THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘ
4.1. Quy trình cho vay ngắn hạn tại Vietinbank Tây Hà Nộ
Quy trình cho vay là tổng hợp các nguyên tắc, quy định của ngân hàng trong việc cho vay. Quy trình này bao gồm nhiều khâu, có mối quan hệ mật thiết với nhau. Mỗi ngân hàng cho vay đều tự lập cho mình một quy trình nghiệp vụ riêng nhưng vẫn đảm bảo các khâu chính của một quy trình tín dụng. Và đây là cơ sở để ngân hàng kiểm soát tiến trình cấp tín dụng và điều chỉnh chính sách cho vay cho phù hợp với thực tiễn và tình hình hoạt động của mình. Chính vì vậy, Vietinbank Tây Hà Nội cũng đã xây dựng cho mình một quy trình tín dụng riêng để có thể nâng cao được chất lượng và hiệu quả tín dụng. Hiện nay phòng tín dụng của chi nhánh Tây Hà Nội Vietinbank có 5 nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các khách hàng của chi nhánh đang hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, dịch vụ… Trong đó, số khách hàng hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp chiếm đa số, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy mà ngân hàng rất quan tâm đến việc cấp vốn cho đối tượng này. Hình thức mà ngân hàng cung cấp tín dụng cho khách hàng chủ yếu hiện nay là cho vay ngắn hạn nhằm đáp ứng các nhu cầu về thanh toán mua nguyên vật liệu cho nhà cung cấp, tài trợ nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho… Vietinbank Tây Hà Nội đảm bảo thực hiện quy trình CVNH đầy đủ các bước theo quy trình cho vay của các NHTM, bên cạnh đó, Ngân hàng tập trung hơn vào bước thẩm định điều kiện tín dụng nhằm lựa chọn được khách hàng tốt để CVNH, giảm thiểu rủi ro nhất cho chi nhánh. Đồng thời, ngân hàng xử lý triệt để giai đoạn thu hồi nợ với các phát sinh xảy ra nhằm đảm bảo ngân hàng vừa thu hồi được khoản nợ gốc và lãi lớn nhất có thể vừa có những biện pháp giúp khách hàng trong những trường hợp khó khăn tài chính do những nguyên nhân khách quan. Ngoài ra, trình tự các bước trong quy trình CVNH của chi nhánh cũng được chi tiết hóa hơn để cán bộ tín dụng dễ nắm bắt và thực hiện và hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng. Cụ thể, các bước trong quy trình cho vay ngắn hạn của ngân hàng như sau:
Bước 1: Tiếp xúc và hướng dẫn khách hàng lập bộ hồ sơ vay vốn
Để thực hiện một khoản cho vay, trước hết là cán bộ tín dụng tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn, sau đó trao đổi trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu các thông tin cơ bản như về mục đích vay, lĩnh vực hoạt động, loại hình kinh doanh, hiệu quả hoạt động gần đây như thế nào, tài sản đảm bảo là gì… Nếu nhận thấy khách hàng có thể đáp ứng các điều kiện của ngân hàng thì CBTD sẽ hướng dẫn khách hàng về hồ sơ vay vốn. Hồ sơ vay vốn gồm hồ sơ về pháp lý, hồ sơ về khoản vay và hồ sơ bảo đảm tiền vay như các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị vay vốn (theo mẫu quy định của Vietinbank)
- Giấy phép thành lập, giấy phép kinh doanh do cơ quan có đủ thẩm quyền cấp.
- Các báo cáo tài chính như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… của 3 năm gần đây hoặc của kỳ gần nhất đối với các doanh nghiệp mới thành lập.
- Phương án sản xuất kinh doanh
- Các giấy tờ chứng minh tính hợp pháp và giá trị của tài sản đảm bảo nợ vay.
Bước 2: Thẩm định các điều kiện tín dụng
Sau khi nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng, CBTD sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ xem có đầy đủ chưa? Nếu thấy thiếu thì yêu cầu khách hàng bổ sung thêm.
Tiếp theo để kiểm tra độ chính xác của các thông tin mà khách hàng cung cấp thì CBTD sẽ phải xuống cơ sở kinh doanh của khách hàng. Qua quá trình quan sát và trao đổi với khách hàng CBTD sẽ biết thêm về tình hình hoạt động kinh doanh, tính cách, tinh thần trách nhiệm của khách hàng đối với khoản nợ vay, đồng thời cũng làm rõ được một số vấn đề chủ yếu như:
- Năng lực sản xuất kinh doanh: quy mô hoạt động, kỹ thuật công nghệ, kỹ thuật sản xuất kinh doanh. Từ đó có thể biết được mục đích xin vay và số tiền xin vay của khách hàng có phù hợp không.
- Thái độ làm việc của nhân viên, công nhân. Từ đó biết được cách tổ chức và quản lý có tốt hay không.
- Người lãnh đạo: phong cách, tầm nhìn, tố chất, khả năng quản lý, trình độ, kinh nghiệm, uy tín...
