S d ng t i u thông tin ngu n nhân l c, gi m thi u kh i l ng công vi c gi y
t , t ng n ng su t lao đ ng, công vi c qu n lý s tr nên đ n gi n, thu n ti nh n.
H th ng ch m công t đ nggiúp ng i qu n lý có th không c n tham gia tr c
ti p vào các vi c ch m công mà v n có th ki m tra chính xác t i b t k th i đi m
nào (Real time). X lý, truy xu t thông tin nhanh, ti t ki m th i gian.
H th ng qu n lý đào t o-tuy n d ng giúp nhà qun lý t ng c ng kh n ng
HU
TE
CH
• M t s tính n ng:
Thi t l p và đi u ch nh c c u nhân s : c c u c a nhân s d dàng thi t l p và thay đ i theo danh m c phòng ban, t ch c, danh m c ch c v hi n có c a doanh
nghi p.
L u tr các thông tin cá nhân c a các nhân viên: h s , quá trình công tác,...
Theo dõi các h p đ ng lao đ ng và b o hi m xã h i: qu n lý h p đ ng lao đ ng,
BHXH, BHYT c a nhân s .
Theo dõi, qun lý quá trình thuyên chuyn nhân s trong công ty, qu n lý
chuy n nhân s gi a các b ph n ho c các công ty, qu n lý nh t ký thay đ i công
vi c.
Qu n lý ch m công và tính l ng: qu n lý ch m công c a nhân s , thi t l p và
th c hi n tính công, qu n lý ph c p, ti n th ng, chi tr l ng cho nhân viên.
Qu n lý thông tin đào t o, tuy n d ng, b nhi m. Và nhi u tính n ng m r ng khác.
D i đây là m t s hình nh giúp ta có cái nhìn t ng quan h n v ph n m m
HU
TE
CH
23
HU
TE
CH
làm rõ h n d ch v Outsourcing ho t đ ng nh th nào và mang l i hi u qu ra sao, ta c n n m b t đ c nh ng v n đ c b n c a d ch v Outsourcing mà công ty đang th c hi n.
2.2.2 Các dch v Outsourcing
2.2.2.1 Qu n lý l ng và phúc l i (Payroll)
M t trong nh ng d ch v đang tr nên ph bi n trong l nh v c Outsourcing là
dch v tính l ng. D ch v này t o ra nhi u l i ích v m t tài chính n u b n là ch
doanh nghi p v a ho c nh -ng i không th trang tr i các chi phí cho vi c tuy n
m t nhân viên th ng xuyên ph trách m ng tính l ng. V i d ch v này, doanh
nghi p s ti t ki m đ c chi phí h n. L&A cung c p d ch v tính l ng v i đ i ng
nhân s chuyên nghi p có th đ m trách t ng công đo n ho c c qui trình tính l ng. V i d ch v này, L&A s :
• Lên b ng l ng đúng h n và chính xác nh ph n m m tính l ng u vi t và qui trình ki m tra chéo.
• Gi m t i kh i l ng công vi c gi y t n ng n đ khách hàng t p trung vào các m c tiêu kinh doanh, đ c bi t vào các mùa cao đi m nh cu i tháng ho c cu i n m.
• B t c bút toán hành chính hay d li u nào có liên quan đ n công vi c tính l ng c ng đ u đ c hoàn thành. ng th i d ch v này c ng giúp khách hàng tránh đ c các xung đ t v chính sách l ng.
• Bi n chi phí lao đ ng c đ nh thành chi phí có hoá đ n. • Tuy t đ i gi bí m t các thông tinh nh y c m v l ng.
• Công ty L&A nm khá rõ các qui đ nh, lu t l liên quan đ n ti n l ng do các c quan nhà n c ban hành. L&A cung c p dch v tính l ng hoàn h o
nh t v i chi phí c nh tranh nh t. V i d ch v này, công ty có th giúp khách
hàng th c thi các v n đ liên quan đ n vi c chi tr l ng phù h p v i qui đ nh c a pháp lu t.
Các dch v c a qu n lý l ng và phúc l i g m có: Qu n lý l ng b ng
• Xây d ng m u b ng l ng d a vào l ng và th ng theo yêu c u c a khách
HU
TE
CH
25 • Lên k ho ch và qui trình thanh toán l ng
• Qu n lý ngày phép d a vào các tài li u đ c cung c p.
cho nhân viên.
• L p b ng l ng và g i đ n cho khách hàng xác nh n m i tháng.
• Chuy n l ng hàng tháng vào tài khon ngân hàng cho nhân viên và g i
phi u ti n l ng cho nhân viên.
• Qu n lý thu thu nh p cá nhân cho nhân viên.
• Khai và n p thu thu nh p cá nhân và quy t toán thu thu nh p cá nhân. • L p các báo cáo v l ng và quân s (nhân viên m i và thôi vi c). • Qu n lý h s nhân viên
Qu n lý b o hi m b t bu c: b o hi m xã h i, b o hi m y t và b o hi m th t nghi p (BHXH, BHYT & BHTN)
• N p các b n kê khai v BHXH, BHYT & BHTN và/ho c b o hi m tai n n,
và s BHXH cho chính quy n đ a ph ng.
• Khai báo v ôm đau, thai s n, tai n n lao đ ng,… và các tài li u khác có liên quan đ n nhân viên.
• L p b ng đ ng ký BHXH, BHYT & BHTN và/ho c b o hi m tai n n v i c
quan b o hi m.
• B o đ m các nhân viên nh n đ c các phúc l i v BHXH, BHYT & BHTN
và/ho c b o hi m tai n n theo nh Lu t Lao đ ng Vi t Nam. • G i th BHYT và/ho c BHTN cho nhân viên.
• L p báo cáo v BHXH & BHYT và/ho c b o hi m tai n n hàng tháng. Qu n lý h p đ ng lao đ ng
• Qu n lý h p đ ng lao đ ng: l p, gia h n, s a ch a ho c ch m d t các h p đ ng laođ ng.
• Thay m t khách hàng gi i quy t các ch đ tr c p nh tr c p m t vi c/thôi
vi c, các chi phí và ch m d t lao đ ng khác cho nhân viên.
• c cho nhân viên hàng n m.
• Qu n lý và c p nh t h s cá nhân.
• Xin c p gi y phép lao đ ng cho ng i n c ngoài theo yêu c u khách hàng. • Qu n lý và báo cáo vi c thay th nhân s và s l ng nhân s khách hàng.
HU
TE
CH
2.2.2.2 Cung ng và qu n lý nhân s (Staff Contracting)
Tuy n d ng là quá trình thu hút nh ng ng i xin vi c có trình đ t l c l ng
lao đ ng xã h i và l c l ng lao đ ng bên trong t ch c. M i doanh nghi p ph i có
đ y đ kh n ng đ thu hút đ s l ng và ch t l ng nhân s nh m đ t đ c các m c tiêu c a mình.
Trong th c t s có nhi u ng viên trình đ cao và làm vi c chuyên nghi p
nh ng h không đ c tuy n ch n vì h không đ c bi t các thông tin tuy n d ng, ho c h không có c h i n p đ n xin vi c. Ch t l ng c a quá trình l a ch n s
không đ t đ c nh các yêu c u mong mu n hay hi u qu th p n u nh s l ng
ng i n p đ n xin vi c b ng ho c ít h n s nhu c u c n tuy n ch n. Công tác tuy n d ng có nh h ng l n đ n ch t l ng ngu n nhân l c trong doanh nghi p. V i nh ng doanh nghi p v a và nh , không có các b ph n chuyên trách v qu n tr nhân s thì ph ng pháp thu hút các ng viên thông qua công ty cung ng nhân s
là ph ng pháp đang đ c áp d ng ph bi n t i Vi t Nam.
L&A cung c p đ n doanh nghi p cácđ huy đ ng ngu n nhân l c có trình đ cho các h p đ ng ng n h n và dài h n b ng cách ph ng v n, sàng l c, xác minh và t v n cho c các ng viên và nhà tuy n d ng đ đ m b o đ t
đ c m t gi i pháp có l i cho các bên. D ch v c a công ty giúp khách hàng ti t ki m th i gian tìm ki m các nhân viên làm vi c chuyên môn khi nhân viên chính th c ngh thai s n, ngh đi h c ho c tuy n d ng cho các d án ng n h n,…Công ty tuy n d ng/thay th nhân viên và ch u trách nhi m pháp lý khi ký h p đ ng lao
đ ng v i nhân viên.
L&A ph trách công vi c:
• Tuy n d ng m i/thay th nhân viên. • Ký h p đ ng lao đ ng.
• Qu n lý và h tr ngu n nhân l c.
Và nh ng gì khách hàng nh n đ c t d ch v này đó là:
• i ng nhân viên lành ngh đ i v i h p đ ng ng n h n và dài h n. • Tuy n d ng m i/thay th nhân viên k p th i.
• Tháo g gánh n ng trách nhi m pháp lý đ i v i h p đ ng lao đ ng và các v n đ có liên quan cho khách hàng.
HU
TE
CH
27
2.2.2.3 Th u ph nhân l c (Staff Outsourcing)
Vi c tuy n ch n nhân l c th ng đ c ti n hành sau khi đã có s nghiên c u k
l ng tình hình và nhu c u c a th tr ng lao đ ng. Sau khi đ c s ch p thu n c a doanh nghi p mu n thuê nhân viên hai bên s ký k t h p đ ng d ch v . Trong h p
đ ng gi a công ty cung c p d ch v và doanh nghi p mu n thuê nhân viên c n ph i nêu rõ:
• S l ng nhân viên mu n thuê. • Ch c danh nhân viên.
• Th i h n thuê nhân viên. • M c l ng c a nhân viên.
• M c phí d ch v cho thuê nhân viên (th ng chi m kho ng 15-22% t ng phí d án).
• M c đ công vi c và kh i l ng công vi c mà nhân viên s đ m nhi m. L&A s tuy n ch n, gi i thi u nhân viên đ c tuy n ch n v i khách. Công ty đ m b o v i doanh nghi p đ c ch t l ng công vi c mà ng i nhân viên đ c
ch n s th c hi n c ng nh tính b o m t thông tin trong sut quá trình cho thuê m n nhân viên. H p đ ng cho thuê nhân viên s đ c th o thành ba b n và có
hi u l c nh nhau. Công ty cung c p d ch v s có trách nhi m theo dõi h p đ ng
và gi i quy t m i v n đ phát sinh trong quá trình th c hi n h p đ ng: l p, gia h n,
s a ch a ho c ch m d t các h p đ ng lao đ ng. L&A còn ph trách m ng tính và
tr l ng b ng, b o hi m hàng tháng cho nhân viên. L&A c ng ph trách các kho n
ch đ lao đ ng cho nhân viên nh ch đ thai s n, đi h c,…
Công vi c c a công ty L&A:
• Tuy n ch n nhân viên theo yêu c u c a khách hàng trong vòng 3-15 ngày. • Gi i thích v nhi m v cho nhân viên.
• Giám sát nhân viên.
L i ích khách hàng nh n đ c là:
HU
TE
CH
• Chi phí h p lý (tùy theo yêu cu v th i gian và tình hình th c t c a doanh
nghi p).
• c t v n, h tr t công ty cung c p nhân s trong b t k tr ng h p gián đo n nào, h tr khi doanh nghi p có nhu c u đào t o vào các v trí m i
cho công ty.
2.2.3 K t qu ho t đ ng kinh doanh b ph n PS
Doanh thu mà b ph n PS đ t đ c d a trên:
Ph n tr m t ng chi phí c a m t nhân viên (5-10%) nh ng t i thi u 150$ đ i v i d ch v qu n lý l ng và phúc l i.
Ph n tr m m c phí c a m t d án đ i v i d ch v cung ng và qu n lý nhân s (10-15%) và d ch v th u ph nhân l c (15-22%).
