4.1.2.1 Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
a. Quy trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Từ khi có Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/8/2007 của KBNN về việc ban hành quy chế thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN được triển khai trên toàn hệ thống KBNN, KBNN Yên Dũng đã tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện KBNN Yên Dũng nhận thấy, việc thực hiện cơ chế một cửa trong kiểm soát chi NSNN, đặc biệt là trong lĩnh vực đầu tư XDCB là rất khó khăn và khó thực hiện. Bởi vì, nếu như mục đích của quy chế giao dịch một cửa là hạn chế tiêu cực, phiền hà
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 55 trong quá trình giao dịch của chủ đầu tư với KBNN, thì kết quả thực tế thu được không như mong đợi. Quy trình tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ hồ sơđược thể hiện qua sơđồ 4.2.
(Nguồn: KBNN, 2007)
Sơđồ 4.2 Quy trình tiếp nhận hồ sơ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Yên Dũng
Quy trình này bao gồm 09 bước như sau:
Bước 1: Chủđầu tư nộp hồ sơ qua bộ phận một cửa.
Bước 2: Bộ phận một cửa chuyển cho thanh toán viên kiểm tra. Bước 3: Thanh toán viên kiểm tra xong chuyển cho kế toán viên.
Bước 4: Kế toán viên kiểm tra xong chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra hồ sơ lần nữa.
Bước 5: Kế toán trưởng kiểm tra xong trình cho giám đốc ký. Bước 6: Giám đốc ký xong chuyển trở lại cho kế toán viên. Bước 7: Kế toán viên chuyển hồ sơ cho thủ quỹ.
Bước 8: Kế toán viên chuyển lại hồ sơ cho bộ phận một cửa trả kết quả xác minh cho cho chủđầu tư.
Bước 9: Thủ quỹ tiến hành chi cho nhà thầu và chủđầu tư.
Chủ đầu tư Bộ phận một cửa Kế toán viên Giám đốc Kế toán trưởng Thanh toán viên Nhà thầu Thủ quỹ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 56 Theo quy trình này, khi thực hiện quy trình một cửa trong kiểm soát chi đầu tư XDCB ở KBNN Yên Dũng, thực tế không những không giảm các bước trong giao dịch mà còn làm tăng thêm bước giao nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả với phòng Kiểm soát chi, ảnh hưởng đến thời gian kiểm soát thanh toán, thời gian của chủ đầu tư. Mặt khác, hồ sơ, thủ tục trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB rất phức tạp, chế độ chính sách trong lĩnh vực này thường xuyên thay đổi nên cán bộ nhận hồ sơ theo quy chế một cửa không thể nắm chắc, không thể cập nhật liên tục (bởi vì họ phải nhận nhiều loại hồ sơ khác nhau). Hơn nữa, trình độ năng lực của cán bộ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả rất hạn chế và không đồng đều nên dẫn đến tình trạng khi cán bộ nhận bộ hồ sơ do chủ đầu tư gửi đến đã không phát hiện được sai sót, không chỉ cho người nộp hồ sơ thấy rằng họ thiếu thủ tục theo quy định, do đó đã nhận bộ hồ sơ thiếu chi tiết cần thiết theo quy định. Khi tổ Kiểm soát chi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả mới phát hiện ra sai sót trong bộ hồ sơ, hoặc thiếu các thủ tục theo quy định, buộc phải trả lại cho bộ phận một cửa để trả cho chủđầu tư. Những rích rắc này khiến chủ đầu tư phải đi lại nhiều lần để hoàn thiện thủ tục, hồ sơ, khiến họ có cảm giác bị KBNN gây phiền hà, làm mất thời gian của họ.
Chính vì vậy, từ năm 2009 KBNN Yên Dũng đã thực hiện cải tiến việc thực hiện cơ chế một cửa theo cách: việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán vốn đầu tư XDCB theo cơ chế giao dịch với một đầu mối là cán bộ thanh toán (cán bộ chuyên quản) thuộc tổ Kiểm soát chi. Mỗi chủ đầu tư chỉ phải giao dịch với một cán bộ thanh toán. Cán bộ thanh toán là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đủ năng lực xử lý việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ cũng như tác nghiệp trong cả quá trình thực hiện kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB.
