- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư Vănbản sau kh
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:
UBND QUẬN TÂY HỒ
Cách đóng dấu đến:-
Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích yếu của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải dưới phần địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Đánh số liên tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu đến:
UBND QUẬN TÂY HỒ
CÔNG VĂN ĐẾN Số:…….
Ngày:…/…/200…
+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày đến đầy đủ. Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan.
+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho tất cả các văn bản đếnlàm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký.
3.3.3. Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực hiện trên máy tính theo phương pháp mới. Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký bằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm.
Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối buổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày.
Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau:
+ Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBND Thành phố, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố.
+ Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và các phưồng trên địa bàn quận.
+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơ quan khác không thuộc địa bàn quận.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến: