2.1. Cơ cấu tổ chức trung tâm dịch vụ giao dịch
Trung tâm dịch vụ giao dịch (phòng thanh toán quốc tế) hiện đƣợc chia thành 6 phòng ban với tổng số nhân sự l 99 ngƣời. Chức năng, nhiệm vụ chính của từng phòng nhƣ
sau:
Phòng quản lý thanh toán chuyển tiền (33 nhân viên): là trung tâm thanh toán
trong nƣớc của toàn hệ thống: hƣớng dẫn, triển khai các quy tr nh, quy định giờ thanh toán,… l đầu mối triển khai các kế hoạch thanh toán quyết toán, kế hoạch, triển khai cải tiến công nghệ thanh toán liên NH mở rộng.
Phòng dịch vụ và tài trợ thƣơng mại (31 nhân viên) : chuyên xử lý hạch toán và soạn điện liên quan các giao dịch phát hành/sửa đổi LC, Bảo lãnh, Thanh toán bộ chứng từ NK theo L/C và nhờ thu của toàn hệ thống.
Phòng dịch vụ NH đại lý (06 nhân viên) : với nhiệm vụ hỗ trợ vận hành cho các
sản phẩm dịch vụ của phòn định chế tài chính, thiết lập và duy trì quan hệ đại lý giữa TCB với các NH toàn cầu thông qua hệ thống Swift, quản lý tài khoản Vostro của các NH và tổ chức tài chính mở tại hội sở TCB, Vận hành dịch vụ thanh toán và quản lý tiền mặt, hoạt động kiều hối cho khối bán lẻ, …
Phòng MI & Helpdesk (04 nhân viên) : chịu trách nhiệm quản lý thông tin, lập
yêu cầu/thắc mắc/tra soát của chi nhánh liên quan đến các nghiệp vụ chuyển tiền trong nƣớc, chuyển tiền quốc tế, thanh toán và tài trợ thƣơng mại XNK.
Phòng chuyển tiền trong nƣớc miền Nam (11 nhân viên): l đầu mối chuyển
tiếp/ phân kênh thanh toán cho các giao dịch tại địa bàn Hồ Chí Minh của các Chi nhánh/phòng giao dịch trên toàn hệ thống: Thanh toán bù trừ, thanh toán CITAD, thanh toán qua các NH trong nƣớc, thanh toán liên chi nhánh
Phòng thanh toán và tài trợ thƣơng mại XNK miền Nam (13 nhân viên): phụ
trách việc tiếp nhận, kiểm tra và xử lý bộ chứng từ XNK theo LC/nhờ thu cho các chi nhánh tại địa bàn khu vực miền Nam; nhận chiết khấu bộ chứng từ và xử lý các điện liên quan đến bộ chứng từ XK cho các chi nhánh thuộc khu vực miền Nam.
2.2. Tình hình chung về hoạt động thanh toán quốc tế tại Techcombank
2.2.1. Nguyên tắc giao dịch thanh toán quốc tế tại Techcombank
Nguyên tắc quản lý tập trung : Tất cả các điện giao dịch TTQT phải đƣợc đệ trình cho Phòng TTQT Hội sở. Phụ trách phòng TTQT Hội sở hoặc ngƣời đƣợc ủy truyền chịu trách nhiệm cân đối, hạch toán tài khoản Nostro trƣớc khi đẩy điện cho Phó Tổng giám đốc phụ trách hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền đẩy điện đi nƣớc ngoài.
Để phục vụ cho việc kiểm tra bức điện, các Chi nhánh phải gửi hồ sơ cho Phòng TTQT Hội sở bằng fax, scan hoặc các phƣơng tiện khác. Bộ hồ sơ ao gồm:
Chuyển tiền đi: lệnh chuyển tiền của khách h ng đ đƣợc Giám đốc Chi nhánh
ký duyệt, Giấy phép chuyển ngoại tệ do NH Nh nƣớc cấp, Phiếu chuyển khoản, Bản Draft bức điện chuyển tiền đ đƣợc Giám đốc Chi nhánh ký duyệt nội dung và các giấy tờ khác có liên quan.