Theo quy trình mới, cán bộ thanh toán, sau khi nhận hồ sơ, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra ngay tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại tài liệu, chứng từ; tính logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ thanh toán dự thảo văn bản và báo cáo Trưởng phòng Phòng Kiểm soát chi ký và gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh, thay thế tài liệu chưa hợp pháp, hợp lệ.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 57 Trong những năm vừa qua, KBNN Yên Dũng đã tiếp nhận và kiểm tra hàng trăm bộ hồ sơ, tài liệu các dự án, công trình đầu tư XDCB trong huyện. Quá trình kiểm tra, KBNN Yên Dũng đã kịp thời phát hiện những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thủ tục theo quy định. Thông thường, những sai sót chủ yếu của các tài liệu này là: ngày ghi trên hợp đồng trước ngày ghi trên văn bản lựa chọn nhà thầu, thiếu một số văn bản theo quy định...KBNN Yên Dũng đã yêu cầu chủ đầu tư hoàn thiện, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và điều chỉnh thay thế các tài liệu chưa hợp pháp, hợp lệ về thời gian sao cho đúng quy định của Nhà nước.
Cách làm này đã khắc phục được những hạn chế của cơ chế một cửa, tạo thuận lợi cho chủ đầu tư, bởi vì khi đến giao dịch họ sẽ được biết ngay kết quả như: hồ sơđủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, có đủđiều kiện giải ngân không?. Do đó, thời gian giao dịch, số lần giao dịch, thời gian giải ngân ít hơn, hoạt động kiểm soát chi hiệu quả hơn.
b. Kết quả thực hiện tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Bảng 4.1 cho thấy giai đoạn 2012 -2014, số hồ sơ các công trình XDCB tiếp nhận và kiểm tra trung bình hơn 75 hồ sơ. Trong đó số hồ sơ từ Trung Ương chỉ chiếm trung bình năm khoảng 05 hồ sơ, các hồ sơ này chủ yếu là hồ sơ xây dựng đường giao thông liên tỉnh, liên huyện. Do các hồ sơ này được kiểm tra rất kỹ từ Trung ương xuống địa phương nên ít xảy ra sai sót. Ngược lại số hồ sơ XDCB cấp xã lại xảy ra sai sót nhiều nhất, nếu như năm 2012 số hồ sơ không hợp lệ là 03 thì năm 2013 tăng lên 05 và chỉ giảm xuống còn 02 hồ sơ vào năm 2014.
Hiện nay, các hồ sơ các công trình XDCB cấp xã chủ yếu là xây dựng giao thông liên thôn, xóm và các công trình đơn giản như: trụ sở làm việc cấp xã, nhà văn hóa, kênh mương… cho nên chưa có cán bộ chuyên trách cấp xã có kinh nghiệm thực hiện các nhiệm vụ này. Do vậy, việc sai sót trong lập hồ sơ các công trình có xu hướng tăng lên và giảm xuống không đáng kể.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 58
Bảng 4.1 Kết quả tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ các công trình XDCB tại KBNN Yên Dũng giai đoạn 2012-2014
Diễn giải Số lượng (Hồ sơ) So sánh (%)
