- Phân xưởng dịch vụ: Làm công tác phục vụ tiếp khách của công ty và khách thăm quan.
a. Khái quát chung kế toán NVL – CCDC tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
Để tiến hành quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất và nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có NVL - CCDC khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp.Công ty Thuỷ điện Hoà Bình là một cơ quan trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, quá trình sản xuất và kinh doanh điện được thực hiện ở Công ty Thuỷ điện Hoà Bình. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của Công ty Thuỷ điện Hoà Bình cũng mang những đặc thù riêng không giống những mặt hàng khác, không phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ, điện không có hàng tồn kho được truyền tải do các đường dây dẫn, sau đó đến các trạm phân phối cung cấp đến người tiêu dùng. Với hoạt động sản xuất kinh doanh như
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
vậy nên nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Thuỷ điện Hoà Bình rất đa dạng như : cáp nhôm, cáp bọc, tủ điện, cột điện, sắt, thép, xi măng, cát, đá,…Nguyên vật liệu tại Công ty Thuỷ điện Hoà Bình chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của nguyên vật liệu được kết chuyển vào chi phí hoạt động theo từng phân xưởng, chi nhánh điện và gắn với mục đích sử dụng của từng phân xưởng, chi nhánh.
Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý NVL - CCDC của Công ty Thuỷ điện Hoà Bình có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Công ty Thuỷ điện Hoà Bình là phải đưa ra được những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và sử dụng NVL - CCDC một cách tiết kiệm có hiệu quả, tránh tình trạng hao hụt mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành.
•Chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Công ty thủy điện Hòa Bình là đơn vị sản xuất sản phẩm “ điện” , được sản xuất theo nguyên lý cơ bản là từ điện năng – cơ năng - điện năng. Do đó, nguồn nguyên liệu chính để tạo ra sản phẩm là nguồn nước trong tự nhiên. Vì vậy, hàng năm công ty phải nộp thuế tài nguyên cho 2 tỉnh Hòa Bình và Sơn La, công ty không hạch toán nguyên vật liệu chính vào sổ sách kế toán mà chủ yếu các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý và sửa chữa đại tu các thiết bị máy móc.
- Nguyên vật liệu: thép hộp, thép lập, thép dẹp, sắt lập, néo đầu sứ, tấm bắt… - Nhiên liệu: dầu Diezen, xăng A92, than cám
- Phụ tùng thay thế: vòng bi, vòng đệm, dây cu loa, mõ hàm quay - Công cụ dụng cụ: tất len, thước đo độ sâu, mỏ lết….
● Phân loại: Để đáp ứng yêu cầu của sản xuất và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu và tùy theo đặc tính kỹ thuật, từng loại nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, công ty thủy điện Hòa Bình đã tổ chức phân loại nguyên vật liệu như sau:
Loại 1: Nhiên liệu, khí, dầu mỡ, hóa chất ( mã vật tư đầu 1) Loại 2: Kim khí ( mã vật tư đầu 2)
Loại 3: Vật liệu điện, điện tử, bán dẫn ( mã vật tư đầu 31) Loại 4: Tạp phẩm vật liệu khác( mã vật tư đầu 4)
Loại 5: Phụ tùng ( mẫ vật tư đầu 5)
Loại 6: Vật liệu thu hồi ( mã vật tư đầu 7) Loại 7: Công cụ dụng cụ( mã vật tư đầu 8)
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
Để công việc theo dõi nguyên vật liệu được thuận lợi và chính xác, công ty đã sử dụng sổ danh điểm vật tư. Cách xây dựng sổ danh điểm vật tư được tiến hành dựa vào việc phân loại nguyên vật liệu, mã hóa mỗi vật tư có một mã số riêng gồm 8 kí tự.
b. Đặc điểm luân chuyển NVL - CCDC tại Công ty Thủy điện Hòa Bình
Thủ tục nhập kho NVL - CCDC
- Chứng từ gốc để làm căn cứ nhập kho là: Hợp đồng, hoá đơn, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu và biên bản thí nghiệm (nếu có: máy biến áp, rơ le...)
- Trường hợp NVL - CCDC nhập kho chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệm thí nghiệm (nếu có), phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho được ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêng theo dõi khi có hoá đơn chính thức sẽ được chuyển lại. Các phiếu nhập kho liên quan tới lô hàng này (nếu có) cũng được lưu riêng.
- Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng NVL- CCDC. Khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao NVL - CCDC để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ NVL - CCDC trong kỳ. Cuối năm trình cho phòng kế hoạch của Công ty tập hợp lại, dà soát chỉnh duyệt kế hoạch (có Giám đốc ký). Sau đó chuyển sang phòng vật tư.
Đối với trường hợp các đơn vị cần sử dụng vật tư cho các sự cố và vận hành đột xuất mà không có trong kế hoạch đã trình thì có thể làm tờ trình xin cấp vật tư thiết bị cũng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng vật tư và đơn vị đề nghị.
Căn cứ vào kế hoạch mua, phòng vật tư lập kế hoạch mua và tiến hành ký hợp đồng mua bán (hoặc giao cho phòng đấu thầu tiến hành đấu thầu), ký hợp đồng mua bán vật tư với đơn vị bán yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Sau đó căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn, gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị thanh toán tiền mua vật tư.
Thủ tục xuất kho NVL - CCDC
- Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ.
- Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả... thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh.
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
- NVL - CCDC nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó.
- Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho NVL – CCDC hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, mã số, ĐVT, số lượng, đơn giá, thành tiền, tài khoản hạch toán... Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống.
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho,thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
c.Nguyên tắc hạch toán
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL - CCDCtheo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ loại NVL - CCDC được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu và được quản lý tốt hơn.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho NVL - CCDC thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho được mở một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
- Ở phòng kế toán: Khi nhận thẻ kho cùng phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho chuyển cho kế toán NVL - CCDC.Nhân viên của phòng kế toán tại kho tiến hành kiểm tra số nhập, xuất tồn. Sau đó tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất phân loại phiếu nhập theo nguồn nhập, còn phiếu xuất theo từng công trình và nhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép số liệu vào phiếu nhập kho và khai báo tài khoản chi tiết có bậc chi tiết sau cùng
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Nga
(bậc n) để máy vào sổ, sau đó máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu ở các tài khoản có bậc chi tiết trước nó (bậc n – 1).
- Tính giá nguyên, vật liệu nhập kho:
Công ty thủy điện Hòa Bình nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất từ rất nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, thuế ngoài, gia công chế biến…..Tuy nhiên, hình thức phổ biến nhất là mua ngoài.
+ Nhập kho do mua ngoài: Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì thường do phân xưởng tự mua. Những hợp đồng vật tư do phân xưởng ký trực tiếp đối với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán phân xưởng kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện.
Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được khấu trừ - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá
Ví dụ 1: Ngày 3/12/2014: Công ty nhập kho 8 vòng bi 6205-ZZ, đơn giá: 78.000
đ/vòng; 2 vòng bi 62304-ZZ, đơn giá: 265.000 đ/vòng; 4 vòng bi 62312-2RS1, đơn giá: 2.975.000 đ/vòng; 2 Vòng bi đũa N317 ECP, đơn giá: 4.565.000 đ/vòng; 2 vòng bi 6317-ZZ; 4 vòng bi 6309-ZZ, đơn giá: 2.062.000 đ/vòng; 4 vòng bi 6307-ZZ, đơn giá: 203.000 đ/vòng. Hóa đơn GTGT số 0036960 do Công ty TNHH Phát Nguyên lập. Chi phí vận chuyển do Công ty TNHH Phát Nguyên chi trả.
Vậy, giá vòng bi nhập kho là :
(78.000*8+265.000*2+2.975.000*4+4.565.000*2+2.062.000*2+389.000*4+203. 000*4)=28.858.000 đ