Phát hành L/C: Yêu cầu mở L/C, Hợp đồng ngoại, Trình duyệt mở L/C đ đƣợc
Draft L/C đ đƣợc Giám đốc Chi nhánh, phụ trách Phòng TTQT tại Chi nhánh hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký duyệt nội dung.
Tu chỉnh L/C: Yêu cầu sửa đổi L/C của khách h ng đ đƣợc Giám đốc Chi
nhánh phê duyệt, Phiếu hạch toán số tiền ký quỹ thêm trong trƣờng hợp sửa đổi tăng giá trị, Bản Draft sửa đổi L/C đ đƣợc Giám đốc Chi nhánh, phụ trách phòng TTQT tại Chi nhánh hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký duyệt.
2.2.2. Chế độ báo cáo
Các chi nhánh phải lập báo cáo về doanh thu phí, doanh thu ngoại tệ, các L/C đ mở trong tuần v o trƣớc 15 giờ ngày thứ sáu Đồng thời ngày 30 của tháng cuối mỗi quý lập “Báo cáo t nh h nh nhận và chi trả kiều hối” v gửi về Phòng TTQT Hội sở.
2.2.3. Kết quả chung về hoạt động TTQT tại Techcombank
Từ bảng 2.5 có thể thấy, doanh số của hoạt động TTQT của NH tăng lên từng năm Trong 2 năm 2007 v 2008, doanh số đ tăng lên đến 23,8%, sang năm 2009 th tốc độ
tăng dƣờng nhƣ chậm lại, vào khoảng 13,9% tƣơng đƣơng với 3,84 tỷ USD Năm 2010, TCB có tổng doanh số tăng lên tƣơng đƣơng 5,52 tỷ USD, thể hiện một mức tăng mạnh mẽ 43,8% so với năm 2009 Sự gia tăng về doanh số TTQT chủ yếu là do NH đ tập trung phát triển các sản phẩm và dịch vụ thu phí.
Bảng 2.5 : Doanh số của hoạt động TTQT tại Techcombank, 2007 - 2010
Năm 2007 2008 2009 2010
Số tiền (tỷ USD) 2,722 3,37 3,84 5,52
Tốc độ tăng (%) - 23,8 13,9 43,8
2.3. Tình hình hoạt động thanh toán xuất khẩu tại Techcombank
2.3.1. Quy trình thanh toán của các phương thức thanh toán XK tại TCB
2.3.1.1. Quy trình xử lý lệnh chuyển tiền Quốc tế đến
Bƣớc 1: Nhận điện đến
Thanh toán viên nhận hồ sơ điện đến từ mạng SWIFT sau đó chuyển điện thanh toán từ SWIFT vào T24.
Bƣớc 2: Hạch toán giao dịch
Thanh toán viên kiểm tra thông tin ngƣời hƣởng. Nếu thông tin không hợp lệ, thông báo cho NH đại lý. Nếu thông tin hợp lệ thực hiện các ƣớc tiếp sau Sau đó thanh toán viên hạch toán thu phí và chuyển số tiền còn lại vào tài khoản ngƣời hƣởng.
Bƣớc 3: Duyệt giao dịch
Kiểm soát viên kiểm tra các út toán đợi duyệt v thông tin điện chuyển tiền, sau đó thực hiện duyệt giao dịch.
Bƣớc 4: Phân phối chứng từ
Thanh toán viên lƣu lại trung tâm thanh toán: điện chuyển tiền gốc và phiếu hạch toán. Giao dịch viên tại chi nhánh tiến h nh in áo có v in điện chuyển tiền, sau đó chuyển cho khách hàng.
