- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư Vănbản sau kh
3.3.Tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:
3.3.Tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến:
Hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND quận và áp dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quận đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình hay không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan mình đã nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trên gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác như: đơn thư, khiếu nại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếu với ngày gửi văn bản.
∗ Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND quận; - Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận.
∗ Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không được bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòng UBND;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòng ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và t ác giả của văn bản với thông tin ghi trên bì xem có chính xác không.
∗ Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu đến của