4.1.1. Chuẩn bị kiểm toán
4.1.1.1. Khảo sát khách hàng
Do Công ty Cổ phần ABC là khách hàng cũ của AA, nên việc tiếp cận tìm hiểu khách hàng không có gì phức tạp và được tiến hành dễ dàng. Nhưng không vì lý do đó mà việc tiếp cận, tìm hiểu thông tin khách hàng được tiến hành sơ sài. Sau đây là những thông tin mà KTV thu thập được bằng phương pháp quan sát, phỏng vấn, và thu thập các tài liệu có liên quan:
Mục đích kiểm toán:
- Công bố tình hình hoạt động kinh doanh năm 2012 của công ty cho các cổ đông.
- Xác nhận độ trung thực, hợp lý của toàn bộ BCTC. Đây sẽ là kết quả đánh giá hoạt động kinh doanh năm 2012 của Công ty Cổ phần ABC và từ đó làm cơ sở phát hành thêm cổ phiếu và huy động đầu tư vốn của các cổ đông.
Vài nét về Công ty Cổ Phần ABC:
Công ty Cổ phần ABC được thành lập vào năm 1995 và được cổ phần hóa vào năm 2004. Công ty ABC là công ty đầu tiên trong ngành ở khu vực phía nam được cấp chứng nhận hệ thống quản lý môi trường đạt tiêu chuẩn Quốc tế ISO 14001.
Trụ sở của công ty tại: Quốc lộ 91, Phường Phước Thới, Quận Ô Môn, Thành Phố Cần Thơ.
Hình thức hoạt động: công ty cổ phần
Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất kinh doanh xi măng và các vật liệu kết dính khác, kinh doanh vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất xi măng, sản xuất các sản phẩm từ xi măng và vật liệu xây dựng.
Năm tài chính và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán:
Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ)
Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Tuyên bố tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán:
Ban Giám đốc đảm bảo đã tuân thủ yêu cầu của các chuẩn mực kế toán và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cũng như các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán của Bộ Tài chính trong việc lập Báo cáo tài chính.
Các chính sách kế toán áp dụng
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua;
+ Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
+ Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn các điều kiện sau:
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; + Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán giữa niên độ;
+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Phần công việc cung cấp dịch vụ đã hoàn thành được xác định theo phương pháp đánh giá công việc hoàn thành.
Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời hai (2) điều kiện sau:
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó; + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Cổ tức, lợi nhuận được chia được ghi nhận khi Công ty được quyền nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.
4.1.1.2. Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Trước khi tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm toán tại đơn vị, KTV tiến hành phân tích sơ bộ ban đầu về tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị tại thời điểm kiểm toán so với cùng kỳ để có những nhận định ban đầu về Công ty khách hàng bằng cách so sánh số dư các chỉ tiêu tại ngày 31/12/2011 và 31/12/2012, từ đó phát hiện những biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân.
Bảng 4.1: Bảng phân tích sơ bộ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần ABC
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu 31/12/2011 31/12/2012 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương đối 1. DT BH&CCDV 816.016.759.190 801.151.109.686 (14.865.649.503) (1,82%) 2. Doanh thu HĐTC 7.396.692.316 5.971.176.109 (1.425.516.208) (19,27%) 11. Thu nhập khác 791.404.766 3.666.350.205 2.875.309.439 363,48%
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần ABC )
Diễn giải:
DT BH&CCDV: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ HĐTC: hoạt động tài chính
Nhận xét:
Qua phân tích sơ bộ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doannh thời điểm 31/12/2012 tại Công ty cổ phần ABC, KTV nhận thấy:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012 đạt 801.151.109.686 đồng giảm nhẹ so với năm 2011 đạt 816.016.759.190 đồng, tương ứng giảm 14.865.649.503 đồng với tỷ lệ 1,82%. Nguyên nhân là do tính hình kinh doanh của công ty trong năm 2012 gặp khó khăn. KTV nhận thấy không có sự bất thường trong khoản mục này, nhưng do tính chất quan trọng của khoản mục doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, đồng thời ảnh hưởng khá lớn đến các khoản mục khác trên Bảng cân đối kế toán như tiền và các khoản phải thu. Mặt khác, không có biến động bất thường không có nghĩa là không có sai sót và gian lận.
Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính năm 2012 đạt 5.971.176.109 đồng giảm mạnh so với năm 2011 đạt 7.396.692.316 đồng tương ứng giảm 1.425.516.208 đồng với tỉ lệ 19,27%. Dù doanh thu từ hoạt động tài chính của đơn vị giảm, nhưng KTV phải chú ý xem xét các nghiệp vụ này. Khoản mục này cũng có thể khai giảm do có thể bị sai sót là phân loại doanh thu không đúng, hoặc lập hóa đơn sai do cố tình ghi nhầm tỷ giá, hoặc ghi sai hoặc không ghi khoản lãi tiền gửi ngân hàng.
Thu nhập khác
Thu nhập khác năm 2012 đạt 3.666.350.205 đồng tăng khá mạnh so với năm 2011 đạt 791.404.766 đồng, tương ứng tăng 2.875.309.439 đồng với tỷ lệ 363,48%. Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập tạo ra từ các hoạt động không thường xuyên, ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp nên dễ xảy ra gian lận và sai sót. Thu nhập khác tăng có thể do đơn vị cố tình khai khống các khoản thu sau để làm đẹp báo cáo tài chính:
- Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. - Bán phế liệu
- Cho thuê kho
KTV cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và yêu cầu đơn vị giải thích. Bên cạnh đó, KTV cần chú ý kiểm tra xem khoản mục này có thực sự phát sinh không? Các khoản thu nhập nào không được ghi chép, hoặc vô tình hay cố ý ghi chép vào nội dung khác. Kiểm tra chi tiết các chứng từ liên quan. Xem xét các nghiệp vụ ghi giảm chi phí trong kỳ, vì nhiều đơn vị hạch toán các nghiệp vụ này vào các khoản thu nhập khác để giảm chi phí trong kỳ, từ đó gây biến động đối với từng loại thu nhập. KTV cần đặc biệt chú ý mọi khoản thu nhập bất thường đều phải có biên bản của hội đồng xử lý và được Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt.
4.2.1.3. Lập kế hoạch kiểm toán
Sau khi ký hợp đồng kiểm toán, Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ (AA) đã tiến hành lập kế hoạch kiểm toán như sau:
Nhóm kiểm toán
Trưởng nhóm: Nguyễn Phạm Thái Bình Trợ lý kiểm toán: Võ Thành Tâm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trợ lý kiểm toán: Lê Thị Hồng Hạnh Trợ lý kiểm toán: Mai Văn Nhớ
Phạm vi công việc
Các công việc thực hiện như:
- Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. - Xác lập mức trọng yếu.
- Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền.
- Đánh giá lại rủi ro kiểm soát. - Thực hiện thử nghiệm cơ bản.
- Tổng hợp hồ sơ kiểm toán, trao đổi những vấn đề phát sinh cần xem xét. - Lập bảng tổng hợp lỗi và bút toán điều chỉnh (nếu có).
- Lập biểu chỉ đạo và đưa ra kết luận về khoản mục doanh thu.
Về thời gian kiểm toán
Cuộc kiểm toán được bắt đầu từ ngày 10/02/2013 và dự kiến kết thúc vào ngày 14/02/2013.
Thời gian dự kiến phát hành báo cáo dự thảo là 10 ngày sau khi kết thúc cuộc kiểm toán.
Tài liệu yêu cầu đơn vị chuẩn bị cho cuộc kiểm toán
- Bảng cân đối số phát sinh cho năm tài chính kết thúc tại ngày 31/12/2012. - Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc tại ngày 31/12/2012.
- Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản của doanh thu (tài khoản 511, 515, 711). - Sổ nhật ký chung cho các tháng kết thúc năm tài chính ngày tại 31/12/2012.
- Các chứng từ, hóa đơn liên quan đến phần hành doanh thu cho năm tài chính kết thúc tại ngày 31/12/2012.
Đánh giá:
Công ty lập kế hoạch kiểm toán để hoạch định những công việc cần tiến hành đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong quy trình kiểm toán, các công việc đều được phân công rõ ràng cho từng người trong nhóm kiểm toán trước khi bắt
đầu xuống kiểm toán cho khách hàng nên công việc kiểm toán luôn diễn ra suôn sẽ, thuận lợi và nhanh chóng. Nhóm kiểm toán có KTV và các trợ lý kiểm toán hoàn toàn có đủ năng lực chuyên môn cũng như kinh nghiệm đáp ứng được yêu cầu thực tế. KTV được phân công: Nguyễn Phạm Thái Bình là người nắm vững được những nét đặc thù trong kinh doanh của khách hàng do đã thực hiện kiểm toán cho khách hàng những năm trước, điều này giúp duy trì mối liên hện mật thiết với khách hàng. Tuy nhiên, Công ty cũng cần phải có chính sách luân chuyển KTV để tránh việc quá quen thuộc với khách hàng, dễ dẫn đến sức ỳ về tâm lý và kiểm tra theo lối mòn hoặc mất đi tính khách quan, độc lập... Bên cạnh đó, kế hoạch về thời gian kiểm toán chưa hợp lý lắm. Khoảng thời gian ba, bốn ngày cho một cuộc kiểm toán là hơi ngắn, có thể gây áp lực cho KTV và sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán.
4.1.1.4 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
a) Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu
Đây là năm thứ 2, Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần ABC nên việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã được tìm hiểu ở những lần kiểm toán trước và hồ sơ được lưu lại tại công ty TNHH Kiểm toán Mỹ.
Để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, KTV tìm hiểu ở hai phương diện đó là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị có được thiết kế phù hợp không, và chúng có được thực hiện trên thực tế hay không để đáp ứng được hai phương diện đó KTV đã thực hiện các công việc sau:
- Phỏng vấn Ban Giám đốc, kế toán trưởng, nhân viên giám sát, thủ quỹ, thủ kho và những nhân viên khác có liên quan.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn. Bên cạnh đó kiểm toán viên chính có thiết kế bảng liệt kê nhiều câu hỏi đã được chuẩn bị trước về các vấn đề kiểm soát để phỏng vấn những nhân viên có liên quan trong đơn vị. Bảng câu hỏi để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty khách hàng được thiết kế dưới dạng trả lời Có, Không, hoặc Không áp dụng. Và được minh họa bằng bảng câu hỏi sau:
Bảng 4.2: Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục doanh thu tại Công ty Cổ phần ABC
STT Câu hỏi Phần trả lời Ghi chú Không Có Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ Yếu 1
Công ty có phân chia trách nhiệm giữa thủ kho và bộ phận giao hàng không?
2
Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng phê duyệt thanh toán hay không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3 Có bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ
với kế toán hay không ?
4
Bộ phận kế toán có đối chiếu giữa đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, bảng giá được duyệt trước khi ghi sổ hay không?
5
Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán và thủ quỹ có đối chiếu số tiền thu được với hóa đơn thu tiền hay không?
6
Hàng tháng có gửi bảng sao kê công nợ cho khách hàng hay không?
7
Việc nhận hàng bị trả lại có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền hay không?
8 Các trường hợp bán chịu có được
Ban giám đốc phê duyệt không? 9
Công ty có chính sách lập dự phòng cho những khoản nợ phải thu khách hàng khó đòi không?
10
Hóa đơn trước khi gửi đi có được kiểm tra lại bởi một người độc lập với người lập hóa đơn hay không ?
STT Câu hỏi Phần trả lời Ghi chú Không Có Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 11
Các khoản nợ phải thu có được liệt kê theo nhóm tuổi để theo dõi không?
12
Các phiếu thu được đánh số liên tục trước khi đưa vào sử dụng không?
13
Việc thu tiền bán hàng có phát hành biên lai hoặc phiếu thu tiền cho khách hàng không ?
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
14 Có bảng giá được duyệt để làm cơ
sở tính tiền trên hóa đơn không?
15
Có so sánh, đối chiếu độc lập giữa hàng gửi đi trên các chứng từ vận chuyển với hóa đơn bán hàng không?
16
Hóa đơn chưa thanh toán có được lưu trữ riêng với hóa đơn đã thanh toán không?
17
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ có được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ không?
18 Phiếu thu có được thủ quỹ ký và
đóng dấu không?
19
Đơn đặt hàng có được lập dựa trên phiếu yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt không?
20 Chứng từ biên bản thanh lý có
được lưu lại không?
21
Trong quá trình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, công ty có tiến hành đúng các quy định không?
STT Câu hỏi Phần trả lời Ghi chú Không Có Không áp dụng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 22
Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền lãi tiền gửi ngân hàng với số lãi trên sổ phụ ngân hàng không?