II. Qui trình kiểm toán chi phí hoạt động trong kiểm toán báo cáo tài chính do VAE thực hiện
1. Qui trình kiểm toán chi phí hoạt động
1.1.1. Những vấn đề kỹ thuật
Đây là những vấn đề mang tính nghiệp vụ mà Kiểm toán viên và Công ty cần thực hiện để tiến hành lập kế hoạch kiểm toán. Những vấn đề này bao gồm
* Tìm hiểu những thông tin chung về khách hàng
Đây là công việc đầu tiên cần thực hiện và đợc áp dụng một cách linh hoạt đối với từng khách hàng
+ Với khách hàng mà Công ty kiểm toán năm đầu tiên thì kiểm toán viên cần thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến khách hàng nh: tên công ty, trụ sở chính, điện thoại liên lạc, quyết định thành lập hoặc giấy phép đầu t, thời gian hoạt động, các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, công ty mẹ, công ty con nếu có.
+ Nếu đây là khách hàng thờng xuyên của Công ty thì kiểm toán viên có thể không cần tìm hiểu về các thông tin mà không có sự thay đổi qua các năm. lúc đố kiểm toán viên cần tập trung vào những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, tổ chức bộ máy của khách hàng nh: việc mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, thay đổi trong về cơ cấu tổ chức bộ máy, thay đổi thị trờng, thay đổi trong chiến lợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh,.. Đồng thời xem xét nguyên nhân của những thay đổi này và đánh giá những những tác động có thể có của những thay đổi này tới chi phí hoạt động của đơn vị.
Việc tìm hiểu những thông tin này giúp cho kiểm toán viên có đợc cái nhìn tổng quát nhất về khách hàng, có đợc những đánh giá bớc đầu về những rủi ro có thể có trong cuộc kiểm toán và là cơ sở cho những công việc mà kiểm toán viên thực hiện tiếp theo.
* Tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc tìm hiểu này nhằm đánh giá những điểm mạnh yếu trong hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng từ đó xác định mức độ tin cậy vào hệ thống kế toán , hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định rủi ro cho khoản mục chi phí hoạt động để cs thể tăng hoặc giảm mức độ và phạm vi kiểm tra đối với chi phí hoạt động
+ Xem xét hệ thống kế toán
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, phơng pháp hạch toán kế toán đối với chi phí hoạt động có phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có nhất quán không;
- Xem xét hệ thống chứng từ có đảm bảo hạch toán đầy đủ hay không; - Kiểm tra việc lập, luân chuyển, sử dụng và bảo quản chứng từ có đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ không;
- Việc lập, ghi chép, bảo quản sổ sách kế toán có đảm bảo đầy đủ kịp thời không.
+ Xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ
Để thực hiện vấn đề này trớc tiên kiểm toán viên cần thu thập các qui định, chế độ mà khách hàng đang phải tuân thủ trong năm tài chính và những thay đổi của những qui địn này so với các năm tài chính trớc. Ngoài ra kiểm toán viên cần chú ý đến các giao dịch, nghiệp vụ có ảnh hởng trọng yếu đến khoản mục chi phí hoạt động, xem xét ảnh hởng của các yếu tố thuộc môi tr- ờng kiểm soát.
Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm toán viên cần chú ý một số điểm:
- Kiểm tra các qui định trong việc chi tiêu cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp nh: việc phê chuẩn đối với các khoản chi, việc ghi sổ, hạch toán các khoản chi, việc kiểm tra, đối chiếu các khoản chi;
- Xem xét các qui định của đơn vị về kiểm soát nội bộ, chính sách và qui trình kiểm soát, trình tự lập các chứng từ chi phí, trình tự kiểm kê, trình tự rút tiền gửi ngân hàng, phơng pháp hạch toán và thủ tục đối chiếu số d tiền gửi giữa sổ sách với sổ phụ ngân hàng;
- Kiểm tra tính phân công phân nhiệm , thủ tục đối chiếu, thủ tục phát hành séc, uỷ nhiệm chi.
Khi tiến hành phân tích soát xét hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên cần ghi chép những phát hiện về những yếu kém của khách hàng trên giấy tờ làm việc từ đó đánh giá về sự tồn tại cũng nh tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, đây chính là cơ sở cho việc đánh giá về tính trọng yếu và rủi ro kiểm soát đối khoản mục chi phí hoạt động.
* Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro
Dựa trên kết quả của việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kế toán, kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro đối với chi phí hoạt động mà khách hàng phải gánh chịu,các biện pháp khắc phục của khách hàng, từ đó xem xét ảnh hởng của những yếu tố rủi ro vầ giả pháp khắc phục đó đến việc lập báo cáo tài chính và thực hiện phân bổ chúng cho các bộ phận cấu thành chi phí hoạt động.
Ngoài ra để có thể xác định chính xác hơn nữa rủi ro kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của khách hàng đối với một số chỉ tiêu có liên quan đến khoản mục chi phí hoạt động :
+ Thực hiện kiểm tra đánh giá các báo cáo tài chính về các nội dung: - Các báo cáo này có nhất quán với sự hiểu biết của kiểm toán viên về đơn vị, về số d tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hay không;
- Có nhất quán với các bằng chứng thu đợc hay không;
- Các chính sách kế toán có đợc áp dụng để lập các báo cáo tài chính hay không, có bất kỳ sự thay đổi nào trong chính sách kế toán hay không;
- Các số d tài khoản có đựoc trình bày theo đúng với chính sách kế toán, với các tiêu chuẩn chuyên môn và phù hợp với các qui định của pháp luật hay không.
- Biểu mẫu , số lợng, đơn vị tính, chữ ký của ngời có thẩm quyền;
+ Việc xem xét và phân tích các báo cáo tài chính thờng áp dụng các phơng pháp :
- So sánh năm nay với năm trớc
- Phân tích tỷ suất
- Phân tích theo xu hớng
- So sánh đối chiếu giữa bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh và phân tích soát xét các khoản chi phí và doanh thu.
Ngoài ra kiểm toán viên còn thực hiện xem xét tính logic của số liệu trên các báo cáo nh: mối quan hệ giữa chỉ tiêu tổng hợp và chỉ tiêu chi tiết trên cùng báo cáo( xem xét đảm bảo ràng các chỉ tiêu tổng hợp đã bao gồm các chỉ tiêu chi tiết); quan hệ giữa các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính( một chỉ tiêu tại các thời điểm khác nhau có phù hợp với nhau không, số đầu kỳ có phù hợp này với số liệu cuối kỳ trớc không).
Sau khi thực hiện phân tích BCTC của doang nhiệp kiểm toán viên thực hiện đánh mức độ ảnh hởng tới việc hạch toán chi phí hoạt động trên các góc độ sau đây:
- Hệ thống kế toán đang áp dụng;
- Đội ngũ nhân viên kế toán;
- Yêu cầu về lập báo cáo;
- Những thay đổi về việc áp dụng công nghệ mới, kỹ thuật mới trong qui trình sản xuất ;
- Việc thay đổi trong thị trờng, nhà cung cấp, khách hàng.
Từ đó kiểm toán viên đa ra kết luận và đánh giá rủi ro có thể xảy ra đối với chi phí hoạt động, xem xét các cơ sở dẫn liệu và mục tiêu kiểm toán cụ thể liên quan đến việc đánh giá rủi ro kiểm toán: tính hiện hữu, phát sinh; tính đầy
Trong khi đánh giá rủi ro kiểm toán đối với chi phí hoạt động kiểm toán viên cần chú ý tới một số yếu tố chi phí có khả năng xảy ra sai phạm cao nh: chhi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bằng tiền, chi phí hoa hồng, chi phí bảo hành sản phẩm,...
Ngoài những rủi ro mà kiểm toán viên có thể đánh giá một cách chi tiết cụ thể còn có những rủi ro tiềm tàng mà kiểm toán viên không thể xác định cụ thể đợc thì để giảm nhẹ những rủi ro này kiểm toán viên cần:
- Dựa vào độ tin cậy hệ thống kiểm soát nội và hệ thống kế toán, thực hiện kiểm tra số liệu với các loại chi phí hoạt động phát sinh nhiều trong kỳ,.
- Kiểm tra tất cả các nghiệp vụ bất thờng trong kỳ.
Cuối cùng kiểm toán viên đa ra mức độ rủi ro phát hiện có thể chấp nhận đợc đối với khoản mục chi phí bán hàng.
* Xác định phơng pháp kiểm toán đối với khoản mục
Trong phần này căn cứ vào đặc điểm của từng yếu tố chi phí và đặc điểm của đơn vị khách hàng kiểm toán viên tiến hành xác định phơng pháp kiểm toán cụ thể cho từng bộ phận chi phí, bao gồm:
+ Kiểm tra chọn mẫu;
+ Kiểm tra các khoản mục chủ yếu; + Kiểm tra 100% chứng từ.
* Xem xét nhu cầu sử dụng sự giúp đỡ của các chuyên gia nh: kỹ s xây dựng, kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên khác. Nhu cầu này tuỳ thuộc vào hiểu biết của kiểm toán viên về lĩnh vực kinh doanh, cơ cấu tổ chức, môi trờng pháp lý, môi truờng cạnh tranh,... của khách hàng.
* Xem xét tính liên tục trong trong hoạt động của khách hàng
Khoản mục CPHĐ Rủi ro có thẻ xảy ra Tham chiếu Chi phí khấu haoTSCĐ Tính hiện hữu, tính đúng kỳ, tính
đầy đủ, tính tuân thủ
Chi phí bằng tiền Tính hiện hữu, tính đầy đủ,.... ...
Kiểm toán viên xem xét những yếu tố ảnh hởng đến tính hoạt động liên tục của khách hàng giúp cho việc thiết lập kế hoạch kiểm toán và áp dụng các phơng pháp kiểm toán thích hợp hoặc phân tích đánh giá tính hoạt động liên tục của khách hàng khi phát hành báo cáo kiểm toán.