2.3.1.2. Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu hàng xuất
Bƣớc 1: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ nhờ thu
Thanh toán viên tiếp nhận từ khách hàng các loại chứng từ, kiểm tra lại chứng từ, số lƣợng của từng loại chứng từ kể trên trƣớc khi ký nhận chứng từ, đóng dấu RECEIVED và ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên thƣ yêu cầu gửi chứng từ hàng xuất của khách hàng và gửi trả lại cho khách hàng 01 liên.
Bƣớc 2: Thực hiện đòi tiền
Duyệt giao dịch: Kiểm soát viên kiểm tra sự trùng khớp giữa thƣ yêu cầu nhờ thu của khách h ng v thƣ nhờ thu do thanh toán viên lập. Nếu thƣ nhờ thu chƣa hợp lệ, kiểm soát viên gửi lại cho thanh toán viên sửa, nếu thƣ nhờ thu hợp lệ, kiểm soát viên ký duyệt chuyển sang ƣớc tiếp theo, sau đó duyệt bản ghi trên hệ thống.
Gửi chứng từ: Thanh toán viên gửi thu nhờ thu kèm bộ chứng từ đến NH nhờ thu, theo dõi đƣờng đi của chứng từ (lấy thông tin từ công ty chuyển phát nhanh/ ƣu điện), lập hồ sơ theo dõi ộ chứng từ nhờ thu xuất với đầy đủ thông tin cần thiết.
Bƣớc 3: Chuyển tiền về
Trung tâm thanh toán thực hiện ghi có tài khoản treo chờ thanh toán của chi nhánh theo quy trình chuyển tiền đến từ nƣớc ngoài.
Bƣớc 4: Thanh toán
Trung tâm thanh toán nhận đƣợc báo Có từ NH nƣớc ngoài thì thực hiện ghi có tiền về vào tài khoản treo chờ thanh toán tƣơng ứng của chi nhánh. Thanh toán viên nhập liệu thanh toán nhờ thu tại chi nhánh, kiểm soát viên duyệt thanh toán nhờ thu.
Bƣớc 5: Phân phối chứng từ
Thanh toán viên gửi khách h ng, lƣu tại chi nhánh và trung tâm thanh toán.
2.3.1.3. Quy trình thanh toán của phương thức tín dụng chứng từ (L/C)
Thông báo L/C và sửa đổi L/C xuất khẩu:
Bƣớc 1: Tiếp nhận L/C, sửa đổi L/C
Thanh toán viên nhận L/C gốc hoặc sửa đổi L/C từ NH đại lý, đồng thời xác thực và kiểm tra tính hợp lệ. Tiếp theo, kiểm soát viên ký duyệt xác thực L/C hoặc sửa đổi.
Bƣớc 2: Thông báo L/C
Thông báo trực tiếp cho ngƣời hƣởng lợi: Thanh toán viên nhập thông tin của L/C gốc, sửa đổi L/C vào hệ thống, thu phí và hạch toán ngoại bảng, in thông báo L/C cho khách hàng. Tiếp theo kiểm soát viên duyệt giao dịch trên hệ thống, ký nháy lên thông báo L/C, sau đó Giám đốc ký duyệt thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C.
Bƣớc 3: Phân phối chứng từ
Thanh toán viên gửi cho khách hàng (có thể trực tiếp hoặc qua ƣu điện), lƣu tại chi nhánh, lƣu lại trung tâm thanh toán.
Thanh toán L/C xuất khẩu:
Bƣớc 1: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ
Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ nhƣ quy định trong L/C, kiểm tra loại chứng từ, số lƣợng của từng loại chứng từ trƣớc khi ký nhận chứng từ, đóng dấu RECEIVED và ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên thƣ yêu cầu gửi chứng từ hàng xuất của khách hàng và gửi trả lại cho khách hàng 01 liên.
