7. Kết cấu luận văn
3.3.2. Giải pháp cụ thể
Trong phần này, người viết đưa ra các giải pháp để hạn chế rủi ro đã được rút ra từ kết quả khảo sát ý kiến của cán bộ viên chức tại đơn vị nhằm hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ và công tác KSNB các khoản thu BHXH tại Bảo hiểm xã hội thành phố Bà Rịa.
3.3.2.1 Hoàn thiện các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Hoàn thiện môi trường kiểm soát
- Nâng cao năng lực lãnh đạo, điều hành và tổ chức các bộ phận phù hợp để
- Cần thiết kế, xây dựng và vận hành 1 hệ thống KSNB phù hợp và hiệu quả
bằng việc tạo ra một môi trường kiểm soát trung thực và minh bạch với đầy đủ các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro và gian lận có thể xảy ra, đồng thời việc kiểm soát này cần liên tục, trao đổi, cập nhật và giám sát để đảm bảo hệ thống KSNB đạt mục tiêu quản lý, kiểm soát trong đơn vị.
- Nâng cao văn hoá môi trường kiểm soát: tính tuân thủ pháp luật; đạo đức CBVC; đảm bảo quyền lợi của CBVC với trách nhiệm nghề nghiệp.
- Hình thành quan điểm về ý nghĩa của chính sách BHXH, BHYT là chính sách nhân đạo, nhân văn và đem lại lợi ích trong tương lai của người lao động cho cán bộ viên chức trong ngành BHXH, đồng thời tùy theo đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN để có biện pháp quản lý rủi ro phù hợp.
- Nâng cao chất lượng đào tạo và tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong ngành BHXH qua nhiều hình thức phù hợp. Tổ chức hội thảo, tập huấn cho CBVC làm công tác thu những quy định mới, những phát sinh đã xảy ra và kinh nghiệm của một số BHXH thành phố khác để hạn chế rủi ro.
- Công tác tuyển dụng viên chức cần có các tiêu chuẩn tối thiểu rõ ràng về
trình độ đối với từng chức danh công việc để họ có đủ năng lực đảm bảo công việc, có khả năng phát hiện rủi ro và có giải pháp ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra, đó là:
+ Trình độ chuyên môn và thời gian kinh nghiệm công tác thu; + Khả năng hỗ trợ, phối hợp với đồng nghiệp khác.
- Phân chia quản lý sốđơn vị tham gia ( số lao động, tiền lương, tiền công );
địa bàn quản lý thu; mức độ phứt tạp của từng loại hình thu ( HCSN, DN NQD, DNNN, CTCP,…)
- Xây dựng chế độ luân chuyển cán bộ không để một người quản lý thu đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên 3 năm.
- Áp dụng chế độ bắt buộc ngày nghỉ trong năm theo quy định của Bộ luật Lao động cho cán bộ thu để phân công cán bộ thu khác làm thay nhằm phát hiện những gian lận có thể xảy ra.
- Cần xây dựng những quy trình, bảng mô tả công việc cho từng hoạt động cụ thểđểđảm bảo tính đồng bộ, chính xác và khoa học. Đồng thời, bảng mô tả công việc sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng vị trí làm việc
để tránh việc thực hiện công việc chồng chéo.
Hoàn thiện đánh giá rủi ro
Cơ quan BHXH Bà Rịa cần có cơ chế phân tích đánh giá rủi ro đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động thu vào quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ
BHTN. Cụ thể:
- Xây dựng bộ phận thường xuyên chịu trách nhiệm giám sát, phân tích các loại rủi ro phát sinh trong hoạt động thu BHXH,BHYT và đưa ra các giải pháp quản lý, khắc phục các rủi ro này. Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông để hạn chế cán bộ chuyên quản thu làm việc trực tiếp đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) tham gia BHXH,BHYT tránh trường hợp thông đồng làm thất thoát quỹ.
- Xây dựng chế độ trách nhiệm của người đứng đầu ở các cấp (BHXH phường xã, Đại lý thu ở BHXH thành phố) và Giám đốc BHXH thành phố trong việc để xảy ra các rủi ro thu gây thất thoát quỹ BHXH, quỹ BHYT.
Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
- Kiểm soát chặt chẽ tiền lương, tiền công của người lao động khi đăng ký tham gia BHXH,BHYT,BHTN nhất là doanh nghiệp cơ chế tiền lương, tiền công do người chủ SDLĐ quyết định.
- Hoàn thiện quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN kết hợp với việc xét duyệt chi các chế độ BHXH, BHYT để đảm bảo thu BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ, kịp thời, giải quyết đúng chếđộ, đúng đối tượng và thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc của luật BHXH “ có đóng, có hưởng ” và “ mức hưởng BHXH được tính trên cơ sở
mức đóng, thời gian đóng BHXH và có chia sẻ giữa những người tham gia BHXH - Kiểm soát chặt chẽ đối tượng tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định tại khoản 2 điều 94 luật BHXH để tránh trình trạng doanh nghiệp quy định nhiều khoản phụ cấp và các khoản phụ cấp lớn hơn nhiều lần tiền lương, tiền công làm giảm mức đóng vào quỹ BHXH, gây thiệt thòi cho người lao động khi về hưu.
