệu đảm bảo thông báo kịp thời tình hình nguyên liệu, vật liệu dự trữ và tồn kho với khối lượng nguyên liệu, vật liệu sử dụng.
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
-Phương pháp ghi sổ: Sổ này được mở theo từng kho, từng thứ vật liệu: + Cột 1,2: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ.
+ Cột 3: phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Cột 4: Ghi đơn giá của một đơn vị vật liệu.
+ Cột 5,6: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư nhập kho. + Cột 7,8: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư xuất kho. + Cột 9,10: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư tồn kho.
Bảng 10: Sổ chi tiết nguyên vật liệu vòng bi.(phần phụ lục)
Bảng 11: Sổ chi tiết nguyên vật liệu máy tính 16inch (phần phụ lục)
Bên cạnh đó, kế toán còn lập các sổ chi tiết khác như: Sổ chi tiết thanh toán với người bán…..
Bảng 12: Sổ chi tiết thanh toán mua vòng bi với Công ty TNHH Phát Nguyên (phần phụ lục)
Bảng 13: Sổ chi tiết thanh toán mua máy tính với Công ty TNHH điện tử Lăng Hạnh (phần phụ lục)
Bên cạnh việc lập các sổ chi tiết nguyên vật liệu từ các phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, kế toán còn tiến hành lập các Bảng kê nhập và Bảng kê xuất vật tư từ các phiếu nhập và phiếu xuất vật tư đó. Vì đặc thù của doanh nghiệp hoạt động trong sản xuất điện nên các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên nên việc lập bảng kê nhập và bảng kê xuất giúp kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép đồng thời dễ dàng kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trong tháng, năm. Bảng kê nhập được lập cho từng thứ, từng loại vật tư.
Bảng 14: Bảng kê nhập nguyên liệu, vật liệu (phần phụ lục). Bảng 15: Bảng kê nhập công cụ, dụng cụ.(phần phụ lục). Bảng 16: Bảng kê xuất nguyên, vật liệu.(phần phụ lục). Bảng 17: Bảng kê xuất công cụ, dụng cụ.(phần phụ lục).
Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhâp- xuất- tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư.
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu được ghi vào cuối mỗi tháng; sau khi lập Sổ chi tiết NVL. Đây là bước cuối cùng của quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật tư trong tháng của Công ty một cách rõ ràng và đầy đủ. Từ đó, cho thấy công tác hạch toán chi tiết NVL là rất quan trọng, nó giúp cung cấp c ác thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lẫn chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng…. tùy theo yêu cầu quản lý của công ty.
- Phương pháp ghi sổ:
+ Cột 1,2: Ghi số thứ tự và tên vật liệu. + Cột 3: Đơn vị tính.
+ Cột 4,5: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư tồn đầu tháng. + Cột 6,7: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư nhập trong tháng. + Cột 8,9: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư xuất trong tháng.
+ Cột 9,10: Ghi số lượng và thành tiền của vật tư tồn cuối tháng. Số lượng và giá trị của vật tư tồn cuối tháng này là số lượng và giá trị của vật tư tồn đầu tháng sau.
+ Số liệu trên dòng cộng sẽ được đối chiếu với số liệu trên Sổ cái TK 152.
Bảng 18: Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu (phần phụ lục) Bảng 19: Bảng tổng hợp Nhập – xuất - tồn công cụ, dụng cụ (phần phụ lục) Bảng 20: Bảng phân bổ công cụ, dụng cụ (phần phụ lục)
2.2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu (CCDC).
a. Chứng từ kế toán
Tài khoản sử dụng:
Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng và nói tới hạch toán là nói tới số liệu có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Kế toán chi tiết vật liệu(CCDC) chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp có thể ghi chép, phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị các tài khoản sổ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu đó.
Vậy, kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở các dạng tổng quát. Do đặc điểm vật liệu ở Công ty thủy điện Hòa Bình rất đa dạng và phong phú, Công ty đã áp
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập – xuất vật liệu (CCDC). Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung.
Công ty sử dụng tài khoản 152 để phản ánh quá trình nhập, xuất kho vật liệu (CCDC).
-Công dụng: Được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại NL,VL trong kho .
-Nội dung: Kết cấu TK 152-NL,VL
+Bên Nợ: - Phản ánh trị giá thực tế NL,VL do mua ngoài. - Phản ánh trị giá thực tế NL,VL thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: - Phản ánh trị giá thực tế NL,VL xuất dùng cho SXKD. - Phản ánh trị giá thực tế NL,VL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. TK 152 có 3 TK cấp 2:
- TK 151.1: NL,VL chính. - TK 152.2: NL,VL phụ. -TK 152.3: Phụ tùng thay thế.
Và các tài khoản khác có liên quan như: Tài khoản 331: Phải trả người bán. Tài khoản 111: Tiền mặt.
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 133: Thuế VAT được khấu trừ.
Tài khoản 621: Chi phí sử dụng nguyên vật liệu.