2012 2013 2014 2013/2012 2014/2013 BQ 1. Số hồ sơ tiếp nhận 69 77 81 111,9 105,2 108,5 - Trung ương 4 5 5 125,0 100,0 112,5 - Tỉnh 20 22 18 110,0 81,8 95,9 - Huyện 25 26 28 104,0 107,7 105,8 - Xã 20 24 30 120,0 125,0 122,5 2. Số hồ sơ hợp lệ 63 67 76 106,3 113,4 109,8 - Trung ương 4 5 5 125,0 100,0 112,5 - Tỉnh 18 19 17 105,5 89,4 97,4 - Huyện 24 24 26 100,0 108,3 104.1 - Xã 17 19 28 111,7 147,3 129,5 3. Số hồ sơ không hợp lệ 6 10 5 166,6 50,0 108,3 - Trung ương 0 0 0 0 0 0 - Tỉnh 2 3 1 150,0 33,3 91,6 - Huyện 1 2 2 200,0 100,0 150,0 - Xã 3 5 2 100,0 100,0 100,0 (Nguồn: KBNN Yên Dũng, 2012- 2014)
Bên cạnh đó, số hồ sơ các công trình XDCB cấp tỉnh và cấp huyện trong giai đoạn 2012 -2014 cũng xảy ra một số sai sót, nhưng sai sót này chủ yếu là do nhầm lẫn về ngày tháng và thẩm quyền của các bên. Trong giai đoạn này, các hồ sơ công trình XDCB của cấp tỉnh và huyện chủ yếu tập trung vào các công trình lớn và phức tạp như: xây dựng đường giao thông liên huyện và các công trình trụ sở làm việc và các công trình xã hội khác …Do vậy, việc ủy quyền của tỉnh cho cấp huyện thực hiện các dự án trên còn nhiều nhầm lẫn và chưa phân định rõ trách nhiệm giữa tỉnh và huyện. Cho nên, các hồ sơ công trình XDCB không tránh khỏi những sai sót của lỗi hệ thống. Tuy nhiên, vấn đề này được khắc phục và xử lý đơn giản không mất nhiều thời gian.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 59 Như vậy, có thể thấy trong giai đoạn 2012-2014 KBNN huyện Yên Dũng đã thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận và kiểm tra các hồ sơ công trình XDCB. Tuy nhiên, hiện nay các hồ sơ này còn nhiều sai sót cần phải khắc phục và hoàn thiện hơn. Đây cũng là một trong những vấn đề quan trọng trong góp phần vào việc hoàn thành tiến độ thi công đúng thời hạn đã định.
4.1.2.2 Kiểm soát cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Ở nội dung này, KBNN thực hiện kiểm soát các khâu sau.
a. Mở tài khoản thanh toán
Đối với việc mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB, KBNN Yên Dũng đã thực hiện theo quy trình của (Bộ Tài chính, 2014).
Khi có dự án, công trình mới phát sinh, chủ đầu tư gửi hồ sơ đăng ký mở tài khoản đến KBNN nơi thuận tiện nhất cho việc giao dịch thanh toán vốn đầu tư XDCB. Cán bộ thanh toán thuộc tổ Kiểm soát chi có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra ngay tính hợp pháp, hợp lệ, tính đầy đủ của tài liệu. Nếu phát hiện thấy thiếu, chưa hợp pháp, hợp lệ yêu cầu chủ đầu tư hoàn thiện đảm bảo đúng quy định.
Nếu hồ sơ đăng ký tài khoản đã đúng quy định, cán bộ thanh toán photo thêm một bản lưu hồ sơ làm cơ sở kiểm soát thanh toán, đồng thời gửi toàn bộ hồ sơ đăng ký tài khoản cho Kế toán trưởng thuộc phòng Kế toán. Kế toán trưởng kiểm tra, xem xét tính hợp lệ, hợp pháp về thủ tục và tiến hành ghi số hiệu tài khoản cho dự án theo đúng quy định, ngày bắt đầu hoạt động lên giấy đề nghị mở tài khoản, bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký, ký tên trên giấy đề nghị mở tài khoản và chuyền toàn bộ hồ sơ trình lãnh đạo KBNN ký duyệt. Sau khi lãnh đạo KBNN ký duyệt, Kế toán trưởng tiến hành mở tài khoản trên chương trình máy của hệ thống Kho bạc và tài khoản dự án, công trình thanh toán vốn đầu tư XDCB bắt đầu chính thức hoạt động.