- Đối tượng tham gia BHXH, BHYT tự nguyện cần tăng cường kiểm tra, kiểm soát các thông tin thông qua các tài liệu như sổ hộ khẩu, giấy khai sanh,….nhằm kiểm soát mức giảm đóng BHXH.
nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng.
- Khởi kiện các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN có giá trị lớn và thời gian kéo dài.
- Dựa vào các yếu tố của nền tảng KSNB COSO 1992 và hướng dẫn INTOSAI 1992, để thể chế hóa các văn bản quy định quản lý thu bằng các thủ tục kiểm soát và thiết lập Bộ phận Kiểm soát nội bộ về thu BHXH, BHYT, BHTN để
hạn chế rủi ro và gian lận có thể xảy ra.
Hoàn thiện hệ thống thông tin
- Các giải pháp hạn chế rủi ro thu do thiếu thông tin vềđối tượng tham gia BHXH, BHYT, như tiếp nhận thông tin từ các Sở Kế hoạch - Đầu tư, Phòng Lao
động - Thương binh và Xã hội, cơ quan Thuế, Ban quản lý Khu kinh tế và trực tiếp từ các đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN và xây dựng hệ thống báo cáo chặt chẽ trong nội bộ BHXH;
- Thiết lập và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp và hiện đại
để quản lý hoạt động thu BHXH, BHYT để giảm thiểu các rủi ro do các nguyên nhân về lưu trữ, xử lý thông tin thiếu chính xác gây thất thoát quỹ BHXH, quỹ
BHYT;
- Hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu đểứng dụng công nghệ thông tin
Xây dựng dữ liệu mã đối tượng tham gia BHXH, BHYT cho từng người để
họ có trách nhiệm tự kiểm tra mức nộp, tỷ lệ nộp, thời gian nộp và quyền lợi được hưởng tại từng thời điểm. Tiến tới phát hành thẻđiện tử cho người tham gia BHXH, BHYT thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát thu, các khoản chi phí về BHXH, về khám chữa bệnh BHYT của từng người lao động.
- Thông tin những văn bản, quy định mới thay đổi về chính sách BHXH, BHYT của Nhà nước, của Bộ ngành và của cơ quan để kịp thời triển khai, hướng dẫn cán bộ viên chức thực hiện; đồng thời phổ biến những kinh nghiệm hay từ các nước, từ các tỉnh thành trong cả nước để rút kinh nghiệm trong thực thi nhiệm vụ.
- Hoàn thiện chế độ mẫu biểu, chứng từ, văn bản, báo cáo có các tiêu chuẩn rõ ràng để phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin. Thông qua mã hóa cho từng người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Ngành BHXH Bà Rịa cần nâng cao công tác kiểm tra, giám sát cho từng loại rủi ro chủ yếu của từng bước thực hiện. Phải có sự kiểm tra độc lập quá trình của hoạt động thu BHXH, BHYT, BHTN. Khi phát sinh các vấn đề có liên quan đến hoạt động thu, cơ quan BHXH Bà Rịa cần phải phân tích, đánh giá lại các nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra các yếu kém để chấn chỉnh kịp thời.
3.3.2.2 Hoàn thiện hệ thống KSNB các khoản thu BHXH * Hoàn thiện quy trình thu
Đểđáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội, đặc biệt là sự gia tăng về số lượng
đối tượng tham gia BHXH tại Bà Rịa. Lãnh đạo BHXH cần áp dụng các quy trình thu mới hiện đại hơn nữa, không chỉ dừng ở quy trình ISO 9001: 2008 so với thời
điểm này đã có phần lạc hậu, không đáp ứng kịp thời những thay đổi về các yếu tố
xã hội liên quan đến quá trình tham gia BHXH của các đối tượng.
* Hoàn thiện quản lý thu
Cần thiết lập hệ thống thông tin về đối tượng tham gia BHXH. Đây chính là nguyên nhân chính gây thất thu BHXH (Kết quả nghiên cứu đã được trình bày ở
CHƯƠNG 2). Cụ thể như sau:
- Quản lý đối tượng tham gia BHXH theo hướng phân loại đối tượng, tổng hợp và phân tích dữ liệu.
- Triển khai khảo sát lấy ý kiến đóng góp và giải đáp thắc mắc trực tiếp thông qua các buổi hội thảo chuyên đề.
- Phối hợp với các cơ quan, ban ngành tiến hành tổng điều tra toàn bộ về thông tin người lao động và người sử dụng lao động tại thành phố Bà Rịa.
- Triển khai tổ chức tập huấn, tuyên truyền với phạm vi rộng, qui mô đến các doanh nghiệp cả trong và ngoài Nhà nước với mục đích khuyến khích các chủ sử
dụng lao động phối hợp cung cấp thông tin tăng giảm nhân sự, quỹ lương trích nộp cho cơ quan BHXH Bà Rịa, ý thức coi đây cũng là một động thái mang ý nghĩa thực thi quyền và nghĩa vụ công dân đối với xã hội.
* Nhận diện rủi ro và nguyên nhân rủi ro để có biện pháp phòng ngừa và ứng xử phù hợp
Qua khảo sát cho thấy các rủi ro có thể nhận diện ở hai yếu tố tác động chính là yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị mà cơ bản thể hiện rõ ở các biểu hiện sau:
* Quan sát bên trong thể hiện ở hai yếu tố thông qua biểu hiện các hành vi tiêu cực của cán bộ thu (kiểm soát không chặt chẽ, kém hiệu quả các chứng từ liên quan đến thu BHXH, có ý bao che cho đơn vị trong hành vi chậm nộp BHXH để tư
lợi, không liên lạc thường xuyên với địa chỉ thu) và hệ thống kênh thông tin giữa các bộ phận nghiệp vụ không cung cấp kịp thời, không cập nhật thông tin chính xác và không hỗ trợ công tác quản lý thu hiệu quả.
Dẫn đến các rủi ro trên chủ yếu là ở phương diện ý thức của con người. Các
đối tượng này chưa ý thức rõ trách nhiệm và hạn chế về đạo đức nghề nghiệp dẫn
đến các hành vi sai phạm trên.
* Quan sát yếu tố bên ngoài tập trung chủ yếu ở các nội dung:
- Do người lao động chưa hiểu được vai trò của chính sách BHXH,BHYT dẫn đến việc không thu được BHXH từ các đối tượng thuộc diện phải nộp BHXH.
- Không có hệ thống cảnh báo sớm, kịp thời các đơn vị chậm nộp, không nộp BHXH.
- Người sử dụng lao động cố tình chiếm dụng, không trích nộp BHXH
đúng theo quy định.
- Quy định luật pháp về xử lý hành vi vi phạm chếđộ thu không được thực thi.
- Các yếu tố: Nền kinh tế suy thoái hay tăng trưởng, Ý thức tuân thủ pháp luật về BHXH của người sử dụng lao động và Lòng tin của người lao động về sự cam kết bảo đảm quyền lợi của người lao động đã tác động rất lớn, là một trong những nguyên nhân gây thất thu BHXH.
- Yếu tố do quy định doanh nghiệp được gia hạn nộp (sau đó phá sản) là nguyên nhân dẫn đến việc thu không kịp, gây thất thu quỹ BHXH.
* Biện pháp phòng ngừa và ứng xử phù hợp
- Quản lý đối tượng sử dụng lao động, ngăn ngừa tình trạng chậm nộp, chiếm dụng quỹ BHXH thông qua quy chế phối hợp 3 đơn vị BHXH thành phố- Phòng Lao động Thương Binh-Xã Hội và Ngân hàng Nhà nước thành phố phối hợp trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng và lãi phát sinh.
về chính sách BHXH, BHYT để người lao động có cái nhìn thiện cảm hơn với BHXH và tích cực tham gia.
- Quản lý thông qua hệ thống kênh thông tin, ngoài công tác đầu tư trang thiết bị hiện đại, cần tăng cường công tác tập huấn cho nhân viên các kỹ năng xử lý công việc có hiệu quả. Thiết lập cảnh báo và cảnh báo sớm trước khi sự cố xảy ra.
- Quản lý đối tượng là cán bộ công chức viên chức ngành cần đẩy mạnh công tác thanh tra kiểm tra thường xuyên, định kỳ thông qua hoạt động của Ban Kiểm tra (KSNB) nhằm phát hiện ngăn ngừa các biểu hiện tiêu cực có thể xảy ra.
- Vận dụng các văn bản luật BHXH, Luật Lao động, và các luật chuyên ngành
để quản lý công tác thu BHXH đạt hiệu quả, góp phần tăng quỹ BHXH.
* Hoàn thiện văn bản hướng dẫn của BHXH Bà Rịa về thu BHXH
Căn cứ những quy định về Luật BHXH, Luật Lao động, Bảo hiểm xã hội soạn thảo và triển khai hướng dẫn thực hiện cho phù hợp với điều kiện kinh tế-xã hội tại địa phương. Ngoài việc áp dụng các quy định, hướng dẫn…thực hiện theo chỉ đạo của BHXH Việt Nam và BHXH tỉnh, BHXH thành phố cần đầu tư hơn nữa số lượng cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao và có sự am hiểu sâu rộng về pháp luật nhằm đáp ứng kịp thời trong công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về
BHXH trên cơ sở hoàn thiện các văn bản hướng dẫn thi hành luật BHXH, quản lý quỹ, thủ tục giải quyết chếđộ BHXH và khiếu nại tố cáo về BHXH, định hướng các biện pháp khen thưởng và xử lý sai phạm trong công tác thu BHXH.