Nissan là thương hiệu ô tô lớn thứ ba ở Nhật Bản, có trụ chính ở khu Ginza, Chūō-ku, Tokyo. Động cơ xe Nissan được xếp vào danh sách 10 động cơ tiên tiến nhất của tạp chí Ward's Auto World trong 12 năm liên tiếp từ khi danh sách này ra đời.
Cũng như các hãng xe khác Nissan có trụ sở ở các nước trên thế giới. Một trong số đó là Nissan Việt Nam có trụ sở ở Hà Nội là liên doanh giữa Công ty trách nhiệm hữu hạn Nissan Motor (Nhật Bản) và Tan Chong Motor Holdings Berhad – TCMH (Malaysia). Từ tháng 12 năm 2008, Nissan Việt Nam bắt đầu tiến hành nhập khẩu và phân phối ô tô Nissan cùng các linh kiện, phụ tùng chính hãng. Đến năm 2010 Nissan Việt Nam bắt đầu lắp ráp xe Nissan tại thị trường nội địa và phát triển hệ thống đại lý mới trên toàn quốc tại các thành phố như Hà Nội, Vinh, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Biên Hòa, Bình Dương...Tiếp trên đà phát triển Nissan Việt Nam mở thêm đại lý chính thức ở Cần Thơ đó là Nissan Cần Thơ. Kể từ ngày 09/04/2011 Nissan Cần Thơ tổ chức lễ khai trương lấy tên là Công ty Cổ phần Ô tô Hưng Phú chính thức đi vào hoạt động từ đó đến nay.
Công ty cổ phần ô tô Hưng Phú là đại lý chính thức của công ty TNHH Nissan Việt Nam. Chuyên cung cấp những dòng xe ô tô hàng đầu của hãng xe Nissan, dịch vụ sữa chữa bảo hành bảo dưỡng và trưng bày cung cấp phụ tùng phụ kiện cho xe. Với mục tiêu phục vụ khách hàng được tốt hơn Nissan Cần Thơ đang có kế hoạch tiến hành xây dựng showroom đạt chuẩn 3S tại Cần Thơ.
24
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Ô TÔ HƯNG PHÚ
3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần ô tô Hưng Phú
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Ô tô Hưng Phú
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
3.2.2.1 Hội đồng quản trị
- Tham gia công tác quản trị Công ty theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Tham gia sắp xếp đổi mới Công ty.
- Tham gia chỉ đạo, quản lý các lĩnh vực hoạt động của Công ty.
- Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông Công ty theo quy định hiện hành và điều lệ Công ty.
3.2.2.2 Tổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao và phải báo cáo cho những cơ quan này khi được yêu cầu.
- Thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông về kế hoạch kinh doanh của Công ty
- Thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng kỹ thuật, tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất.
- Quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ.
- Định kỳ hằng năm Tổng Giám đốc phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các
Hội Đồng Quản Trị Tổng Giám Đốc Phòng Hành Chính Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Phòng Dịch Vụ Tổ Bảo Vệ
25
yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch toàn diện của Công ty trong suốt nhiệm kỳ được giao.
- Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của Công ty. - Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, lề lối làm việc của bộ máy hoạt động theo cơ cấu tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định.
- Hàng quý và hàng năm, báo cáo việc thực hiện kế hoạch và phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông.
3.2.2.3 Phòng hành chính
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về: Tổ chức bộ máy và mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .
- Công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo: Tham mưu công tác tuyển dụng nhân sự, tổ chức phát triển bộ máy mạng lưới Công ty cho phù hợp, xây dựng đạo tạo phát triển nguồn nhân lực.
- Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: Soạn thảo các văn bản lưu hành của Công ty, công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức sự kiện, quản lý con dấu của cán bộ, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm của toàn Công ty.
- Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường. - Quản lý tài sản Công ty…
3.2.2.4 Phòng kế toán
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán - Tín dụng của Công ty.
- Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
- Quản lý chi phí của Công ty.
- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty. - Công tác tài chính: Quản lý Hệ thống tài chính Công ty: (xây dựng, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị). Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty: (Doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ…).
- Công tác tín dụng, công tác hợp đồng. - Công tác đầu tư tài chính.
- Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty, lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty, lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty, tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
- Công tác thuế, thanh - kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế: Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty, phân tích báo cáo kế toán hàng quý - năm của Công ty, đánh giá và kiến nghị, xử lý.
26
3.2.2.5 Phòng kinh doanh
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về: Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty, công tác đầu tư và quản lý dự án đầu tư, tổ chức hệ thống thông tin kinh tế trong Công ty, công tác quản lý kinh tế, công tác quản lý kỹ thuật, tham mưu cho Tổng giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh,trực tiếp kinh doanh các mặt hàng lớn.
- Công tác kế hoạch: Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn, trung và dài hạn. Giám sát hoạt động và tiến độ thực hiện kế hoạch.
- Công tác kinh tế: Quản lý hợp đồng kinh tế, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban.
- Công tác đầu tư và quản lý dự án: Nghiên cứu, đề xuất, phương hướng, chiến lược, dự án đầu tư phù hợp với nguồn lực Công ty trong từng giai đoạn phát triển. Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết.
- Công tác kỹ thuật. - Thông tin kinh tế.
- Nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu tình hình môi trường kinh doanh, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, xác lập định hướng chiến lược phát triển toàn diện Công ty, các chính sách phát triển, các kế hoạch dài hạn, xây dựng chiến lược chính sách maketting phù hợp với từng giai đoạn phát triển, từng sản phẩm, từng dịch vụ, xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu nâng cao sức mạnh canh tranh của Công ty.
