I. KẾT QUẢ NGHIÊN cứu
1.TỔ chức hoat đỏng của các CTDPNN tai Viét Nam
Các CTDPNN khi vào Việt Nam hoạt động đều phải tuân theo các quy định của luật pháp Việt Nam. Để đưa thuốc vào Việt Nam các công ty thường phải làm các thủ tục sau [16]:
+ Đăng ký công ty. + Đăng ký thuốc.
+ Ký kết hợp đồng mua bán thuốc.
Sơ đồ dưới đây thể hiện trình tự làm các thủ tục trên của các công ty:
Hình 3.12. Sơ đồ các bước đưa thuốc vào Việt Nam của các CTDPNN
Nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, một số công ty đã lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, tổ chức mạng lưới trình dược viên làm công tác xúc
tiến bán hàng và thu thập thông tin. Văn phòng đại diện các công ty thường có hình thức tổ chức với các bộ phận sau:
1.1. Hệ thống quản lý
1.1.1. Trưởng đai diên
Tại phần lớn các công ty, trưởng đại diện là người nước ngoài làm việc tại văn phòng công ty đặt tại TPHCM..Trưởng đại diện được công ty mẹ trực tiếp giao nhiệm vụ phụ trách văn phòng đại diện của công ty trên lãnh thổ Việt Nam, có quyền quyết định cao nhất liên quan đến mọi hoạt động của
1 công ty.
1.1.2. Bố phân trơ lý
Bộ phận này có từ 1-2 nhân viên tương đương với chức vụ chánh văn phòng ở Việt Nam. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý về tài chính (lương, chi phí) nhân sự và công việc văn phòng. Tại hầu hết các công ty bộ phận này chịu trách nhiệm cả việc đăng ký thuốc.
1.1.3. Bố phân phu trách kinh doanh (giám đốc kinh doanh)
Bộ phận này quản lý chung về việc bán hàng trên lãnh thổ Việt Nam. Thực hiện giao dịch với hệ thống các nhà phân phối của công ty. Quản lý các giám sát viên của các đội trình dược viên. Tuy nhiên, số lượng và nhiệm vụ của người phụ trách kinh doanh không hoàn toàn giống nhau ở các công ty.
Vói công ty Gedeon Richter, văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội không có người phụ trách kinh doanh riêng mà trưởng đại diện phải đảm nhiệm luôn vị trí này, các giám sát viên báo cáo trực tiếp với trưởng đại diện. Do quy mô hoạt động của công ty tại miền Bắc không lớn và mục tiêu bán hàng không phải là mục tiêu hàng đầu nên các phân chia công việc như trên giúp tiết kiệm nhân lực mà hiệu quả công việc vẫn cao.
Với những công ty có quy mô hoạt động lớn và chú ý tối mục tiêu bán hàng như công ty Boehringer và công ty Sanoíi, mỗi nhóm sản phẩm chiến lược có một giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối sản phẩm vào Việt Nam vì các giám đốc kinh doanh là những có nhiều kinh nghiệm và các mối quan hệ với các khách hàng nhiều tiềm năng, hỗ trợ cho việc bán hàng của công ty.
Với công ty phân phối quốc tế như Hyphens, ngoài mục tiêu hàng đầu là bán hàng, còn có mục tiêu tìm hiểu thông tin thị trường để cung cấp cho các nhà sản xuất có ý định đưa sản phẩm vào Việt Nam vì vậy, tại miền Bắc, công ty có một bộ phận kinh doanh và một nhóm thực hiện việc đăng ký thuốc và tìm hiểu các quy định, quy chế của Bộ Y tế Việt Nam về việc đăng ký thuốc. Phụ trách kinh doanh miền Bắc vừa có nhiệm vụ giám sát quản lý trình dược viên, vừa hỗ trợ nhóm đăng ký thuốc trong việc tìm hiểu quy định và quy chế. Tại các công ty này người phụ trách miền Bắc phải đảm nhiệm nhiều công việc một lúc và phải có kiến thức trong nhiều lĩnh vực chứ không chỉ có bằng cấp chuyên ngành.
