- Như điều 3;
- Lưu VT.
Đối với văn bản là công văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội dung văn bản như nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới phần địa danh ngày tháng.
Ví dụ:
Kính gửi : Công ty TNHH Ngọc Linh
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13 đứng đậm.
Ví dụ:
+ Văn bản do Chủ tịch UBND ký:
TM. UBND QUẬN TÂY HỒ
CHỦ TỊCH
+ Văn bản do Phó Chủ tịch ký:
TM. UBND QUẬN TÂY HỒ KÝ THAY CHỦ TỊCH KÝ THAY CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Văn Phượng
- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:
VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG
Nguyễn Văn Thắng - Văn bản của các phòng do trưởng phòng ký:
PHÒNG TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG
Trần Trọng Quý
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Tây Hồ tăng dần theo từng năm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quy định Nhà nước.
3.2.1. Việc trình ký văn bản