động
* Mục đích của việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Theo VAS số 500: “ Dựa trên hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên xác định các đặc điểm của một thủ tục kiểm soát đợc áp dụng, cũng nh các điều kiện dẫn đến sai phạm nếu không thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát. Sau đó, kiểm toán viên có thể thử nghiệm về sự tồn tại hay không của các đặc điểm đó”.
Nh vậy việc thực hiện các thủ tục kiểm soát gắn liền với đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; thực hiện thủ tục kiểm soát chính là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu cũng nh hiệu quả của các thủ tục kiểm soát mà đơn vị đang áp dụng nhằm xác định qui mô, số luợng các thử nghiệm cơ bản cần thc hiện trong các bớc tiếp theo của quá trình kiểm toán.
Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát đợc dựa trên những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị:
Nếu nh hệ thống kiểm soát nội bộ đợc đánh giá là đang tồn tại và đang hoạt động có hiệu quả thi kiểm toán viên cần tăng cờng các thử nghiệm kiểm soát nhằm khẳng định xem liệu hoạt động kiểm soát nội bộ có thực sự có hiệu quả hay không. Khi đó các thử nghiệm cơ bản mà kiểm toán viên cần thực hiện sẽ giảm đi.
Nếu nh các thủ tục kiểm soát nội bộ đợc đánh giá là không tồn tại hoặc tồn tại nhng không hiệu quả, nói cách khác là rủi ro kiểm soát ở mức tối đa thì kiểm toán viên có thể giảm bớt các thử nghiệm kiểm soát sthậm chí bỏ qua, tuy vậy khi đó số lợng các thử nghiệm cơ bản cần thực hiện sẽ tăng lên.
+ Xem xét chi tiêu cho chi phí hoạt động trong năm và các năm truớc; + Xem xét các chính sách, qui định của khách hàng đối với việc hạch toán chi phí hoạt động, đồng thời kiểm tra việc thực hiện các qui định đó trong thực tế, đánh giá hiệu quả của các qui định đó.
+ Quan sát và xác minh thực tế các thủ tục kể cả chữ kỹ trên các chứng từ, báo cáo kế toán.
+ Kiểm tra sự phê duyệt đối với các khoản chi: chi phí hoa hồng cho đại lý, chi phí quảng cáo, chi phí tiếp khách, .Các loại chi phí này cần có đầy đủ… chứng từ, hoá đơn và phải hợp lý, hợp lệ. Ngoài ra các chi phí vậnh chuyển hàng bán hoặc chi phí do nhân viên tự quyết định phải đợc kiểm tra định kỳ nhằm đảm bảo số tiền đó là hợp lý và ở trong mức cho phép do công ty qui định.
+ Kiểm tra xem nhữg TSCĐ đang đợc trích khấu hao có thực sự đợc dung cho bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp hay không, kiểm tra ph- ơng pháp trích khấu hao TSCĐ.
+ Kiểm tra việc xuất dùng vật t, công cụ dụng cụ cho các bộ phận có đ- ợc tiến hành theo đúng trình tự qui định hay không.
+ Kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi sổ các chứng từ đã nhằm khẳng định tất cả các nghiệp vụ đã phát sinh đã đợc ghi nhận bằng cách cách kiểm tra tính liên tục của các chứng từ này.
+ Xem xét dấu hiệu kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc việc tập hợp, phân loại, ghi nhận, cộng sổ và chuyển sổ chi phí hoạt động. Có thể thực hiện cộng sổ lại đối với một số nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính chính xác máy móc. Kiểm tra dấu hiệu của sự đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp.
+ Đối với những thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết có thể tiến hành phỏng vấn những ngời có liên quan nh: ban giám đốc, cán bộ nhân viên, để… xem xét các thủ tục ấy đã diễn ra nnh thế nào
+ Xem xét tài liệu của kiểm toán nội bộ nhằm xác định tính đúng đắn và hợp lý của sổ sách, báo cáo kế toán. Nếu chất lợng của kiểm toán nội bộ cao tốt thì có thể giảm thiểu các công việc cần thực hiện. Tuy vậy đây chỉ là
về mặt lý thuyết, còn thực tế đối với việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát không thể căn cứ nhiều vào kiểm toán nội bộ của bản thân đơn vị.
6.2.2. Thực hiện thủ tục phân tích
Nh đã trình bày, thủ tục phân tích đợc sử dụng trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán thủ tục phân tích đợc sử dụng nhằm:
+ Giúp cho kiểm toán viên hiểu biết khái quát về báo cáo tài chính, về chi phí hoạt động của đơn vị;
+ Hiểu biết cụ thể, chi tiết hơn về các yếu tố trọng yếu cấu thành chi phí hoạt động;
+ Xem xét xu hớng biến động của chi phí hoạt động, kiểm toán viên tiến hành xem xét nguyên nhân từ đó có thể phát hiện những yếu tố bất thờng phát sinh trong kỳ.
+ Giúp kiểm toán viên có thể định hớng đợc nội dung, lịch trình, phạm vi của công việc thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết trong giai đoạn tiếp theo của quá trình kiểm toán.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, các thủ tục phân tích đợc sử dụng bao gồm: thu thập hoặc lập các bảng tổng hợp chi phí chi phí hoạt động , sau đó so sánh với một số các chỉ tiêu tổng hợp khác trên báo cáo tài chính và với bảng chi phí hoạt động của năm trớc. Cụ thể:
+ So sánh chi phí hoạt động năm nay với các năm truớc, trong khi so sánh có thể kết hợp so sánh các chi tiêu nh: doanh thu, tổng chi phí, tổng tài sản, để nhận xét tổng quát về sự biến động của chi phí hoạt động, xem xét… xu hớng biến động, xem xét nguyên nhân biến động;
+ Tính toán tỷ lệ chi phí quản lý hoạt động với tổng tài sản, doanh thu, so sánh với các năm tr
… ớc để nhận xét về hiệu quả của việc sử dụng chi phí hoạt động;
+ Tính toán tỷ trọng của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong tổng chi phí hoạt động để có thể đánh giá sự u tiên giữa hai loại chi phí này;
+ Tính tỷ trọng chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí công cụ dụng cụ, trong tổng chi phí hoạt động để đánh giá mức độ trọng yếu, so… sánh với các năm trớc để xem xét xu hớng biến động;
+ So sánh chi phí hoạt động thực tế với chi phí hoạt động trong dự toán, kế hoạch, nếu có sự khác biệt lớn thì cần tìm hiểu nguyên nhân.
Ngoài ra kiểm toán viên có thể thực hiện thủ tục phân tích băng cách so sánh các chi phí hoạt động của năm nay so với các năm trớc, đồng thời kiểm toán viên có thể thực hiện thủ tục phân tích đối với một số chi phí sau:
+ Đối chiếu chi phí khấu hao TSCĐ với kết quả kiểm toán TSCĐ đã đợc thực hiện trong cùng cuộc kiểm toán;
+ Xem xét chi phí tiền lơng băng cách tính toán và so sánh số tiền lơng của nhân viên bán hàng với tiền lơng bình quân;
+ Xem xét chi phí bán hàng trong mối quan hệ với lợng hàng hoá bán ra, doanh thu bán hàng.
+ Với chi phí hoa hồng bán hàng, chi phí vận chuyển hàng hóa cần kiểm tra kỹ lỡng sự hợp lý, hợp lệ.
Trong quá trình thực hiện thủ tục phân tích kiểm toán viên cần phải xem xét các yếu tố sau:
+ Mục tiêu của việc áp dụng thủ tục phân tích đối với kiểm toán chi phí hoạt động;
+ Đặc điểm của đơn vị và mức độ chi tiết hoá thông tin;
+ Khả năng sẵn có của các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính; + Độ tin cậy của các thông tin;
+ Tính thích đáng của các thông tin; + Nguồn gốc thông tin;
+ Khả năng so sánh của các thông tin;
+ Những hiểu biết có từ các cuộc kiểm toán trứoc cùng với hiểu biết về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ và các vấn đề nảy sinh đã dẫn đến các bút toán điều chỉnh trong những kỳ trớc.
Trên đây là những thủ tục phân tích đợc thực hiện trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chi phí hoạt động; tuy vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm của đơn vị đợc kiểm toán mà kiểm toán viên thực hiện linh hoạt các thủ tục này nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất với mức chi phí thấp nhất.