Kết quả mở tài khoản thanh toán cho các chủ đầu tư XD các công trình XDCB trên địa bàn huyện Yên Dũng thể hiện ở bảng 4.2.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 60
Bảng 4.2 Kết quả mở tài khoản thanh toán cho các dự án XDCB giai đoạn 2012-2014 Diễn giải ĐVT 2012 2013 2014 So sánh 2013/2012 2014/2013 1. Số dự án nộp hồ sơ Dự án 69 77 81 111,5 105,1 2. Số dự án được mở tài khoản Dự án 63 67 76 106,3 113,4 3. Số dự án không đủđiều kiện mở tài khoản Dự án 6 10 5 166,6 50 4. Tỷ lệ dự án được mở tài khoản % 91,3 87 93,8 - - (Nguồn: KBNN Yên Dũng, 2012-2014)
Số liệu ở bảng 4.2 cho thấy, trong giai đoạn 2012-2014 tổng số công trình XDCB được KBNN Yên Dũng mở tài khoản gần như chiếm tỷ lệ tương đối. Nếu như năm 2012 có 63/69 dự án được mở tài khoản (chiếm 91,3%); năm 2013 có 67/77 dự án được mở tài khoản (chiếm 87%), cho đến năm 2014 tăng lên là: 76/81 dự án được mở tài khoản (chiếm 93,8%). Tỷ lệ dự án được mở tài khoản tại KBNN Yên Dũng tăng lên trong giai đoạn 2012-2014 cho thấy công tác lập hồ sơ các công trình XDCB trên địa bàn ngày càng chính xác hơn và tránh được nhiều sai sót không đáng có. Tuy nhiên tỷ lệ này vẫn chưa đạt con số tuyệt đối và vẫn còn một số dự án phải chỉnh sửa dẫn đến chậm, muộn so với dự kiến đặt ra.
Như vậy, việc mở tài khoản thanh toán cho các công trình XDCB của KBNN Yên Dũng đã phần nào khẳng định được việc KBNN Yên Dũng thực hiện theo đúng quy trình và kịp thời. Tuy nhiên, vẫn còn một số các công trình XDCB vẫn còn vướng mắc chưa theo kịp đúng tiến độ. Điều này cho thấy KBNN Yên Dũng và các đơn vị chức năng cần phải có sự quan tâm, hướng dẫn cụ thể hơn đối với các dự án còn vướng mắc.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 61
b. Tạm ứng vốn thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản
KBNN Yên Dũng thực hiện tạm ứng vốn cho tất cả các dự án khi chủ đầu tư yêu cầu tạm ứng cho nhà thầu, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ hồ sơ tạm ứng theo quy định tại Thông tư 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quy định quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước.
Bảng 4.3 Quy định về mức tạm ứng đối với các nội dung thanh toán
Nội dung Mức tạm ứng
1.Hợp đồng thi công xây dựng +Gói thầu <10 tỷđồng +Gói thầu từ 10 – 50 tỷđồng +Gói thầu > 50 tỷđồng +Tối thiểu 20% giá trị hợp đồng + Tối thiểu 15 % giá trị hợp đồng + Tối thiểu 10% giá trị hợp đồng 2. Hợp đồng mua sắm thiết bị, hợp
đồng EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay, các loại hợp đồng xây dựng khác
Tối thiểu 10% giá trị hợp đồng
3. Hợp đồng tư vấn Tối thiểu 25% giá trị hợp đồng
4. Đền bù GPMB và một số việc khác Theo tiến độ thực hiện và theo hợp đồng.
(Nguồn: Bộ Tài chính, 2011)
Bảng 4.4 Tình hình tạm ứng vốn đầu tư XDCB từ NSNN ở KBNN Yên Dũng giai đoạn 2012 - 2014 Diễn giải ĐVT 2012 2013 2014 So sánh (%) 2013/2012 2014/2013 quân Bình Tổng sốđề nghị thanh toán Tỷ đồng 257,1 281,7 305,3 109,5 108,3 108,9 Trong đó số đề nghị tạm ứng Tỷ đồng 124,1 135 145,2 108,7 107,5 108,1 Tỷ lệ % 48,3 47,9 47,5 - - -
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 62 Qua kết quả được nêu trong bảng 4.4 cho thấy, tỷ lệ tạm ứng vốn đầu tư XDCB ở Kho bạc Nhà nước Yên Dũng có chiều hướng tăng, giảm theo từng giai đoạn. Theo Thông tư số 130/2007/TT-BTC ngày 02/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 27/2007/TT- BTC ngày 03/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN không quy định mức tạm ứng tối đa mà chỉ quy định mức tạm ứng tối thiểu. Do vậy, từ trước năm 2012, các chủ đầu tư thường tạm ứng vốn cho các dự án khoảng 50-60% giá trị hợp đồng, thậm chí một số chủđầu tư, vì những lý do chủ quan nên đã tạm ứng cho nhà thầu 70-80% giá trị hợp đồng. Việc tạm ứng với mức cao nhằm tạo điều