M c phí c a m t nhân viên đ c tính b ng t ng các kho n l ng c b n, ph c p, hoa h ng (n u có), các lo i b o hi m,… Doanh thu c a công ty t l thu n v i m c phí c a nhân viên và công ty h ng doanh thu d a trên s l ng nhân viên mà công ty qu n lý. V i d ch v qu n lý l ng và phúc l i, khách hàng đ a ra m c phí m t d án là c đnh và hoa h ng công ty h ng s c đnh. C th , khách hàng ký m t d án 50000$, n u phí d ch v là 10% thì công ty s đ c 5000$. Còn đ i v i d ch v th u ph nhân l c, kho n hoa h ng mà công ty nh n đ c bi n đ ng tùy theo s tính toán h p lý c a công ty. C th , khách hàng ký m t d án là 50000$, công ty s h ch m c phí c a nhân viên và hoa h ng mà công ty nhân đ c s bi n
đ ng theo s h ch toán ti t ki m nh t.
M c l ng c a ng i lao đ ng cao hay th p nh h ng đ n doanh thu c a L&A. N u t ng các kho n thu c a nhân viên đó cao s làm t ng doanh thu c a doanh nghi p và ng c l i. M t s d án mà m c l ng trung bình c a nhân viên khá cao
nh Damco, Metro, Avery Dennison Ris Vi t Nam, Castrol Bp,...kho ng 7.7-9.5 tri u đ ng/tháng. Còn nhân viên c a m t s khách hàng có m c l ng trung bình
t ng đ i th p nh Sanofi, Zuellig,…kho ng 3.7-4.1 tri u đ ng/tháng.
D i đây là b ng th ng kê s l ng nhân viên mà b ph n PS ph trách qu n lý qua các d án trong 3 n m (2009-2011).
HU
TE
CH
29
B ng 2.4. B ng th ng kê s l ng nhân viên các d án làm vi c trong 3 n m (2009- 2011) n v tính: ng i D án S l ng nhân viên So sánh 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 (+/-) (%) (+/-) (%) DKSH Sale 500 530 800 30 6.00 270 50.94 La Vie 370 400 680 30 8.11 280 70.00 Akzo Nobel 400 380 490 -20 -5.00 110 28.95 DKSH Vsip 258 357 400 99 38.37 43 12.05 P&G 127 140 150 13 10.24 10 7.14 ICP 150 180 190 30 20.00 10 5.56 Zuellig 87 85 120 -2 -2.30 35 41.18 Bp lubricant 76 78 120 2 2.63 42 53.85 Sanofi 60 45 12 -15 -25.00 -33 -73.33 Campina 43 45 77 2 4.65 32 71.11 BASF 14 36 40 22 157.14 4 11.11 Draka 13 10 5 -3 -23.08 -5 -50.00 PPG Sygma Yungchi 12 9 1 -3 -25.00 -8 -88.89 Vinataba 7 30 30 23 328.57 0 0.00 Honda 4 6 10 2 50.00 4 66.67 Mercedes Benz 3 2 3 -1 -33.33 1 50.00
Spirit and wine 1 1 1 0 0.00 0 0.00
BAT 1 1 4 0 0.00 3 300.00
Metro 1 5 5 4 400.00 0 0.00
………… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
(Ngu n: phòng PS)
Qua b ng s li u th ng kê trên, s l ng nhân viên c a các d án l n t ng t ng đ i qua t ng n m. N m 2011, các d án DKSH Sale, LaVie, ICP có s l ng nhân
viên t ng đáng k m c 30% so v i n m 2009, đ c bi t d án DKSH Vsip có m c
t ng cao 99%. M c dù giai đo n này n n kinh t g p nhi u khó kh n, nhi u công ty v a và nh thu h p qui mô ho t đ ng, gi m thi u nhân viên, c t gi m chi phí song các doanh nghi p l n là DKSH, La Vie v n gi v ng đ c th tr ng. Các doanh
HU
TE
CH
nghi p này không ch d ng l i qui mô hi n t i mà còn m r ng ho t đ ng, nhu c u nhân viên cng t ng lên. i u đáng chú ý đây là d án Sanofi c t gi m d n
nhân viên qua các n m và s l ng nhân viên c t gi m n m sau nhi u h n n m tr c. Nguyên nhân là do công ty d c ph m Sanofi-Synthelabo Vi t Nam hi n t i