- Thu thập tài liệu chi tiết về các khoản mục trong báo cáo tài chính
- Đánh giá sơ bộ về tài sản đảm bảo
Sau khi đi khảo sát thực tế, CBTD phải thực hiện các công việc sau:
- Để xác minh tài sản đảm bảo CBTD phải lập 03 liên biên bản định giá tài sản có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia định giá.
- Lập phiếu đề nghị gửi cho trung tâm CIC để lấy thông tin khách hàng.
- Căn cứ vào các tài liệu thu được, CBTD viết tờ trình thẩm định hồ sơ theo những nội dung :
+ Đánh giá chung về khách hàng: năng lực pháp lý, mô hình tổ chức, bố trí lao động, quản trị điều hành của doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, các rủi ro chủ yếu.
+ Tình hình tài chính của khách hàng: Đánh giá về sự chính xác, trung thực của báo cáo tài chính; phân tích, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính; phân tích các tồn tại, nguyên nhân.
+ Phương án sản xuất kinh doanh, khả năng trả nợ + Bảo đảm tiền vay
+ Xác định phương thức và nhu cầu vay + Xem xét khả năng nguồn vốn để cho vay + Xem xét điều kiện thanh toán.
Bước 3: Xét duyệt cho vay, ký hợp đồng tín dụng
- Sau khi nghiên cứu, thẩm định và lập tờ trình xong CBTD gửi toàn bộ hồ sơ vay vốn cho trưởng phòng tín dụng kiểm tra.
- Trưởng phòng tín dụng nhận hồ sơ vay, sau khi xem xét kiểm tra, thẩm định lại và ghi ý kiến vào tờ trình với các ý chính như: đồng ý cho vay hay không, mức cho vay, thời hạn cho vay, lãi suất cho vay… trình cho lãnh đạo duyệt.
- Lãnh đạo xem xét lại hồ sơ và ra quyết định: + Duyệt đồng ý cho vay
+ Duyệt cho vay có điều kiện + Không đồng ý cho vay
+ Đưa ra hội đồng tín dụng tư vấn trước khi quyết định đối với trường hợp có khoản vay lớn hoặc phức tạp theo quy định của chi nhánh.
+ Trình Hội sở chính đối với trường hợp vượt thẩm quyền.
Nội dung duyệt cho vay của lãnh đạo phải xác định rõ: số tiền cho vay, lãi suất cho vay, thời hạn cho vay, các điều kiện khác (nếu có).
- Hoàn chỉnh các thủ tục khác theo quy định
Tiếp theo CBTD căn cứ nội dung phê duyệt của lãnh đạo để tiến hành làm một hoặc các thủ tục sau:
+ Yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ, tài liệu đối với trường hợp cần bổ sung các điều kiện vay vốn.
+ Thẩm định lại, bổ sung, chỉnh sửa tờ trình nếu không đạt yêu cầu. + Soạn thảo văn bản trả lời khách hàng đối với trường hợp từ chối cho vay.
Sau đó trình trưởng phòng TD kiểm soát nội dung và ghi ý kiến, rồi trình lãnh đạo quyết định.
- Ký HĐTD, hợp đồng bảo đảm tiền vay + Soạn thảo nội dung hợp đồng
Khi khoản vay đã được lãnh đạo duyệt đồng ý cho vay và hình thức đảm bảo nợ vay. Trên cơ sở nội dung, điều kiện đã duyệt và hợp đồng mẫu, CBTD soạn thảo HĐTD và hợp đồng bảo đảm tiền vay cho phù hợp để trình trưởng phòng TD kiểm soát.
+ Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay
Trưởng phòng TD kiểm tra lại các điều khoản HĐTD, HĐ bảo đảm tiền vay theo đúng nội dung điều kiện đã duyệt. Nếu đúng ký trình lãnh đạo. nếu chưa đúng, yêu cầu CBTD chỉnh sửa lại.
Nếu đúng lãnh đạo ký duyệt các hợp đồng do phòng TD trình. Nếu chưa đúng, yêu cầu chỉnh sửa lại.
- Làm thủ tục giao, nhận giấy tờ và tài sản bảo đảm tiền vay.
- Thời gian thẩm định, xét duyệt cho vay
Trong vòng 7 ngày làm việc (đối với khách hàng mới) và trong vòng 3 ngày làm việc (đối với khách hàng cũ) kể từ ngày khách hàng cung cấp đủ hồ sơ vay vốn theo quy định. Chi nhánh phải có ý kiến trả lời khách hàng về quyết định của mình.
Bước 4: Giải ngân
• Chứng từ khách hàng
CBTD yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay để giải ngân gồm:
- Hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ.
- Bảng kê các khoản chi tiết, kế hoạch chi phí, biên bản nghiệm thu…
- Đối với hóa đơn, chứng từ thanh toán, trong trường hợp cụ thể chi nhánh có thể yêu cầu khách hàng xuất trình các bản gốc hoặc chỉ yêu cầu bên vay liệt kê danh mục để đối chiếu trong quá trình kiểm tra sử dụng vốn vay sau khi giải ngân.
- Thông báo nộp tiền vào tài khoản của ngân hàng đối với những khoản vay thanh toán với nước ngoài (đã xác định trong hợp đồng).
• Trình duyệt giải ngân
- CBTD sau khi xem xét hồ sơ nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình trưởng phòng TD.
- Trưởng phòng TD kiểm tra lại điều kiện giải ngân và nội dung trình của CBTD. Nếu đồng ý thì ký trình lãnh đạo. Nếu chưa phù hợp, yêu cầu CBTD chỉnh sữa. Nếu không đồng ý thì ghi rõ lý do, trình lãnh đạo quyết định.
Lãnh đạo kiểm tra lại điều kiện giải ngân và ra quyết định: đồng ý ký duyệt; yêu cầu chỉnh sửa lại; không đồng ý và ghi rõ lý do.
- CBTD chuyển chứng từ đã được lãnh đạo duyệt cho các phòng nghiệp vụ có liên quan như sau:
+ Chứng từ gốc chuyển phòng kế toán gồm hợp đồng tín dụng, bảng kê rút vốn, giấy lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi, chứng từ khác (nếu có).
Phòng kế toán căn cứ vào chứng từ giải ngân và duyệt bút toán giải ngân, theo dõi nợ vay theo bảng theo dõi nợ vay.
+ Chứng từ chuyển phòng quản trị vốn, phòng kinh doanh ngoại tệ (nếu có).
+ Chứng từ chuyển phòng thanh toán quốc tế đối với trường hợp thanh toán với nước ngoài để mở L/C hoặc thanh toán tập trung.
- Theo dõi, kiểm tra khoản vay: theo đúng quy trình kiểm tra, giám sát vốn vay do Tổng giám đốc ban hành.
Bước 5: Thu nợ, lãi, phí và xử lý phát sinh
• Thu nợ
- Việc thu nợ được tiến hành theo kỳ hạn nợ đã ghi trong HĐTD. Khách hàng có thể trả nợ trước hạn nhưng phải thông báo trước cho ngân hàng và phải chủ động trả nợ ngân hàng khi đến hạn. Khách hàng không trả nợ khi đến hạn có thể bị xử lý như sau:
+ Do nguyên nhân khách quan, khách hàng có văn bản trình xin gia hạn, ngân hàng có thể xét cho gia hạn, thời gian gia hạn tối đa bằng một chu kỳ sản xuất kinh doanh của khách hàng cần gia hạn nhưng không quá 12 tháng.
+ Do nguyên nhân chủ quan, ngân hàng sẽ chuyển nợ quá hạn và phạt theo mức lãi suất nợ quá hạn (150% lãi suất trần cùng loại cho vay).
+ Nếu không có thỏa thuận thì ngân hàng có quyền phát mãi tài sản thế chấp, cầm cố để thu hồi nợ. Việc chuyển nhượng, bán tài sản thế chấp, cầm cố
để thu hồi trong một thời hạn nhất định theo quy định của pháp luật.
+ Nếu cả 3 cách trên không thỏa thuận giải quyết được thì ngân hàng sẽ khởi kiện khách hàng vi phạm hợp đồng TD.
• Thu lãi
- Việc thu lãi được tiến hành hàng tháng hoặc thu hồi một lần cùng với nợ gốc tùy theo kỳ hạn nợ.
- Trường hợp cho vay theo hạn mức thì việc thu lãi được thực hiện hàng tháng, vào ngày cuối tháng.
- Nếu khách hàng vay chưa trả được lãi khi đến hạn thì ngân hàng tính và hạch toán vào tài khoản ngoại bảng để thu dần, không nhập lãi vào nợ gốc. Trường hợp khách hàng có khó khăn về tài chính do nguyên nhân khách quan thì giám đốc ngân hàng sẽ xem xét miễn, giảm lãi đối với khách hàng vay.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng tín dụng
- Tất toán khoản vay.
Khi khách hàng trả hết nợ, CBTD tiến hành phối hợp với bộ phận kế toán đối chiếu kiểm tra về số tiền trả nợ gốc, lãi, phí… để tất toán khoản vay.
- Giải tỏa các hợp đồng bảo đảm tài sản. + Kiểm tra tình trạng giấy tờ, tài sản thế chấp, cầm cố.
Các thủ tục này thực hiện theo quy định nhập xuất tài sản đảm bảo của Vietinbank.
- Thanh lý hợp đồng TD.
Thời hạn hiệu lực của HĐTD theo thỏa thuận trong HĐTD đã ký kết. Khi bên vay đã trả xong nợ gốc và lãi thì HĐTD đương nhiên hết hiệu lực và các bên không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Trường hợp bên vay yêu cầu, CBTD soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng trình trưởng phòng TD kiểm soát và sau đó trình lãnh đạo ký biên bản thanh lý.