Bƣớc 2: Thực hiện đòi tiền
Thanh toán viên nhập thông tin chứng từ L/C xuất, nhập ngày tra soát tự động, hạch toán ngoại bảng và thu phí, in chỉ thị thanh toán theo mẫu, in hối phiếu đòi tiền Sau đó trình giám đốc ký duyệt thƣ chỉ thị thanh toán, ký hậu hối phiếu, thanh toán viên đóng thành bộ gồm thƣ chỉ thị thanh toán cùng bộ chứng từ và hối phiếu để gửi NH phát hành.
Bƣớc 3: Chuyển tiền về
Trung tâm thanh toán nhận đƣợc báo Có của NH nƣớc ngoài thì tiến hành ghi Có vào tài khoản treo TTQT của chi nhánh liên quan.
Bƣớc 4: Thanh toán hoặc tất toán
Thanh toán: Thanh toán viên tại chi nhánh tiến hành ghi có vào tài khoản của khách hàng, hoặc tài khoản vay, hoặc tất toán tài khoản chiết khấu, thu lãi, phí và hạch toán ngoại bảng tất toán L/C, in báo có, báo nợ gửi cho khách hàng.
Tất toán (nếu chứng từ không đƣợc thanh toán): thanh toán viên xử lý chứng từ không đƣợc thanh toán, hạch toán ngoại bảng.
Bƣớc 5: Phân phối chứng từ
Thanh toán viên gửi cho khách hàng, lƣu tại chi nhánh và trung tâm thanh toán. 2.3.2. Kết quả đạt được của hoạt động thanh toán XK tại TCB
Với thời gian hoạt động TTQT chƣa lâu (kể từ tháng 05 năm 2004), nhƣng thông qua các kết quả kinh doanh hoạt động TTQT, TCB đang dần khẳng định đƣợc mình trong cộng đồng các NH, với uy tín và thƣơng hiệu đƣợc nâng cao.
Bảng 2.6: Doanh số và doanh thu phí TTXK của Techcombank, 2007 - 2010
2007 2008 2009 2010 Số lần giao dịch 10503 13147 14987 20982 Chuyển Giá trị 530 790 325 720 574 817 835 231 tiền đi Thu phí 530,8 326,8 862,2 1 252,8 Số lần giao dịch 1520 1763 2009 2813 L/C XK Giá trị 128 751 330 419 394 455 672 716 Thu phí 193,1 660,8 1 577,8 3 363,6 Số lần giao dịch 1205 1460 1664 2330 Nhờ thu Giá trị 98 536 128 060 233 447 329 679 XK Thu phí 118,2 153,7 280,1 659,4 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động TTQT của Techcombank năm 2007 - 2010
Bảng 2.6 đ cung cấp số liệu về giá trị và doanh thu phí từ hoạt động TTXK của TCB giai đoạn 2007 - 2010. Doanh số L/C XK đ tăng mạnh qua các năm, cụ thể trong năm 2007 có 1520 ộ với tổng giá trị hơn 128,7 triệu USD, sang các năm tiếp theo cho dù nền kinh tế thế giới lâm vào khủng hoảng nhƣng Techcom ank vẫn hoàn thành xuất sắc doanh số với 1763 bộ và tổng giá trị gần 330 triệu USD trong năm 2008 và 394 triệu USD năm 2009 Năm 2010, với tổng giá trị L/C lên đến 672 triệu USD đ cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động TTQT.
2.4. Tình hình hoạt động thanh toán nhập khẩu tại Techcombank
2.4.1. Quy trình thanh toán các phương thức thanh toán NK tại TCB
2.4.1.1. Quy trình thanh toán của phương thức chuyển tiền đi nước ngoài
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ
Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu chứng từ không đạt yêu cầu, thanh toán viên chuyển trả lại và yêu cầu khách hàng bổ sung.
Bƣớc 2: Phê duyệt hồ sơ
Kiểm soát viên ký duyệt chấp nhận hồ sơ, giám đốc phê duyệt hồ sơ, thanh toán viên gửi lại khách hàng liên 02 lệnh chuyển tiền.
Bƣớc 3: Nhập liệu vào hệ thống
Thanh toán viên kiểm tra số dƣ trên các t i khoản ghi nợ, sau đó nhập thông tin lệnh chuyển tiền, hạch toán thu phí.
Bƣớc 4: Phê duyệt
Kiểm soát viên kiểm tra nội dung lệnh chuyển tiền: kiểm tra các út toán đợi duyệt v thông tin điện chuyển tiền, nếu giao dịch hợp lệ, duyệt trên T24 ; nếu không hợp lệ, thông áo để thanh toán viên sửa chữa, bổ sung lệnh chuyển tiền.
Bƣớc 5: Phân phối chứng từ
Thanh toán viên thực hiện việc lƣu chứng từ: gửi khách h ng, lƣu lại đơn vị, lƣu lại trung tâm thanh toán.
Bƣớc 6: Xử lý sai sót và tra soát (nếu có).
2.4.1.2. Quy trình thanh toán của phương thức nhờ thu hàng nhập
Bƣớc 1: Tiếp nhận chứng từ
Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu, đóng dấu RECEIVED và ghi ngày giờ nhận. Kiểm soát viên xác thực và kiểm tra tính hợp lệ của lệnh nhờ thu. Thanh toán viên nhập thông tin nhờ thu, hạch toán các bút toán thu phí, in Giấy báo chứng từ nhờ thu hàng nhập.
Bƣớc 2: Quyết định thanh toán
Nếu khách h ng đồng ý thanh toán: thanh toán viên lập điện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán v o ng y đáo hạn, hạch toán các bút toán chuyển tiền thanh toán, thu phí và ngoại bảng, chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soát viên.
Nếu khách hàng từ chối thanh toán: thanh toán viên lập điện trình kiểm soát viên, thông báo cho NH gửi nhờ thu. Sau 30 ngày kể từ ngày thông báo mà vẫn không nhận đƣợc chỉ thị của NH nhờ thu mà không chịu trách nhiệm gì.
Bƣớc 3: Phê duyệt
Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra lại bộ hồ sơ của khách hàng và cho ý kiến phê duyệt đồng ý hay không đồng ý.
Bƣớc 4: Phân phối chứng từ
2.4.1.3. Quy trình thanh toán của phương thức L/C hàng nhập Phát hành L/C nhập khẩu:
Bƣớc 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mở LC
Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C và kiểm tra nội dung Yêu cầu mở L/C. Nếu nội dung không rõ r ng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn, thanh toán viên hƣớng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh bổ sung trƣớc khi phát hành L/C.
Bƣớc 2: Duyệt hồ sơ mở LC:
Thanh toán viên tiến hàng lập “Tờ trình duyệt mở L/C” dựa trên hồ sơ khách hàng cung cấp.
Kiểm soát viên duyệt kiểm soát bộ hồ sơ cùng “Tờ trình duyệt mở L/C” v chuyển cho Ban Giám đốc đơn vị thành viên phê duyệt.
Bƣớc 3: Nhập liệu phát h nh LC thông thƣờng
Khi hồ sơ mở L/C đ đƣợc duyệt, nếu khách h ng chƣa có t i khoản ký quỹ thì thanh toán viên tiến hành mở tài khoản ký quỹ và tài khoản thanh toán cho khách hàng, tiến hành nhập thông tin mở L/C trên T24: thông tin về điện, ký quỹ và thu phí
Bƣớc 4: Duyệt cấp 1
Các thông tin hợp lệ: Căn cứ trên hồ sơ mở L/C do kiểm soát viên chuyển tới, Giám đốc chi nhánh hoặc ngƣời phụ trách đƣợc ủy quyền ký duyệt điện MT700. Thanh toán viên gửi điện đ ký duyệt cho khách hàng.
Các thông tin không hợp lệ: nếu có sai sót, kiểm soát viên thông báo cho thanh toán viên để sửa chữa.
Trung tâm thanh toán nhận hồ sơ L/C liên quan đến nội dung điện và hạn mức nếu có