Công tác Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng, cần thiết đối với hoạt động văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung. Công tác Văn thư- Lưu trữ là cầu nối trong chức năng quản lý Nhà nước của cơ quan. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em nhận thấy công tác Văn thư- Lưu trữ còn nhiều bất cập. Để công tác Văn thư- Lưu trữ thực sự trở thành thiết thực và hiệu quả. Để phù hợp với thời đại công nghệ thông tin cũng như nhu cầu điều kiện làm việc cho cán bộ. Em xin đóng góp một số ý kiến, kiến nghị sau:
1. Đối với công tác Văn thư:
- Cần được bố trí cho Văn thư làm việc trong một phòng rộng rãi, thoáng mát với đầy đủ cơ sở vật chất hơn. Giúp công việc của Văn thư được giải quyết nhanh chóng.
- Cán bộ Văn thư cần có sự tiếp thu nhanh những quy định mới của Nhà nước. Sớm đưa vào thực hiện để đảm bảo tính khoa học, thống nhất trong công tác chuyên môn của mình. Đồng thời cần chú trọng đến tất cả các khâu nghiệp vụ hơn. Để quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản được tiến hành một cách đầy đủ, chính xác hơn.
- Nên đưa vào những loại sổ đăng ký và thực hiện đăng ký văn bản cụ thể hơn. Phải lập danh mục hồ sơ hàng năm cho UBND quận, lập tập lưu đầy đủ cho văn bản. Phối hợp và theo dõi chặt chẽ việc lập hồ sơ công việc ở các đơn vị trong quận.
Làm tốt những điều nói trên, công tác Văn thư sẽ đi vào ổn định, thống nhất. Góp phần giúp UBND quận hoạt động có hiệu quả hơn.
2. Đối với công tác Lưu trữ:
- Cần được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ phục vụ công tác Lưu trữ. Cần chú trọngviệc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng những phương tiện cất giữ và bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng và các tác hại khác.
- Nên bố trí kho lưu trữ ở một phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu. Tách phòng đọc riêng, không để độc giả ngồi đọc trong kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật của tài liệu lưu trữ.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cần được quan tâm thực hiện nhiều hơn, để kho càng phong phú và đầy đủ tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác của mọi người. Xây dựng thêm một số công cụ tra tìm tài liệu.
- Cán bộ Lưu trữ cần phải luôn cập nhật đầy đủ những cái mới mẻ, vận dụng vào công tác của mình theo quy định của Nhà nước vừa ban hành. Để có một phương pháp làm việc khoa học, thống nhất.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa công tác Lưu trữ với công tác Văn thư, với các phòng, ban trong việc bảo quản tài liệu suốt quá trình giải quyết công việc. Tránh tình trạng thiếu tài liệu khi nộp vào lưu trữ.
KẾT LUẬN
Với những kết quả em gặt hái được trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Là toàn bộ kiến thức em được đào tạo trong trường cùng với những thực tế bên ngoài đúc kết lại. Cho em có một hành trang quý báu để vững tin bước tiếp trên con đường sự nghiệp của mình.
Trải qua gần 04 tháng tập sự làm cán bộ Văn thư- Lưu trữ. Em nhận thấy những kiến thức mà thầy cô đã truyền đạt cho em là rất quý giá. Việc em được Nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập là một điều cần thiết để em có cơ hội học hỏi những vấn đề ngoài xã hội. Và em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, nhân viênVăn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Giúp em có khả năng củng cố lý thuyết và rèn luyện kỷ năng thực hành.
Quá trình thực tập cũng giúp em rút ra nhiều kinh nghiệm và bài học cho riêng mình. Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trong công tác. Càng thấy rõ tầm quan trọng của cán bộ Văn thư trong cơ quan. Tạo nên trong em một tinh thần trách nhiệm cao đối với người cán bộ Văn thư tương lai.
Trước khi khép lại bài báo cáo này, một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư cùng các thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đã cho em kiến thức và tay nghề qua quá trình đào tạo in dấu nhiều kỷ niêm. Cảm ơn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã tiếp nhận và giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập. Qua đây em kính chúc Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô luôn dồi dào sức khoẻ và công tác tốt.