- Phòng TCQU, TCCQ;
3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
quận Tây Hồ.
Dấu là thành phần thể thức không thể thiếu của một văn bản để đảm bảo tính hợp pháp và chân thực cho văn bản. Mờu dấu của UBND , Văn phòng HĐND & UBND quận được khắc theo đúng quy định của Nhà nước. Dấu của cơ quan phải được bảo mật nên việc quản lý và sử dụng con dấu phải thực hiện theo quy định của Nhà nước. Đó là giao trách nhiệm cho cán bộ Văn thư cất giữ và đóng lên những văn bản giấy tờ.
Cán bộ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được Văn thư bảo quản và sử dụng theo quy định của Nhà nước bằng những văn bản sau:
- Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 32/ TT- LB của Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP;
- Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
- Thông tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP;
- Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phu về Công tác Văn thư.
Cán bộ Văn thư là người cất giữ và bảo quản con dấu chặt chẽ, cẩn thận. Dấu của UBND quận khá nhiều, gồm đầy đủ các loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu chỉ mức độ “ Mật”, “ Khẩn”…
Dấu được bảo quản trong tủ, đặc biệt là với những con dấu quan trọng chỉ có Văn thư mới có quyền cầm chía khoá và vệ sinh con dấu do Chánh Văn phong chỉ đạo.
Văn thư là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản giấy tờ, không được đưa dấu ra khỏi UBND hoặc giao cho người khác giữ.
Dấu chỉ đóng lên những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống, đóng lên giấy trắng hoặc giấy tờ chưa hợp lệ.
Đóng dấu đúng thẩm quyền:
- Đóng dấu Quốc huy cho những văn bản của UBND ban hành, những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký;
- Đóng dấu Văn phòng cho những văn bản của Văn phòng do Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ký;
- Văn bản của các đơn vị ban hành thì đóng dấu tròn của các đơn vị đó;
- Các loại dấu khác cũng được đóng theo quy định, dấu đóng ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực, dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký.
Nhìn chung, tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ khá tốt. Thực hiện theo quy định chung của Nhà nước cũng như quy chế của Văn phòng. Cán bộ Văn thư nắm rõ trách nhiệm của mình trong công tác bảo quản và sử dụng con dấu. Vì vậy mà con dấu luôn được bảo mật, được vệ sinh sạch sẽ. Việc đóng dấu lên văn bản luôn chính xác đảm bảo tính quyền lực của cơ quan.
Là một cơ quan lớn, văn bản đi và đến hàng ngày nhiều. Để giúp cán bộ văn thư thực hiện đóng dấu nhanh chóng, đẹp và thuận tiện thì UBND quận trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho các loại dấu: chức danh của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh và Phó Văn phòng.
Qua việc thực hiện đúng quy định về quản lý và sử dụng con dấu ở Văn phòng UBND đã góp phần cho hoạt động hành chính, nhất là trong việc ban hành và giải quyết văn bản của UBND quận có hiệu quả.