- Nghiệp vụ kinh doanh: Quản lý các chính sách kinh, nghiên cứu phát triển nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp đồng kinh tế, các hình thức thương mại tiên tiến, từng bước đổi mới và hiện đại hoá các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty, quản lý thống nhất các nghiệp vụ kinh doanh trong Công ty.
- Trực tiếp kinh doanh: Các mặt hàng có quy mô doanh thu lớn có tầm quan trọng đối với Công ty.
3.2.2.6 Phòng dịch vụ
- Cố vấn dịch vụ sẽ giải thích cặn kẽ về các hạng mục kiểm tra/bảo dưỡng, giải thích cho chủ xe nắm rõ tình trạng chiếc xe Nissan của mình, đưa ra một số chỉ dẫn và thông tin tham khảo nhằm mục đích nâng cao sự an toàn.
- Những nhân viên bảo dưỡng đã được đào tạo, những người có đầy đủ kinh nghiệm làm việc với xe Nissan sẽ kiểm tra/bảo dưỡng cho chiếc xe.
3.2.2.7 Tổ bảo vệ
- Tổ chức tuần tra canh gác bảo vệ an toàn an ninh chính trị địa bàn, an toàn tài sản cơ quan, kịp thời phát hiện các vi phạm tiêu cực báo cáo Giám đốc xử lý.
- Tham mưu cho giám đốc nắm tình hình an ninh chính trị, tài sản và trật tự an toàn địa bàn, đảm bảo cho hoạt động SXKD trong Công ty được thuận lợi.
27
3.2.3 Mối quan hệ giữa các phòng ban
Các phòng ban chức năng chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực Phòng ban khác, thì Phòng chủ trì phải chủ động phối hợp, Phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Tổng giám đốc Công ty xem xét giải quyết theo quy chế làm việc Văn phòng Công ty.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Ô tô Hưng Phú
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
3.3.2.1 Kế toán trưởng
- Tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán tại doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ theo luật kế toán và các thông tư hướng dẫn khác, chịu trách nhiệm trước chủ doanh nghiệp về lĩnh vực kế toán tài chính do mình phụ trách.
- Nghiên cứu áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp nhằm phát huy vai trò kế toán trong doanh nghiệp.
- Ký duyệt chứng từ, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán theo quy định. - Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
- Kiểm tra kế toán nội bộ của doanh nghiệp, nộp đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.
3.3.2.2 Kế toán tổng hợp
- Lập báo cáo tài chính tổng hợp hàng tháng, quý, năm.
-Theo dõi tình hình hoạt động tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, cuối kỳ căn cứ vào chứng từ của tất cả các phần hành kế toán để lên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính giúp kế toán trưởng phân tích xác định kết quả kinh doanh lãi lỗ và xét duyệt. Tổ chức kiểm tra kế toán định kỳ.
Kế Toán Trưởng Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Công Nợ Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Kho Kế Toán Tiền Lương Thủ Quỹ
28
3.3.2.3 Kế toán công nợ
Theo dõi tình hình thanh toán thu nợ đối với mọi khách hàng của doanh nghiệp, căn cứ vào các bảng kê của kế toán nhập xuất hàng hóa.
3.3.2.4 Kế toán thanh toán
Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, từng khoản thanh toán kết hợp với thời hạn thanh toán. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán, tình hình chấp hành quy trình thanh toán. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế họach thanh toán, theo dõi hình hình vốn của doanh nghiệp.
3.3.2.5 Kế toán kho
Theo dõi nhập xuất tồn của hàng hóa khi có lệnh của cấp trên và cuối ngày tập hợp chứng từ cho bộ phận kế toán.
3.3.2.6 Kế toán tiền lương
Theo dõi tiền lương nhân viên trong doanh nghiệp, hàng ngày kế toán tiền lương chấm công và cuối tháng lên bảng lương và có nghĩa vụ trích nộp các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan nhà nước.
3.3.2.7 Thủ quỹ
Có trách nhiệm thu chi và bảo quản tiền mặt đảm bảo thanh toán kịp thời về tiền mặt. Lập báo cáo tồn quỹ theo đúng chế độ quy định. Giữ các sổ quỹ của đơn vị và chịu trách nhiệm trực tiếp trước kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp.
3.3.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.3.3.1 Chế độ kế toán
- Nissan Cần Thơ có quy mô doanh nghiệp thuộc loại vừa và nhỏ tuy nhiên Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính.
- Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
29
3.3.3.2 Hình thức kế toán
- Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Ô tô Hưng Phú
Hình3.3: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung
Chú thích: Ghi hằng ngày
Quan hệ kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng, định kỳ
- Trước hết căn cứ vào các chứng từ phát sinh hằng ngày để ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu Công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời vừa ghi sổ Nhật ký chung vừa ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các Sổ nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ để ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối tháng tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh kế toán sẽ tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp trên Sổ cái sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ ghi đồng thời vào sổ Nhật ký đặc biệt.
- Cuối tháng, quý hoặc năm kế toán sẽ cộng số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) thì được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
- Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ thẻ kế
toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt
30
3.3.4 Phương pháp kế toán
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: đường thẳng. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc.
- Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Doanh nghiệp hạch toán theo nguyên tắc, chế độ kế toán và áp dụng đầy đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
3.3.5 Ứng dụng phần mềm kế toán
0
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In ra báo cáo cuối quý, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Ô tô Hưng Phú
Hình 3.4 Sơ đồ kế toán trên máy tính
- Hằng ngày kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy, máy chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp