- Phòng TCQU, TCCQ;
3.4. Lập hồ sơ hiện hành:
Lập hồ sơ hiện hành là công việc của cán bộ Văn thư cơ quan sau khi văn bản được giải quyết. Nhằm tập trung lại các văn bản có liên quan đến một vấn đề. Nếu
Văn thư lập hồ sơ hiện hành sẽ lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán bộ Lưu trữ cơ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan mình.
Đó là yêu cầu công việc đối với cán bộ Văn thư cơ quan. Nhưng trên thực tế thì ở nhiều cơ quan, Văn thư vẫn chưa đáp ứng theo yêu cầu này. ở UBND quận Tây Hồ cũng vậy, có lẽ do đặc điểm tình hình công việc nên cán bộ Văn thư không lập hồ sơ cho văn bản tại phòng mình.
Hầu hết, văn bản sau khi giải quyết xong, Văn thư chỉ thực hiện thao tác sắp xếp bản gốc theo số ký hiệu hoặc ngày tháng vào một cặp ba dây ở dạng bó gói để lưu lại. Chính vì vậy, trong thời gian văn bản còn ở phòng văn thư vì chưa được lập hồ sơ nên gây khó khăn khi tra tìm tài liệu. Điều này cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi nhận những cặp văn bản này vào kho. Mặc dù đã sắp xếp có trình tự về số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản theo tên loại văn bản do UBND quận làm ra hoặc số đến. Nhưng khi chuyển lên lưu trữ, cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản và đảm bảo tra tìm nhanh chóng.
∗ Qua khảo sát tình hình công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ thì ở đây không có danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Chính vì thế, ở mỗi phòng ban căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình để ban hành các văn bản theo yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày. Cũng do vậy nên các đơn vị và cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc. Sau khi giải quyết xong, họ xếp văn bản vào cặp ở tình trạng rời lẽ, lộn xộn.
Đây là khâu cần làm và có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tiếp theo của các đơn vị, cá nhân. Nhưng vẫn chưa có nguyên tắc để thực hiện nên cứ thế trở thành một tồn tại thiếu sót của UBND quận Tây Hồ trong công tác văn thư. Làm cho cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn khi tiến hành chỉnh lý tài liệu.
Việc không lập hồ sơ công việc tại đơn vị mình không được thực hiện, nên cứ mỗi khi cần tài liệu thì các cán bộ lại lên kho lưu trữ yêu cầu tra tìm lại, có khi còn không nhớ rõ số, ngày tháng và trích yếu nội dung văn bản cần tìm nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi tìm.
Mong rằng những công việc này sẽ được chú trọng hơn, có sự chỉ đạo và quy định cụ thể để công tác văn thư và các công việc giải quyết văn bản giấy tờ được hoàn thiện hơn.