Trường hợp bán hàng chưa thu tiền: Căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131: Khoản phải thu khách hàng (giá bán đã có thuế GTGT).
Có TK 511: Doanh thu bán chịu phải thu (giá bán chưa có thuế)
Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ví dụ: Ngày 07/02/2013, xuất 10.000 bản sách giáo khoa bậc tiểu học cho
Phòng Giáo dục-Đào tạo huyện Gò Công Đông, hoá đơn số : No 068060. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 131: 60.000.000 đồng
Có TK 511(5111): 57.142.857 đồng
Có TK 333(3331): 2.857.143 đồng
Trường hợp cung cấp dịch vụ chưa thu tiền: Căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng.
Có TK 511: Doanh thu bàn hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 333(3331): Thuế GTGT hàng dịch vụ.
Ví dụ: Ngày 05/04/2013, sửa chữa phòng học, bàn ghế học sinh, bàn thế giáo viên cho các trường học thuộc phòng giáo dục-đào tạo huyện Cái Bè được tính toán là 15.702.000 đồng, chưa nhận tiền.
Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 131: 15.702.000 đồng
Có TK 511: 14.274.545 đồng
Trường hợp bán hàng thu tiền ngay:
Trong trường hợp này, Công ty vẫn phản ánh vào tài khoản 131 "Phải
thu khách hàng", mặc dù là khách hàng trả tiền ngay. Đây chính là điểm khác
biệt. Mục đích của cách ghi này là nhằm theo dõi xem khách hàng đó có quan
hệ mua bán thường xuyên hay không. Công ty hạch toán như sau:
Nợ TK 131: Có TK 511: Có TK 3331: Đồng thời ghi: Nợ TK 111: Có TK 131:
Ví dụ: Ngày 15/8/2013 xuất bán cho văn phòng phẩm cho đại lý Thành Nghĩa
với số tiền là 14.825.000 đồng, hoá đơn số No: 000906, kế toán ghi: Nợ TK 131: 14.825.000 đồng Có TK 511: 13.477.272 đồng Có TK 3331: 1.347.728 đồng Đồng thời ghi: Nợ TK 111: 14.825.000 đồng Có TK 131: 14.825.000 đồng Trường hợp hàng bán trả chậm: Khi bán hàng cho khách hàng:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113- Giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT).
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331- Thuế GTGT phải nộp).
Có TK 338 (3387)- Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch
giữa tổng số tiền theo giá bán trả chậm so với giá bán trả tiền ngay chưa
Ví dụ:
* Ngày 02/01/2013, bán chịu văn phòng phẩm gồm cập, bút, tập học sinh, giấy in cho đại lý Hoa Hồng với tổng giá thanh toán là 33.150.000 đồng, lãi suất trả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chậm 0,5% trong thời hạn 3 tháng, kế toán ghi:
Nợ TK 131: 33.150.000 đồng
Có TK 511: 30.000.000 đồng
Có TK 333(3331): 3.000.000 đồng
Có TK 338(3387): 150.000 đồng.
* Ngày 17/12/2013, đại lý Hoa Hồng đến trả tiền mua chịu bằng tiền mặt, kế
toán ghi:
Nợ TK 111: 33.150.000 đồng
Có TK 131: 33.150.000 đồng
* Và ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm của kỳ này: Nợ TK 338 (3387): 150.000 đồng
Có TK 515: 150.000 đồng
Trường hợp hàng bán bị trả lại.
Do phần lớn khách hàng của công ty là các đơn vị hành chính sự
nghiệp, các đơn vị này được ngân sách nhà nước hỗ trợ nguồn kinh phí để
trang bị sách và thiết bị, do đó trước khi mua sắm các loại sách và thiết bị, các trường, các phòng Giáo Dục-Đào Tạo đã được các cấp quản lý phê duyệt danh
mục và đơn giá sách và thiết bị. Cho nên trường hợp sách và thiết bị đã bán hầu như không bị trả lại. Đây là một thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của
công ty.
Trường hợp giảm giá hàng bán:
Công ty thường giảm giá hàng bán khi hàng bán bị kém phẩm chất hay
do lỗi in ấn của nhà xuất bản.
Trong năm 2013, công ty đã giảm giá cho người mua (đối với hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT) với số tiền là 96.904.219 đồng. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 532: 96.904.219 đồng
Có TK 131: 96.904.219 đồng
Trường hợp khách hàng trả trước tiền hàng. Nợ TK 111,112- số tiền khách hàng ứng trước.
Ví dụ: Ngày 08/01/2013, thu tiền của Trường trung học phổ thông Nguyễn Văn Côn về tiền mua thiết bị dạy học, theo chứng từ số 06/PT-01/02 ghi:
Nợ TK 111: 73.000.000 đồng.
Có TK 131: 73.000.000 đồng.
Ví dụ: Ngày 14/4/2013, nhận giấy báo có của Ngân hành công thương Tiền
Giang, về khoản đại lý Thành Nghĩa ứng trước tiền hàng, số chứng từ:
Nợ TK 112 : 15.000.000 đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 131: 15.000.000 đồng.
Trong năm 2013, theo Bảng cân đối số phát sinh, tài khoản 131-"Phải
thu khách hàng" cụ thể như sau:
- Số dư đầu năm: 1.552.325.587 đồng
- Số phát sinh bên nợ: 28.260.959.063 đồng
- Số phát sinh bên có : 28.163.971.149 đồng
- Số dư cuối năm: 1.649.313.501 đồng
Sơ đồ hạch toán tổng hợp 111,112 131 96.904.219 đồng 532 111,112 635 642 37.345.234 đồng 27.999.349.696 đồng 511,711 28.086.892.730 đồng 174.066.333 đồng 30.372.000 đồng
Nhận xét:
Tình hình thanh toán của khách hàng trong năm 2013 rất thuận lợi,nhanh
chóng, nợ tồn động không cao.
Công ty ghi chép khoản tiền thu ngay khi bán hàng vào tài khoản 131 "Phải
thu khách hàng" vì như thế nó sẽ làm sai lêch ý nghĩa, nội dung của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ phát sinh khác công ty hạch toán và ghi vào sổ đều hợp lý,
phù hợp với chuẩn mực kế toán.
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán hiện hành nhằm theo dõi chi tiết đến
tình hình thanh toán, giao dịch, mua bán của từng khách hàng cũng như nhà
cung cấp. Nhờ vậy mà công ty có thể quản một cách nhanh chóng, hợp lý một
mạng lưới trên 550 khách hàng của mình.
Công ty tiêu thụ hàng chủ yếu theo hình thức bán chịu và quy định một
mức lãi suất tiền phạt trả chậm theo thời gian nhằm hạn chế bị chiếm dụng
vốn. Tuy nhiên, đa phần những khách hàng mà công ty giao dịch đều là các
trường học trong ngành giáo dục, các trường này có nguồn kinh phí hỗ trợ để
trang bị sách và thiết bị, do đó các khoản phải thu đều được thu hồi đầy đủ và kịp thời.
Công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đói, điều này có ưu điểm là kích thích công ty nâng cao hiệu quả trong thanh toán, tích cực thu hồi nợ
phải thu, tránh tình trạng nợ khó đòi không thể thu hồi, buộc công ty phải tăng cường kiểm tra, giám sát khách hàng của mình, đồng thời có chính sách
bán hàng hợp lý. Tuy nhiên, điều này cũng gây khó khăn cho công ty nếu trường nợ phải thu khó đòi xảy ra công ty sẽ một khoản thiệt hại này, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Đồng thời, việc không lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi cũng hạn chế một phần các giao dịch, ký kết hợp đồng mua
bán với các khách hàng mới có nhu cầu mua bán với công ty, hạn chế việc mở (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
rộng thị phần.
Công ty thực hiện phương thức bán tối ưu, hợp lý, có khuyến mãi, giảm giá
cho khách hàng, tạo chữ tín ở khách hàng. Song song đó công ty còn có qui
định một mức lãi suất bằng lãi suất ngân hàng tạo cho khách hàng sự yên tâm và dễ dàng chấp nhận giao dịch với công ty.