1.1.4. Bổ phân phu trách sản phẩm
Bộ phận phụ trách sản phẩm làm nhiệm vụ tập hợp, biên soạn tài liệu khoa học liên quan tới sản phẩm của công ty, đào tạo các trình dược viên về sản phẩm, nghiên cứu phân tích thị trường và đề ra đường lối Marketing phù hợp với từng sản phẩm. Bộ phận này luôn phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh (các trình dược viên) để nắm bắt được thông tin, biến động của thị trường nhằm đưa ra chiến lược Marketing đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra, vói các công ty có liên doanh sản xuất như Sanofi-Synthelabo Việt Nam thì bộ phận phụ trách sản phẩm còn đảm nhận công việc thiết kế các hàng mẫu, các quà tặng kèm theo sản phẩm (gimmick). Còn vói các công ty chỉ bán hàng như Boerhinger Ingelheim, Gedeon Richter, Hyphens lần đầu hàng mẫu và các quà do chính hãng sản xuất đưa sang và có thay đổi chút ít cho phù hợp với thị trường Việt Nam sau đó, đặt các công ty trong nước thiết kế và sản xuất theo yêu cầu. Việc hỗ trợ giữa bộ phận phụ trách sản phẩm và bộ phận kinh doanh là qua lại lẫn nhau, bộ phận phụ trách sản phẩm không cần có nhân viên chuyên đi tìm hiểu thị trường mà chính những trình dược viên trong quá trình làm việc đã thu thập thông tin giúp cho bộ phận này làm việc có hiệu quả và hỗ trợ tốt hơn cho công việc của trình dược viên.
1.2. Bộ phận giói thiệu sản phẩm
1.2.1. Giám sát trình dươc viẽn
Giám sát trình dược viên là người phụ trách đội trình dược viên, lên kế hoạch và phân công nhiệm vụ cụ thể, giám sát kiểm tra hoạt động của từng đội. Tại các công ty có quy mô nhỏ, số lượng trình dược viên không nhiều,
giám sát trình dược viên thường làm công việc của trình dược viên và làm thêm công việc giám sát.
1.2.2. Trình dươc viên (Người giới thiệu thuốc)
Trình dược viên là người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quảng cáo giới thiệu các sản phẩm của công ty tới các bác sỹ, dược sỹ tại các bệnh viện, nhà thuốc, phòng mạch tư. Trình dược viên hoạt động dưới sự phân công và quản lý của giám sát viên.
Ngoài các bộ phận chính như trên, một số công ty còn có thêm một vài bộ phận khác như tại công ty liên doanh sản xuất như Sanoíi-Synthelabo Việt Nam, quy mô hoạt động lớn hơn các công ty chỉ đặt văn phòng đại diện. Ngoài mảng bán và giới thiệu thuốc, công ty có thêm mảng hoạt động sản xuất do đó, số lượng nhân viên cũng đông hơn và thuộc nhiều trình độ khác nhau. Vì thế, công ty có bộ phận chuyên phụ trách về nhân sự với nhiệm vụ đề ra các yêu cầu tuyển dụng, tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Cũng do quy mô hoạt động lớn, công ty có bộ phận phụ trách tài chính với các nhân viên có chuyên môn và chỉ chuyên thực hiện nhiệm vụ tài chính chứ không chỉ do một người phụ trách như phần lớn các CTDPNN chỉ đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
1.3. Tổ chức hoạt động của các CTDPNN tại Việt Nam
Với các bộ phận chính như trên mỗi công ty lại có sự điều chỉnh cho phù hợp với quy mô hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty. Mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Các công ty đều chọn cơ cấu tổ chức kiểu hỗn hợp [9]. Ưu điểm chung của các mô hình tổ chức của các công ty trên là đều gọn nhẹ, linh hoạt, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận được quy định rõ ràng và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Số lượng người ít nhưng hiệu quả công việc cao và mỗi bộ phận đều có trách nhiệm với công việc mình được giao. Mỗi bộ phận phụ trách một mảng riêng cho phép họ nắm bắt được biến động thị trường tốt hơn, có chính sách phát triển sát sao vói thị trường hơn và có sự hiểu biết sâu sắc hơn vói mỗi sản phẩm được giao.
Cũng do địa hình Việt Nam trải dài, thị trường chính là TPHCM nhưng cơ quan quản lý là Bộ Y tế lại đặt tại Hà Nội nên các công ty thường lập văn phòng chính tại TPHCM với đầy đủ các bộ phận thực hiện chức năng kinh doanh, còn tại Hà Nội, chỉ có bộ phận đăng ký thuốc và một nhóm kinh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
doanh, phụ trách văn phòng tại Hà Nội thường làm luôn nhiệm vụ của người quản lý trình dược viên.
Tuy nhiên, mỗi công ty vẫn có một mô hình tổ chức đặc trưng phù hợp với mục tiêu hoạt động mà công ty đề ra, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty có thể khác nhau, mỗi bộ phận có thể kiêm nhiệm nhiều chức năng.