III. Một số kiến nghị.
1. Một số kiến nghị đối với Tổng công ty Giấy-Việt Nam ( VINAPIMEX )
( VINAPIMEX )
1.1 Làm tốt hơn nữa công tác phục vụ hoạt động nhập khẩu.
Hoạt động nhập khẩu không phải là hoạt động độc lập hoàn toàn. Nó còn liên quan đối với nhiều phòng nghiệp vụ khác trong Tổng công ty. Vì thế có thể làm tốt công tác nhập khẩu thì đòi hỏi các phần việc có liên quan cũng phải đợc làm tốt. Nhng trên thực tế thì không phải nh vậy. Ngoài những yếu tố tích cực đã nêu, vẫn còn một vài cá nhân cha thực sự chú ý đến hoạt động chung của Tổng công ty. Họ coi cái tôi của mình là cao nhất . Điều đó không ít thì nhiều đã ảnh hởng tới hoạt động của Tổng công ty. Việc một số nhà cung cấp thay đổi một số phơng thức thanh toán từ 30 ngày sau khi giao hàng sang thanh toán trớc một phần( 30%) hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng cũng chỉ vì thanh toán chậm. Đành rằng nguồn vốn có hạn, nhng nếu việc lập yêu cầu mua sắm có kế hoạch u tiên thì kết quả sẽ khác.
Mặt khác công tác thanh toán cần phải làm tốt hơn nữa, các cán bộ nhân viên của phòng tài vụ cần chủ động phối hợp với phòng xuất nhập
khẩu để giải quyết công việc sao cho nhanh gọn chính xác. Những gì thuộc công việc của mình thì cần phải làm ngay, không nên đùn đẩy cho ngời khác. trớc đây một ngời phòng xuất nhập khẩu phải tự mình phần lớn giải quyết các hoá đơn, chứng từ rồi mới chuyển cho phòng tài vụ, phòng tài vụ xem có vớng mắc gì thì chuyển xuống mà không tự tìm hiểu để cùng giải quyết. Kết quả ngời làm thì cứ làm ngời chơi cứ chơi công việc thì cứ dậm chân tại chỗ. Hiện tợng này cần phải chấm dứt ngay trong thời gian tới.
Công tác lu trữ và phân bổ tài liệu có liên quan tới điều kiện làm việc, đặc biệt là của phòng xuất nhập khẩu. Cần phải trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác giao dịch.
1.2. Bố trí nhân sự tại phòng xuất nhập khẩu.
Hiện nay phòng XNK có 20 nhân viên làm việc: Bãi Bằng (2 ngời), Thuỵ Điển (2 ngời), Hà Nội (9 ngời) và chi nhánh TP Hồ Chí Minh. Văn phòng tại Hà Nội có 9 ngời chia thành: 3 cán bộ mua sắm , 3 nhân viên phụ trách Shipping- giao nhận hàng (một ngời lo về đờng không, hai ngời về đ- ờng biển) 1trởng phòng, 2 văn th, 1phụ trách kế toán tiền lơng. Nhìn chung việc bố trí nh vậy là ổn. Nhng sắp tới một số ngời phải cử ngời làm việc tại Thuỵ Điển để thay cho một số nhân viên hết hạn về nớc, một số cán bộ mua sắm đã đợc chỉ định. Tuy nhiên việc này cần phải cân nhắc trớc khi quyết định liệu phòng có cử cán bộ kinh nghiệm làm việc lâu năm kiến thức và khả năng ngoại ngữ để đi làm công việc đó hay chỉ cần cử một cán bộ phụ trách Shipping đi là đủ, theo ý kiến của em nên đa nhân viên mới này đi bởi vì:
+ Văn phòng tại Thuỵ Điển chủ yếu quan hệ với bạn hàng Bắc Âu, đây là khu vực mà VINAPIMEX đã thiết lập một mối quan hệ lâu dài.
+ Thời gian gần đây nhiều nhà cung cấp Châu Âu đã có văn phòng đại diện ở các nớc Châu á và tại Việt Nam do đó công tác mua sắm không
nhất thiết thông qua văn phòng tại Thuỵ Điển có nên cũng để kiểm tra đóng hàng để chuyển về nớc.
+ Khu vực châu á gần chúng ta có nhiều nhà cung cấp có thể đáp ứng một phần nào công việc nhập khẩu nhng cha đợc chú ý nhiều. Song song với việc duy trì tốt với bạn hàng cũ ta cần phải chú ý tới khu vực Châu
á, tìm thêm cho mình bạn hàng mới. Điều đó cho phép ta có thêm cơ hội để tìm ra giải pháp tối u, điều đó tránh tình trạng độc quyền của các nhà cung cấp Bắc Âu, hoặc có thể vẫn duy trì đợc hoạt động nhập khẩu của mình.
I.3 Đẩy mạnh công tác thông tin và tiếp cận thị trờng.
Đây là công việc góp phần quan trọng vào việc tìm kiếm nhà cung cấp tối u nh đã biết VINAPIMEX hiện mới chỉ quan hệ kinh doanh với bạn hàng Châu Âu, Canada và một số nớc thuộc khu vực đông và Đông Nam á. Tuy nhiên với thị trờng nh Bắc Mỹ, Châu á thì quan hệ của Tổng công ty còn khá hạn chế, cha khai thác đợc tiềm năng của thị trờng này. Nhiệm vụ đặt ra trong thời gian tới làm sao để có thể tận dụng đợc những u thế của khu vực trên, tăng khả năng tạo ra đợc nhà cung cấp tối u từ các nhà cung cấp sẵn sàng làm ăn với ta. Chú ý rằng Canada, Indonexia... là những nớc có ngành công nghiệp Giấy khá phát triển vào loại hàng đầu thế giới.
Chính vì những lý do này mà Tông công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng để tìm thêm các bạn hàng mới, mở rộng thị trờng nhập khẩu, chủ động kết hợp với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế quan hệ qua khâu trung gian, từ đó giảm bớt chi phí trung gian không cần thiết . Để nghiên cứu thị trờng nhập khẩu vật t, thiết bị phục vụ ngành Giấy, bên cạnh việc tìm hiểu thông tin về các tạp chí liên quan, quảng cáo bằng đối tác gửi tới, VINAPIMEX có thể thu nhập thông tin từ các nhân viên của hãng đó sang giao dịch với mình hoặc thông qua các đơn vị khác.
Ngoài việc tìm kiếm các nhà cung cấp tối u khi có nhu cầu nhập khẩu, việc nghiên cứu thị trờng cần giúp cho Tổng công ty luôn có đủ thông
tin từ thị trờng này và từ đó có thể ký đợc nhiều hợp đồng nhập khẩu hơn khi phát hiện nhu cầu thị trờng mới.